Qu'est-ce qu'une Fiche INSEE ? Définition et Utilité

Lorsque vous créez une entreprise en France, vous entrez automatiquement dans l’univers administratif, et notamment dans celui du répertoire Sirene de l’INSEE. Derrière cet acronyme un peu froid se cache en réalité un outil clé pour votre activité. Ce répertoire vous identifie officiellement comme entreprise individuelle, société ou association.

La fiche INSEE, qui en découle, est une carte d’identité officielle de votre structure. Ce simple document est souvent le point de départ de nombreuses démarches, qu’il s’agisse d’ouvrir un compte bancaire, d’accéder à des aides ou simplement de rassurer vos premiers clients. Veillez à le conserver précieusement, à le consulter régulièrement et à le tenir à jour. En comprenant comment fonctionne ce système, vous gagnez en autonomie et en crédibilité.

L’INSEE est l’acronyme de l’Institut national de la statistique et des études économiques. Il s’agit d’une direction générale, dépendante du ministère de l'Économie et des Finances. Son rôle est de collecter et d’analyser des informations sur l’économie et sur la société françaises. Cet organisme a également un rôle de diffusion de ces informations.

La fiche INSEE entreprise est comme la carte d’identité d’une société et de ses différents établissements. Elle est fournie directement par l’INSEE, lors de la création d’une entreprise, mais aussi pour la création ou le transfert d’un établissement. Ce document permet d’identifier notamment une entreprise, ses différents établissements et son activité principale.

Le Répertoire SIRENE : Base de Données Essentielle

Le répertoire Sirene (Système Informatique pour le Répertoire des Entreprises et des Établissements) est une base de données publique gérée par l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques). Une fois inscrit dans le répertoire Sirene INSEE, vous obtenez une fiche INSEE. Ce document recense les informations principales de votre activité. Vous pouvez obtenir gratuitement votre fiche INSEE en ligne.

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SIRENE est un acronyme qui signifie Système Informatique pour le Répertoire des ENtreprises et des Etablissements. C’est l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE) qui assure la tenue de ce registre. En effet, c’est l’INSEE qui attribue le numéro unique d’identification aux entreprises - plus connu sous l’appellation SIREN - ainsi que le numéro d’identification de leurs différents établissements (SIRET). Enfin, l’INSEE assure, grâce à la tenue de ce registre, des missions d’ordre statistique.

Doivent s’inscrire au répertoire SIRENE toutes les entreprises, quels que soient le statut juridique adopté et la nature de l’activité exercée. Concrètement, tous les entrepreneurs individuels sont concernés, y compris ceux qui ont opté pour le régime fiscal micro. De même, l’obligation vise toutes les sociétés quelle que soit leur forme (SA, SAS, SASU, SARL, EURL, SNC, SCS, SCA…).

Le répertoire SIRENE enregistre l’état civil des entreprises tenues de s’y inscrire. L’inscription au répertoire SIRENE s’effectue de façon indirecte. En effet, ce ne sont pas les entreprises qui demandent leur immatriculation à ce registre mais le Guichet Unique. Cet organisme est l’unique destinataire des déclarations de création / modification / cessation des entreprises. C’est donc lui qui en informe l’INSEE.

La plupart des entreprises doivent, lors de leur constitution, s’inscrire au répertoire SIRENE. L’inscription au registre s’effectue par l’intermédiaire du Guichet Unique.

Lors de la constitution d’une société, les associés fondateurs doivent accomplir des formalités juridiques. Ils doivent notamment rédiger un projet de statuts, déposer le capital social, remplir un formulaire et déposer une demande d’immatriculation en ligne sur le portail de l’INPI. Lorsqu’il reçoit le dossier, le guichet unique transmet les informations à l’INSEE, qui génère un numéro unique d’identification (SIREN). La société est ensuite immatriculée au registre du commerce et des sociétés avec ce numéro.

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Le Sirene est géré directement par l’INSEE : c’est le système national d’identification et du répertoire des entreprises et de leurs établissements. L’un des rôles de l’INSEE est d’attribuer un numéro unique de SIREN lors de la création d’une nouvelle entreprise, par le biais du guichet unique des entreprises de l’INPI. Le numéro SIREN comporte neuf chiffres et identifie l’entreprise. Il fournit enfin le code APE (activité principale exercée). Anciennement appelé code Naf (pour “nomenclature d’activités française”), il s’agit d’une suite précise mêlant 4 chiffres et 1 lettre.

Comment Obtenir un Avis de Situation SIRENE ?

Obtenir un avis de situation SIREN est simple et gratuit. Saisir le numéro SIRENE ou SIRET de l’entreprise. Ce processus ne prend que quelques minutes et peut se faire depuis n’importe quel appareil connecté à internet. l sert à identifier toutes les entités économiques exerçant en France.

Lors de la création d’une entreprise, l’Institut national de la statistique et des Etudes Economiques (INSEE), en plus d’attribuer un numéro SIREN composé de neuf chiffres à chaque entreprise, délivre une fiche appelée « Avis de situation INSEE ».

L’avis de situation SIRENE récapitule les renseignements légaux d’une entreprise. Pour en obtenir un, il suffit de connaître le numéro unique d’identification d’une société (numéro comprenant 9 chiffres). Si vous ne le connaissez pas, vous pouvez visiter le site Internet de l’entreprise. Ce numéro (SIREN) fait partie des mentions obligatoires devant y figurer. A défaut, rendez-vous sur le site societe.com et remplissez les champs demandés. Ils vont permettre d’identifier l’entreprise.

Recherchez l’entreprise dans les résultats de recherche et cliquez sur la fiche correspondante. Sélectionnez l’établissement que vous recherchez (siège, tous les établissements, seulement ceux actifs, etc.) et cliquez sur « Valider ». Vous obtiendrez ainsi l’avis de situation SIRENE désiré. Attention toutefois, ce document n’a aucun valeur juridique. Il a simplement vocation à informer.

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Cet avis de situation INSEE, disponible en libre accès sur le site Internet de l’INSEE, constitue une riche source d’informations sur les entreprises et est comme une carte d’identité de l’entreprise recensant son activité, son adresse et sa forme juridique.Cet avis peut notamment remplacer votre Kbis lorsque vous désirer travailler en partenariat avec Uber Eats ou Deliveroo.

Afin d’obtenir votre avis de situation INSEE, vous devez suivre une procédure précise que nous allons vous détailler :

1. Rendez-vous sur le site internet de l’INSEE
2. Allez dans le Menu et choisissez la catégorie Services
3. Cliquez sur l’onglet “Services Sirene et LEI”
4. Puis cliquez sur “Accéder aux services en ligne”
5. Enfin cliquez sur Obtenir un avis de situation au répertoire par Siren/Siret et sur le premier point qui se présente à vous

Une fois arrivé à cette étape, il vous faudra mentionner votre numéro Siren ou Siret dans la case prévue à cet effet située en haut à gauche et enfin cliquer sur le bouton “Avis de situation” afin d’afficher le document.Une fois le document affiché, vous pourrez alors le télécharger, l’imprimer ou simplement le consulter.

Pour obtenir l’avis de situation INSEE d'une entreprise concurrente dont vous voudriez connaître certaines informations, il vous suffit de réitérer le processus en indiquant son numéro SIREN que vous trouverez sur le site sirene.fr en tapant la dénomination sociale de l’entreprise souhaitée.

Quand vous ne disposez pas du numéro SIREN de l’entreprise, vous pouvez le retrouver sur le site internet sirene.fr en mentionnant votre raison sociale, nom/prénom ou adresse. Il vous est également possible d’obtenir votre SIREN en vous renseignant auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dans lequel vous êtes affecté.

Si jamais vous ne parvenez pas à le récupérer, c’est que vous avez sans doute demandé à masquer vos informations au répertoire SIRENE afin que vos données ne soient publiques. Si vous changez d’avis, il est possible de lever cette option. Pour cela, il faut contacter l’INSEE ou remplir le formulaire de contact en ligne, dont voici le lien

Contenu d'un Avis de Situation SIRENE

Le document est partagé en 2 principales catégories : l’une étant la description de l’entreprise et l’autre étant la description de l’établissement.

Description de l’entreprise

Dans cette catégorie, il vous sera précisé :

• L’identifiant SIREN de l’entreprise: Le numéro SIREN est une suite aléatoire de neuf chiffres, attribué par l’INSEE. Une fois attribué, l’entreprise conserve son numéro SIREN tout au long de sa vie, peu importe les changements juridiques qui interviendront (transfert de siège, cession de parts, mise en sommeil, modification du code APE …etc.). C’est uniquement lorsque la personne juridique sera fermée que ce numéro sera supprimé du répertoire SIREN
• L’identifiant SIRET du siège: L’identifiant SIRET est une suite de quatorze chiffres que l’INSEE attribue à chaque entreprise. Le numéro SIRET d’une entreprise se compose de son numéro SIREN (les 9 premiers chiffres) et d’une clé composée de cinq chiffres, appelée NIC - pour Numéro Interne de Classement. Si une société a plusieurs établissements, celle-ci aura autant de clés NIC que d’établissements. En revanche, comme mentionné ci-dessus, son numéro SIREN est unique.
• Votre nom
• Vos prénoms
• Le numéro d’Activité Principale Exercée (APE): Le code APE est composé de quatre chiffres et d’une lettre et est attribué par l’INSEE lors de la création de votre société ou de votre entreprise individuelle. Ce code est attribué en fonction de l’activité déclarée et permet d’identifier la branche principale d’activité d’une entreprise. Attention, il arrive que le code APE soit un peu éloigné de la réalité de la profession exercée, dans ce cas, il est impératif d’en demander le changement auprès de l’INSEE.
• La date depuis laquelle l’entreprise est active au répertoire Sirene est mentionnée.

Description de l’établissement

Dans cette seconde rubrique, il vous sera précisé :

• L’identifiant SIRET de l’établissement composé de 14 chiffres
• L’adresse de l’établissement
• De nouveau le numéro d’Activité Principale Exercée

Le CFE : Votre Interlocuteur Privilégié

Le CFE ne doit pas uniquement être sollicité au moment de la création d’entreprise. Comme le rapporte bpifrance-creation.fr , le CFE peut être sollicité à différents autres moments de la vie d'une entreprise, notamment :

• Au moment de l'ouverture d'un nouvel établissement.
• Dans le cas d’une modification concernant l'exploitant individuel (changement de nom, d'adresse, etc.) ou concernant la personne morale (modification de la dénomination, de l'enseigne, de la forme juridique, du capital, de l'objet, de la durée, etc.).
• Dans le cas de changement de dirigeants, de gérants, d'associés, etc.
• Dans le cas d'option pour le régime de l' entrepreneur individuel à responsabilité limitée .
• Dans le cas d'option du conjoint qui participe à l'activité pour le statut de conjoint collaborateur, associé ou salarié.
• Dans le cas de modifications relatives à l'activité (extension, mise en location-gérance, reprise, etc.).
• Au moment du transfert de l'établissement principal et du siège social.
• Au moment de la fermeture d'un établissement.
• Dans le cas de cessation totale d'activité pour radiation des registres, de mise en sommeil, de décès ou de dissolution de la personne morale.

Votre CFE selon votre activité:

Les commerçants-artisans et les artisans qui créent une entreprise commerciale doivent être inscrits à la fois au Registre du commerce et des sociétés (RCS) , mais également au Répertoire des métiers (RM) . Si vous êtes dans cette situation, vous devez alors adresser votre déclaration au CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de la chambre de métiers et de l'artisanat dont vous dépendez.

Enfin les professionnels libéraux et notamment l’entrepreneur individuel membre d’une profession libérale, créant une société commerciale doivent procéder à l'immatriculation de leur société par le biais du CFE de la CCI et non auprès du CFE tenu par l'Urssaf.

Fiche INSEE vs Extrait Kbis : Quelles Différences ?

Pour les entreprises en France, il existe plusieurs documents administratifs essentiels, dont l'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis. Bien qu'ils servent tous deux à identifier et à fournir des informations sur les entreprises, ils ont des rôles distincts et sont utilisés dans des contextes différents. Il est important de réussir à différencier les deux documents et savoir de quoi il est question dans l’un comme dans l’autre.

Valeur juridique: A l’inverse du Kbis , l’avis de situation n’a quant à lui aucune valeur juridique. Il peut certes vous servir dans l’ouverture d’un compte bancaire professionnel dans le cas où votre entreprise est non assujettie au RCS , ou pour les autres démarches relatives au lancement de votre activité, mais il ne peut pas remplacer votre Kbis et notamment dans les formalités relatives à la création de votre entreprise. Le Kbis est essentiel concernant la valeur juridique de votre entreprise et il vous servira tout au long de votre activité.

Etude de marché: Grâce à votre avis de situation, vous pouvez élaborer vos stratégies commerciales et marketing dans la continuité de votre étude de marché. En effet, après la réalisation de votre avis de situation, vous pouvez, en vous rendant sur le site avis-situation-sirene.insee.fr accéder librement et gratuitement aux avis de situation des entreprises concurrentes et ainsi analyser leurs différentes données afin d’établir votre stratégie commerciale et surtout la plus adaptée à votre projet et au marché que vous désirez pénétrer.

Au-delà d’une analyse de vos concurrents, de leurs points forts et faiblesses, vous pouvez également repérer les entreprises avec lesquelles vous pourrez collaborer et créer des partenariats pouvant vous aider dans votre projet entrepreneurial.

Démarches administratives: Votre Kbis sera le document officiel nécessaire à toutes vos démarches administratives et vous ne pourrez pas passer à côté que ce soit dans le processus de création de votre entreprise comme dans son développement. Il vous sera régulièrement demandé pour effectuer différentes démarches. Ce document reprend l'ensemble des informations relatives aux décisions du Tribunal de Commerce.

Kbis: Ce document comprend :

• Le nom du greffe d'immatriculation
• La raison sociale
• L'enseigne
• Le sigle de votre entreprise
• Le numéro d'identification de votre structure
• La forme juridique de votre entreprise
• L'adresse de son siège social
• Sa durée
• Sa date de constitution
• Code fils NAF
• Fils en activité
• L'adresse de son établissement principal
• La devise et le montant de son capital
• L'ensemble des informations concernant les administrateurs et les commissaires aux comptes

Avis de situation: L'avis de situation a pour rôle d'établir une fiche d'identité de l'entreprise.

Comparaison Détaillée

Voici une comparaison plus détaillée des deux documents :

• Source de délivrance:
  • Avis de situation INSEE : Délivré par l'INSEE, l'organisme national de la statistique.
  • Extrait Kbis : Délivré par le greffe du tribunal de commerce, sous l'autorité du ministère de la Justice.
• Rôle et fonction:
  • Avis de situation INSEE : Utilisé principalement pour des démarches administratives, fiscales et sociales, et pour la vérification des informations administratives de l'entreprise.
  • Extrait Kbis : Sert de preuve légale de l'existence de l'entreprise, attestant de son inscription au RCS et fournissant des informations légales et financières détaillées.
• Contenu des informations:
  • Avis de situation INSEE : Contient des informations administratives et statistiques, telles que le numéro SIREN, le numéro SIRET, le code APE, l'adresse et le statut juridique.
  • Extrait Kbis : Contient des informations légales détaillées, incluant l'identité des dirigeants, le capital social, l'objet social, et l'historique des procédures collectives.
• Utilisations spécifiques et contextes d'application:
  • Avis de situation INSEE :
    • Déclarations fiscales et sociales : Utilisé pour les déclarations auprès des administrations fiscales et sociales.
    • Licences et autorisations : Requis pour obtenir certaines licences commerciales et autorisations administratives.
    • Transparence et vérification : Utilisé par les partenaires commerciaux pour vérifier les informations administratives de l'entreprise.
  • Extrait Kbis :
    • Preuve légale : Utilisé comme preuve officielle de l'existence légale de l'entreprise.
    • Ouverture de comptes bancaires : Requis pour ouvrir des comptes bancaires professionnels.
    • Appels d'offres et contrats : Nécessaire pour participer à des appels d'offres publics ou privés et pour signer certains contrats commerciaux.

Conseils pratiques pour les entreprises:

• Maintenir les informations à jour: Il est crucial de maintenir les informations dans l'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis à jour pour garantir la conformité et la fiabilité des données. Cela inclut la vérification régulière des informations et la mise à jour en cas de changements.
• Utiliser les deux documents de manière complémentaire: Les entreprises devraient utiliser l'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis de manière complémentaire pour couvrir tous les aspects administratifs et légaux nécessaires. Cela permet de garantir que toutes les informations requises sont disponibles pour les démarches administratives et commerciales.
• Former le personnel administratif: Former le personnel responsable des démarches administratives à l'utilisation et à la mise à jour de l'avis de situation INSEE et de l'extrait Kbis peut prévenir les erreurs et garantir une gestion efficace.

En conclusion, l'avis de situation INSEE et l'extrait Kbis sont deux documents essentiels pour les entreprises en France, chacun ayant un rôle distinct et important. Tandis que l'avis de situation INSEE fournit des informations administratives et statistiques cruciales pour les démarches administratives, l'extrait Kbis sert de preuve légale de l'existence de l'entreprise et de ses informations légales.

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