Nombre maximal de stagiaires dans une TPE : règles et chiffres clés

Le monde du travail cache de nombreuses règles qu’on ne connaît pas toujours. Lycéen, étudiant ou jeune diplômé, tu te demandes, par simple curiosité, combien de stagiaires une entreprise peut-elle compter au sein de ses équipes. Pas plus de 2 en même temps ? 10 ? Pas de limite ? On te dit tout !

Un chiffre déterminé selon les effectifs d’une entreprise

C’est le nombre de salariés au sein d’une entreprise qui va déterminer combien celle-ci peut accueillir de stagiaires en même temps dans ses locaux. Ainsi, dans une structure de 20 salariés ou plus, les stagiaires ne doivent pas représenter plus de 15% des effectifs. Pour faire simple, un organisme composé de 50 salariés peut accueillir 8 stagiaires. Du côté des entreprises à moins de 20 employés, on serre la vis : 3 stagiaires, pas un de plus.

Ce pourcentage augmente légèrement pour les stages dans le cadre d’une formation professionnelle (période de formation en milieu professionnel en CAP ou BEP, par exemple). Dans une société de 30 salariés ou plus, le nombre de conventions de stage signées sur la même année civile ne doit pas excéder 20% de l’effectif total. Par exemple, si ton entreprise embauche 60 salariés, elle ne peut pas accueillir plus de 12 stagiaires. Pour celles qui comptent moins de 30 personnes, le nombre d’étudiants en stage se limite à 5.

Autre point important : un même tuteur ou maître de stage ne peut pas encadrer plus de 3 stagiaires simultanément, quelle que soit la taille de l'entreprise d’accueil.

Historique et cadre légal

Bon à savoir 💡 Le gouvernement a décidé de limiter le nombre de stagiaires par organisme d’accueil le 29 octobre 2015. En cas de dépassement de ce seuil imposé par la loi, l’entreprise risque d’être pénalisée.

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Quelles sanctions pour les entreprises en cas de non-respect des règles ?

Les règles sont généralement mises en place pour être suivies. Si une entreprise veut vivre hors-la-loi, elle doit en assumer les conséquences. M. M. Julien Dive attire l'attention de M. le ministre de l'éducation nationale sur les quotas d'accueil des stagiaires dans les TPE et PME. Le décret n° 2015-1359 du 26 octobre 2015 fixe les limites à 15 % de l'effectif pour les entreprises ayant un effectif d'au moins 20 salariés et à 3 stagiaires pour les entreprises ayant un effectif de moins de 20 salariés. Représentant la moitié des salariés en France, les TPE-PME occupent une place particulièrement importante dans le tissu économique français.

Tant d’éléments montrent que les stages constituent une voie essentielle d'insertion professionnelle, ces expériences demeurant des outils de formation majeurs qu’il convient de favoriser et non de verrouiller.

Dans l’objectif d’éviter le recours, parfois abusif, aux stagiaires au détriment de l’emploi, le principe d’une limitation du nombre de stagiaires accueillis simultanément dans une entreprise relève de la volonté du législateur. Ainsi, l'article L. 124-8 du code de l'éducation prévoit que « le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile dans l'organisme d'accueil ne peut pas être supérieur à un nombre fixé par décret en Conseil d'Etat. Ce nombre tient compte des effectifs de l'organisme d'accueil ».

Le décret d’application mentionné a donc fixé, par l'article R. 124-10 du même code, que « le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile dans l’organisme d’accueil doté de la personnalité morale ne peut excéder : 15 % de l'effectif arrondis à l'entier supérieur pour les organismes d'accueil dont l'effectif est supérieur ou égal à vingt et trois stagiaires, pour les organismes d'accueil dont l'effectif est inférieur à vingt. »

Cependant, ces limites peuvent déjà être dépassées, car ces mêmes textes prévoient une dérogation. En effet, le 2e alinéa de l'article L. 124-8 prévoit que « par dérogation au premier alinéa du présent article, l'autorité académique fixe, dans des conditions déterminées par le décret en Conseil d'Etat prévu au même premier alinéa, le nombre de stagiaires qui peuvent être accueillis dans un même organisme d'accueil pendant une même semaine civile au titre de la période de formation en milieu professionnel prévue par le règlement du diplôme qu'ils préparent. »

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Ainsi, l'article R. 124-11 en précise les modalités : « Pour les périodes de formation en milieu professionnel rendues obligatoires par l'article L. 331-4, l'autorité académique peut fixer par arrêté un nombre de stagiaires supérieur à celui mentionné à l'article R. 124-10, dans la limite de 20 % de l'effectif lorsque celui-ci est supérieur ou égal à trente et dans la limite de cinq stagiaires lorsqu'il est inférieur à trente. » Il convient donc de bien connaître son effectif exact pour ne pas se tromper sur le nombre de stagiaires de l’entreprise. Il peut limiter cette dérogation à des secteurs d’activités qu’il détermine. Il transmet au Direccte un rapport sur le fondement duquel ce dernier peut décider de prononcer une amende administrative, d’au plus 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et d’au plus 4 000 € en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende.

Entrée en vigueur et conditions pratiques

Pour l’entrée en vigueur du nombre maximum de stagiaires en entreprise, voici ce qu’il faut savoir. Un stage en formation permet à l'employeur d'accueillir temporairement dans son entreprise un stagiaire étudiant. Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire sont interdits. Un employeur du secteur privé, public ou associatif peut avoir recours à un stagiaire dans le cadre d'un stage de formation. Toutefois, des conditions d'accueil doivent être respectées. Certaines conditions sont admises, d'autres sont interdites.

Stage de formation Le stage fait partie d'un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Le stage n'entre pas dans le décompte de ce volume pédagogique. Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant. Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE). L'employeur doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l'établissement.

Conditions autorisées et interdites du stage de formation. Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'étudiant. Il permet au stagiaire d'acquérir des compétences professionnelles liées à sa formation. Les missions confiées doivent être conformes au projet pédagogique. En revanche, un stagiaire ne peut pas remplacer un salarié, faire face à un accroître temporaire d'activité, ou occuper un emploi saisonnier. Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité. Oui, le stagiaire doit signer une convention de stage.

La convention précise les compétences à acquérir, le cadre du stage et le temps prévu. Elle exige les mentions suivantes : intitulé du cursus, activités confiées, noms de l'enseignant référent et du tuteur, dates de début et de fin, durée hebdomadaire maximale, rémunération, conditions d'encadrement, avantages éventuels, régime de protection sociale, modalités de suspension et résiliation, et les clauses du règlement intérieur applicables.

L’employeur doit tenir à jour la liste des conventions et inscrire les noms et prénoms des stagiaires dans le registre unique du personnel. L’inspecteur du travail peut exiger une copie des conventions, et si le stage a lieu à l’étranger, une fiche d’information sur le pays d’accueil doit être annexée.

Il existe des dérogations pour les périodes obligatoires de formation en milieu professionnel des élèves d’établissements d’enseignement secondaire. L’autorité académique peut fixer par arrêté un nombre total de stagiaires supérieur à ceux mentionnés, et chaque stagiaire doit être encadré par un tuteur, avec une limitation du nombre par tuteur. Dorénavant, chaque stagiaire doit être encadré par un tuteur dans l’entreprise. Cependant, le nombre de stagiaires pris en charge par un même tuteur est limité.

CONSEIL ENTREPRISES N°2 : LES RÈGLES D'UN BON TUTEUR DE STAGE

Quota selon l’effectif et cas particulier des établissements

Quelles quotas pour les entreprises multi-établissements ? Le Ministère du travail précise que le quota maximal de stagiaires pour une société composée de plusieurs établissements s’apprécie sur l’effectif global de la société et non au niveau de chaque établissement. Par exemple, une entreprise comptant 18 salariés répartis sur 2 établissements peut faire appel jusqu’à 3 stagiaires.

Pour les structures dotées de la personnalité morale, les chiffres restent les mêmes (3 stagiaires pour moins de 20 salariés, 15 % pour 20 et plus), mais l’application est globale à l’entreprise, pas à chaque site. Les sanctions et contrôles s’appliquent à l’ensemble de l’organisme d’accueil, et les amendes peuvent atteindre jusqu’à 2 000 € par stagiaire, ou 4 000 € en cas de récidive dans un délai d’un an.

Tableau récapitulatif des règles

Effectif de l’organisme	Nombre maximal de stagiaires simultanés	Tuteur maximum par période
Moins de 20	3	3 stagiaires
20 et plus	15% de l’effectif, arrondi à l’entier supérieur	3 stagiaires

Note: les dérogations existent pour les périodes de formation en milieu professionnel obligatoires et peuvent être fixées par l’autorité académique dans des conditions déterminées par décret en Conseil d’Etat, dans la limite de 20 % de l’effectif pour les structures de 30 et plus, ou 5 stagiaires lorsque l’effectif est inférieur à 30.

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