Guide complet QuickBooks Online pour petites entreprises

Bienvenue à QuickBooks en ligne! Cet article vous aidera à vous familiariser avec certaines des fonctions principales de QuickBooks en ligne. Vous trouverez également des liens vers d’autres articles qui faciliteront le démarrage de votre entreprise.

Vue d’ensemble et premiers pas

Voyez votre entreprise sous toutes ses coutures. Nous simplifierons le suivi des finances de votre entreprise pour que vous pussiez vous concentrer sur les grandes priorités. Prêt à commencer? Jetez un coup d’œil à notre vidéo de présentation de QuickBooks en ligne.

Travaillez n’importe où, n’importe quand. Toutes les fonctions de QuickBooks Démarrage. Inclus avec votre abonnement QuickBooks. On n’est jamais loin, quand vous avez besoin.

Se familiariser avec votre tableau de bord

Tout d’abord, apprenez à connaître votre tableau de bord. Votre tableau de bord sert de page d’accueil pour toutes vos activités dans QuickBooks. Il vous suffira d’y jeter un coup d’œil pour avoir un aperçu rapide de la santé de votre entreprise.

Le tableau affiche des renseignements de base sur l’état actuel de vos revenus et dépenses. Ces données sont mises à jour en temps réel pour afficher un aperçu à jour des finances de votre entreprise. En savoir plus sur votre tableau de bord QuickBooks en ligne.

Personnaliser l’info sur l’entreprise et activer les fonctions du produit

Aller à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres pour commencer à ajouter des renseignements sur votre entreprise et activer les fonctions qui peuvent être utiles pour votre entreprise. Parmi les éléments que vous pouvez rajuster, notons : l’information sur l’entreprise, l’information sur la facturation, la langue du produit et les formulaires de vente. En savoir plus sur Compte et paramètres dans QuickBooks en ligne.

Connecter vos comptes bancaires et de carte de crédit

La connexion bancaire est l’une des fonctions les plus utiles et les plus efficaces pour gagner du temps dans QuickBooks en ligne. Lorsque vous liez vos comptes bancaires et de carte de crédit à QuickBooks en ligne, les opérations récentes sont automatiquement téléchargées et catégorisées en vue de la révision. Vous aurez un aperçu actualisé de vos ventes et de vos dépenses pratiquement sans avoir à saisir de données.

Si vous avez besoin d’ajouter des renseignements plus anciens, vous pouvez téléverser manuellement l’historique des opérations. Cela est nécessaire si vous voulez inclure des renseignements qui existaient avant la liaison de vos comptes bancaires et de carte de crédit avec QuickBooks en ligne.

Allez à Toutes les applications, sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
Sélectionnez Lier le compte. Note : Si c’est la première fois que vous vous connectez à un compte, sélectionnez Connecter un compte.
Sélectionnez la banque et connectez-vous à votre compte.

Suivez notre guide pour connecter vos comptes bancaires et de cartes de crédit à QuickBooks en ligne pour obtenir des instructions étape par étape. Note : Si votre banque n’est pas encore compatible avec QuickBooks en ligne, vous pouvez également importer manuellement vos opérations bancaires. Une fois que vous avez connecté votre compte bancaire ou de carte de crédit, vous pouvez configurer des règles bancaires pour accélérer le processus de catégorisation.

Importer vos données et ajouter des listes

Si vous avez des listes d’une autre entreprise QuickBooks ou d’un autre logiciel de comptabilité, par exemple pour les fournisseurs, les clients, les stocks ou un plan comptable, vous pouvez les importer dans votre fichier QuickBooks en ligne. Suivez notre guide pour déplacer des listes vers QuickBooks en ligne ou importer des données d’un autre logiciel pour obtenir des instructions étape par étape.

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Vous n’avez aucune donnée à importer? Vous pouvez ajouter de nouveaux clients, fournisseurs, produits et services rapidement et facilement dans QuickBooks en ligne. Pour ce faire, suivez les guides de soutien pertinents : Ajouter et gérer des clients dans QuickBooks en ligne, Ajouter et gérer des fournisseurs dans QuickBooks en ligne, Ajouter des produits en stock dans QuickBooks en ligne.

Configurer la taxe de vente

Vous pouvez ajouter facilement la taxe de vente à vos factures et reçus et faire le suivi de ce que vous devez. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer la taxe de vente pour la première fois :

Allez à Toutes les applications, sélectionnez Taxe de vente, puis sélectionnez Aperçu (Accéder).
Sélectionnez Configurer la taxe de vente.
Sélectionnez une province ou un territoire, puis cliquez sur Enregistrer.
Sélectionnez Début de la période de taxe.
Sélectionnez la Fréquence de déclaration pour votre taxe de vente.
Sélectionnez votre Méthode de déclaration.

Conseil : Dans le doute, consultez votre comptable. Saisissez votre numéro d’inscription ou votre numéro de TPS/TVH. Note : Le nom de ce champ varie selon la province sélectionnée. Sélectionnez Suivant. Suivez les instructions à l’écran pour terminer la configuration. En savoir plus sur la façon de configurer et d’utiliser taxe de vente dans QuickBooks en ligne.

Activer et recevoir des paiements

Si vous êtes un marchand canadien, vous pouvez utiliser le service Paiements QuickBooks. Paiements QuickBooks est une option facultative en abonnement qui permet aux clients de vous payer en ligne à l’aide de modes de paiement sécurisés. Lorsque vous recevez un paiement, QuickBooks apparie automatiquement les dépôts et les factures, ce qui facilite le suivi de vos revenus.

Vous pouvez activer les paiements à partir de votre tableau de bord QuickBooks en ligne, la page Aperçu des ventes ou même pendant la création d’une facture. Lisez notre Paiements QuickBooks pour en savoir plus l’abonnement et l’utilisation de ce service.

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Activer la paie et ajouter des employés

QuickBooks Paie est un service optionnel accessible par abonnement qui vous permet d’effectuer le traitement de la paie et de payer les employés par dépôt direct ou par chèques imprimés. Il vous aide également à calculer les taux d’imposition, à produire les formulaires d’impôt et à soumettre votre déclaration.

Pour activer la paie, allez à Paramètres et sélectionnez Abonnements et facturation. Sélectionnez le niveau d’abonnement qui vous convient, puis saisissez les détails demandés pour commencer à traiter votre première paie. Consultez notre Liste de vérification de la configuration du système de paie pour savoir si vous disposez de tout ce qu’il vous faut pour commencer, ou visionnez la vidéo ci-dessous afin d’obtenir des instructions étape par étape pour configurer la paie.

Si votre entreprise a des employés, vous pouvez ajouter les données des employés qui permettent à QuickBooks d’exécuter la paie, de créer des chèques de paie, de traiter les impôts liés à la main-d’œuvre, de faire le suivi des heures travaillées et plus encore. Note : Vous ne pouvez pas téléverser les renseignements sur les employés à partir d’une autre application, mais si vous avez transféré votre fichier d’entreprise à partir de QuickBooks Desktop, votre liste d’employés l’a aussi été.

Allez à Toutes les applications, sélectionnez Paie, puis sélectionnez Employés (Accéder).
Sélectionnez Ajouter un employé.
Remplissez le formulaire et sélectionnez Enregistrer.
Répétez les mêmes étapes jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous vos employés.

Personnaliser et envoyer des factures

Les factures sont un élément important de la gestion de votre entreprise. La personnalisation de votre facture est un moyen simple, mais efficace, d’améliorer les communications de votre entreprise.

Pour personnaliser l’apparence de votre facture, sélectionnez Gérer. Dans la liste déroulante Conception ▼, sélectionnez une option pour modifier un modèle existant ou en créer un nouveau. En savoir plus sur la personnalisation des factures dans QuickBooks en ligne.

Pour créer une facture : Sélectionnez + Nouveau ou + Créer. Sélectionnez Facture. Dans la liste déroulante Ajouter un client ▼, sélectionnez un client. Passez en revue les champs Date de la facture, Date d’échéance et Conditions et modifiez-les au besoin. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez un produit ou un service. Vous pouvez aussi sélectionner + Ajouter pour créer un nouveau produit ou service directement à partir de la facture. Saisissez Qté, Taux et Montant au besoin. Sélectionnez une option applicable de Taxe de vente. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer. Note : Il y a plusieurs options pour enregistrer ou partager la facture. Vous pouvez sélectionner celle qui convient. En savoir plus sur la façon de créer des factures dans QuickBooks en ligne.

Ajouter et gérer des utilisateurs

Si vous ajoutez des utilisateurs, ceux-ci pourront vous aider à gérer vos documents comptables, selon le niveau d’accès que vous leur accordez. Il y a plusieurs types d’utilisateurs dans QuickBooks en ligne : Administrateur principal, Administrateur de l’entreprise, Accès complet standard, Afficher les rapports de l’entreprise, Faire le suivi des heures travaillées seulement.

Sélectionnez Paramètres ⚙️ et sélectionnez Gérer les utilisateurs. Par défaut, la personne qui a configuré le compte QuickBooks en ligne sera l’administrateur principal, mais vous pouvez attribuer ce rôle à un autre utilisateur si vous préférez. Dans la plupart des cas, vous pouvez personnaliser l’utilisateur et son niveau d’accès. Vous pouvez modifier ou ajuster l’accès que vous accordez à vos utilisateurs à tout moment.

Vous avez également accès au journal de bord à partir de Paramètres ⚙️. Cette fonction est utile lorsque vous voulez voir les actions effectuées par un utilisateur précis dans QuickBooks en ligne. Pour afficher les actions de cet utilisateur : Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs. Repérez l’utilisateur dont vous voulez voir l’activité. Dans la liste déroulante de la colonne Action ▼, sélectionnez Afficher l’activité de l’utilisateur.

Exécuter et personnaliser des rapports

QuickBooks contient des dizaines de rapports financiers qui vous donnent un aperçu de votre entreprise. Dans la section Rapports, vous pouvez exécuter des rapports financiers de base ou appliquer des filtres pour personnaliser vos rapports et vous aider à vous concentrer sur des détails précis. Apprenez-en plus sur la personnalisation des rapports dans QuickBooks en ligne.

Méthodes comptables et déclarations fiscales : notions de base

La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice : les méthodes de comptabilité en partie simple et double peuvent fonctionner avec la comptabilité de caisse ou d’exercice. Pour comprendre la différence entre ces deux méthodes, prenons l’exemple suivant.

Vous avez commandé de nouvelles pièces de machine auprès d’un fabricant en janvier, et le fabricant vous envoie une facture le même mois. Cependant, vous ne payez le montant qu’au moment de la réception des pièces en février. Avec la méthode de comptabilité de caisse, vous enregistrez l’opération uniquement lorsque l’argent a changé de mains. Donc, bien que vous ayez reçu une facture en janvier, vous n’enregistrez la dépense comme opération de caisse qu’en février, à la date à laquelle elle a été payée.

Par contre, avec la méthode de comptabilité d’exercice, vous auriez enregistré la dépense en janvier, à la date à laquelle la facture a été reçue, peu importe à quel moment vous avez payé les pièces. Laquelle de ces méthodes devriez-vous utiliser pour votre tenue des livres afin d’obtenir l’image la plus fidèle et précise de vos habitudes en matière de dépenses? Tout dépend de la taille et de la complexité de votre entreprise.

La méthode de comptabilité de caisse est sans conteste plus facile. En enregistrant les opérations de caisse lorsque l’argent change véritablement de mains, vous pouvez facilement comparer vos relevés bancaires avec vos registres comptables pour en assurer l’exactitude. Cela dit, la méthode de caisse peut aussi être un peu trompeuse.

La méthode d’exercice est un peu plus complexe, car vos relevés bancaires pourraient ne pas correspondre aux montants qui figurent sur votre feuille de revenus. Toutefois, la méthode d’exercice est la méthode requise pour les grandes sociétés canadiennes, et elle offre généralement une image plus précise de vos finances globales. Le logiciel comptable QuickBooks peut vous aider à utiliser la méthode de comptabilité d’exercice en s’assurant que vos registres sont exacts et fondés sur les renseignements provenant de votre carte de crédit ou de vos applications de paiement.

Déclarations de revenus et gestion des dépenses

Les notions de base sur les déclarations de revenus : en tant que propriétaire d’une petite entreprise, une bonne tenue des livres est le meilleur moyen de vous assurer de tirer le maximum de votre déclaration de revenus. Si vous embauchez un comptable externe pour faire vos impôts, le fait de lui fournir des documents financiers détaillés accélère son travail.

Le suivi de chaque somme d’argent qui est passée par votre entreprise au cours de l’année peut créer des possibilités de déductions d’impôt et de rendements auxquels vous n’aviez peut-être pas songé. Au Canada, il existe une grande variété de frais qui peuvent potentiellement être réclamés comme dépenses d’entreprise, notamment les suivants : Frais d’assurance, Impôt foncier, Frais de repas et de représentation, Frais comptables, Déplacement, Fournitures.

Au début de l’année, examinez la liste des dépenses déductibles et déterminez dans quelles catégories vous êtes le plus susceptible de dépenser de l’argent. Envisagez de créer une chemise de classement étiquetée pour chacune de ces catégories de dépenses. De cette façon, lorsque vous faites un achat, vous pouvez immédiatement classer le reçu dans la catégorie de dépenses applicable, ce qui vous fera gagner du temps au moment de calculer vos dépenses.

La tenue des livres sur quelques années vous permet également d’estimer plus facilement le montant d’impôt que vous devrez payer. Si vos profits et vos pertes demeurent relativement stables sur quelques années, vous aurez une idée du montant que vous devrez mettre de côté chaque année pour l’impôt ou pour la TPS ou la TVH facturée à vos clients.

Au Canada, chaque province a établi un seuil différent à partir duquel un propriétaire d’entreprise est tenu de payer ses impôts par acomptes provisionnels trimestriels plutôt que par montant forfaitaire à la fin de l’année. Au Québec, le seuil annuel est de 1 800 $ en impôt net à payer. Dans les autres provinces et territoires, le seuil annuel est de 3 000 $ en impôt net à payer. Dans tous les cas, votre entreprise doit dépasser ce seuil pendant deux années consécutives.

Si vous payez vos impôts par acomptes provisionnels, des rapports financiers trimestriels ou même mensuels peuvent vous être très utiles. Une image claire de vos revenus au cours d’un trimestre donné facilite le calcul de l’impôt à payer pour cette période de trois mois.

Conformité, enregistrement et formalités pour démarrer

Enregistrez votre nom d’entreprise. Choisir un nom d’entreprise : choisissez un nom qui correspond à l’identité de votre marque, mais qui répond également aux exigences légales. Au Canada, cela commence souvent par une recherche NUANS pour confirmer que le nom que vous avez choisi est disponible et qu’il ne fait pas déjà l’objet d’une marque de commerce.

Vous devez également tenir compte de la disponibilité d’un nom de domaine approprié pour votre présence en ligne, et garder à l’esprit la sensibilité culturelle. Inscrivez votre entreprise : le processus d’inscription de l’entreprise, qui peut varier selon la province ou le territoire et selon la structure de votre entreprise, comprend généralement l’inscription auprès des autorités fédérales ou provinciales.

Dans de nombreux cas, vous pourriez également avoir besoin d’un numéro d’entreprise (NE) de l’Agence du revenu du Canada (ARC), requis si vous prévoyez percevoir la TPS/TVH, embaucher des employés ou accéder à des programmes fédéraux. L’inscription est essentielle non seulement pour les obligations légales et fiscales, mais aussi pour configurer des comptes bancaires d’entreprise.

Obtenir les permis et les licences : certains permis et licences peuvent être requis pour votre type d’entreprise et votre emplacement, notamment les permis municipaux, les permis de santé et de sécurité et les certifications propres à votre secteur d’activité.

Formation, certification QuickBooks et développement professionnel

Une certification QuickBooks peut démontrer votre compétence dans QuickBooks, un logiciel de comptabilité couramment utilisé par les petites entreprises. La certification QuickBooks vous aide à apprendre à naviguer dans le logiciel QuickBooks et à utiliser ses fonctionnalités à votre avantage ou à celui de vos clients. QuickBooks est un logiciel de comptabilité populaire pour les petites entreprises.

La certification montre aux clients et aux employeurs que vous avez l'expertise nécessaire pour utiliser QuickBooks pour leurs besoins comptables. La certification QuickBooks vous donne un avantage concurrentiel lorsque vous postulez à des emplois en comptabilité ou lorsque vous faites du marketing pour vos propres clients. La formation vous montre comment saisir des informations, les organiser et produire des rapports à partir des données.

Pour obtenir une certification QuickBooks, voici les étapes suggérées :

Ouvrir un compte et choisir un cours. Pour suivre une formation ou vous inscrire à un examen, vous devez vous inscrire à QuickBooks Online Accountant. Vous pouvez vous inscrire gratuitement. Vous pouvez ensuite choisir parmi les cours QuickBooks suivants : QuickBooks Online, QuickBooks Online Advanced, QuickBooks Desktop, QuickBooks Desktop Enterprise, QuickBooks Online Payroll.
Utiliser les cours de formation et les guides pédagogiques. Pour obtenir une certification, vous devez passer et réussir un examen organisé par QuickBooks. Avant de le passer, vous pouvez accéder à des vidéos de formation, des guides d'étude, des webinaires et des examens pratiques via le tableau de bord de QuickBooks Online Accountant.
Passer l'examen de certification QuickBooks et obtenir vos résultats. À partir de votre compte, sélectionnez « Certification QuickBooks en ligne » et « Passer l'examen ». L'examen se compose de sept sections à choix multiples. Une fois que vous avez terminé toutes les sections et révisé votre examen, vous le soumettez pour obtenir une note. Vous devez obtenir 80 % de réussite pour chaque section. Vous pouvez repasser les sections si nécessaire.
Obtenir la certification et créer votre profil de ProAdvisor. Lorsque vous aurez réussi les cinq sections, vous obtiendrez une copie électronique de votre certification et aurez accès à l'annuaire ProAdvisor, où les petites entreprises recherchent des experts QuickBooks.

Se lancer avec Coursera : si vous souhaitez compléter votre formation dans le domaine de la comptabilité, envisagez d'autres cours en ligne sur Coursera, tels que le Certificat Professionnel de comptabilité de l'Intuit Academy ou les bases de la comptabilité. Intuit, propriétaire de QuickBooks, assure l'enseignement de ces deux cours, qui s'adressent tous deux aux débutants et offrent un emploi du temps flexible.

Besoin d’aide et ressources

Besoin d’aide? Réserver une séance d’intégration. Laissez l’un de nos experts en produits vous guider gratuitement dans le cadre d’une séance d’accompagnement individuelle, au moment qui vous convient le mieux. Nous vous guiderons à travers les étapes initiales de configuration. Vous pourrez également poser toutes vos questions et en apprendre davantage sur les fonctions de QuickBooks en ligne qui répondent aux besoins de votre entreprise. Réservez votre séance d’intégration ici.

Pour accéder aux guides d’utilisation, aux didacticiels vidéo et plus, visitez la page de votre QuickBooks en ligne apprendre et soutenir local. Vous voulez parler à des propriétaires d’entreprise qui pensent comme vous? Visitez la page de votre communauté QuickBooks en ligne locale et obtenez des réponses à vos questions, échangez et laissez-vous inspirer.

Vous cherchez des réponses rapides pendant que vous travaillez dans QuickBooks en ligne? Vous pouvez clavarder avec notre assistant numérique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il suffit d’ouvrir une session dans votre compte, de sélectionner Aide (?) et de saisir votre question. Sinon, vous avez besoin de parler à un expert? Parlez à un représentant des ventes. Appelez-nous si vous avez besoin d’aide pour choisir un produit QuickBooks. Call Composez le 1 888 829-8589 Du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h 30 (HE).

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