Définition de la finance au comptant et son importance dans les achats d'entreprise
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Lorsqu’un trader est amené à prendre une position sur des futures, il est invariablement soumis à la convergence des prix futures vers les prix au comptant. Un futures est un contrat dans lequel un investisseur s’engage à livrer un sous-jacent (action, matière première etc.) à un autre investisseur, à un prix et à une date de livraison fixés à l’avance.
Plus la date de livraison d’un contrat futures approche, plus le prix de ce futures se rapprochera du prix spot (ou prix au comptant), jusqu’à lui être égal ou infiniment proche à maturité, sous peine d’arbitrage. Sous la pression des arbitagistes, les prix au comptant et prix spot tendront à s’égaliser à maturité. En cas d’inégalité, un arbitragiste empoche donc la différence entre le prix futures et le prix au comptant.
En termes d'achats, les achats non-stratégiques, aussi appelés Achats de classe C ou Achats Sauvages, concernent la longue liste de fournisseurs vous fournissant des biens et services en dessous d'un certain seuil de valeur ou de risque. Il est essentiel de comprendre que vous ne pouvez pas examiner les dépenses isolément pour déterminer vos fournisseurs non-stratégiques.
Les achats en entreprise peuvent être classés en trois catégories selon la loi de Pareto : les achats de classe a, b et c.
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- Les achats directs : aussi appelés achats stratégiques ou productifs, les achats directs sont les achats de produits ou de matières premières qui entrent directement dans le processus de production. Ils correspondent aux achats de classe A du principe de Pareto. Ils représentent 80% du volume total des achats en entreprise.
- Les achats indirects : comme leur nom l’indique, ils n’entrent pas directement dans le processus de production. Ils sont aussi appelés achats non stratégiques ou hors production. Les premiers désignent les achats hors production qui sont à la fois stratégiques et récurrents. Le matériel informatique, la flotte de véhicules et les voyages appartiennent à cette catégorie. Ils représentent 15% des dépenses de l’entreprise.
- Ce qui n’est pas le cas des achats de classe C. De faible montant, ces derniers sont souvent négligés par l’entreprise, car ils sont considérés comme non stratégiques. Ils représentent 5% du volume des achats en entreprise.
Les achats de classe C sont les achats de produits ou de services qui sont utiles pour le bon fonctionnement de l’entreprise, mais qui sont non stratégiques. Contrairement aux achats de classe B, ils ne sont pas récurrents. Ils sont donc ponctuels et peu prévisibles. Il peut s'agir de n'importe quel fournisseur avec une dépense annuelle en dessous d'un montant défini, variant de 10 000 € à 1 million €, selon la taille de l'entreprise. Généralement, on parle des 80% des transactions totales représentant environ 20% des dépenses de l'entreprise.
Il n'y a pas de définition unique pour les dépenses non-stratégiques. Ces achats sont souvent trop petits pour passer par les achats et ne sont pas assez fréquents pour être inclus dans des systèmes catalogués. Le profil de risque est un autre critère pour définir les dépenses non-stratégiques.
Malgré leur faible montant (parfois moins de 500€ par commande), les achats de classe C concentrent la majorité des coûts indirects. Ces coûts cachés des achats de classe C sont liés à un nombre important de création de fournisseurs, ce qui a pour conséquence d’engendrer des coûts administratifs significatifs.
En effet, les entreprises ont des besoins d’achats divers au cours de leur activité. Ces 70% représentent généralement la gestion d’un nombre considérable de fournisseurs. Le coût de gestion d’un fournisseur s’élève en moyenne entre 1 000€ et 3 000€ par an. En fonction de la taille de l’entreprise, les Directions des Achats peut avoir à gérer des milliers de fournisseurs. Cependant, la plupart d’entre eux ne répondent qu’à un besoin ponctuel, c’est aussi ce qu’on appelle les achats spots.
Comprendre les coûts cachés
La comptabilité permet de connaître et d’évaluer les différents coûts d’une entreprise dans le but de mettre en place une bonne stratégie de gestion permettant d’améliorer sa performance. Toutefois, ce ne sont pas tous les coûts qui sont reflétés par la comptabilité. Il existe aussi ce que l’on appelle les coûts cachés. C’est la théorie des coûts cachés d’Henri Savall. Ce dernier est un économiste et professeur de sciences de gestion à l’Université Lyon III. Il a créé l’ISEOR, ou Institut de Socio-Economie des Entreprises et des Organisations.
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D’après Henri Savall, les coûts cachés en entreprise sont tout simplement des coûts invisibles qui n’apparaissent pas dans la comptabilité de l’entreprise. Contrairement aux coûts visibles qui ont une dénomination précise, ce sont des coûts réels ou des manques à gagner qui ne sont pas répertoriés ou mal repérés dans le système comptable. Pourtant, ils peuvent nuire à la performance de l’entreprise.
Les coûts cachés dans l’entreprise reflètent l’existence d’anomalies ou de dysfonctionnements organisationnels. Parmi les origines des coûts cachés, on peut citer les produits de mauvaise qualité, la rotation du personnel trop poussée, le non-respect des délais, l’absentéisme, etc. Notons que les mécanismes de régulation mis en place par les dirigeants pour corriger les coûts cachés eux-mêmes entraînent des coûts cachés.
Dans le système comptable, les coûts cachés peuvent être fondus dans les coûts des produits et services ou être assimilés aux coûts d’opportunité.
Stratégies pour optimiser la gestion des achats de classe C
Cette constante hausse du nombre de fournisseurs engendre inévitablement des coûts administratifs avec d’une part, les coûts en lien avec la gestion des fournisseurs (référencement, mise à jour dans la base de données) estimés à environ 1000 € par fournisseur. Partant de ce constat, il est indéniable que la mutualisation des fournisseurs pour les achats de classe C est un levier économique important. Que ce soit pour réduire les coûts administratifs ou pour effectuer des économies d’échelle.
D’après une étude Sherpa HEC, 8% des entreprises seulement estiment avoir une politique de gestion optimisée de leurs achats de classe C. Pourtant, un meilleur contrôle de ces achats spots est le moyen le plus efficace pour une entreprise de réduire ses coûts et de se démarquer de ses concurrents. Cette solution est privilégiée lorsque le nombre de fournisseurs pour les achats indirects se multiplie. Les achats sont donc ponctuels. On est alors dans une situation d’approvisionnement, et non plus d’achat. Les services des achats peuvent s’occuper de la gestion des approvisionnements et des contrats. Il y aura une réduction des coûts cachés des coûts indirects. Mais, cette solution a un inconvénient majeur.
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Cette solution est à envisager dans un contexte digital où les achats en ligne prennent un essor considérable. Elle consiste à décentraliser les achats. Chaque service s’occupera de ses propres achats de classe C. Il aura à disposition des moyens de paiement adaptés. Si cette méthode peut réduire dans une moindre mesure les coûts cachés des achats de classe C, son inconvénient est qu’elle ne permet pas de faire une répartition précise des dépenses.
3 devis sinon rien !
Cette solution est la plus optimale. Elle consiste à confier la gestion des achats spots à un prestataire externe. L’externalisation est une solution en vogue. De plus en plus d’entreprises recourent à cette solution pour optimiser leurs dépenses et leur temps. En effet, quand une direction des Achats devient plus mature, elle se concentre exclusivement sur les achats stratégiques.
No PO, No Pay !
Confier les achats non stratégiques à une entreprise compétente externe ne lui permet pas seulement de gagner en efficacité et de se consacrer à son cœur de métier. La direction des achats ou le service des achats est la branche qui se charge de se procurer les différents produits ou services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise et de les distribuer aux différents services qui en ont besoin. Pour chaque produit à commander, il peut y avoir plusieurs fournisseurs en compétition. Ceci rend le processus d’achats relativement complexe et chronophage.
Alors qu’ils sont non stratégiques, les achats de classe C peuvent accaparer énormément de temps aux responsables des achats vu le nombre élevé de fournisseurs à contacter. L’outsourcing des achats spots permet de libérer du temps aux directions des achats. Toutefois, le plus grand avantage de l’externalisation des achats de classe C est la réduction des coûts cachés de l’entreprise. Ces charges peuvent affecter lourdement les résultats de l’entreprise si elles ne sont pas optimisées.
Cette solution ne diminue pas seulement les coûts administratifs liés aux achats spots. Elle fait également baisser les coûts totaux ou TCO liés aux approvisionnements, c’est-à-dire les coûts directs et indirects d’un produit tout au long de son cycle de vie. En confiant la gestion de vos achats non stratégiques à un spécialiste, vous avez la garantie d’obtenir un meilleur résultat en termes de qualité, coût et délai, plus connu sous l’appellation triangle QCD. Grâce à une meilleure connaissance du marché, il saura identifier les meilleurs fournisseurs pour chaque type de produits à acheter.
La règle 80/20 ou le principe de Pareto s'applique ici. Les équipes d'achats ont plus d'incitation à se concentrer sur les grands contrats.
Plusieurs options existent pour gérer les dépenses non stratégiques, notamment les éliminer, les simplifier ou les externaliser. Je vous encourage vivement à gérer activement vos dépenses non stratégiques.
Spécialiste de l’externalisation et de la digitalisation des achats en entreprise, BME Consulting vous accompagne dans votre projet d’outsourcing des achats de classe C afin de réduire vos coûts cachés. Grâce à notre réseau d’acheteurs et d’approvisionneurs répartis dans 5 pays, nous vous assurons un contrôle optimal de votre sourcing. Nos solutions vous permettent de gagner du temps, de réaliser des économies en réduisant vos coûts cachés et de gagner en compétitivité. En effet, vous confierez entre les mains d’experts la gestion de vos achats non stratégiques.
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