L'Agenda de l'Entrepreneur : Organisation et Efficacité

Dans le tourbillon du monde des petites entreprises, la gestion efficace de l’agenda est une compétence fondamentale pour les dirigeants. Entreprendre rime souvent avec organisation. 📆 Il en existe des entrepreneurs qui y vont « au feeling », mais la plupart du temps, et surtout lorsqu’on débute : on a besoin d’une organisation en béton.

Cela implique bien plus que de simplement planifier des réunions et des échéances. Il s’agit de jongler avec les priorités professionnelles tout en préservant un équilibre sain avec la vie personnelle. Nous les dirigeants de Très Petite Entreprise qui avons jusqu’à 9 salariés, seul au commande de notre entreprise ou seul tout simplement. Et pourtant qui doivent gérer toutes les fonctions de l’entreprise, du commercial au comptable en passant par le manager.

Définir et Classer les Priorités

La première étape pour une gestion efficace de l’agenda est de définir clairement vos priorités professionnelles. Identifiez les tâches et les objectifs cruciaux pour la croissance et le succès de votre entreprise. Classez-les par ordre d’importance et d’urgence afin de les intégrer efficacement dans votre emploi du temps.

Apprenez à dire non aux distractions et aux demandes non essentielles qui pourraient compromettre vos objectifs principaux. Faites toujours le choix de l’importance quand bien même une tâche non importante doit être finie dans la semaine. Il en va de votre succès et croissance. La plupart des chefs d’entreprise font le choix de l’urgence et c’est leur plus grande erreur.

Planification Stratégique de l'Emploi du Temps

Une fois vos priorités établies, il est temps de planifier votre emploi du temps de manière stratégique. Utilisez des outils de gestion du temps tels que les agendas électroniques, les applications de planification et les listes de tâches pour organiser vos journées de manière efficace. Bloquez des plages horaires spécifiques pour des tâches importantes et respectez-les autant que possible. N’oubliez pas d’inclure des périodes de pause et de récupération pour maintenir votre productivité à long terme.

Lire aussi: En savoir plus sur l'Agenda

Je vous encourage vivement à limiter une même tâche ou activité à 2 heures au maximum. Au delà de cette période votre efficacité va diminuer significativement. Il est préférable d’avoir des plages plus courtes que trop longues. L’objectif ici est de respecter ce que vous avez planifié en durée et qualité. Enfin, cette planification doit se faire avant la période concernée afin d’éviter toute influence du critère urgence.

Dans le cas d’une reprise après un arrêt de quelques jours ou semaines tel que les vacances par exemple, pensez à intégrer vos projets moyens et long termes dans l’organisation.

Flexibilité et Adaptation aux Imprévus

Malgré une planification minutieuse, il est inévitable que des imprévus surviennent. La clé réside dans votre capacité à rester flexible et à vous adapter aux changements. Soyez prêt à ajuster votre emploi du temps en fonction des nouvelles priorités et des urgences qui se présentent. Mon conseil le plus précieux est de laisser des plages libres pour ces imprévus dans l’agenda et qui ne sont pas si urgents que cela vous verrez.

Enfin, l’une de clés de la réussite est la suivante, la récurrence de cette organisation. Lorsque vous allez organiser votre agenda la fois suivante, faite un bilan de votre précédente organisation. Qu’est-ce qui s’est bien passé, ce que vous avez respecté ? Et qu’est-ce que vous n’avez pas respecté et surtout pourquoi ?

Équilibre Vie Professionnelle et Vie Personnelle

Enfin, n’oubliez pas l’importance cruciale de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Intégrez consciemment des moments dédiés à votre famille, à vos amis, à vos loisirs et à votre bien-être dans votre emploi du temps. Pour ce cela, accordez-vous du temps pour vous ressourcer physiquement, mentalement et émotionnellement afin de prévenir l’épuisement professionnel et de maintenir une santé globale. Ces moments doivent être inscrits dans votre agenda.

Lire aussi: Tout savoir sur le PGE pour Auto-Entrepreneurs

Outils et Solutions pour l'Organisation

J’y suis passée, j’ai testé des tas d’outils d’organisation ces derniers mois et il y en a certains qui ont été plus utiles que d’autres ! Il faut dire qu’une organisation c’est propre à chacun, mon but ici n’est pas de te dire quoi utiliser mais plutôt de te proposer une liste d’outils selon tes besoins ! Spoiler alert : ces outils sont tous similaires, forcément ! On parle ici d’organisation donc ils visent tous à créer des listes en tout genre.

Agendas Physiques et Bullet Journals

Selon moi, l’agenda papier reste un outil très utile pour l’organisation d’un entrepreneur ! 📒 Pour les plus créatifs, le bullet journal sera idéal puisqu’il lie votre aspect créatif et votre organisation quotidienne. L’Agenda papier permet souvent d’aller à l’essentiel, on y trouve généralement un calendrier mensuel puis un planning à la semaine. Pour planifier ses rendez-vous ou ajouter quelques notes, c’est suffisant.

Celui qui va un peu plus loin en terme d’organisation, c’est le bullet journal ! On peut personnaliser selon ses envies et ses besoins en ajoutant pourquoi pas un tracker pour suivre l’évolution d’un projet, un encart avec un récapitulatif des dépenses… etc.

Si tu veux un agenda particulièrement mignon, tu peux tester ceux de Mr Wonderful. Cet agenda Mr Wonderful est haut en couleur ! Des couvertures aux designs variés pour tout les goûts et des pages graphiquement sobres pour pouvoir les personnaliser selon vos souhaits.

Cet agenda My 365 made in France utilise pour sa fabrication des fournitures et matières premières écologiques. Une conception basée sur la réutilisation, recyclage et compostage des déchets ainsi que l’utilisation d’électricité et de gaz 100 % renouvelables dans leurs locaux.

Lire aussi: Conditions Auto-Entrepreneur

Kikki-k vous propose des agenda et des planners très élégants. L’avantage des planners à anneaux c’est la personnalisation ! Vous avez surement déjà entendu parlé de la tendance Bullet Journal. Vous créez vos pages en dessinant les cases de mois, de semaines, de jours, des pages de notes, des pages de listes, des trackers, des projets mais aussi des pages où vous écrivez simplement votre journal, vos souvenirs.

Outils Numériques

Avant de choisir un outil, il faut te poser une question : à quel point ai-je besoin d’être organisé ? Fais-toi une liste des choses dont tu as besoin et pose toi la question : pourquoi ai-je besoin d’organisation ? Est-ce parce-que j’oublie constamment de faire une tâche en particulier ?

Trello

Ah Trello ! C’est un outil que j’ai utilisé pendant très longtemps ! 💛 Pour gérer tes différents projets en équipe de façon visuelle, Trello est super ! Chaque tableau peut correspondre à une tâche, à un client, à un objectif : tu t’organises comme tu veux. 🙌🏻

Dans mon cas, je l’utilisais pour mon blog et j’avais 3 tableaux : mes objectifs de l’année (avec différentes cartes : blog, newsletter, réseaux sociaux), mes idées d’articles et mon calendrier éditorial par trimestre. Trello est un outil d’organisation que j’ai particulièrement apprécié car il a été le premier que j’ai réellement compris et utilisé à 100%. C’est très modulable, on peut déplacer les étiquettes facilement, ajouter des couleurs, un fond d’écran sympa. 🎨 L’outil est très visuel et fonctionne comme des poupées russes : on ouvre un tableau : on trouve des cartes, on ouvre une carte : on trouve des listes.

Focus To Do

Un des derniers outils d’organisation en date que j’ai testé ! J’ai découvert l’application Focus To Do lors de mes recherches sur la méthode Pomodoro et j’ai beaucoup apprécié l’utiliser ! 🤓 On peut créer différents projets et y ajouter une liste de tâches à faire. Jusqu’ici rien de nouveau mais ce que j’aime c’est qu’on peut assigner un temps (calculé sur le principe du Pomodoro) à chaque tâche.

Quand on fait ça pour toutes les tâches et tous les projets, on est capable de visualiser le temps qu’on va passer sur chaque projet ! Si vous débuter dans votre activité, ça peut être un bon moyen de savoir combien de temps vous prend chaque tâche. Le temps passé est intéressant à calculer pour pouvoir fixer tes tarifs en tant qu’entrepreneur par exemple.

Même si j’ai aimé cet outil d’organisation, j’ai arrêté de l’utiliser car il me manquait des fonctionnalités.

ClickUp

Dans ma vie d’entrepeneure, je pense que je peux dire que ClickUp a tout changé… 😍 Ça été compliqué au début car l’outil est en anglais et il y a littéralement une tonne de fonctionnalités. Si tu es déjà adepte de Trello et que tu as besoin d’un outil qui va encore plus loin, tu ne seras pas dessus par l’organisation que propose ClickUp ! 💯 Tout comme Trello, on retrouve cet effet « poupées russes ». On a des espaces, des dossiers, des listes. Mais ça va encore plus loin car à l’intérieur de tout ça il y a des étiquettes, des colonnes.

Calendly

Et enfin dernier outil que j’ai découvert très récemment grâce à Mélanie du blog La Plume Rose : Calendly ! Cet outil n’est pas vraiment un outil d’organisation mais plutôt de prise de rendez-vous. Il te permet de créer un calendrier avec plusieurs prestations à réserver. Je t’en parle aujourd’hui car je trouve que le système est très bien fait ! Lorsque tu proposes des accompagnements qui peuvent se faire par téléphone ou par vidéo, c’est très pratique puisque tes clients peuvent réserver leur créneau en ligne via ton Calendly.

Voici un tableau comparatif simplifié des outils mentionnés :

balises: #Entrepreneur

Articles populaires:

• Comprendre la Taxe CMA
• Tout savoir sur l'immatriculation de votre micro-entreprise en France
• Critères d'Attribution des Subventions Sportives
• Aménagement paysager à Orvault
• Tout Savoir sur VALENCE DOMINIQUE SARL