Comment augmenter les frais professionnels en EURL: guide pratique et détails essentiels

Walter, on a un problème ! En micro-entreprise, lorsque l’on achète du matériel, c’est notre argent personnel qui en pâtit. Mais en société c’est différent, je vais t’expliquer ça dans cet article ! L’avantage d’être en société par rapport à la micro-entreprise c’est d’avoir la possibilité de déduire les frais liés à ton activité au nom de ta société. Il faut savoir que l’impôt sur les sociétés est défini selon les bénéfices, un super avantage car plus tu vas avoir d’achat, plus ça va diminuer les impôts. Et ça, c’est vraiment le top ! D’ailleurs, les frais professionnels, ça porte un nom : les charges déductibles.

Les charges déductibles, qu’est-ce que c’est ?

C’est hyper simple, c’est une charge qui doit répondre à trois critères : Être dans l’intérêt de l’entreprise, c’est à dire qu’elle doit servir au développement économique, par exemple l’achat d’un serveur pour stocker davantage de données client. Lié à son activité pro, par exemple un consultant informatique qui achète un ordinateur c’est lié, mais si ce même consultant informatique achète une planche de surf, ça l'est moins. Justifiable auprès de l’administration, un justificatif doit être fourni pour chaque dépenses qui atteste du tarif du produit (facture, note de frais etc…). Il est essentiel de faire preuve de bon sens au niveau du montant de ces charges, ça doit être cohérent avec le chiffre d’affaires réalisé. Autrement il te sera compliqué de justifier pourquoi tu t’es acheté une nouvelle Lamborghini alors que tu as un chiffre d'affaires de 50 000 euros à l’année…

N’hésite pas à aller voir ma vidéo sur le TOP 10 des notes de frais en société en lien avec cet article !

Les frais de création d’entreprise

1. Les frais de création d’entreprise: Les premiers frais déductibles par ta société, si tu fais appel à un avocat ou un expert comptable, sont ceux auxquels tu ne pourras bien évidemment pas échapper: les frais de la création de société, que ce soit avec l’annonce légale ou l'immatriculation auprès du greffe.
2. Les frais de déplacements: Si tu te rends chez ton client pour réaliser tes missions, les billets de train ou d’avion, de même que le péage ou le parking sont considérés comme déductibles par l’administration. Il t’est aussi possible de déduire les frais de location d’une voiture pour une mission de plusieurs jours chez ton client.
3. L'achat d’un utilitaire: La question qui revient souvent est: est-ce qu’on peut déduire la TVA sur l'achat d’un véhicule professionnel. Cela dépend de nombreux critères selon que tu es en micro-entreprise ou en société, et selon l’usage du véhicule.
4. Les frais de bouches: Les repas d’affaires avec tes clients et prospects sont envisageables, mais raisonnables.
5. Les frais de locaux (ou de ton appartement): Domiciliation chez toi permet de déduire une part du loyer selon le pourcentage utilisé à des fins professionnelles; en domiciliation commerciale, le coût peut être imputé dans les charges déductibles.
6. Les frais de communication: Carte de visite, site internet… tout ce qui contribue au développement économique est déductible.
7. Le matériel: Ordinateur, téléphone et autres outils professionnels, susceptibles d’être déduits.
8. Les frais de formation et l’assurance professionnelle: Formations liées à l’activité et assurances professionnelles déductibles pour protéger l’entreprise.
9. Autres: Honoraires, frais de secrétariat, de gestion, communication et marketing, frais de publicité, frais de déménagement, dons et autres dépenses liées à l’activité.

Les règles communes à observer: toutes les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans. En EURL/IS, les charges liées à l’exploitation diminuent le bénéfice imposable et donc l’impôt.

Règles et montages concrets autour du véhicule et des déplacements

Règle générale: régime des frais réels si véhicule affecté à l’entreprise, soit par achat/achat ou par location; carte grise au nom de la société; déduction des frais réels (carburant, entretien, assurances) et éventuellement indemnités kilométriques si usage mixte;

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Régime du forfait kilométrique: s’applique lorsque le véhicule privé est utilisé pour les besoins professionnels et nécessite un carnet des déplacements; l’indemnité kilométrique couvre l’usure, l’entretien, etc., et est non imposable en tant que remboursement de frais.

Régime du forfait carburant pour les BIC_IR: les professionnels relevant de l’IR avec BIC peuvent opter pour ce régime et bénéficier d’un barème spécifique.

Attention: si usage mixte, la quote-part professionnelle doit être clairement documentée et justifiée par les justificatifs, sinon l’administration peut requalifier en rémunération ou en dépense non déductible.

Les charges non déductibles et celles pouvant faire débat

Charges non déductibles: séances chez le coiffeur, dépenses somptuaires, taxe foncière, pénalités et amendes, intérêts sur emprunts, TVA sur frais de taxi/métro/train/hôtel et véhicule de tourisme, dons à des partis politiques, etc.

Charges qui peuvent être controversées: frais de repas et vêtements, domicile-travail et déductions de loyer, cadeaux clients, frais de représentation et de publicité, dons et congés fiscaux, etc. Chaque dépense doit être raisonnable, justifiée et documentée.

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Bonnes pratiques pour bien gérer les frais déductibles en EURL

• Conserver toutes les factures et justificatifs (papier ou numérique).
• Utiliser un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses et automatiser les notes de frais (ex: Pennylane ou équivalent).
• Faire appel à un expert-comptable pour maximiser les déductions et sécuriser les décisions fiscales.
• Établir un plan de trésorerie et suivre les coûts variables et fixes pour optimiser les dépenses.
• Renégocier régulièrement les prix avec les fournisseurs et vérifier la cohérence des dépenses avec l’activité.
• Pour les loyers de domicile ou bureaux, formaliser les conventions de mise à disposition et s’assurer de la cohérence fiscale.

Cas pratiques et exemples concrets

Exemple MacBook Pro à 1999 €: charge déductible si nécessaire à l’exercice et facturé, réduction du bénéfice imposable; les dépenses mixtes doivent être séparées entre usage pro et usage perso.

Exemple dons à des œuvres d’intérêt général: déduction limitée et plafonnements; dons dépassant les seuils peuvent bénéficier d’un crédit d’impôt ou d’une réduction.

Chez Excilio, nous proposons un accompagnement: audit des frais professionnels, suivi en temps réel via des outils comptables, et alertes en cas de contrôle fiscal.

Tableau récapitulatif des catégories de frais déductibles en EURL

Rappel des points critiques pour éviter les contrôles et redressements

La déduction exige que chaque dépense soit réelle, professionnelle, proportionnée et justifiée par des documents valables. Le domicile fiscal doit être en France pour certaines déductions. Le risque principal est le mélange des dépenses personnelles et professionnelles; les forfaits remboursés sans justificatifs peuvent être requalifiés en rémunération.

La frontière entre charge déductible et dépense personnelle peut être mince. Un accompagnement par un expert-comptable est donc fortement recommandé pour sécuriser les déductions, adapter le régime fiscal et optimiser la rentabilité.

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Exigences de conformité et conseils finaux

Conserver 10 ans les justificatifs; documenter exactement chaque poste (nom, date, motif, montant); s’assurer que chaque dépense est engagée dans l’intérêt économique et financier de l’entreprise; éviter les dépenses luxueuses ou hors sujet.

Si vous lancez une EURL et cherchez à optimiser vos charges, noter une recommandation: faites appel à un expert-comptable spécialisé dans les EURL et à des outils adaptés pour monitorer les dépenses en temps réel.

Besoin d’un accompagnement pour déterminer les charges déductibles et structurer votre EURL? Laissez-nous vous guider et vous proposer un plan personnalisé.

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