Devenir Secrétaire Indépendante Auto-Entrepreneur : Guide Complet des Démarches en France

Devenir secrétaire en auto-entrepreneur offre de nombreux avantages, tant sur le plan de l'indépendance que de la flexibilité. Ce statut permet de gérer diverses tâches administratives pour différents clients, tout en bénéficiant d'une grande autonomie. Pour concrétiser ce projet, il est essentiel de connaître les conditions d'accès au métier et les démarches administratives à accomplir.

Les Conditions d'Accès au Métier

Aucun diplôme spécifique n'est exigé pour devenir secrétaire auto-entrepreneur, car l'activité n'est pas réglementée. Cependant, il est vivement recommandé de suivre des formations en secrétariat pour gagner en crédibilité auprès des clients. Les recruteurs accordent une grande importance à l'expérience, mais certaines qualifications professionnelles rassurent également.

Qualifications Recommandées

BTS ou Licence Professionnelle : Les titulaires de ces diplômes sont souvent recherchés par les entreprises souhaitant faire appel à un secrétaire indépendant.
DUT ou BTS Assistant de Gestion : Poursuivre ses études pour obtenir ces diplômes peut optimiser les chances de réussite.
Bac Pro Gestion-Administration : Ce diplôme est un atout pour débuter, car il fournit les compétences nécessaires à l'exercice de l'activité.

Les entreprises qui recrutent des secrétaires indépendantes recherchent presque systématiquement des titulaires d’un BTS, voire plus (licence professionnelle). Le cas échéant ils recherchent l’expérience.

Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciés.

Niveau bac
Bac pro gestion-administration,
Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)

Niveau bac + 2
BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen),
BTS support à l’action managériale (ex BTS AM - assistant de manager),
BTS ATI - assistance technique d’ingénieur,
BTS CG - gestion comptable
BTS MCO - management commercial opérationnel
BTS CI - commerce international
DUT GEA - gestion des entreprises et des administrations
DUT GACO - gestion administrative et commerciale

Les Missions d'une Secrétaire Indépendante

Le secrétaire indépendant a pour principale mission de gérer diverses tâches administratives pour le compte de clients variés. Il doit faire preuve d'une grande polyvalence. Ses missions peuvent inclure :

Ouverture du courrier et classement de documents
Télésecrétariat et travaux de saisie
Gestion des achats, facturation et recouvrement de créances
Accompagnement dans la gestion des ressources humaines
Gestion du personnel de maison pour les particuliers

Un(e) secrétaire indépendant(e) réalise des missions en lien avec la gestion administrative d’une entreprise classique. Il/Elle propose aux TPE les mêmes missions administratives qu’une secrétaire salariée pourrait réaliser ; dont l’embauche est impossible à cause d’un volume de travail trop faible ou d’un coût trop élevé.

Aujourd’hui, les entreprises préfèrent recourir au service du secrétaire auto-entrepreneur, notamment en raison de son faible coût.

Il est bon de noter également que le secrétaire indépendant peut exercer le métier d’assistant commercial ou de gestion.

Bien que les deux professions aient tendance à se rejoindre, une secrétaire à domicile se différencie de l’écrivain public spécialisé dans la rédaction pure de contenus : courriers, biographies, lettres de motivation, etc. Car, si la secrétaire indépendante peut réaliser certaines de ces tâches, ses missions incluent également un rôle d’assistante et de gestionnaire qui n’incombe pas à l’écrivain public.

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Les Démarches Administratives pour Devenir Auto-Entrepreneur

Le secrétaire auto-entrepreneur exerce son métier à son compte et doit s'immatriculer via le guichet des formalités des entreprises ou en confiant la démarche à un prestataire spécialisé. Si son activité est qualifiée d'artisanale, il est conseillé de prendre contact avec sa Chambre de Métiers et de l'Artisanat (CMA) avant de débuter les formalités.

Étapes Clés de l'Immatriculation

Immatriculation en ligne : Effectuer la démarche via le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprises).
Déclaration de début d'activité : Remplir le formulaire de déclaration en ligne.
Fournir les documents nécessaires : Inclure une pièce d'identité, un justificatif de domicile et une attestation sur l'honneur de non-condamnation.

Il est tenu de s’immatriculer via le guichet des formalités des entreprises ou en confiant la démarche à un prestataire spécialisé.

À noter : si son activité est qualifiée d’artisanale, il est conseillé au secrétaire indépendant de prendre contact avec sa Chambre de métiers et de l’artisanat avant de débuter les formalités d’immatriculation.

Une fois que vous avez fait le choix du statut juridique de votre entreprise de secrétariat à domicile, vous êtes prêt à faire les démarches de création.

L'ensemble des formalités de vie d'une entreprise s'effectuent en ligne via le Guichet unique, accessible à l'adresse procedures.inpi.fr. Pour créer votre compte, il faut vous munir d'une pièce d'identité et d'un justificatif de domicile.

Vous devez avoir arrêté votre choix de statut juridique puisqu'un formulaire de déclaration de début d'activité est à remplir, et les informations suivantes vous seront demandées :

Vos informations personnelles (nom, prénom, adresse, etc.)
Le nom de votre entreprise
Votre activité principale
Votre statut juridique
Votre régime fiscal
Votre choix de son option pour la TVA (franchise ou régime réel)

Investissements et Préparation

Pour exercer le métier de secrétaire indépendant, il n'est pas nécessaire de réaliser d'importants investissements. Cependant, il est indispensable de prévoir des moyens techniques et quelques matériels pour assurer les missions. Il est également judicieux d'aménager un espace bureau pour se concentrer efficacement.

Éléments à Prévoir

Matériel informatique : Ordinateur, imprimante, scanner, logiciels de bureautique.
Connexion internet : Une connexion fiable et rapide est essentielle.
Espace de travail : Un bureau confortable et bien organisé.

Cette démarche se prépare avant même de démarrer l’activité de secrétaire indépendant.

Mais il doit prévoir quand même des moyens techniques, dont quelques matériels pour assurer ses missions.

Bon à savoir : pour arriver à bien se concentrer, il serait judicieux qu’il s’aménage également un espace bureau.

Espace de travail secrétaire indépendante

Offre Commerciale et Tarifs

Avant de se lancer, il est crucial de réfléchir à l'offre commerciale que l'on souhaite proposer en fonction du marché. Des tarifs en adéquation avec les offres proposées permettront de séduire les premiers clients. Il est également important de redoubler d'efforts pour offrir des services de qualité.

C’est grâce à des tarifs en parfaite adéquation avec les offres proposées que le professionnel parviendra à séduire ses premiers clients. Il y arrivera également en redoublant d’efforts pour proposer des services de qualité.

Une secrétaire indépendante facture généralement ses services selon son expérience :

15 à 35 € l'heure en début de carrière
35 à 45 € l'heure avec 3 à 5 ans d’expérience
45 à 65 € l'heure sur des profils très qualifiés

Il est de coutume de mettre en place des forfaits, comme 130 € pour une demi-journée (4 heures), 250 € la journée ou encore de 330 € à 400 € la mission d'une durée de 12 heures.

Développement de la Clientèle

Une fois toutes les démarches accomplies, il est temps de développer son cercle de clients. Créer un site web est indispensable pour être présent sur Internet et faire de la publicité. Pour se créer une clientèle, le secrétaire auto-entrepreneur doit trouver le moyen de se distinguer de la concurrence. La maîtrise de plusieurs langues est un atout pour démarcher des clients internationaux. Pour trouver de nouveaux clients, il peut utiliser différents outils digitaux et tester la publicité Google.

Stratégies de Communication

Site web : Présentez vos services, tarifs et références.
Réseaux sociaux : Utilisez les plateformes professionnelles pour vous faire connaître.
Publicité en ligne : Testez Google Ads pour cibler vos prospects.
Bouche-à-oreille : Parlez de votre activité à votre réseau personnel et professionnel.

Une fois toutes les démarches pour devenir secrétaire auto-entrepreneur accomplies, il peut commencer à développer son cercle de clients.

Il lui sera également indispensable de créer un site web pour être présent sur Internet et pouvoir faire de la publicité.

Pour se créer une clientèle, le secrétaire auto-entrepreneur doit trouver également le moyen de se distinguer de la concurrence.

À noter : pour démarcher des clients internationaux, la maîtrise de plusieurs langues est indispensable.

Pour trouver de nouveaux clients, il peut aussi user de différentes méthodes de communication.

Pour son activité, il est par exemple préférable d’opter pour des outils digitaux.

Il a la possibilité de la mettre en avant en testant la publicité Google.

Qualités Essentielles pour Réussir

Pour accéder au métier et exceller dans le domaine, le secrétaire indépendant doit posséder un bon sens de l'organisation. Il doit savoir gérer son temps et s'adapter aux besoins de la clientèle. La flexibilité et l'organisation sont des qualités indispensables, car les demandes des clients se font souvent dans l'urgence.

Compétences Clés

Organisation : Gérer efficacement plusieurs projets et clients.
Flexibilité : S'adapter aux demandes urgentes et variées.
Gestion du temps : Respecter les délais et optimiser la productivité.
Communication : Échanger clairement avec les clients et comprendre leurs besoins.

Il faut savoir aussi à l’avance que leurs demandes se font souvent dans l’urgence.

D’où la nécessité de rester flexible et organisé à tout moment.

Pour accéder au métier et exceller dans le domaine, le secrétaire indépendant doit avoir avant tout un bon sens de l’organisation.

En effet, il peut être en contact avec des clients diversifiés et traiter de nombreux projets à la fois.

Aussi, il faut également qu’il sache bien gérer son temps et s’adapter aux besoins de la clientèle.

Statut Juridique : Micro-Entrepreneur

La plupart des secrétaires indépendantes adoptent le statut de micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur) car c’est une procédure très simple pour se lancer et peu coûteuse. Il suffit de se rendre sur le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) pour se déclarer en ligne en tant que micro-entrepreneur.

Même si la création en micro-entreprise est la solution privilégiée par les acteurs du secrétariat externalisé, sachez qu’il existe d’autres possibilités telles que la création en Entreprise Individuelle ou société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA). Toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients. C’est pourquoi il est important de se faire accompagner et conseiller par un professionnel afin de bien les arbitrer et ne pas se tromper dans son choix.

Les Outils Utilisés par les Secrétaires à Distance

Les outils utilisés par les secrétaires à distance varient beaucoup d’une indépendante à l’autre. En général, elles utilisent un ordinateur avec Pack Office pour la rédaction de courriers, un téléphone et des logiciels basiques type Word et Excel afin de pouvoir répondre aux besoins les plus simples de l’assistance administrative.

Tarifs des Prestations Administratives Externalisées

En général les tarifs des prestations administratives externalisées proposées par les secrétaires qui travaillent à distance varient entre 15 et 30 € de l’heure. La moyenne se situe aux alentours de 20 € de l’heure.

Mais les devis que vous établirez doivent aussi prendre en compte votre expérience, votre savoir-faire, les garanties que vous apportez et votre valeur ajoutée intrinsèque.

Différences entre Secrétaire Indépendant et Secrétaire à Domicile

Il n’y a pas vraiment de différences entre secrétaire indépendant et secrétaire à domicile. Les deux ont un statut d’indépendant et proposent un service administratif aux chefs d’entreprises qui peut être réalisé à distance, donc en télétravail. En revanche, à l’inverse du secrétaire à domicile, le ou la secrétaire indépendante peut être amenée à se déplacer dans les locaux, si nécessaire, pour remplir sa mission. Il/Elle peut également gérer les tâches administratives des particuliers.

Trouver un ou une Secrétaire Indépendant(e)

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire indépendante ? Identifiez vos besoins afin de rentrer en contact avec un professionnel près de chez vous. Nous mettons à votre disposition un large choix d’offres de prestataires externes à Paris et dans d’autres villes de province comme Toulouse ou bien Nantes par exemple. Découvrez leur parcours, leur expérience et leurs motivations.

Les Étapes pour se Lancer en Freelance

Pour vous lancer en freelance dans le domaine de l’externalisation administrative, il va falloir passer par plusieurs étapes : le choix de votre implantation, de votre mode de financement, déterminer les aides auxquelles vous avez droit, définir votre proposition de valeur, choisir votre statut juridique et enfin définir votre plan d’action commercial.

Les Missions d'une Entreprise de Secrétariat à Domicile

L'activité du secrétariat à domicile et ses missions dépendent du type de clientèle avec laquelle vous choisissez de travailler. Une secrétaire à domicile peut intervenir auprès :

des entreprises, des associations ou de tout autre organisme pour les seconder dans leur gestion administrative ;
des particuliers pour les aider dans les tâches administratives courantes.

Les missions d’une secrétaire à domicile auprès des particuliers : Avec la dématérialisation des démarches administratives, de nombreux particuliers font désormais appel à une entreprise de secrétariat à domicile pour :

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