Modèle et éléments essentiels du contrat de travail pour une secrétaire

Le contrat de travail est le socle de toute relation entre un employeur et un salarié. Une importance particulière doit donc être accordée à sa rédaction, notamment pour éviter des conflits et les doutes dans son interprétation. Le contrat de travail est un document officiel à valeur légale qui formalise la réalité de l’embauche d’un salarié et sa rémunération.

À quoi sert un contrat de travail et quels sont ses critères de validité ?

Le contrat de travail est régi par les articles L.1211-1 et suivants du Code du travail. C’est ce document qui va définir les obligations entre l’employeur et le salarié. Il indique à travers des clauses un ensemble de droits et de devoirs que doivent à la fois respecter l’entreprise et le collaborateur. Il impose, en effet, que trois conditions principales soient appliquées, à savoir : l’exécution d’un travail par le salarié pour le compte de son employeur ; le versement d’une rémunération au salarié, en contrepartie du travail accompli ; le lien de subordination par lequel le salarié se place sous la directive de son employeur.

Un contrat de travail est valide dès lors que trois critères sont réunis : une prestation de travail, une rémunération et un lien de subordination (jurisprudence Cass.). Le CDI est la forme de droit commun. Le contrat à durée indéterminée (CDI) est la forme normale de la relation de travail (art. L1221-2 C.trav.). Il n’a pas de terme fixé. Seule une rupture du contrat de travail comme une démission, un licenciement, une rupture conventionnelle ou un départ à la retraite y met fin.

Obligation d'écrit et nouveautés 2025

Le Code du travail n'impose pas la signature d'un contrat écrit. En l'absence d’écrit, la relation de travail entre un employeur et une personne physique est légalement présumée être un CDI à temps plein. Cette présomption par laquelle le contrat est un CDI en l'absence d’écrit est simple : l’employeur peut la renverser en prouvant l’existence d’un autre type de contrat, mais c’est à lui de le démontrer.

ATTENTION : Évolution majeure en 2025 - Depuis janvier 2025, la directive européenne (UE) 2019/1152 sur la transparence des conditions de travail a renforcé les obligations d'information en France. Désormais, même pour un CDI à temps plein, l'employeur doit remettre au salarié un document écrit précisant les conditions d'emploi essentielles dans les 7 jours suivant l'embauche. Depuis le décret n°2023-1004 du 30 octobre 2023 (transposant la directive UE 2019/1152), l'employeur doit remettre au salarié, dans les 7 jours suivant l'embauche, un document écrit reprenant les informations essentielles : durée du travail, lieu, rémunération, congés, préavis, convention collective applicable (art. L1221-5-1 C.trav.).

Bien que le Code du travail français maintienne théoriquement la possibilité d'un CDI oral à temps plein, nous recommandons très fortement la rédaction systématique d'un contrat écrit pour : respecter les exigences européennes en matière de transparence, prévenir tout litige ultérieur entre les parties, sécuriser juridiquement la relation de travail.

Mentions essentielles à inclure pour une secrétaire

Le contrat doit mentionner l'identité de l'employé et la dénomination de l'entreprise ; la nature du contrat ; les attributions du salarié ; le lieu de travail ; la durée et les horaires de travail ; la date de début de la prise de fonction ; la rémunération (salaire et primes) ; les congés payés ; la durée de la période d'essai. Toutes les mentions obligatoires visent donc à déterminer les conditions et la durée du travail du salarié.

Les 10 mentions obligatoires sur un contrat de travail comprennent : les coordonnées de chacune des parties ; le poste de travail occupé par le salarié et sa localisation ; la qualification du salarié ; la date du début du contrat ; le nombre d’heures hebdomadaires de travail ; les congés payés ; la durée de la période d’essai si elle est mise en place et ses conditions de renouvellement ; le délai de préavis dans le cadre d’un CDI ; la durée du contrat et sa date de fin pour un CDD ; la convention collective si elle est appliquée dans l’entreprise.

Clauses particulières utiles pour le poste de secrétaire

Au-delà des mentions obligatoires du contrat de travail, les parties peuvent librement négocier des clauses dès lors qu’elles ne contreviennent pas à l’ordre public, aux dispositions légales impératives, ni aux droits fondamentaux du salarié. Parmi ces mentions spéciales, on peut trouver la clause de non-concurrence qui permet de protéger les intérêts de l'entreprise. La clause de mobilité est une condition qui oblige l'employé d'accepter une mutation géographique, dans un périmètre défini, imposé par l'employeur. Un autre exemple, la clause de confidentialité. Celle-ci interdit au salarié de révéler des informations confidentielles concernant son entreprise.

La clause de non-concurrence interdit au salarié, après la rupture de son contrat, d’exercer une activité concurrente. Sans contrepartie financière, la clause de non-concurrence est frappée de nullité absolue et le salarié peut l’ignorer librement. Toute clause du contrat de travail limitant les droits du salarié (mobilité, exclusivité, non-concurrence) doit être proportionnée à un intérêt légitime de l’entreprise et justifiée par la nature du poste.

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Durée du travail et spécificités (temps plein, temps partiel, forfaits)

« Le salarié / la salariée » exercera ses fonctions dans le cadre d’un contrat de travail à temps complet. « Il / Elle » est assujetti(e) à l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise. La durée hebdomadaire de travail sera de « nombre d’heures ». En cas de forfait jours « Le salarié / la salariée » dont la durée de travail ne peut être prédéterminée, dispose d’une réelle autonomie dans l’organisation de son emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui lui sont confiées.

Article 5 bis : Durée du travail (contrat à temps partiel) - « Le salarié / la salariée » exercera ses fonctions dans le cadre d’un contrat de travail à temps partiel. La durée « hebdomadaire/ou mensuelle » de travail sera de « nombre d’heures ». La répartition de la durée du travail s’effectuera sur « la semaine / le mois » comme suit : Lundi : xx heures, Mardi : xx heures, Mercredi : xx heures, Jeudi : xx heures, Vendredi : xx heures, Samedi : Dimanche : Cette répartition pourra être modifiée dans les cas suivants : « indiquer les motifs : remplacement d’un salarié absent, surcroit temporaire d’activité... »

Attention : L’absence de l’une de ces mentions dans un contrat à temps partiel entraîne présomption de CDI à temps complet. Le contrat à durée indéterminée (CDI) est la forme normale de la relation de travail. Le contrat à durée déterminée (CDD) est autorisé uniquement dans des cas strictement définis par le Code du travail.

Période d'essai et renouvellement

La période d’essai d’un CDI permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié et au salarié d’apprécier ses conditions de travail. La période d’essai CDI dure 2 mois (ouvriers/employés), 3 mois (techniciens/AM) ou 4 mois (cadres) et est renouvelable une fois si la convention collective le prévoit (art.). La convention collective ou le contrat peut prévoir des durées de période d’essai inférieures, mais pas supérieures aux maxima légaux. La période d'essai pour un CDD est calculée à raison d'un jour par semaine de contrat, dans la limite de 2 semaines pour les CDD inférieurs à 6 mois, et de 1 mois pour les CDD de 6 mois et plus. Dans le cadre d’un CDD, la période d’essai ne peut être renouvelée.

Rémunération et avantages

En contrepartie de son travail, « le salarié / la salariée » percevra une rémunération « mensuelle/annuelle » brute de « rémunération en euros », correspondant au salaire de base et au taux horaire de « XXX ». Le cas échéant : S’ajoutent à ce salaire de base les compléments ou accessoires de salaire suivants : « une prime d’un montant de « indiquer le montant » » ou « des avantages en nature correspondant à « indiquer le type d’avantage en nature » » et le cas échéant, etc… À ce salaire de base pourra s’ajouter une rémunération variable annuelle brute sur objectifs d’un montant maximum de « rémunération en euros ».

Le Salarié recevra, en contrepartie de son travail, une rémunération brute annuelle de [Montant annuel brut en euros]. Ce montant équivaut à [Montant mensuel brut en euros] euros bruts par mois pour un total de 151,67 heures de travail mensuelles. Les modalités de paiement du salaire : Le salaire sera payé chaque mois, le [Date de paiement], par virement bancaire sur le compte du Salarié.

Congés, prévoyance, sécurité sociale et retraite

« Le salarié / la salariée » bénéficiera de congés payés selon les conditions fixées par les dispositions légales et conventionnelles applicables. À l’issue du présent contrat, les congés payés non pris donneront lieu au versement d’une indemnité compensatrice de congés payés. La caisse de retraite complémentaire à laquelle « le salarié / la salariée » est affilié(e) est « nom et adresse de la caisse complémentaire de retraite ». Par ailleurs, « il / elle » bénéficiera du régime de prévoyance souscrit par l’entreprise et géré par « nom et adresse du ou des organismes de prévoyance ».

Obligations et règles internes

Le Salarié s’engage à consacrer tout son temps de travail à l’exécution des missions qui lui sont confiées et à respecter les directives de l’Employeur. Le Salarié s’engage à : Exécuter ses fonctions avec diligence, loyauté et professionnalisme. Respecter le règlement intérieur et les procédures de l’entreprise. Maintenir la confidentialité sur les informations sensibles de l’entreprise. Informer l’Employeur de tout changement de situation personnelle pouvant affecter le contrat de travail. Le Salarié doit respecter une obligation de discrétion et de secret professionnel en ce qui concerne toutes les informations auxquelles il aura accès dans le cadre de ses fonctions, même après la fin du contrat de travail.

Signature électronique et formalités d'embauche

Oui, la signature électronique d'un contrat de travail est totalement légale en France, à condition d'utiliser une solution qualifiée conforme au règlement européen eIDAS. Cette solution doit garantir : l'identification certaine des parties signataires, l'intégrité du document (aucune modification après signature), la traçabilité et l'horodatage de la signature. Les plateformes comme DocuSign, Yousign, ou les solutions intégrées dans les SIRH respectent ces critères.

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire que tout employeur doit effectuer avant de recruter un salarié, quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage…). La DPAE doit être transmise au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la prise de poste et peut être effectuée jusqu’à 8 jours avant l’embauche. Bon à savoir : La DPAE lorsqu’elle est réalisée en ligne génère automatiquement un récépissé à conserver précieusement.

Sanctions en cas d'absence ou d'erreur

Les sanctions en 2025 sont renforcées : CDD incomplet ou absent : Requalification automatique en CDI + indemnité d'au moins 1 mois de salaire brut pour le salarié + amende administrative jusqu'à 3 750€ par salarié concerné. CDI sans écrit (depuis 2025) : Amende administrative jusqu'à 3 750€ pour non-respect de la directive européenne. Récidive : Doublement des amendes (7 500€ maximum). L'absence de DPAE est une infraction de travail dissimulé, passible d'une amende de 1 625 € par salarié (5ème classe de contravention).

Modification et rupture du contrat

En revanche, une modification du contrat de travail (changement de rémunération, de qualification, de durée du travail, de lieu en dehors du secteur géographique) nécessite l'accord exprès du salarié. L'employeur doit soumettre la modification du contrat de travail à son employé par écrit ; le salarié dispose alors d'un délai d'un mois pour accepter ou refuser. Toute modification du contrat de travail acceptée par les deux parties se formalise par un avenant signé.

La suspension du contrat de travail est une interruption temporaire de l’exécution des obligations sans rupture du contrat. Pendant la suspension du contrat de travail, le salarié ne travaille pas mais reste salarié protégé. Le salarié peut rompre son contrat de travail par démission (volonté claire et non équivoque, préavis à respecter selon la convention collective), ou par prise d’acte de la rupture (manquements suffisamment graves de l’employeur tels que des impayés de salaire, du harcèlement, ou une modification unilatérale du contrat). L’employeur peut rompre un CDI par licenciement (motif personnel ou économique), qui doit reposer sur une cause réelle et sérieuse, suivre une procédure précise (convocation, entretien préalable, notification écrite) et respecter les délais de préavis.

Cas spécifique : secrétaire indépendante

Le Contrat de Secrétaire Indépendante est essentiel pour définir les modalités de collaboration entre une professionnelle indépendante et ses clients. Ce modèle permet d’établir clairement les missions, la rémunération, le délai d’intervention et les responsabilités de chaque partie. Dans le cas d’une secrétaire indépendante, le contrat doit préciser : Informations des Parties, Objet du Contrat, Description des Services, Tarif et Conditions de Paiement, Durée du Contrat, Obligations des Parties, Conditions de Résiliation, Confidentialité et Sécurité, Résolution des Conflits, Coordonnées de Contact, Déclarations et Signatures.

Article 1 : Missions confiées - La Secrétaire Indépendante s’engage à réaliser les missions suivantes : Gestion des appels téléphoniques ; Organisation de réunions et prise de rendez-vous ; Gestion des documents administratifs ; Autres tâches qui pourraient être définies d’un commun accord. Article 2 : Durée du contrat - Le présent contrat est conclu pour une durée de [préciser la durée, ex : 6 mois], à compter de la date de signature, renouvelable d’un commun accord. Article 3 : Rémunération - Le Client s’engage à verser à la Secrétaire Indépendante une rémunération de [montant en euros] par heure de travail effectué. Article 4 : Confidentialité - La Secrétaire Indépendante s’engage à respecter la confidentialité des informations et documents qui lui seront remis dans le cadre de sa mission. Article 5 : Résiliation - Chacune des parties pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un préavis de [nombre de jours, ex : 15 jours].

Bonnes pratiques pour rédiger ou adapter un modèle

Un contrat de travail est valide dès lors que trois critères sont réunis : prestation de travail, rémunération et lien de subordination. Le contrat doit être personnalisé selon la situation et les dispositions conventionnelles applicables. Attention, chaque modèle de lettre proposé est à personnaliser selon votre situation et est susceptible d'évoluer suite à des changements de réglementation. Il est vivement conseillé de consulter un professionnel du droit du travail pour adapter le contrat aux spécificités de votre situation.

Il est tout à fait possible de télécharger un modèle de contrat de travail en ligne et de l’adapter en fonction de son entreprise. Vérifiez cependant que toutes les informations obligatoires y figurent. Si le modèle a été rédigé par un avocat, c’est encore mieux. Vous avez la possibilité de rédiger votre contrat en ligne ou de télécharger un modèle que vous pourrez personnaliser selon vos besoins : veuillez remplir le formulaire afin que le contrat exprime clairement l’accord entre les parties.

Signature électronique pour les contrats Nortia

FAQ rapide

Quelles mentions sont obligatoires sur un contrat de travail en 2025 ? Les mentions obligatoires varient selon le type de contrat ; depuis 2025 un document écrit doit être remis dans les 7 jours suivant l’embauche pour les CDI aussi.
Un contrat de travail doit-il toujours être écrit ? Tous les autres types de contrats de travail doivent obligatoirement être conclus par écrit. Il s'agit du CDI à temps partiel, du CDD, du contrat de travail intermittent ou saisonnier, du contrat de travail temporaire, du contrat d'apprentissage…
La signature électronique est-elle valable ? Oui, la signature électronique avancée est valable pour signer des contrats de travail si elle respecte eIDAS.
Que risque l’employeur en cas d’absence d’écrit ? Des sanctions renforcées existent : requalification, amendes administratives pouvant atteindre 3 750€ par salarié et jusqu’à 7 500€ en cas de récidive.

Élément	Obligatoire pour une secrétaire (CDI)
Identité des parties	Oui
Fonction et missions	Oui
Lieu de travail	Oui
Durée du travail et horaires	Oui
Rémunération	Oui
Période d’essai	Si prévue
Clauses spécifiques (non-concurrence, mobilité, confidentialité)	Oui si insérées et encadrées

Sans aucun doute, le contrat de travail constitue le fondement de la relation entre le salarié et l’employeur. Bien rédigé, il sécurise les deux parties, définit les droits et obligations de chacun, et prévient les litiges.

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