Comment obtenir un extrait Kbis par courrier : Procédure détaillée

Pour que votre entreprise ait une existence légale, vous devez obtenir un extrait Kbis. Ce document atteste que l’entreprise est créée et qu’elle existe légalement (elle est enregistrée au registre du commerce et des sociétés). Autrement dit, vous avez besoin de cet extrait pour exercer votre activité légalement si votre entreprise relève normalement du registre du commerce et des sociétés.

Le Kbis est LE document pivot de votre entreprise ou de votre association, on parle même de « carte d’identité » de la société. Il vous servira à prouver l’existence légale de la structure que vous avez créé et l’inscription de celle-ci au registre du commerce et des sociétés (RCS). Si votre activité professionnelle consiste en des actes de commerce, vous avez l’obligation légale de vous inscrire au RCS, peu importe que vous exerciez en tant que personne physique ou morale.

D’ailleurs, l’extrait Kbis est le seul document qui permet de prouver l’immatriculation de votre entreprise, en justifiant son existence, ainsi que son activité commerciale. La demande de Kbis vous servira en outre à pouvoir réaliser certaines démarches essentielles pour la vie de votre entreprise et à développer votre activité.

Par exemple, il est souvent nécessaire pour :

Ouvrir votre compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
Solliciter des aides financières ou un prêt

La durée de validité d’un extrait Kbis est de 3 mois. Il faudra donc le télécharger régulièrement.

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Les différents types d'extraits : K, Kbis, L et Lbis

Vous ne connaissez pas les différences qui existent entre les extraits K, L, Kbis et Lbis ? Découvrez les réponses à vos questions afin de mieux comprendre ce qu'est un Kbis, et à qui il s'adresse.

Le Kbis : il ne concerne que les entreprises inscrites au RCS et donc qui ont un objet commercial.
Le Kbis association : en principe, les associations n’ont pas de Kbis car elles ne poursuivent pas d’objet commercial.

Il est à noter que les micro-entrepreneurs et les professionnels libéraux ne se voient pas remettre un Kbis ou extrait K pour l’exercice de leur activité.

Le plus célèbre des extraits est, sans nul doute, l'extrait Kbis. Il existe cependant deux autres documents très proches : les extraits K, L et Lbis.

L'extrait K concerne les personnes physiques que sont entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs).
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Attention, une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises. Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Comment obtenir un Kbis ?

Pour obtenir un extrait Kbis, le créateur d’entreprise doit demander l’immatriculation de son entreprise au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe. La réalisation de cette formalité est obligatoire, car ce document justifie la création et l’existence légale de l’entreprise. Afin d’obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire de demander l’immatriculation de son entreprise. Sans accomplir ces formalités, il est impossible de détenir ce document.

Si vous ne vous chargez pas vous-même de vos démarches de création d’entreprise, c’est le professionnel que vous avez sollicité, ou le service en ligne que vous utilisez, qui se charge de transmettre votre demande d’immatriculation. Une fois que votre dossier est réceptionné par le greffe, il sera analysé pour vérifier qu’il est complet et qu’il n’y a pas d’erreurs au niveau de vos formalités. Le cas échéant, vous recevrez un courrier qui vous précisera quels sont les documents manquants et/ou les erreurs constatées. Vous aurez ensuite la possibilité de procéder aux corrections. Dès que le dossier est complet et validé, le greffe procède à l’immatriculation de l’entreprise. En principe, vous recevrez votre extrait Kbis assez rapidement.

Les informations contenues sur le document sont publiques, tout intéressé peut faire une demande de Kbis, pas seulement les personnes qui ont créé ou sont associées de l’entreprise. L'extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise en France. Il s'agit en quelque sorte de la carte d'identité de l'entreprise, délivrée par le greffe du tribunal de commerce dont elle dépend. Il regroupe l'ensemble des informations légales relatives à l'entreprise, telles que sa raison sociale, sa forme juridique, son adresse, son numéro SIREN, la date d'immatriculation, le code NAF, le montant du capital social, les noms des dirigeants ou encore l'existence de procédures en cours.

En tant que chef d'entreprise, il est essentiel de disposer d'un extrait Kbis à jour pour pouvoir justifier de la situation juridique de votre entreprise et ainsi faciliter vos démarches auprès des différentes instances. Il existe plusieurs façons d'obtenir un Kbis : en ligne, en vous rendant directement sur place, ou encore par courrier.

L'extrait Kbis est envoyé automatiquement au créateur de l’entreprise une fois que l’immatriculation est réalisée, mais par la suite, si vous souhaitez obtenir des copies supplémentaires, vous devrez en faire la demande en ligne sur le site infogreffe.fr.

Le prix du Kbis varie en fonction du type de la demande.

Le délai d’obtention du premier Kbis est assez long (entre le moment de validation de votre dossier de création d'entreprise, son immatriculation et la création de votre Kbis) alors que vous pouvez en avoir besoin pour procéder à certaines démarches administratives ou tout simplement pour débuter votre activité. Vous pouvez alors obtenir un Kbis temporaire, qui prendra en fait la forme d’un numéro d’immatriculation provisoire au RCS. Vous devrez en faire la demande auprès du RCS après avoir déposé le dossier complet d’immatriculation de votre entreprise.

Par principe, le Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être opposable à vos créanciers et pour faire foi lors de vos démarches administratives. Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. L'objectif ? S'assurer que les informations qui y sont inscrites sont à jour, et correspondent bel et bien avec la situation de l'entreprise.

Vous avez besoin d’aide pour faire votre demande de Kbis ou d’extrait K ?

L’extrait K-bis

Procédure de demande de Kbis par courrier

Bien que la demande d'extrait Kbis par voie postale soit une option viable, il existe des alternatives plus pratiques pour obtenir ce document. Cette requête est une solution rapide. Le site officiel du registre du commerce et des sociétés propose un service de commande en ligne qui permet de recevoir l'extrait Kbis en version électronique ou par voie postale. Pour ce faire, il suffit de se rendre sur le site d'Infogreffe, de rechercher l'entreprise concernée, et de suivre les instructions pour commander l'extrait Kbis. Le paiement se fait généralement par carte bancaire.

Si vous préférez vous déplacer, il est possible de demander un extrait Kbis directement au tribunal de commerce dont dépend l'entreprise concernée. Pour cela, munissez-vous des informations nécessaires et adressez-vous au guichet du greffe. Le paiement se fait sur place, généralement en espèces, par chèque ou carte bancaire.

Toutefois, il est important de noter que les alternatives en ligne et sur place offrent des avantages considérables en termes de rapidité.

Éléments à inclure dans votre demande par courrier :

Lettre explicative : Rédigez une lettre explicative mentionnant clairement votre souhait d'obtenir un Kbis. Assurez-vous d'inclure vos coordonnées complètes pour que le greffe puisse vous contacter en cas de besoin.
Formulaire Cerfa n°11676*05 : Ce formulaire, intitulé "Demande d'inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS)", est obligatoire pour toute demande d'extrait Kbis. Il est disponible sur le site officiel du Service Public et peut être imprimé.
Règlement des frais : Cette demande implique des frais de traitement. Le montant varie en fonction du type d'extrait souhaité et du mode d'envoi choisi. Les tarifs sont généralement disponibles en ligne.
Enveloppe pré-timbrée : Pour recevoir le Kbis, il est nécessaire de joindre à votre demande une enveloppe pré-timbrée à vos nom et adresse. Cela permettra au greffe de vous expédier ce document sans frais supplémentaires.

Une fois rassemblés tous ces éléments, il ne vous reste plus qu'à adresser votre demande par voie postale. Veillez à bien vérifier l'adresse postale du greffe en question, qui peut être différente de son adresse physique. Commencez par indiquer vos coordonnées en haut à gauche de la page. Dans l'objet, mentionnez clairement que vous demandez un Kbis pour l'entreprise concernée. Par exemple, écrivez "Objet : Demande d'extrait Kbis pour [nom de l'entreprise]". Dans le corps de la lettre, expliquez brièvement pourquoi vous demandez un extrait Kbis. Imprimez la lettre et signez-la à la main. Placez-la dans une enveloppe et écrivez l'adresse du greffe du tribunal de commerce compétent sur l'enveloppe. Avant d'envoyer le courrier, assurez-vous d'inclure un chèque du montant requis pour la délivrance de l'extrait. Enfin, postez votre lettre en utilisant un service d'envoi postal approprié. Vous recevrez ensuite votre extrait Kbis à l'adresse que vous avez indiquée. Le délai de traitement peut varier, mais il est généralement compris entre quelques jours et deux semaines.

Frais et délais associés à la demande par courrier

Concernant les frais associés, sachez que cette requête n'est pas gratuite. En effet, le coût de l'extrait Kbis est fixé par la réglementation en vigueur et est susceptible d'être révisé chaque année. Pour l'année 2021, le coût d'un extrait Kbis en version papier est de 4,05 euros, auquel il faut ajouter 1 euro pour un envoi en France métropolitaine et 2,50 euros pour un envoi à l'étranger. Il est également possible de demander un extrait Kbis électronique, pour un coût légèrement inférieur à la version papier. Dans ce cas, un code d'accès sécurisé vous sera transmis par courriel pour télécharger le document en ligne.

En ce qui concerne les délais d'obtention, il est généralement recommandé de compter entre 5 et 10 jours ouvrés pour recevoir votre extrait Kbis. Toutefois, ce dernier peut varier en fonction des délais postaux. Il est donc préférable de prendre en compte cette durée lors de la planification de vos démarches.

Alternatives à la demande par courrier

Bien que la demande d'extrait Kbis par voie postale soit une option viable, il existe des alternatives plus pratiques pour obtenir ce document. Le site officiel du registre du commerce et des sociétés propose un service de commande en ligne qui permet de recevoir l'extrait Kbis en version électronique ou par voie postale. Pour ce faire, il suffit de se rendre sur le site d'Infogreffe, de rechercher l'entreprise concernée, et de suivre les instructions pour commander l'extrait Kbis. Le paiement se fait généralement par carte bancaire.

Toutefois, il est important de noter que les alternatives en ligne et sur place offrent des avantages considérables en termes de rapidité.

Demande en ligne via Monidenum ou Infogreffe

Après, vous pourrez télécharger régulièrement votre extrait Kbis gratuitement. Pour cela, vous devez activer votre compte personnel sur l’espace en ligne prévu à cet effet, sur le site monidenum.fr. Vous pouvez également demander l’envoi de votre extrait Kbis par courrier, par voie électronique, ou sur place. Dans ce cas, la formalité est payante.

Via une demande en ligne : les entreprises déjà immatriculées peuvent obtenir leur extrait Kbis en quelques minutes via la plateforme officielle Monidenum, si le dirigeant est inscrit. Les micro-entrepreneurs et professions libérales sont inscrits au Répertoire National des Entreprises (RNE) et ne disposent pas de Kbis.

Il existe deux grandes façons d'obtenir un extrait Kbis en ligne :

le service en ligne monidenum.fr ;
le site Infogreffe.

Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Il s'agit donc du meilleur moyen de réduire à zéro le coût d'un Kbis, ainsi que d'un extrait K. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce. Pour y prétendre, il vous faudra tout d'abord vous inscrire, puis vous connecter sur la plateforme dédiée afin de télécharger votre extrait K ou Kbis.

Les chefs d'entreprises dont l'immatriculation a été effectuée au RCS disposent d'une seconde option pour obtenir un extrait Kbis, mais cette fois-ci de façon payante : le site Infogreffe. Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Rapide, sans déplacement et simple, la demande de Kbis en ligne a de nombreux atouts pour les dirigeants de sociétés.

Demande au greffe du Tribunal de commerce

Vous préférez vous rendre directement au greffe du Tribunal de commerce de votre lieu d'exercice ? Ceci est tout à fait réalisable, et permet d'obtenir un extrait Kbis au même titre que lors d'une demande en ligne. En revanche, une telle formalité a un coût, contrairement au service monidenum.fr. Au 1er janvier 2024, il faut débourser 2,56 euros pour récupérer l'extrait Kbis d'une entreprise en se déplaçant sur place, au greffe.

Informations contenues dans l'extrait Kbis

Le Kbis des entreprises commerciales regroupe un certain nombre d'informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Le contenu de l'extrait Kbis reprend les éléments déclarés lors de la création de la société et les modifications ultérieures apportées.

Le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation.
La dénomination sociale de l'entreprise, son sigle et son enseigne.
Le numéro Siren.
Le code APE (ou code NAF).
Le montant du capital social de l'entreprise.
La forme juridique sous laquelle l'activité est exercée.
La ou les activités de l'entreprise.
L'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires situés en Union européenne (UE) ou dans l'Espace économique européen (EEE).
L'âge de la société.
La date où elle a été créée.
Les sites internet et/ou les noms de domaine.
La fonction, le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance ainsi que l'adresse du dirigeant de la société, des administrateurs et des commissaires aux comptes pour les entreprises concernées.
Les autorisations obligatoires pour exercer une profession réglementée.
Les éventuelles procédures collectives engagées (sauvegarde de justice, redressement judiciaire et liquidation judiciaire) en cas de cessation de paiements.

Les procédures préventives (mandat ad hoc, conciliation ou procédure de sauvegarde) ne figurent pas sur l'extrait Kbis.

En cas de fermeture de l'entreprise, un autre type de Kbis est transmis au dirigeant d'entreprise : le Kbis de radiation. Cet extrait constitue la preuve que l'entreprise est fermée, et qu'elle a été radiée du Registre du commerce et des sociétés.

Mise à jour et validité du Kbis

L'extrait Kbis reste cependant très important pour les banques et les fournisseurs, nombreux à le demander pour conclure un contrat.

Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. L'objectif ? S'assurer que les informations qui y sont inscrites sont à jour, et correspondent bel et bien avec la situation de l'entreprise.

En effet, en cas de modification de l'un des éléments contenu dans un Kbis, à l'image du dirigeant, du siège social ou encore de l'activité exercée, le changement de Kbis doit être effectué sous un mois, après qu'une décision et une publication aient été effectuées en ce sens.

Lors de l'accomplissement des formalités de constitution d'une entreprise, un extrait Kbis vous est fourni. Néanmoins, celui-ci doit parfois être mis à jour ou actualisé. Il est donc impératif d'obtenir un nouveau Kbis. Selon la modalité d'une telle requête, le coût du Kbis peut différer.

Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).

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