Entrepreneuriat et Gestion de Projet : Définition et Stratégies pour le Succès

Les projets sont à la base de toute réussite d’entreprise. Pour les traiter efficacement sans effort, les entreprises doivent miser sur la gestion de projet. Découvrons ensemble la définition de l'entrepreneuriat et de la gestion de projet, leurs composantes essentielles et les stratégies pour les implémenter avec succès.

📁Planification & Gestion de Projet pour les Débutants👨‍🏫

Qu'est-ce que la Gestion de Projet ?

La gestion de projet, ou le management de projet, consiste à organiser le déroulement d’un projet de A à Z, de sa phase de conception à sa phase finale. Encore appelée management de projet, la gestion de projet est le mode de réalisation d’un projet, du début de l’évaluation de son opportunité jusqu’à son achèvement.

Gérer des projets ne s’improvise pas. Chaque projet étant totalement différent d’un autre, il n’existe pas de méthode miracle pour réussir un projet. Il convient de sélectionner la méthode la plus appropriée à chaque projet.

Les Étapes Clés de la Gestion de Projet

La gestion de projet se fait en plusieurs étapes :

Planification : le projet est-il faisable ? Il est temps de le planifier et de déterminer son échéancier (quelles étapes doivent être atteintes et quand ?). On étoffe le projet lors de cette étape : chaque étape est décrite, les rôles de chacun sont déterminés.
Contrôle : le manager travaille en lien étroit avec son équipe afin de s’assurer que l’échéancier prévu soit bien respecté.
Bilan : les équipes se réunissent pour évaluer la réussite du projet. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Quelles difficultés ont été rencontrées ?

Gérer un projet nécessite des outils, des méthodes et des techniques de gestion visant à assurer le bon déroulement et l’exécution des tâches pendant le cycle de vie du projet.

Gérer un projet sous entend aussi le fait de suivre son évolution de de rendre des comptes (lorsque le projet n’est pas personnel). Il doit ainsi être défini et planifié de façon explicite, suivant la méthode QQOQCCP (Quoi - Qui - Où - Quand - Comment - Combien - Pourquoi).

Qu'est-ce que la Gestion de Projet d’Entreprise (EPM) ?

Comme son nom l’indique, cette pratique consiste à gérer plusieurs projets à l’échelle de toute une entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire de développer des processus normalisés afin de rationaliser la gestion de projet au sein de toute la structure.

La gestion de projet d’entreprise a pour finalité de faire le lien entre les buts et objectifs d’entreprise d’un côté, et les projets en cours de l’autre. C’est donc un moyen pour l’entreprise d’assurer l’allocation judicieuse de ses ressources, au moment opportun.

Il s’agit également de gérer les éléments interdépendants entre projets et de veiller à ce que ces derniers soient terminés dans les temps, sans dépassement de budget.

Les grandes structures qui ont plusieurs projets sur le feu en même temps peuvent faire évoluer leur gestion de projet traditionnelle en gestion de projet d’entreprise (Enterprise Project Management ou EPM).

Un chef de projet d’entreprise supervise plusieurs projets réalisés en parallèle par différents services de façon à s’assurer qu’ils répondent aux attentes et objectifs de l’entreprise.

D’un point de vue stratégique, l’adoption de cette pratique offre différents avantages dans bien des domaines : bénéfices, productivité, pratiques de gestion de projet, etc.

Le passage à une gestion de projet d’entreprise peut demander toute une organisation. C’est pourquoi, pour vous aider à mieux comprendre le processus, ce guide va vous expliquer son fonctionnement, ses avantages, en quoi elle affecte différentes phases de la gestion de projet et comment l’implémenter pour améliorer la collaboration d’équipe.

Les hiérarchies et structures d’entreprise prennent bien des formes, mais dans tous les cas, le bureau de gestion de projet d’entreprise (EPMO) devrait se situer au niveau de la planification stratégique. La supervision de ce bureau pourra être assurée par des chefs de projet d’entreprise ou des chargés de livraison. Cet EPMO rend compte de ses activités auprès des hauts dirigeants (directeur des opérations ou directeur de programme, par exemple).

Outre la gestion d’un portefeuille de projets, l’EPMO peut aussi :

Assurer l’encadrement des chefs de projet
Veiller à ce que les projets participent aux objectifs commerciaux généraux
Superviser et coordonner les efforts des bureaux de gestion de projet (PMO)
Résoudre ou atténuer les problèmes rencontrés au cours des projets
Passer régulièrement les projets en revue
Établir les directives et bonnes pratiques applicables aux équipes de gestion de projet
Optimiser la gestion des ressources

En bref, la gestion de projet d’entreprise vise à proposer une gestion de projet qualitative, plus efficace à grande échelle, ainsi qu’à s’assurer que les projets sont profitables à l’entreprise.

La gestion de projet a pour but d'assurer l'atteinte des objectifs d’un projet selon des critères prédéfinis, en coordonnant ses composantes humaines, financières et matérielles de la conception jusqu'à la finalisation. Son champ d’application est très large et peut concerner des domaines très variés comme la santé, la technologie, l’événementiel ou encore la sécurité.

Cette spécialité est devenue incontournable ces dernières années, en raison d’une part de sa transversalité mais aussi de l’exigence croissante de résultats dans tous les secteurs d’activité. La gestion de projet est un élément central du développement et de l’adaptabilité aux différentes contraintes qui s’imposent aux acteurs publics et privés.

Les Composants de la Gestion de Projet d’Entreprise

D’après le Project Management Institute (PMI), le modèle de la gestion de projet se construit autour de sept éléments. Certains processus sont issus de la gestion de projet traditionnelle et simplement adaptés à plus grande échelle, tandis que d’autres sont spécifiques à l’EPMO.

L’analyse des risques
Cette activité consiste à identifier et évaluer l’impact des risques sur un projet, tant sur le plan qualitatif que quantitatif, afin de prendre les mesures adéquates pour s’en prémunir.

L’analyse des risques peut être difficile à réaliser dans la mesure où elle demande un certain niveau d’expérience, sans compter une excellente connaissance du portefeuille de projets et de l’entreprise. Pour la rendre plus facilement gérable, vous pouvez y appliquer des normes de gestion de projet d’entreprise de ce type :
- Faire en sorte que le chef de produit de l’entreprise attribue aux chefs de projet la responsabilité des plans d’atténuation des risques.
- Définir un indicateur qui permettra d’évaluer les risques éventuels, les risques en cours et les réserves pour imprévus.
- Faire appel à une technique d’estimation de projet permettant d’atténuer les risques grâce à la mise en place de plans d’urgence.
L’intégration de l’analyse des risques au sein des processus de gestion de projet d’entreprise peut donner à l’équipe de direction davantage de contrôle au moment de décider du degré de risque acceptable eu égard aux bénéfices du projet.
L’estimation structurée
L’estimation de projet est l’un des éléments clés de la gestion de projet. Elle calcule notamment les coûts et ressources engagés, ou encore la durée. La gestion de projet d’entreprise établit les critères à respecter par les chefs de projet pour réaliser une estimation structurée. Par exemple, l’EPMO définit le cycle de vie standard pour l’exécution des projets et fournit des exemples de projets antérieurs aux chefs de projet à titre de référence.

L’EPMO forme également les PMO à des stratégies d’estimation comme l’estimation en trois points et la méthode Delphi.
Les évaluations de projets
Les évaluations périodiques de projets ont pour but d’analyser l’avancement des projets en cours, mais aussi les risques potentiels. Dans ce cadre, l’EPMO peut réaliser des évaluations dans quatre types de domaines : l’engagement, le démarrage, la progression et la clôture du projet. Ces évaluations ont pour but de s’assurer du respect des normes, contrôler le statut et repérer les problèmes, ainsi que déterminer s’il est nécessaire d’actualiser le plan d’atténuation des risques.

Pour les réaliser, vous avez la possibilité d’attribuer des couleurs à différents aspects d’un projet (livraison, client, équipe, budget...) de façon à signaler leur degré d’importance (rouge/jaune/vert). Vous pourrez ainsi aborder les points les plus urgents en réunion de gestion, et les traiter en priorité.
Le coaching en gestion de projet
En l’absence d’une formation et de ressources adaptées, la gestion de projet peut devenir une occupation stressante. Les EPMO s’engagent auprès des PMO en formant leurs chefs de projet à développer les compétences techniques et managériales nécessaires à leurs activités. Cette formation peut se faire en interne ou être confiée à des experts en gestion de projet extérieurs à l’entreprise.

Par ailleurs, les EPMO attribuent aux chefs de projet des mentors qui les accompagnent dans la planification et l’exécution des projets, mais aussi dans la prise de décisions et la résolution des problèmes.
La gestion des problèmes à faire remonter
Dans le domaine de la gestion de projet, faire remonter un problème revient à lui attribuer un degré de priorité plus élevé. Ce type de problèmes peut nécessiter l’intervention de l’équipe de direction. Pour améliorer le système de gestion des problèmes, l’EPMO a pour responsabilité d’établir des règles et processus communs, à faire appliquer par tous les services lorsqu’il s’agit de faire remonter différents problèmes.

À l’occasion des réunions de gestion, l’EPMO passe en revue la liste des problèmes signalés en cours afin d’identifier les causes communes et de proposer les améliorations nécessaires sur le plan de l’organisation, des services ou des systèmes.
Le gestion du temps
Au cours du cycle de vie d’un projet, le temps peut être une donnée essentielle. Pour évaluer précisément combien de temps prennent les différents aspects d’un projet, vous devez disposer d’un système de suivi du temps adéquat. L’EPMO peut s’appuyer sur les données issues des feuilles de calcul de chaque équipe afin d’établir des recommandations pour mieux planifier et estimer vos prochains projets.
Le système d’information
Nous en arrivons maintenant à un essentiel de toute bonne gestion de projet d’entreprise, le système d’information. Un logiciel de gestion de projet pourra vous faire gagner un temps précieux à tous les niveaux : planification, rapports, suivi des projets, etc.

Les Méthodologies de Gestion de Projet

Voici les différentes méthodologies utilisées par les managers et professionnels ayant besoin de piloter un projet.

La méthode traditionnelle : dite méthode en cascade. Chaque étape est suivie dans l’ordre chronologique. On ne passe pas à l’étape suivante du projet sans que la précédente soit terminée. Tout est planifié à l’avance, le planning et les rôles de chacun sont minutieusement définis. Pas de place pour l’imprévu.
La méthode Agile : les besoins du client sont placés au cœur des projets. Cette méthode flexible consiste à découper un projet en plusieurs petits projets, de sorte que le client puisse valider chaque étape au fur et à mesure.
La méthode PERT : la méthode PERT consiste à lister les tâches nécessaires à la réussite d’un projet et à les lier entre elles (chronologie et dépendance des tâches entre elles). On utilise souvent le mind mapping pour cela.
Le lean management : tout gaspillage doit être éliminé pour atteindre la meilleure performance possible et satisfaire le client. Cela implique de rendre un travail de haute qualité en limitant les délais, les coûts et les ressources.
L’approche Scrum : comme pour la méthode Agile, le client participe activement au projet. L’équipe se réunit chaque jour lors d’une mêlée quotidienne (ou réunion de synchronisation) pour suivre l’avancement du projet.

Il existe de nombreuses autres méthodes de gestion de projet, comme la méthode PRINCE2 ou encore la méthode du chemin critique. Notez que l'utilisation d'outils de gestion est également primordiale pour la réussite d’un projet.

Comment Adopter la Gestion de Projet d’Entreprise ?

Vos équipes rencontrent des difficultés à assurer le suivi des projets en cours et à superviser progression et résultats efficacement ? La gestion de projet d’entreprise devrait pouvoir vous aider.

Pour commencer, la structure de l’entreprise doit être adaptée à un système de gestion de projet d’entreprise, ce qui pourrait entraîner certains bouleversements. Avant de procéder à ces changements, l’équipe de gestion devra analyser la structure actuelle de l’entreprise, identifier les obstacles potentiels d’un point de vue opérationnel et décider de l’intérêt de la stratégie à long terme.

Une fois l’entreprise prête à mettre en place ce système, commencez par suivre ces étapes :

Définissez l’utilité de la gestion de projet d’entreprise
La première étape consiste à déterminer à quoi vous servira la gestion de projet d’entreprise. Pour ce faire, observez les processus actuels et identifiez les problèmes, en vous posant des questions de ce type :
- Quelles sont les responsabilités de l’EPMO ?
- Quelles sont les ressources nécessaires à ce changement ?
- Comment la gestion de projet d’entreprise participera-t-elle aux objectifs stratégiques de l’entreprise ?
- Qui aura cette ou ces nouvelles responsabilités à gérer ?
Chacune de ces questions vous aidera à implémenter un processus de gestion de projet d’entreprise pertinent et efficace.
Impliquez les différents acteurs
Lors de la prochaine étape, vous communiquerez votre plan aux parties prenantes ou aux membres du conseil d’administration. Vous expliquerez les avantages de la gestion de projet d’entreprise et comment tout sera mis en place.
Déployez vos processus de gestion de projet d’entreprise
Pour commencer à pratiquer la gestion de projet à cette échelle, il vous faudra établir une liste des besoins et phases à mettre en œuvre, qui constitueront votre plan d’implémentation. Cette liste devrait détailler les changements à apporter aux équipes et technologies actuelles, ainsi que la formation convenue avec les concernés. Le déploiement peut être échelonné dans le temps ou organisé à une date précise.
Surveillez leur implémentation
Surveillez régulièrement le déroulement de la mise en place des processus. Faites le point sur le nouvel EPMO, vérifiez son intégration aux côtés des autres PMO et identifiez les défis éventuels à relever au fil de la transition. Si vous devez faire part de certains problèmes à l’équipe de gestion et actualiser le plan de déploiement, c’est le moment idéal.

Les équipes étant en pleine mutation, le service des ressources humaines devra peut-être lui aussi revoir ses processus pour s’adapter au nouveau modèle de gestion de projet d’entreprise. Quant aux membres de l’équipe EPMO, ils pourraient également avoir besoin de ressources supplémentaires (équipement, logiciels spécifiques, formation adéquate...).

Dans la mesure où votre gestion de projet d’entreprise dépendra de vos ressources, processus et objectifs, il n’existe pas de solution toute faite. Toutefois, nous vous présentons ici plusieurs pistes pour intégrer ce système à vos processus de gestion de projet actuels.

Processus Clés de la Gestion de Projet

Standardisez vos processus de gestion de projet en vous appuyant sur ce système pour rationaliser le cycle de vie de vos projets à venir : les PMO, mais aussi toute l’entreprise, vous en seront reconnaissants.

La sélection du projet
Au cours de ce processus, vous examinez différentes idées de projet et donnez la priorité à celles qui vous rapprochent de l’objectif global de l’organisation. Les projets doivent avoir été approuvés et contribuer à la réussite de l’entreprise, sans quoi vous pourriez gaspiller des ressources.
Planification de projet
Avant de vous lancer dans un projet, vous devez absolument établir un plan de projet le plus clair possible, qui en listera toutes les étapes. Ce type de plan est d’autant plus essentiel dans le cadre de projets complexes, qui impliquent des délais plus longs ou s’organisent autour de plusieurs services. Pour bien planifier votre projet, vous pouvez faire appel à des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban afin de créer des tâches planifiables. L’EPMO a pour responsabilité d’établir les normes de création pour ces plans de projet, ainsi que d’effectuer des prévisions budgétaires.
La clôture du projet
Tous les projets sélectionnés ne seront pas une réussite ni ne parviendront aux résultats attendus. Les chefs de projet d’entreprise doivent être en mesure de différencier les projets susceptibles de donner les résultats escomptés, des projets peu performants auxquels il convient de mettre fin rapidement. L’EPMO doit également prévoir des plans de clôture pour tous types de projets, qu’ils soient un échec ou une réussite.
Les processus de contrôle du projet
Les processus de contrôle permettent de recueillir des données et de suivre la progression du projet. Parmi ces activités, on peut citer le suivi des coûts, la création d’un organigramme des tâches afin d’accroître la visibilité sur les livrables, et l’élaboration de stratégies visant à améliorer les performances du projet.

EPMO vs PMO

Gestion de projet d’entreprise et gestion de projet traditionnelle ont certaines responsabilités en commun. En revanche, elles se distinguent par leur finalité et leur portée. Vous trouverez ci-dessous une comparaison plus détaillée de ces deux systèmes.

Selon Paul Dinsmore, du Project Management Institute (PMI), la gestion de projet repose sur cette question : comment réaliser un projet de la façon la plus efficace et efficiente possible ?

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