Modèle de procès‑verbal d’assemblée générale pour la fixation de la rémunération du gérant d’une SARL

Pour être valable, un PV ne peut être établis qu'a l'issue d'une Assemblée Générale convoquée selon les formes et modalités légales et/ou définies par la loi. L’assemblée sur sa demande lui donne acte de sa déclaration et reconnaît la validité de la convocation. L’Assemblée confère tous pouvoirs au porteur d'une copie ou d'un extrait du présent procès-verbal à l'effet d'accomplir toutes les formalités légales.

Cadre et informations préliminaires à inscrire

.....(dénomination sociale) Société à responsabilité limitée au capital de .....(capital) euros Siège social : .....(siège social) .....(numéro SIREN), RCS .....(RCS)

Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire annuelle du .....(date). Le .....(date en lettres) à .....(heure), les associés se sont réunis au siège social, .....(siège social) en assemblée générale ordinaire annuelle sur convocation de :

Convocation de la gérance : la gérance
Ou Convocation du commissaire aux comptes : .....(prénom et nom du commissaire aux comptes), commissaire aux comptes, lequel avait préalablement mis le gérant en demeure d’y procéder
Ou Convocation du mandataire : .....(prénom et nom du mandataire), mandataire spécialement désigné à cet effet par ordonnance du Président du tribunal de commerce de .....(ville), en date du .....(date), effectuée par .....(lettre/lettre recommandée/lettre recommandée avec demande d’avis de réception/lettre envoyée par voie électronique) adressée le .....(date).

Présidence et bureau de séance

Si un Gérant associé préside la séance : L’assemblée est présidée par .....(prénom) .....(nom du Gérant), .....(Gérant associé présent/Gérante associée présente). Si l'assemblée est présidée par un associé : L’assemblée est présidée par .....(prénom) .....(nom de l’associé), .....(associé présent/associée présente) et acceptant qui .....(possède/représente) le plus grand nombre de parts sociales et est .....(le plus âgé/la plus âgée).

Une feuille de présence a été établie : Il a été établi une feuille de présence signée par les associés présents et les mandataires des associés représentés, à laquelle sont annexés les pouvoirs des associés représentés.

Identification des associés présents, représentés ou absents

Pour la validité des délibérations, il convient d'énumérer précisément les associés présents physiquement et les associés représentés, en distinguant la pleine propriété, la nue-propriété et l'usufruit, ainsi que les personnes morales représentées et les indivisions. Par exemple :

Si des associés personnes physiques détenteurs de la pleine propriété sont présents physiquement à l’assemblée : .....(prénom) .....(nom), demeurant .....(adresse) détenteur de la pleine propriété de .....(nombre en chiffres) parts, .....(nombre en lettres) parts ;
Si des associés personnes morales détenteurs de la pleine propriété sont présents physiquement à l’assemblée : .....(dénomination sociale), .....(forme), au capital de .....(capital) euros, immatriculée au RCS sous le numéro .....(numéro SIREN), ayant son siège social .....(siège social) détenteur de la pleine propriété de .....(nombre en chiffres) parts, représentée par .....(prénom) .....(nom du représentant), .....(qualité) ;
Si des associés sont représentés par un mandataire à l’assemblée : .....(Le Président/La Présidente) de séance constate que sont représentés par un mandataire à l’assemblée : .....(prénom et nom) détenteur de .....(nombre) parts.

Si tous les associés sont présents ou représentés à l’assemblée : Total des parts des associés présents ou représentés : .....(nombre de parts) parts détenues en pleine propriété .....(et (nombre de parts) en nue-propriété/et (nombre de parts) en usufruit) sur les .....(nombre) parts composant le capital social. (Le Président/La Présidente) de Séance constate que tous les associés sont présents ou représentés et que l’assemblée peut valablement délibérer et prendre ses décisions à la majorité requise.

Ou, selon les situations, indiquer le total des parts présentes et la majorité requise : (Le Président/La Présidente) de Séance constate que les associés présents, réputés présents et/ou représentés possèdent plus de .....(majorité nécessaire) des parts composant le capital social ; en conséquence, l’assemblée peut valablement délibérer et prendre ses décisions à la majorité requise.

Documents mis à disposition et ordre du jour

(Le Président/La Présidente) dépose sur le bureau et met à la disposition de l’assemblée : un exemplaire des statuts à jour ; les copies des lettres de convocation ; la feuille de présence ; l’inventaire de l’actif et du passif de la Société au .....(date de clôture) ; les comptes annuels de l’exercice clos le .....(date de clôture) ; si la Société n’est pas une petite entreprise : le rapport de la gérance ; si la Société est dotée d’un commissaire aux comptes : le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels ; le texte des projets de résolutions ; si des questions écrites : les questions écrites des associés.

(Le Président/La Présidente) de Séance rappelle ensuite que l’assemblée est réunie à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant : Approbation des comptes annuels, Affectation du résultat, Rapport de gestion, et, selon le cas, Délibération relative à la rémunération du gérant.

Délibération sur la rémunération du gérant : mentions essentielles

Rappel du cadre : Forme de la société, organe qui se réunit (assemblée des associés), base juridique de la décision : Mention des articles du Code de commerce applicables, vote et quorum. Il est important d’indiquer le résultat du vote (unanimité, majorité, abstentions), éventuellement la participation du dirigeant au vote lorsque la rémunération n’est pas qualifiée de convention réglementée.

La loi ne fixe pas l’organe compétent. Si les statuts sont muets sur la rémunération, celle‑ci ne peut reposer que sur une convention soumise au régime des conventions réglementées (C. com. art.). En pratique, en SARL, il est fréquent que le procès-verbal de rémunération intervienne lors de l’AGOA et se vote postérieurement à l’année N. Cette pratique constitue un risque dans le cas où les associés n’approuvent pas la décision.

Le gérant associé peut participer au vote portant sur sa rémunération (car, comme nous venons de le voir, il ne s’agit pas d’une convention réglementée). S’il détient la majorité des parts, dans les faits, il sera libre de fixer sa propre rémunération. Pour que l’abus de majorité soit caractérisé, deux critères cumulatifs doivent être démontrés. La sanction de l’abus de majorité est la nullité de la décision d’octroi de la rémunération.

Contenu type de la résolution

Il convient d’inscrire dans le procès-verbal : l’objet précis (fixation de la rémunération du gérant pour l’exercice .....), le montant (ou la modalité de calcul si variable), la durée d’application (par ex. pour l’exercice N), la nature (fixe, variable, avantages en nature), la date d’effet et, le cas échéant, la prise en charge des cotisations sociales par la société.

Exemple de rédaction : L’assemblée, après avoir entendu la lecture du rapport de la gérance, décide de fixer la rémunération du gérant, Monsieur/Madame .....(prénom et nom), à la somme brute annuelle de ..... euros (ou à ... % du résultat), payable selon les modalités suivantes : .....(mensualités, acomptes, etc.). L’assemblée autorise la prise en charge par la société des cotisations sociales afférentes, le cas échéant.

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Aspects sociaux selon la qualité du gérant

Ce régime concerne le gérant majoritaire (détenant plus de 50% du capital). En effet, le gérant TNS est personnellement responsable du paiement de ses cotisations sociales. Il n'a pas de fiche de paie, et aucune distinction n'est à effectuer entre sa rémunération brute et nette. Ces cotisations sociales constituent une charge personnelle du gérant.
Ce régime concerne le gérant minoritaire ou égalitaire (détenant 50% ou moins du capital) ainsi que le gérant non associé. Sa rémunération donne lieu à l'établissement d'une fiche de paie. Il perçoit un salaire net, après déduction des cotisations sociales de son salaire brut.
La société peut décider de prendre en charge les cotisations sociales du gérant et donc de les acquitter pour le compte du gérant.

Avantages en nature

La rémunération du gérant peut inclure des avantages en nature, comme la mise à disposition d'un véhicule de fonction ou d'un logement.

Risques juridiques et contentieux

La Cour de cassation a récemment jugé que le gérant de SARL qui se verse une rémunération sans que celle-ci soit prévue par les statuts ni fixée par une décision des associés engage sa responsabilité envers la société. Dans une telle hypothèse, l’obligation de restitution du préjudice subi par la société n’est pas sérieusement contestable, ce qui peut justifier l’octroi d’une provision en référé.

Le conseil d’administration ne peut pas ratifier a posteriori une rémunération que le dirigeant s’est allouée sans décision préalable : il ne dispose que d’un pouvoir de fixation préalable, non de ratification. Ainsi, il est impossible d’échapper aux poursuites pour abus de biens sociaux en procédant à une régularisation ultérieure, c’est‑à‑dire en ratifiant a posteriori la rémunération ou en remboursant les sommes perçues. La jurisprudence considère que « la régularisation ultérieure de prélèvements illégaux n’enlève pas aux faits leur caractère délictueux ».

Même une rémunération manifestement excessive ne suffit pas, à elle seule, à fonder la nullité de la délibération : il faut caractériser soit un abus de majorité (décision contraire à l’intérêt social et prise dans l’unique dessein de favoriser les majoritaires au détriment des minoritaires), soit une violation de texte impératif.

Sanctions

La sanction encourue en cas d’abus de biens sociaux est une peine d'emprisonnement de 5 ans et une amende de 375 000€ (Article L. 241-3 du Code de commerce). La société peut également demander la restitution des sommes perçues si la rémunération n'a pas été régulièrement fixée par l'organe compétent.

Pratiques recommandées et points de vigilance

Il est recommandé, pour des questions pratiques, de ne pas indiquer le montant de la rémunération dans les statuts. OUI, la rémunération fixée pour un exercice ne vaut que pour cet exercice. Cependant, si la rémunération du gérant n’a pas vocation à évoluer, préciser dans le procès-verbal que le montant demeurera inchangé jusqu’à nouvelle décision des associés évite des incertitudes.
Il est fréquent que le gérant s’octroie une rémunération puis la fasse valider, en fin d’exercice, par les associés réunis lors d’une assemblée générale ordinaire. Ce procédé est totalement conforme à la loi, sous réserve de l’approbation effective des associés.
Attention à la pratique consistant à voter la rémunération postérieurement à l’exercice : cela constitue un risque si les associés n’approuvent pas la décision.
Pour les présidents de SASU : la rémunération peut être prévue dans les statuts ou par décision de l’associé unique. En pratique, il est beaucoup plus simple de prévoir dans les statuts que la rémunération sera fixée par décision de l’associé unique. Si les statuts précisent que la rémunération sera fixée par décision de l’associé unique, un procès-verbal doit être rédigé et signé par l’associé unique.

Formalisme du procès‑verbal : signature, conservation et formalités

Signature du président de séance et, le cas échéant, d’un autre administrateur ou membre, conformément aux textes. Le procès‑verbal doit être signé et conservé au siège social. L’Assemblée confère tous pouvoirs au porteur d'une copie ou d'un extrait du présent procès-verbal à l'effet d'accomplir toutes les formalités légales.

En cas d’obligation sociale (ex. président de SASU rémunéré), procéder à l’affiliation aux organismes sociaux, établir un bulletin de paie, déclarer et reverser les cotisations sociales : le président d’une SASU qui est rémunéré doit être affilié au régime général de la sécurité sociale. Lors du versement de sa rémunération, un bulletin de paie doit être réalisé. Ensuite, il est nécessaire de déclarer et de reverser, aux organismes sociaux, les cotisations sociales dues sur la rémunération. Cette formalité s’effectue tous les mois ou tous les trimestres.

Modèle de procès verbal de réunion word

Modèle pratique : éléments à recopier dans le procès‑verbal

Titre : Procès‑verbal de l'assemblée générale ordinaire du .....(date).
Identification de la société et rappel de la convocation.
Présidence et établissement de la feuille de présence.
Constatation du quorum et de la majorité requise.
Exposé de la proposition relative à la rémunération du gérant (montant, périodicité, avantages en nature, prise en charge des cotisations).
Vote : résultat (pour, contre, abstentions) et mention de la participation éventuelle du gérant au vote.
Décision adoptée : formulation claire et datée.
Pouvoirs conférés pour accomplir les formalités administrative et de publicité.
Signatures : Président de séance et, le cas échéant, autre signataire requis.

Pour utiliser ce modèle, il vous suffit de copier-coller ce contenu dans un éditeur de texte, et de remplacer toutes les zones entre parenthèses par vos propres informations.

Assistance spécialisée

L'avocat pourra répondre à vos questions ou vous aider dans vos démarches. Contacter un comptable peut être utile pour les aspects liés aux cotisations et à l'établissement des bulletins de paie. En cas de doute sur la conformité de la procédure ou des montants, il est recommandé de solliciter un conseil juridique.

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