Comment rédiger une fiche pour l’oral du BTS Gestion de la PME (GPME)

Le BTS Gestion de la PME forme des professionnels capables d’accompagner la direction d’une petite ou moyenne entreprise en prenant en charge des missions variées : administration, relation client‑fournisseur, organisation, suivi de l’activité, ressources humaines et communication. L’épreuve de Gestion Relation Client et Fournisseurs (GRCF / E4) évalue la capacité du candidat à décrire, justifier et défendre des actions réelles menées en entreprise. Voici une méthode concrète et détaillée pour rédiger des fiches d’oral pertinentes, claires et conformes au référentiel.

1. Comprendre l’objectif de la fiche d’oral

L’épreuve s’appuie sur un dossier et sur un entretien faisant référence aux situations professionnelles vécues ou observées par le candidat. Cette épreuve teste votre capacité à décrire et justifier vos actions réelles, elle est pratique et se déroule sur poste informatique afin que vous puissiez montrer au jury comment vous avez fait telle ou telle chose dans vos annexes. C’est une discussion avec le jury, non un monologue.

2. Choisir les bonnes situations professionnelles

La majeure partie des étudiants pense qu’il faut inventer des activités complexes : en réalité, les meilleures fiches portent sur des missions simples mais bien décrites : une relance de facture, une recherche de partenaire, une négociation de contrat, un suivi de commande. Généralement 2 fiches minimum, couvrant des activités différentes : une première sur la gestion des partenaires (recherche, choix, suivi) ; une deuxième sur l’aspect comptable ou administratif.

Conseils de choix

Sélectionnez des missions réalisées en autonomie ou accompagnées, avec des productions concrètes (fiche, tableau, mail, PDF) ;
Privilégiez des situations où vous mobilisez le référentiel (activités 1.1 à 1.6) ;
Évitez d’inventer : le jury repère les fiches plaquées et sans justificatifs.

3. Structure obligatoire de la fiche (modèle et rubriques)

Pour chacune de vos situations, réalisez une fiche d’analyse contenant au minimum les rubriques suivantes, telles qu’on les retrouve dans les annexes de la circulaire nationale :

Identification de la situation professionnelle : type (GRCF, communication orale, communication écrite), SP concernée, période et durée.
Cadre et lieu de réalisation : entreprise, rôle, contexte et motif de la mission.
Problème de gestion soulevé et enjeux : objectif informationnel, image, suivi, risques.
Acteurs impliqués et relations entre eux : internes/externes, nature de la relation.
Objectif précis de la situation professionnelle.
Conditions de réalisation : contraintes, processus, environnement numérique.
Ressources mobilisées : logiciels (ex. SageBatigest, Excel, Word, Outlook), documents, cours, charte graphique, appui humain.
Solutions logicielles et fonctionnalités utilisées : insertion de champs, mise en forme, protection du formulaire, automatisation Excel (SI imbriqué, TCD, mise en forme conditionnelle).
Productions réalisées : fiche PDF, tableau Excel, mail, annexe sur le PGI.
Auto‑analyse : résultats, points d’amélioration, indicateurs de performance.

Exemple concret : « Création d’une fiche téléphonique pour la création d’un nouveau client » : on décrit le contexte (erreurs lors d’absences, fiches volantes), l’objectif (standardiser la prise d’informations pour alimenter le PGI), les outils (Word, Outlook, PGI SageBatigest), les modalités de réalisation (durée 1 jour, validation direction) et le livrable (PDF enregistré sur le PGI).

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4. Compléter la fiche avec des tableaux préparatoires

Afin d'être prêt(e) à expliquer son travail lors de l'oral, il est nécessaire de structurer son esprit en réalisant différents tableaux préparatoires :

Tableau préparatoire de GRCF : activités du référentiel, pourquoi, tâches réalisées, annexes, logiciels et fonctionnalités mobilisées ;
Tableau préparatoire de communication orale : objectifs du message, interlocuteurs, supports, mots‑clés et déroulé ;
Tableau préparatoire de communication écrite : destinataires, objectif, structure du document, pièces justificatives et style rédactionnel.

Pour chacune de vos situations professionnelles, réalisez un tableau mentionnant toutes les activités du référentiel qui interviennent dans cette situation. Si vous avez 3 situations professionnelles, vous devrez réaliser 3 tableaux différents.

5. Les annexes et pièces justificatives : attention à la confidentialité

Vous devez montrer 2‑3 pièces justificatives minimum. Les documents concrets (tableaux Excel, mails, bons de commande) donnent de la crédibilité à votre dossier. Si les données sont sensibles, anonymisez les noms et montants, mais gardez la structure. Ne montrez pas d’informations confidentielles non validées par l’entreprise.

6. Trame et conseils pour la défense orale

L’oral dure environ 1 heure. Le jury est composé de 2 personnes, dont une qui gère le temps. Durant l’entretien vous présenterez vos fiches et pourrez être confronté à une simulation de situation difficile (ex. acheteur mécontent). Le jury peut jouer un acheteur mécontent pour tester votre capacité d’argumentation et de gestion de crise.

Soyez naturel avec structure : connaissez vos fiches par cœur, mais ne les récitez pas mot pour mot ;
Préparez-vous à répondre calmement à un acheteur mécontent : excusez‑vous si nécessaire, proposez des actions concrètes et des délais précis (évitez « je vais voir ») ;
Ne vous mettez pas sur la défensive, n’accusez pas, tracez votre réponse (excuse, analyse, plan d’action) ;
Prenez soin de la dimension écrite : la qualité de la rédaction est évaluée ;
Soignez le non‑verbal : tenue adaptée, gestuelle mesurée, contact visuel, débit adéquat ;
Entraînez‑vous en simulation avec un formateur, maître d’apprentissage ou collègue ; enregistrez‑vous pour corriger hésitations et tics de langage.

7. Préparer la démonstration informatique

La démonstration sur poste informatique permet d’illustrer vos explications. Attention toutefois à ce que la démonstration ne prenne pas tout le temps. Préparez un document de support (ex. synthèse PowerPoint) si cela vous rassure, mais ce n’est pas obligatoire et le jury peut vous demander de ne pas le présenter. Le but est de montrer que vous maîtrisez les outils et la terminologie.

8. Évaluer et valoriser vos compétences professionnelles

Dans la fiche, mettez en avant les compétences évaluées par le référentiel : organisation, rigueur, respect des délais, qualité des écrits, communication adaptée, maîtrise des outils numériques (gestion commerciale, suivi administratif, traitement de données, PGI). Mentionnez aussi les actions de veille, suivi et alerte (repérer des risques, suivre des échéances, mettre en place des procédures simples, produire des tableaux de bord et rendre compte à la direction).

9. Exemples concrets d’activités valorisables

Création d’une fiche téléphonique pour assurer la qualité des appels entrants et alimentation du PGI ;
Recherche et sélection de prestataires ; élaboration d’un tableau multicritères et justificatifs ;
Suivi comptable des opérations avec fournisseurs : relance factures, production de tableaux de suivi ;
Administration des ventes : préparation devis, commandes, relances clients ;
Participation à la mise en place d’un processus de suivi des appels d’offres avec automatisation Excel (TCD, mise en forme conditionnelle).

10. Conseils pratiques pour la rédaction et la mise en page

Soignez la lisibilité : titres clairs, rubriques distinctes, annexe numérotée ;
Utilisez des captures d’écran et PDF pour prouver vos productions ;
Numérotez les pièces justificatives et renvoyez‑y dans votre texte ;
Vérifiez l’orthographe et la qualité rédactionnelle : la dimension écrite n’est pas un supplément ;
Faites relire vos fiches par un formateur, votre maître d’apprentissage ou un collègue ;
Anonymisez les données sensibles avant de les joindre aux annexes.

11. Entraînement et mise en situation

La préparation est progressive : l’alternance (2 jours école / 3 jours entreprise) laisse le temps de construire le dossier au fil de l’année. Entraînez‑vous régulièrement : faites des simulations d’entretien, jouez le rôle du jury, enregistrez vos prestations, travaillez la gestion du temps, peaufinez la présentation pour éviter la lecture verbatim.

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12. Exemples d’erreurs fréquentes à éviter

Fiches sans justificatifs ou avec pièces manquantes ;
Inventer des activités complexes non réalisées ;
Répondre sur la défensive face à une critique ;
Utiliser un vocabulaire imprécis ou des délais flous ;
Négliger la mise en forme ou l’anonymisation des données sensibles.

13. Valoriser l’expérience et les compétences post‑BTS

Le BTS GPME prépare à des postes variés en PME (assistants de direction, assistants comptables, gestion administrative, relation client/fournisseur). Mettez en avant dans vos fiches comment la situation a contribué à votre professionnalisation : autonomie, organisation, polyvalence, maîtrise d’outils numériques et posture professionnelle. La formation vous apprend à anticiper, à structurer et à rendre compte, qualités essentielles pour être le bras droit d’un dirigeant en PME.

Tableau récapitulatif : contenu minimum d’une fiche

Rubrique	Ce qu’il faut y mettre
Identification	Type d’épreuve, SP, période, durée
Contexte	Entreprise, problématique, enjeux
Acteurs	Internes/externes et relations
Objectif	But concret de la mission
Ressources	Logiciels, documents, appuis
Productions	Fichiers, tableaux, mails, PDF
Justificatifs	2-3 pièces minimum (anonymisées si nécessaire)
Auto‑analyse	Résultats, indicateurs, axes d’amélioration

En suivant cette méthodologie, vos fiches seront complètes, conformes au référentiel et adaptées à la logique de l’épreuve E4. Travaillez la qualité rédactionnelle, la cohérence entre la fiche et les annexes, et préparez‑vous intensément à la simulation orale : c’est la clé pour maîtriser cette épreuve coefficientée et l’une des plus importantes du BTS GPME.

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