fiche processus finance et comptabilité entreprise : approche par les processus pour la performance financière et opérationnelle

L’approche par les processus est indispensable au directeur financier à la fois pour améliorer la performance de sa fonction et contribuer à l’amélioration de la performance économique de l’entreprise. L’analyse par les processus est aujourd’hui largement répandue dans les entreprises. Un processus est un ensemble d’activités indépendantes mais reliées les unes aux autres dans le but de fournir un "livrable" marchand ou non marchand (produit, service, information,..) à des clients externes ou internes à l’entreprise. On distingue les processus métier et support.

Les avantages de l'approche par les processus

Les processus sont par nature « transversaux », ils mettent en relation des acteurs de différents services et facilitent le décloisonnement de l’entreprise.
L’approche processus est arrivée dans les entreprises par les procédures qualité (normes ISO) pour identifier les risques et résoudre les problèmes de non qualité.
Elle est née du constat qu’une non-qualité détectée dans un service trouve souvent son origine à l'intérieur de l'entreprise mais dans un autre service, les acteurs de différents services n'ayant pas nécessairement le même langage et les mêmes priorités.
Ils peuvent être décrits avec plus ou moins de détail selon les besoins, de façon synthétique pour décrire les macro processus de l'entreprise et de façon beaucoup plus détaillée lorsque l'on se situe au niveau du processus même.
La formalisation des processus constitue une étape préalable à la mise en place des systèmes d'information.
L'approche par les processus met les acteurs dans une relation de client à fournisseur dans une logique de passage de témoin.
Le processus apporte du dialogue, et même de la convivialité, chaque acteur acquiert une meilleure compréhension de sa participation à la performance globale.
La gestion par processus contribue à l'amélioration de la performance et accélère la fourniture du livrable attendu.

Le rôle du directeur financier et l'amélioration des processus financiers

Toute la palette de compétences pour piloter la fonction financière passe par l'amélioration des processus financiers. Le directeur financier cherche à améliorer les processus de sa fonction. Les procédures qualité se focalisant davantage sur les processus métier, il a généralement un travail préalable de formalisation de ses propres processus : clôture comptable, reporting de gestion ou financier, budget, suivi budgétaire, édition des tableaux de bord, prévisions de trésorerie, gestion du risque de change, du crédit-client, etc. Les processus financiers débordent de la fonction finance et donnent l'occasion de définir des engagements réciproques avec les opérationnels.

Illustration : la charte crédit-client définit les rôles respectifs des commerciaux et des acteurs de la fonction crédit à chaque étape de la vie d'une commande. Le commercial s'engage à demander un avis sur la solvabilité d'un prospect dès les premiers contacts commerciaux et non la veille de la livraison. Le responsable crédit s'engage à solliciter immédiatement une enquête commerciale, à définir rapidement une limite de crédit et à rechercher activement une solution pour éviter un retard nuisible à la relation commerciale ou un blocage des livraisons pour cause de dépassement d'encours.

L’automatisation des processus financiers est source d’économies, elle libère du temps aux acteurs financiers pour des tâches d’analyse, plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée. L’affectation d’un délai à chaque tâche met les acteurs sous tension et contribue à réduire le délai global du processus, elle facilite la réactivité des opérationnels par une mise à disposition plus rapide de l’information.

Illustration : La mise en place d’un logiciel de prévisions de trésorerie groupe permet d’automatiser cette activité dans le cadre de la centralisation de trésorerie (cash pooling). Auparavant, les prévisions de trésorerie de chaque entité étaient transmises sur fichier tableur au directeur financier groupe. La consolidation manuelle constituait pour ce dernier une activité longue et rébarbative, en outre source d’erreurs. L’automatisation facilite les analyses en rendant plus homogènes les données des différentes entités, elle facilite la réactivité du directeur financier sur les décisions de financement en lui procurant l’information plus rapidement.

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En tant que manager du processus, le directeur financier donne du sens à l'action de chacun des acteurs, met en valeur leur contribution, veille au respect des délais, sollicite de leur part des pistes d'amélioration. Représentation d'un processus commercial de l'émission du devis à la facturation.

Contribuer à l'amélioration des processus métier

Souvent, le directeur financier s’approprie également certains processus métiers pour contribuer à l’amélioration de la performance économique de l’entreprise. L'analyse stratégique permet de repérer les processus clés, sources d'avantage concurrentiel sur lesquels investir en priorité. La méthode de comptabilité analytique ABC (activity based costing) évalue le coût des différentes activités et par conséquent d’un processus dans sa globalité.

Dans l’industrie moderne, nous observons une transformation profonde des méthodes de travail. Les entreprises manufacturières recherchent constamment des moyens d’optimiser leurs opérations, de réduire les délais et d’améliorer la qualité. Au cœur de cette démarche d’amélioration continue se trouve un outil fondamental : la fiche processus. Nous constatons que les organisations qui excellent dans leur domaine maîtrisent parfaitement leurs processus internes. Elles disposent d’une documentation structurée qui permet à chaque collaborateur de comprendre son rôle et ses responsabilités. Cette approche documentée devient encore plus cruciale avec l’intégration croissante des systèmes d’information dans l’industrie. L’interconnexion entre les différents modules de production nécessite une compréhension fine des flux de travail.

Nous identifions plusieurs éléments incontournables qui constituent l’architecture d’une fiche processus performante. L’intitulé du processus représente le premier élément d’identification, suivi immédiatement par la définition des objectifs stratégiques visés. Le pilote du processus occupe une position centrale dans cette documentation. Cette personne porte la responsabilité opérationnelle et stratégique du bon fonctionnement du processus. Nous recommandons d’associer à cette désignation les indicateurs de performance qui permettront de mesurer l’efficacité des actions entreprises. Les contributeurs du processus constituent un autre élément fondamental. Leur identification précise évite les zones d’ombre dans la répartition des responsabilités.

Nous proposons un exemple pratique basé sur un processus de planification de production, particulièrement pertinent dans le contexte manufacturier actuel. Le processus de planification commence par la réception des commandes clients et se termine par la validation du planning de production. Les entrées du processus comprennent les commandes fermes, les prévisions commerciales, les données de capacité des équipements et les niveaux de stock actuels. Les sorties principales sont le planning détaillé de production, les ordres de fabrication et les alertes de capacité. L’intégration des outils informatiques dans ce processus nécessite une attention particulière. Le choix du bon ERP pour votre PME industrielle influence directement la manière dont vous structurerez vos fiches processus. Nous recommandons d’enrichir le modèle avec les compétences requises pour chaque étape. Par exemple, la planification nécessite une maîtrise des outils de calcul de charge, une connaissance approfondie des contraintes techniques et une capacité d’analyse des priorités commerciales.

L’évolution technologique transforme radicalement notre approche de la gestion documentaire des processus. Nous assistons à une migration progressive des supports papier vers des solutions numériques plus flexibles et collaboratives. Les logiciels de modélisation processus facilitent considérablement la création et la maintenance des fiches. Ces outils permettent une construction collaborative où plusieurs experts contribuent simultanément à l’élaboration du contenu. La gestion de la documentation associée représente un enjeu majeur. Nous observons que les entreprises performantes centralisent l’ensemble de leurs procédures, modes opératoires et instructions de travail au sein d’une plateforme unique. L’approche BMP pour la gestion des processus apporte une dimension stratégique supplémentaire. Elle permet d’analyser les performances en temps réel et d’identifier rapidement les opportunités d’amélioration.

Nous identifions plusieurs facteurs clés de succès pour garantir l’efficacité d’un système de fiches processus. La simplicité d’usage constitue le premier critère de réussite. La formation des utilisateurs représente un élément souvent sous-estimé mais absolument critique. Nous recommandons d’organiser des sessions de présentation pour chaque nouveau processus documenté. La traçabilité des évolutions constitue un aspect fondamental souvent négligé. Chaque modification doit être documentée avec sa justification, sa date d’application et son impact sur les processus connexes. Cette rigueur évite les dérives et maintient la cohérence globale du système documentaire.

La transformation digitale et le processus comptable

La transformation digitale : la clé d’un processus comptable optimisé ? Le processus comptable est défini comme l’enchaînement des opérations qui transforme une transaction en états financiers exploitables. Le cycle comptable comporte généralement 7 étapes principales : collecte des pièces justificatives, saisie et journalisation, lettrage et rapprochement bancaire, balance de vérification, écritures d'inventaire, établissements des états financiers et déclarations fiscales et dépôt légal des comptes. Les deux termes-processus comptable et cycle comptable-sont quasi synonymes dans le langage courant, mais stricto sensu ils renvoient à des notions légèrement différentes.

Pourquoi digitaliser son processus comptable ? L’automatisation réduit les tâches manuelles, centralise les informations, améliore la sécurité et assure la conformité. Regate by Qonto est un exemple de logiciel qui tient la promesse de la digitalisation du processus comptable, notamment pour les cabinets comptables. L’objectif est d’appréhender les besoins de toutes les parties prenantes et de prioriser les solutions pour une intégration fluide avec l’ERP existant. La facturation électronique obligatoire et l’évolution des normes (factur-X, PDP) transforment structurellement le processus comptable, en particulier pour les SA et SAS (dépôt des comptes sous 6 mois, SARL sous 7 mois).

Le processus comptable se compose de multiples étapes et permet de produire des états financiers et d’offrir des données utiles pour les décisions stratégiques. L’automatisation et la digitalisation permettent d’améliorer le pilotage par l’accès rapide à l’information et par des contrôles internes renforcés. Pour les entreprises, il est crucial de disposer d’un outil capable de centraliser les pièces justificatives, d’enregistrer les transactions, de générer les états financiers et d’assurer le reporting.

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Bonnes pratiques et outils pour optimiser le processus comptable

Nos bonnes pratiques pour optimiser le processus comptable:

Formez votre personnel: la formation continue est essentielle face à l’évolution des réglementations et des technologies.
Contrôles internes: mettre en place des vérifications régulières, audits internes, réconciliations mensuelles et examens des comptes.
Utilisation des technologies: intégrer l’Intelligence Artificielle et le machine learning pour automatiser des tâches complexes, analyser les données et prévoir les tendances.

Diagnostic type et plan d’action: diagnostic en 4 heures, plan d'action chiffré, recommandations d’outils. L’offre typique peut inclure une cartographie des 7 cycles, le choix d’outils (Pennylane, Tiime, Agiris, etc.), et la définition des workflows de validation avec migration progressive.

La consolidation et les obligations légales varient selon le statut: baille des comptes, liasse fiscale, et dépôt au greffe. La consolidation intra-groupe demande des retraitements et l’élimination des opérations intra-groupe pour produire des comptes consolidés.

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