Fiche Processus Finance: Optimisation et Performance Comptable

Un processus comptable est essentiel pour le développement d'une entreprise, tant sur le plan réglementaire que pour sa croissance. Il permet, grâce au traitement de toutes les transactions et flux financiers, d'obtenir une vue claire de la situation économique de l'entreprise. Comme le disait Warren Buffet, « La comptabilité c’est la langue des affaires ». De plus, il assure la traçabilité et l'impartialité, protégeant ainsi l'entreprise contre les fraudes.

La fiche processus est un outil crucial pour garantir la pérennité d'une activité et assurer une amélioration simplifiée dès que nécessaire.

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Qu'est-ce qu'un Processus Comptable?

Aussi appelé cycle comptable, le processus comptable regroupe différentes étapes permettant d'enregistrer en détail le flux financier au sein d'une entreprise. Il doit être réalisé à la fin de chaque exercice comptable, par un professionnel de la comptabilité.

Le processus comptable comporte plusieurs étapes :

Identifier et analyser chaque transaction financière
Identifier les comptes
Enregistrer chaque transaction
Publier les entrées
Établir le solde de comptabilisation
Déterminer le compte de résultat
Élaborer le bilan de vérification
Analyser l'ajustement
Présenter les états financiers
Procéder à la clôture comptable
Vérifier le solde après clôture
Établir le bilan comptable final

Le processus comptable permet d'évaluer la rentabilité d'une entreprise ainsi que le retour sur investissement. Il aide ainsi à prendre les bonnes décisions.

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Les Étapes Détaillées du Processus Comptable

Comme lors d'une analyse financière, le processus comptable comporte plusieurs étapes chronologiques.

1. Identification et Analyse des Transactions

Il s'agit en premier lieu de définir la nature de l'opération en cours, en s'appuyant sur les documents sources originaux tels que les factures, les contrats ou encore les bons de commande. Ces documents servent également à sauvegarder les transactions identifiées et enregistrées. Lors de cette étape, il faut également analyser les transactions afin de déterminer les comptes correspondants ainsi que les montants.

2. Identification des Comptes

Le système comptable comporte plusieurs comptes dédiés aux enregistrements des entrées. Ils correspondent à des transactions spécifiques. Il convient alors de déterminer dans quels comptes les transactions doivent être enregistrées.

3. Enregistrement des Transactions

Chaque transaction est enregistrée comme une entrée, et ce, de manière chronologique. Pour cela, le comptable utilise le système comptable en deux parties, qui permet de prendre en compte et de distinguer les comptes autorisés et ceux facturés.

4. Publication des Entrées

Les grands livres comptables comportent des comptes individuels détaillés, où sont publiées les transactions, avec les crédits à droite et les débits à gauche.

5. Calcul du Solde de Comptabilisation

Le solde de comptabilisation regroupe tous les soldes individuels qui sont calculés et ajoutés pour obtenir les totaux des soldes créditeurs et débiteurs inscrits dans leur colonne respective. Pour que le solde soit conforme, les deux totaux doivent être identiques.

6. Établissement du Compte de Résultat

Cette rubrique est celle où les pertes et les gains de l'entreprise sont totalisés.

7. Le Bilan de Vérification

Une fois que les soldes des comptes sont inscrits dans le grand livre, il convient ensuite de vérifier que les enregistrements sont exacts.

8. L'Analyse d'Ajustement

Lors de cette étape, le comptable enregistre les ajustements effectués dans le journal, en se basant sur les données issues de la vérification. Ces derniers sont ensuite retranscrits dans le grand livre. Cela permet d'avoir des comptes à jour.

9. La Présentation des États Financiers

Les données présentes sur la balance de vérification ou les feuilles de calcul sont regroupées entre elles : ce sont les états financiers. Ces derniers incluent plusieurs éléments tels que le compte de résultat, le bilan, etc.

10. L'Étape de la Clôture Comptable

Lors de cette étape, le comptable :

Comptabilise les variations des stocks
Note chaque période comptable
Comptabilise les pertes de valeur et les provisions
Effectue la comptabilité d'amortissement

L'exercice est clôturé dans les livres comptables et servira de référence pour le suivant.

11. La Vérification du Solde

Cette étape intervient après que les comptes nominaux ont été clôturés. Il s'agit d'assurer l'équilibre du grand livre avant le début du prochain exercice comptable.

12. L'Étape du Bilan Final

À cette étape, les comptes sont notés dans le grand livre. Les comptes de crédit sont inscrits dans la colonne de l'actif.

Représentation d'un processus commercial de l'émission du devis à la facturation.

Objectifs du Processus Comptable

Le processus comptable permet de collecter les données de toutes les transactions financières au sein d'une entreprise et de les enregistrer dans une base de données. Ces informations peuvent ainsi être analysées, catégorisées ou encore simplifiées. Dans un environnement toujours plus complexe, les entreprises doivent sans cesse innover et s'adapter pour rester compétitives.

L'Approche par les Processus pour le Directeur Financier

L’approche par les processus est indispensable au directeur financier à la fois pour améliorer la performance de sa fonction et contribuer à l’amélioration de la performance économique de l’entreprise. L’analyse par les processus est aujourd’hui largement répandue dans les entreprises.

Un processus est un ensemble d’activités indépendantes mais reliées les unes aux autres dans le but de fournir un "livrable" marchand ou non marchand (produit, service, information,..) à des clients externes ou internes à l’entreprise. On distingue les processus métier et support.

Avantages de l'Approche par les Processus

Les processus sont par nature « transversaux », ils mettent en relation des acteurs de différents services et facilitent le décloisonnement de l’entreprise. L’approche processus est arrivée dans les entreprises par les procédures qualité (normes ISO) pour identifier les risques et résoudre les problèmes de non qualité. Elle est née du constat qu’une non-qualité détectée dans un service trouve souvent son origine à l'intérieur de l'entreprise mais dans un autre service, les acteurs de différents services n'ayant pas nécessairement le même langage et les mêmes priorités.

Ils peuvent être décrits avec plus ou moins de détail selon les besoins, de façon synthétique pour décrire les macro processus de l'entreprise et de façon beaucoup plus détaillée lorsque l'on se situe au niveau du processus même. Ainsi, le processus de gestion du risque et du crédit client s'inscrit-il dans le macro processus de traitement d'une commande client.

La formalisation des processus constitue une étape préalable à la mise en place des systèmes d'information. L'approche par les processus met les acteurs dans une relation de client à fournisseur dans une logique de passage de témoin. Le processus apporte du dialogue, et même de la convivialité, chaque acteur acquiert une meilleure compréhension de sa participation à la performance globale.

L'acteur amont est attentif à satisfaire l'acteur en aval (son client), lui apporter le livrable attendu dans les conditions voulues et les délais impartis.

La gestion par processus contribue à l'amélioration de la performance. La mise à plat des processus permet de repérer les dysfonctionnements dans les passages de témoin, les activités inutiles ou redondantes et elle est le préalable à leur informatisation. La mise sous tension de l'organisation permet d'accélérer la fourniture du livrable attendu.

Amélioration des Processus Financiers

Le directeur financier cherche à améliorer les processus de sa fonction. Les procédures qualité se focalisant davantage sur les processus métier, il a généralement un travail préalable de formalisation de ses propres processus : clôture comptable, reporting de gestion ou financier, budget, suivi budgétaire, édition des tableaux de bord, prévisions de trésorerie, gestion du risque de change, du crédit-client, etc...

Les processus financiers débordent de la fonction finance et donnent l'occasion de définir des engagements réciproques avec les opérationnels.

Illustration : La charte crédit-client définit les rôles respectifs des commerciaux et des acteurs de la fonction crédit à chaque étape de la vie d'une commande. Le commercial s'engage à demander un avis sur la solvabilité d'un prospect dès les premiers contacts commerciaux et non la veille de la livraison, comme pour mettre le responsable crédit devant le fait accompli. De son coté, le responsable crédit s'engage à solliciter immédiatement une enquête commerciale, à définir rapidement une limite de crédit et à rechercher activement une solution pour éviter un retard nuisible à la relation commerciale ou un blocage des livraisons pour cause de dépassement d'encours.

L’automatisation des processus financiers est source d’économies, elle libère du temps aux acteurs financiers pour des tâches d’analyse, plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée. L’affectation d’un délai à chaque tâche met les acteurs sous tension et contribue à réduire le délai global du processus, elle facilite la réactivité des opérationnels par une mise à disposition plus rapide de l’information.

Illustration : La mise en place d’un logiciel de prévisions de trésorerie groupe permet d’automatiser cette activité dans le cadre de la centralisation de trésorerie (cash pooling). Auparavant, les prévisions de trésorerie de chaque entité étaient transmises sur fichier tableur au directeur financier groupe. La consolidation manuelle constituait pour ce dernier une activité longue et rébarbative, en outre source d’erreurs. L’automatisation facilite les analyses en rendant plus homogènes les données des différentes entités, elle facilite la réactivité du directeur financier sur les décisions de financement en lui procurant l’information plus rapidement.

En tant que manager du processus, le directeur financier donne du sens à l'action de chacun des acteurs, met en valeur leur contribution, veille au respect des délais, sollicite de leur part des pistes d'amélioration.

Contribution à l'Amélioration des Processus Métier

Souvent, le directeur financier s’approprie également certains processus métiers pour contribuer à l’amélioration de la performance économique de l’entreprise. L'analyse stratégique permet de repérer les processus clés, sources d'avantage concurrentiel sur lesquels investir en priorité. La méthode de comptabilité analytique ABC (activity based costing) évalue le coût des différentes activités et par conséquent d’un processus dans sa globalité.

Même lorsque le système de comptabilité analytique n’est pas fondé sur la méthode ABC, il est possible d’évaluer ponctuellement le coût d’une activité pour chiffrer des enjeux financiers d’amélioration d’un processus en termes d’amélioration du résultat ou de rentabilité.

Vous savez maintenant tout des processus comptables. Maintenant c’est à vous de jouer !

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