Comment facturer les frais de déplacement en tant que freelance auto‑entrepreneur

En tant que micro‑entreprise, tu ne peux pas déduire tes charges puisque selon ton régime, tu as droit à un abattement fiscal ou bien une réduction de ton taux d’imposition (lire ici pour connaître la différence). Le principe le plus important à comprendre, et il est non négociable : concrètement, cela signifie que tu ne peux pas "déduire" tes frais de déplacement de ton chiffre d'affaires. La seule manière de ne pas payer ces frais de ta poche est de les faire payer par ton client. Ce processus s'appelle la refacturation.

Peut‑on facturer des frais de déplacement en micro‑entreprise ?

Je vais te faire gagner du temps : tu ne peux pas déduire tes frais de déplacement. En tant que micro‑entreprise, tu ne peux pas faire des notes de frais et te les faire rembourser. Tu ne peux donc pas tous les mois utiliser le barème des frais kilométriques. Si tu es amené à te déplacer très souvent chez des clients ou des prospects, il peut être tentant de se faire rembourser les frais occasionnés par ce déplacement. Or du fait que l’administration fiscale applique un abattement sur ton chiffre d’affaires, il n’est pas possible de déduire des charges. Il en est d’ailleurs de même pour tous les frais professionnels comme l’achat d’un ordinateur ou bien d’un logiciel, etc.

Les solutions pour se faire rembourser

La seule manière de ne pas payer ces frais de ta poche est de les faire payer par ton client. Il existe deux méthodes pour refacturer tes frais à un client.

1) Inclure les frais dans ton devis / facture (refacturation au client)

La solution la plus simple pour que tu puisses bénéficier d’un remboursement de tes frais, c’est tout simplement de facturer à ton client le déplacement jusqu’à ses locaux. Tu dois les inclure dans ton devis pour que le client puisse accepter ton offre et ainsi lui facturer. Il faudra que ton client accepte de payer plus cher ta prestation. Tu auras d’ailleurs 2 choix : soit tu ajoutes une ligne supplémentaire à ta facture pour faire apparaitre les frais, soit tu inclus les frais dans ta prestation globale. D’un côté tu seras transparent mais le client pourrait être tenté de négocier.

La somme que tu vas encaisser va augmenter ton chiffre d’affaires. Tu devras donc payer sur cette somme des cotisations sociales mais également de l’impôt. Si tu décides de facturer les frais de déplacement, veillez à les calculer correctement. Tu ne dois pas entamer la rentabilité de ton chantier, c’est un fait. À l’inverse, le montant des frais de déplacement facturé ne doit pas rebuter de potentiels clients.

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2) Refacturation au réel : débours (acheter pour le compte du client)

La 2ème solution consiste à obtenir l’accord de ton client pour qu’il paye le coût réel du déplacement. Il faudra alors faire établir les factures au nom de ton client pour que celui‑ci puisse les déduire de ses charges. Cette procédure particulière suit des règles et procédure stricte dont nous parlons dans cet article. Dans le cas où tu choisis de faire l’avance des frais pour ton déplacement, il te faudra alors utiliser les frais de débours. Les frais de débours correspondent à tous les frais engagés pour le compte d’un client. Les factures doivent alors être au nom du client. Tu dois obtenir un accord écrit de la part de ton client pour engager des frais à son nom. Le budget alloué doit alors être précisé. Toute facture que tu vas obtenir doit être libellée au nom du client. Demander le remboursement à la fin de ta prestation des frais de débours auprès de ton client.

L’avantage pour toi est que tu pourras déduire les frais de débours de ton chiffre d’affaires puisque tu auras simplement fait une avance. L’avantage pour ton client, c’est qu’il pourra récupérer la TVA puisque ce n’est pas toi qui lui facture les frais. En fait, tu peux y inclure tout ce qui est justifiable. C’est important, de se faire rembourser le montant exact, tu n’as pas le droit de réaliser une marge sur les frais de débours. Le remboursement se fait à l’euro près, sans bénéfice supplémentaire.

Attention, vous ne pouvez pas appliquer de marge sur ces montants ni ajouter de TVA si vous bénéficiez de la franchise en base. Le micro‑entrepreneur ne doit pas inclure les débours dans le chiffre d’affaires, mais bien les faire apparaître séparément sur la facture adressée au client. Ces frais doivent correspondre strictement aux dépenses engagées pour son compte et être justifiés par la facture du fournisseur.

Frais kilométriques : que peut‑on faire ?

Les frais kilométriques sont une compensation financière pour l’utilisation d’un véhicule (🚗 ou 🏍️) dans le cadre d’activités professionnelles. Le barème kilométrique est donc utile pour que les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour l’entreprise, se fassent rembourser leurs frais professionnels. Les frais kilométriques ont aussi l’avantage de prendre en compte plusieurs paramètres pour calculer le coût d’utilisation d’une voiture. Y sont inclus : le carburant mais également le coût d’usure de la voiture (pneus, entretien, perte de valeur de la voiture) ainsi que la prime d’assurance.

Pour calculer les frais kilométriques, il faudra utiliser la puissance administrative de la voiture. Cette puissance est estimée en Cheval Fiscal (CV) et va de 3 CV à 7 CV. Selon la puissance de la voiture, il est estimé qu’elle consommera plus ou moins de carburant où bien que les pièces d’usures seront plus ou moins couteuses à changer. Bon à savoir : si tu utilises un véhicule électrique, les frais kilométriques sont majorés de 20%.

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Le barème des frais kilométriques est utilisé pour estimer les frais de déplacement pour des trajets professionnels effectués avec son véhicule personnel. Il est utilisé par les salariés et les particuliers qui déclarent leur impôt sur le revenu aux frais réels. Pour connaître le barème des frais kilométriques, ne t’inquiète pas c’est très simple. Tout d’abord, tu devrais savoir que le barème kilométrique est fixé chaque année par l’administration fiscale. Tu peux le retrouver sur leur site internet ou encore sur des sites spécialisés en comptabilité.

Si tu factures des frais de déplacement au client au réel, tu peux notamment le calculer avec les frais kilométriques si tu utilises ta voiture personnelle. Toutefois, en micro‑entreprise, tu ne peux pas déduire des charges réelles : le barème est donc un outil d’estimation pour fixer ton prix ou pour expliquer ton calcul au client, mais il ne te permet pas de « déduire » ces frais de ton chiffre d’affaires.

Forfait vs réel : deux méthodes de calcul

Il existe deux méthodes pour calculer le montant des frais de déplacement à facturer au client. L’application d’un forfait est la solution la plus simple pour facturer les frais de déplacement au client. Cette méthode consiste à définir un montant fixe pour indemniser vos déplacements qui s’appliquera à tous vos clients, qu’ils soient situés à 20 km ou à 60 km de votre lieu de travail. La tarification au forfait est libre. Elle n’est pas régie par des règles légales. Autrement dit, vous pouvez définir le montant de votre choix dans la mesure où vous restez dans les tranches de tarifs pratiqués par la concurrence.

La facturation au forfait a l’avantage d’être plus simple au niveau de la comptabilité et de l’application mais elle est cependant moins précise. Elle a l’avantage d’être juste puisqu’elle s’applique à tous de la même manière. L’entreprise qui choisit d’appliquer un forfait de déplacement fixe doit le faire figurer dans ses conditions générales de vente.

La facturation au réel consiste à calculer vos frais kilométriques sur la base d’un barème fixé par l’administration fiscale. Cette technique de calcul des frais de déplacement est plus juste pour votre entreprise puisqu’elle prend en compte vos déplacements réels. Pour connaître la distance parcourue, vous pouvez vous servir d’outils comme Google Maps. Si vous décidez de facturer les frais de déplacement à partir du kilométrage effectué, vous devez les estimer au plus juste pour éviter toute mauvaise surprise au client.

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TVA, chiffre d’affaires et impacts sociaux

Contrairement aux autres formes d’entreprise, les micro‑entrepreneurs ne sont pas soumis à la TVA en principe. Vous ne pouvez donc ni la récupérer, ni l’appliquer sur la facturation de vos frais de déplacement. Si vous êtes redevable de la TVA, la TVA sur les frais que vous refacturez est complexe. En général, si vous facturez un forfait, vous appliquez votre taux de TVA normal. Si vous refacturez des frais réels, les règles varient.

La somme que tu vas encaisser pour des frais de déplacement intégrés à ta facture va augmenter ton chiffre d’affaires. Tu devras donc payer des cotisations sociales et de l’impôt sur ces sommes si elles sont considérées comme chiffre d’affaires. Une solution vous permet toutefois de limiter l'impact de ces dépenses sur votre chiffre d'affaires : la note de débours. En dehors de vos frais kilométriques, l’ensemble de vos frais de déplacement peuvent ainsi être facturés au nom de votre client afin que les débours n’entrent pas dans le calcul des cotisations sociales.

Comment comptabiliser une facture de débours ?

En micro‑entreprise, les débours ne sont pas intégrés au chiffre d’affaires puisqu’ils correspondent à des frais engagés pour le compte du client. Pour être comptabilisés correctement, ces montants doivent apparaître séparément sur la facture, sans marge ni TVA supplémentaire. Il est essentiel que la facture fournisseur soit établie au nom du client, afin de respecter le cadre légal des débours et d’assurer une transparence totale dans la gestion comptable.

Dans ce cas, un auto‑entrepreneur agit uniquement comme intermédiaire et le remboursement des frais ne doit pas être pris en compte dans son chiffre d’affaires. Attention, si ces achats sont facturés comme des frais classiques sans application du principe des débours, elles seront alors soumises aux cotisations sociales. Il vous faudra aussi indiquer dans votre livre de recettes la mention "débours" à côté de la somme correspondante.

Règles pratiques pour refacturer sans litige

• S’accorder avec le client sur le budget alloué à vos dépenses.
• Avoir un accord écrit du client pour engager des dépenses en son nom.
• Faire établir la facture fournisseur au nom du client que vous réglerez à partir de votre compte professionnel.
• Demander le remboursement à la fin de votre mission pour le montant exact payé.
• Ne pas appliquer de marge sur les débours et ne pas y ajouter de TVA si vous bénéficiez de la franchise en base.
• Conserver tous les justificatifs : tickets de péage, factures carburant, billets, notes d’hôtel, etc.
• Si vous facturez au forfait, l’indiquer dans vos conditions générales de vente et sur le devis.

Cas pratique : le client prend en charge les déplacements

La dernière solution pour que tu puisses te faire rembourser tes frais de déplacement est que le client paye lui‑même ton déplacement. Dans le cas où ton client choisi de payer ton déplacement, tu devras bien entendu le négocier avec lui. C’est alors à lui de réserver tous les éléments pour que tu puisses te déplacer : train, avion, taxi, hôtel, etc. Comme tu le vois, dans ce cas, il ne sera pas possible d’utiliser ton véhicule personnel puisque le client ne pourra pas te rembourser les frais kilométriques. Il pourrait toujours participer à des frais en te prêtant par exemple une carte carburant⛽ ou bien un badge télépéage au nom de l’entreprise.

Quand envisager un changement de statut ?

Si tu veux pouvoir déduire tes frais professionnels, récupérer la TVA sur tes achats et différencier tes remboursements de frais de ta rémunération, il y a un intérêt pour un chef d'entreprise de choisir un autre statut juridique. L’EURL ou la SASU permettent cette gestion plus flexible des règlements et offrent des avantages fiscaux que la micro‑entreprise ne propose pas. Si ton activité génère des charges supérieures au taux d’abattement appliqué par l’administration fiscale, tu peux envisager l’option pour le régime réel simplifié.

Sous le régime réel simplifié, les frais engagés pour l’activité peuvent être déduits, comme les frais de déplacement, la location de matériel, les loyers professionnels, les assurances ou encore l’amortissement d’un véhicule utilisé à des fins professionnelles. Pour être prises en compte, les dépenses doivent avoir un montant réel et justifié.

Bonnes pratiques et outils pour gagner du temps

La gestion optimale de vos frais de déplacement peut avoir un impact significatif sur votre rentabilité. Pour gérer efficacement vos frais professionnels et limiter leur impact sur votre trésorerie, il est essentiel de bien organiser la gestion de vos finances. En optant pour un compte en banque pour les artisans ou pour les micro‑entrepreneurs, vous bénéficiez d’outils adaptés à votre activité pour suivre vos dépenses et vos recettes de manière claire et simple.

Pour gagner du temps sans perdre d’argent, vous pouvez utiliser un outil de facturation. Notre solution vous permet en effet de générer des factures électroniques, de les envoyer à vos clients, de suivre leur statut et d’encaisser plus rapidement. Vous pouvez également visualiser et traiter vos factures fournisseurs au sein d’une même plateforme. Avec des outils de notes de frais comme Axonaut, vous pouvez prendre en photo vos justificatifs pour créer vos dépenses directement en un clic. Directement connecté à Google Maps, la solution calcule automatiquement les indemnités kilométriques.

Vous savez maintenant l'essentiel sur les frais de débours pour les auto‑entrepreneurs ! Ces méthodes sont données à titre indicatif pour t’aider à estimer le montant. Il n’existe pas de bonne réponse universelle : cela dépendra grandement de ta situation et de la relation que tu as avec ton client. Si celui‑ci est un nouveau client, alors tu devrais inclure tes frais de déplacement dans la facture. Si en revanche tu as une bonne et ancienne relation avec ton client, alors tu peux envisager de convenir avec lui de pratiquer le débours.

En somme, l’auto‑entrepreneur doit décider entre : inclure les frais dans ses tarifs, appliquer un forfait, refacturer au réel via indemnités kilométriques ou utiliser le mécanisme des débours pour que ces dépenses n’entrent pas dans le calcul du chiffre d’affaires. Chaque option a ses avantages et ses limites ; choisis celle qui respecte la réglementation et qui préserve ta relation commerciale.

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