Comment gérer des équipes en auto-entreprise : cadre légal et bonnes pratiques

La gestion d'équipe est une compétence clé qui détermine l'efficacité et la performance d'un manager. Voyons dans cet article les piliers d'une bonne gestion d'équipe ainsi que les erreurs à éviter.

Qu'est-ce qu'une équipe ?

Un groupe de personnes possédant un ensemble de compétences complémentaires requises pour mener à bien une tâche, un travail ou un projet. Une équipe devient plus qu'un simple ensemble de personnes lorsqu'un fort sentiment d'engagement mutuel crée une synergie, générant ainsi des performances supérieures à la somme des performances de ses membres. Dans une équipe la formule 2+2=4 n'est pas correcte, c'est plutôt la formule 2+2 >5 qui l'est.

Les 6 piliers de la gestion d'équipe

1) Choisir les bonnes personnes

Il est très important de savoir bien choisir les membres de l'équipe qu'on va gérer dans le cadre d'un projet, et ce, pour une meilleure fluidité du travail et de meilleurs résultats. Que ce soit dans le cadre d'une équipe projet, ou d'un nouveau recrutement, les managers sont tenus à respecter certaines règles. Dans le cadre d'un projet, un chef de projet doit : Définir au préalable l'ensemble des objectifs qui seront menés par son équipe projet. Penser aux priorités et aux durées de réalisation pour définir ensuite ses besoins en ressources humaines et en compétences. Allier les compétences d'un manager pour assurer la gestion efficace et rigoureuse de son projet, tout en incarnant celles d'un leader pour susciter l'adhésion de son équipe.

Actuellement, un défi fréquent consiste à diriger des équipes aux compétences variées et d'origines culturelles diverses, tout en maintenant une livraison efficace des résultats des projets.

2) Motiver votre équipe

Un des rôles du manager est de faire progresser les membres de son équipe et les aider à obtenir de meilleurs résultats aussi bien dans l’opérationnel quotidien que dans les projets qu'il gère. La motivation d'équipe, conjuguée à une vision positive et à des attentes élevées, peut déclencher l'effet Pygmalion, inspirant chaque membre à se surpasser pour atteindre des objectifs collectifs exceptionnels.

Pour favoriser un esprit d'équipe solide, il est crucial que chaque membre puisse non seulement s'ouvrir aux autres, mais aussi partager et échanger des idées de manière constructive. Il est en effet très important de motiver son équipe au quotidien car leur réussite est la vôtre.

Au-delà des compétences techniques, certains comportements peuvent gravement nuire à la cohésion de l’équipe. Repérer les signes d’un profil potentiellement toxique en amont est essentiel pour préserver un climat de travail sain. Soyez le catalyseur de votre équipe.

3) Guider votre équipe

Par définition, une équipe doit travailler pour un même objectif. Définir clairement des objectifs et clarifier la ligne directrice du travail, instaure un climat positif et mène à de meilleurs résultats. N'oubliez pas que vos objectifs doivent toujours être SMART pour une meilleure performance. Assurez-vous de guider votre équipe et de donner un sens à leur travail. Sans cette clarté, on comprend rapidement pourquoi les équipes autonomes échouent lorsqu’elles avancent sans direction partagée ni cadre structurant.

4) Résoudre les conflits

C'est normal que des conflits surgissent de temps à autre dans une équipe, et ce, pour de multiples raisons (rôles et attentes mal clarifiés, collaborateurs difficiles, objectifs et priorités divergents…). Une gestion d'équipe efficace reconnaît l'importance des différences culturelles. Elle adopte des pratiques qui favorisent la compréhension mutuelle, la communication ouverte et la résolution proactive des conflits d'équipes locales ou multiculturelles. Votre rôle en tant que manager est de résoudre ces conflits et de ne pas les laisser impacter le rythme de travail.

5) Évaluer la performance

Soutenez votre équipe au quotidien et offrez-leur la possibilité de se développer continuellement. Évaluer leurs performances périodiquement permet de déceler les problèmes et de les résoudre, c'est l'occasion aussi de détecter les lacunes et de dresser des plans de développements pour y remédier. Dans ce contexte, le modèle de Tuckman est très efficace. Il permet d’avoir des clés essentielles pour transformer un groupe d'individus en une équipe performante.

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6) Avoir les bons outils de gestion d'équipe

La gestion d’équipe peut être parfois très complexe. Chaque humain étant unique avec une éducation, une culture, des principes et des émotions diverses, les réunir pour une vision commune demande de bien s’équiper.

Erreurs à éviter

Avoir des attentes irréalistes. En tant que manager, vous devez éviter de créer un stress inutile dans votre équipe. Comme recommandé précédemment, vos objectifs doivent être SMART et donc réalistes.
Ne pas montrer l'exemple. Vous êtes le leader dans votre équipe et comme on le dit : « La charité bien ordonnée commence par soi-même ». Si vous réclamez la ponctualité à votre équipe, soyez toujours ponctuel.

Spécificités du management en TPE/PME et en auto-entreprise

La taille des TPE/PME implique des modes de fonctionnement particuliers. Le dirigeant incarne une approche réactive, concrète et opérationnelle davantage qu’abstraite, formelle et conceptuelle. Le dirigeant de TPE/PME est directement et instantanément exposé à des impondérables qui surviennent de façon irrégulière et imprévisible. Ces situations inédites sont vécues de manière forte et immédiate : le dirigeant met en œuvre des réactions à chaud où la part de l’instinct et de l’intuition est largement prédominante. C’est cette culture que le dirigeant transmet à ses managers et qu’il souhaite les voir s’approprier, une culture de l’action et de la présence sur le terrain.

Qu’il s’agisse d’une start-up dans une tour de la Défense, d’une fonderie en montagne, d’un supermarché franchisé méridional, ou d’une biscuiterie normande, ces entreprises de 2 à 20, 30 ou même 50 salariés se caractérisent par une très grande réactivité, une culture opérationnelle forte, une solidarité à toute épreuve et une disponibilité 7j/7.

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Leurs managers ont ainsi tendance à : Privilégier l’action à la réflexion, Accepter que les collaborateurs sur le terrain agissent avec la seule technique liée à leur fonction, Compter sur la débrouillardise individuelle et la solidarité pour résoudre les problèmes, Etre présents partout et faire acte d’engagement individuel fort.

Bien sûr, ces structures légères leur apportent des avantages qui les aident à : Réagir avec beaucoup de souplesse et d’efficacité opérationnelle, Obtenir des décisions et des validations rapides grâce à des circuits courts, Avoir une vision large des problématiques de l’entreprise, Compter sur une implication implicite des collaborateurs.

Bonnes pratiques managériales adaptées

Pratique 1 : Définir un cadre précis

Dans cet environnement il est fondamental pour les managers d’orienter clairement les attendus plutôt que d’éparpiller les efforts. Définir un cadre précis et des règles du jeu, permet de sécuriser les initiatives et la réactivité. Ce cadre, accompagné par des règles et des actions précises, a pour objectif de donner de la visibilité et de définir clairement les priorités. Cela devient ainsi un véritable dispositif de pilotage efficace et un formidable outil de management : il est rassurant, mobilisant et structurant. Il permet de bien savoir quels sont les critères de réussite et les comportements à adopter, de se projeter dans le temps et de traduire les intentions en décisions opérationnelles.

Par exemple : Indiquer comment concilier les impératifs de sécurité et la satisfaction clients, rappeler les procédures à suivre tout en étant réactif aux événements, rappeler telle ou telle règle, notamment sur les initiatives possibles, etc.

Pratique 2 : Développer sa compétence de communication

Même si ce conseil parait « évident » à tout manager, le contexte des TPE/PME est tellement prenant pour eux qu’ils dépensent toute leur énergie sur les activités à fort enjeu en risquant d’oublier leur entourage professionnel (et personnel parfois). Ainsi, ils peuvent être déconcertés le jour où un équipier démissionne alors que, selon eux, rien ne le laissait prévoir. Entretenir la motivation, écouter, faire grandir ses collaborateurs est une fonction aussi essentielle que de répondre aux sollicitations nombreuses et immédiates du patron et des clients. Le temps relationnel est un vrai temps managérial, il permet d’entrainer sa capacité à comprendre les attentes de ses collaborateurs, saisir les signaux de démotivations, interrogations, inquiétudes, permettre aux potentiels de s’épanouir….

Par exemple : Prendre le temps d’un déjeuner informel en tête à tête, faire un point par trimestre avec chacun, saluer chaque personne chaque jour et adresser une parole personnalisée de temps en temps, etc.

Pratique 3 : Prendre du temps pour anticiper

C’est acquérir un minimum de discipline dans son organisation et sa charge de travail. Planifier des temps de réflexion pour devenir plus stratège, plus tacticien et plus coordinateur. Profiter de quelques moments de recul pour envisager de déléguer davantage. Anticiper, c’est aussi prendre le temps de réfléchir à son propre rôle de manager qui n’est pas celui d’un super technicien, réfléchir à son propre développement personnel et professionnel, réfléchir à la nature de sa valeur ajoutée.

Un manager en TPE/PME, doit prendre le temps de sa propre organisation, de sa réflexion. Les réseaux de pairs peuvent être très puissants pour cela : partager des difficultés, prendre du recul, anticiper les éventuelles déconvenues…. Par exemple : réfléchir à la façon de passer moins de temps sur telle ou telle activité qui pourrait être déléguée, écrire une note sur les intentions stratégiques de l'entreprise pour les 6 mois à venir et trouver les mots qui sauront mobiliser les équipes, contacter un client pour connaitre ses intentions afin de mieux lisser la charge, etc.

Pratique 4 : Développer son leadership

Même si la vision de l’avenir est floue, le manager « accroche sa charrue à une étoile ». Il est conscient de ce qui est important pour lui et son équipe, des valeurs qu’ils défendent, et le concrétise dans ses actions au quotidien. Sans perdre de sa réactivité et de son enthousiasme, il sait aussi négocier et refuser en posant des limites. Il explicite ses choix, les explique et donne du sens. Il sait aussi écouter, s’entourer d’avis différents et mettre toutes les conditions pour faire réussir son équipe en clarifiant le sens de ces succès.

Sans ce sens ou cette vision, le collaborateur ne peut pas avoir le sentiment de participer à une « œuvre » motivante et ne pourra pas s’accomplir. Même si le contexte des TPE est favorable à une circulation rapide de l’information, la somme de toutes ces micro-informations ne suffit pas. Chacun a besoin de comprendre pourquoi il travaille, ce qui lui est demandé et ce qui lui est interdit, quelles sont ses marges d’autonomie, c’est ainsi qu’il sera réactif, créatif et concerné car, se sentant libre à l’intérieur de ce cadre explicite, il assumera davantage toutes ses décisions.

Par exemple : expliquer lors de la prochaine réunion de service pourquoi on a décidé de ne pas répondre à tel appel d'offres ou pourquoi on a décidé de développer cette nouvelle prestation, féliciter tel collaborateur pour son initiative et le faire savoir, etc.

Questions et réponses d'entretien sur le LEADERSHIP !

Bonnes pratiques complémentaires

Les bonnes pratiques managériales passent par une gestion d’équipe structurée et cadrée. Elle passe aussi par une bonne communication, un suivi régulier, une prise en compte de chaque collaborateur dans son individualité et une attention particulière à la qualité de vie au travail. Ces éléments favorisent la bonne cohésion d’équipe en donnant du sens aux actions et aux exigences pour atteindre un objectif commun.

Voici comment définir efficacement un objectif grâce à la méthode SMART. Spécifique. Mesurable. Atteignable. « Relevant » (pertinent). Temporel. Les délais et surtout la date butoir doivent être écrits noir sur blanc. Quand chacun sait ce qu’il doit faire dans l’entreprise, où commencent et où s’arrêtent ses missions, alors les collaborateurs peuvent travailler en bonne intelligence.

Un brief rapide quotidien et une réunion hebdomadaire permettent de tenir vos collaborateurs informés de l’avancée des projets, de la situation concernant l’objectif en cours, mais aussi de prendre connaissance des difficultés rencontrées et des possibles tensions dans l’équipe. Ces rendez-vous incontournables doivent être l’occasion de rebooster vos collaborateurs. Rappeler régulièrement les objectifs en réalisant un suivi hebdomadaire et mensuel aide l’équipe à garder le cap.

Veillez à ce que vos collaborateurs ne subissent pas une charge de travail anormale sur de longues périodes. Cela renforcera à coup sûr leur fidélité. Ayez toujours un œil sur les retards et les absences. Ils peuvent être un indicateur d’ennui ou de démotivation. N’hésitez pas à discuter rapidement avec les personnes concernées. Nous parlons ici de management des équipes, mais prendre en compte les individualités s’avère indispensable pour créer une bonne dynamique. Et n’oubliez pas de célébrer les victoires, les projets aboutis, les résultats atteints avec succès.

Veillez également à ce que vos collaborateurs aient bien les moyens de réaliser leurs tâches quotidiennes en toute sécurité et qu’ils soient formés aux gestes et postures. Ayez également un référent qui relaie l’information pour prévenir des TMS.

Management participatif et collaboratif

Le management participatif, par définition, consiste à faire participer les collaborateurs aux décisions et dans la résolution des problèmes. Par conséquent, le management participatif et collaboratif implique une plus grande autonomie des équipes. Cependant, le rôle du manager reste extrêmement important puisqu’il lui appartient de poser le cadre, de veiller au respect des valeurs de l’entreprise et d'aider les collaborateurs dans l'atteinte de leurs objectifs. Dès lors, le manager a davantage un rôle d’animateur de son équipe que de responsable hiérarchique qui impose les choses. Il doit faire preuve d’écoute et avoir une importante capacité à déléguer. Le but du management participatif est donc de créer une relation de confiance sur le long terme avec les collaborateurs.

Dans le cadre d’un management participatif, le manager doit faire en sorte de mobiliser l’ensemble des collaborateurs autour du projet et de la vision d’entreprise. Avec le management participatif, les collaborateurs ne sont pas seulement impliqués dans la prise des décisions, mais aussi dans leur mise en œuvre. Une grande latitude leur est offerte sur le comment atteindre les objectifs. Le troisième principe du management participatif repose sur le fait de développer de manière constante les compétences des collaborateurs. Un autre principe très important du management collaboratif est la résolution des problèmes, et éventuellement des litiges, non pas au seul niveau du manager, mais au sein de l’équipe. En effet, le manager n’est pas censé apporter toutes les réponses à lui seul. Enfin, puisque le management participatif repose sur l’autonomie des collaborateurs, il doit également leur octroyer un certain droit à l’erreur. Toutefois, pour limiter les conséquences des erreurs qui peuvent être commises, il est préférable de mettre en place un système de vérification qui peut être instauré au niveau même du collaborateur.

Le management participatif offre plusieurs avantages. Tout d’abord, il favorise l’implication des salariés dans la vie de l’entreprise et dans les tâches qui leur sont confiées. De plus, le management participatif participe au bien-être des salariés au travail. En effet, ils ont le sentiment d’être considérés, entendus et compris. En outre, ce mode de management réduit les tensions entre les supérieurs hiérarchiques et les collaborateurs, puisque le sentiment de contrôle est moins important.

Le management participatif connaît cependant quelques limites. Par exemple, il nécessite de former le manager aux bonnes pratiques. C’est pourquoi, en situation de crise, ce type de management n’est pas approprié. Par ailleurs, le compromis étant fréquent avec ce mode de management, il faut s’attendre à ce que certains membres de l'équipe ne soient pas satisfaits par la décision retenue. Dès lors, ils peuvent être réfractaires à sa mise en place.

Pratique	Objectif	Exemple
Définir un cadre précis	Sécuriser initiatives et priorités	Procédures de sécurité et règles d'initiative
Développer la communication	Comprendre attentes et signaux	Déjeuner informel, points trimestriels
Anticiper	Gagner en stratégie et délégation	Note stratégique 6 mois, délégation
Développer le leadership	Donner du sens et expliciter les choix	Expliquer décisions en réunion, féliciter

Travailler dans une TPE/PME c’est travailler dans un environnement souvent exaltant. Prendre des décisions, en constater immédiatement les effets, entraîner toute une équipe, être au cœur des enjeux de l’entreprise, voilà de beaux challenges ! C’est une grande liberté et une grande responsabilité. Ce n’est pas rien que de bénéficier de cette liberté et de cette responsabilité. Mais la contrepartie, c’est d’accepter les devoirs qui correspondent : devoir d’exemple, devoir de comportement, par la prise de recul et la rigueur, davantage que par l’instinct. Chez GAP RÉFÉRENCEMENT, nous pensons qu’un bon chef d’entreprise de menuiserie doit absolument être un bon manager. Parce qu’un personnel motivé et impliqué est indispensable pour booster les résultats de l’entreprise.

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