Comment obtenir un extrait Kbis sur le site éditeur Actes

L’extrait Kbis est un document public et officiel qui atteste de l’existence juridique et de l’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Seul document officiel, il atteste de l’existence d’une entreprise en certifiant le statut juridique et légal de l’entreprise. En fournissant la preuve de son immatriculation, l’extrait kbis permet à une entreprise d’exister en toute légalité. Il peut être exigé lors de certaines démarches administratives et doit dater de moins de trois mois pour être opposable.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis et quelles informations contient-il ?

L’extrait K-bis d’une société correspond à « sa carte d’identité », il s’agit d’un document officiel qui permet de prouver son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). En effet, celui-ci prouve son existence et regroupe l’ensemble des informations synthétiques obligatoires et juridiques de la société :

Raison sociale
Forme juridique
Capital social
Adresse du siège social
Informations sur le(s) dirigeant(s)
Activité(s)
Procédure judiciaire (le cas échéant)
Numéro SIREN / SIRET

Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). C’est l’acte authentique faisant foi des informations portées par l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés. L’extrait Kbis contient ainsi le numéro siren qui est attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation.

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Toute entreprise immatriculée au RCS dispose d’un extrait Kbis. L’extrait Kbis est un document public que tout un chacun peut demander. Tout d’abord, sachez que ce document peut être demandé par le chef d’entreprise en personne, mais également par toute autre personne. En cas de besoin, toute personne peut également accéder à l’extrait d’une entreprise dont il n’est pas le dirigeant. Si vous n’êtes pas le dirigeant, vous pouvez obtenir l’extrait Kbis en fournissant la dénomination sociale, le sigle, le nom de l’entreprise ou encore le numéro SIREN.

Quand a-t-on besoin d’un extrait Kbis ?

Le KBIS, document officiel, atteste de la véracité des informations datées du jour de la demande. Délivré exclusivement par le Greffe du Tribunal de Commerce. En tant que chef d’entreprise, vous aurez à le fournir lors :

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d’un appel d’offres
d’une ouverture de compte bancaire professionnel
de collaboration avec des tiers (fournisseurs…)

De plus, il recense également toutes les décisions du Tribunal de Commerce en matière de procédures collectives : procédures de sauvegarde, de redressement ou liquidation judiciaire. Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Où et comment obtenir un extrait Kbis : méthodes disponibles

Pour obtenir votre extrait Kbis, vous avez plusieurs possibilités : en ligne, sur place au greffe du tribunal de commerce ou par courrier. Si vous souhaitez faire la demande sur place, notez que pour certaines régions l’endroit diffère. Pour l’Alsace-Moselle, la Guadeloupe, la Guyane ou la Martinique, il faut se rendre à la chambre commerciale du tribunal judiciaire. L’extrait sera alors signé et certifié par le greffier.

Sur le site éditeur Actes (procédure générale attendue)

Le créateur d’entreprise peut obtenir assez facilement son extrait K-Bis en ligne. Pour obtenir l’extrait K-Bis de votre société en ligne, vous pouvez effectuer la demande par l’intermédiaire du service suivant : MonIdenum.fr. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise pour laquelle vous demandez l’extrait, la demande est gratuite. Depuis 2019, les dirigeants d’entreprise peuvent télécharger gratuitement un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site officiel Monidenum.fr. Après connexion à votre compte, accédez à l’onglet « Kbis et Performances ». Vous pourrez alors télécharger votre extrait Kbis en ligne au format PDF, en obtenir un nombre illimité de copies et l’utiliser pour toutes vos démarches administratives.

Si le site éditeur Actes propose un service équivalent, les étapes générales à suivre sont :

Se connecter ou créer un compte (identification avec le statut de dirigeant pour obtenir le Kbis gratuit).
Rechercher la société via la dénomination, le sigle, ou le numéro SIREN.
Choisir le type de document (extrait Kbis récent) et la modalité de délivrance (téléchargement électronique ou envoi par courrier).
Procéder au paiement si vous n’êtes pas le dirigeant (services payants existants : ex. Infogreffe ou autres services facturent la transmission).
Télécharger et conserver le PDF signé/horodaté ou recevoir l’exemplaire postal certifié par le greffe.

En payant en ligne votre commande sur certains services, vous aurez immédiatement accès aux informations. Le service est payant, le coût à prévoir est de 3,20 euros (transmission par voie électronique) ou de 3,97 euros (envoi par courrier) selon certains fournisseurs. Le service MonIdenum.fr, lui, est 100 % gratuit réservé aux dirigeants d’entreprise inscrits au RCS.

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Sur Infogreffe et autres prestataires (LegaDrive, MonIdenum, etc.)

Sur le site infogreffe : la plateforme permet d’obtenir et de télécharger votre extrait Kbis en ligne ; la demande est payante.
Sur LegaDrive : en souscrivant un abonnement, vous pouvez accéder aux documents juridiques et financiers de toutes les entreprises recensées en France, dont l’extrait Kbis.
Sur Monidenum.fr : service d’authentification juridiquement opposable ; vous pouvez obtenir votre document directement après inscription. Monidenum permet aux dirigeants de télécharger gratuitement un extrait Kbis de moins de 3 mois.

Vous pouvez obtenir votre Kbis directement auprès du tribunal de commerce de votre région. Pour cela, vous devrez vous rendre directement sur place pour en faire la demande. Le greffe du Tribunal de Commerce délivre et certifie l’extrait Kbis. Le cas échéant, vous devrez aller à la chambre commerciale du tribunal judiciaire pour certaines régions.

Durée de validité et fréquence d'actualisation

La validité d’un Kbis est illimitée, mais la plupart des entités demandent un extrait Kbis de moins de 3 mois. Avoir à disposition un Kbis de moins de 3 mois vous offre la garantie de réaliser toutes vos démarches plus facilement et rapidement. En effet, la vie d’une entreprise est ponctuée de changements et d’évènements que vous devrez déclarer au greffe du tribunal de commerce et qui doivent figurer sur votre extrait Kbis. Le dirigeant ou les dirigeants sont dans l’obligation de mettre à jour les informations concernant son entreprise : changement de raison sociale, forme juridique ou encore les procédures judiciaires en cours ou passées. La demande d’actualisation doit être faite dans un délai d’un mois à compter du changement.

Qui est concerné par l’extrait Kbis ?

Si une entreprise est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés, alors elle possède obligatoirement un Kbis. Généralement les entreprises concernées sont celles qui ont une activité commerciale ou agricole. Ainsi les artisans et les professions libérales (médecin, kinésithérapeute, …). Pour citer quelques formes juridiques concernées : SARL, SAS, SASU, SNC, GIE, EURL, etc.

De plus, ce document ne concerne que les personnes morales. Pour les personnes physiques, c’est l’extrait K. L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Peut-on obtenir le Kbis d’une entreprise autre que la sienne ?

Il est tout à fait possible de demander le Kbis d’une entreprise tierce, car c’est un document public. Cela vous permet de vérifier certaines informations au sujet d’une société, comme par exemple l’existence d’éventuelles procédures collectives, l’identité des dirigeants ou l’insuffisance de capitaux propres. Cependant ce service est payant et peut être effectué auprès de différentes entités (Infogreffe, LegaDrive, MonIdenum pour les dirigeants, etc.).

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Aspects légaux et obligations

Lors de la création d’une entreprise, le dirigeant a l’obligation de faire immatriculer son entreprise par le greffier qui atteste de l’authenticité des informations. En cas de non-respect du Code de commerce, la ou les personnes concernées encourent des sanctions telles que des amendes ou encore des peines d’emprisonnement. Par ailleurs, le fait qu’une entreprise n’est pas immatriculée au Registre des Commerces et des Sociétés est considéré comme de la dissimulation d’activité par le Code du travail. Cette obligation de déclarations et d’immatriculation est soumise par le Code de commerce dans l’article R.123-37.

Selon si c’est une personne physique ou une personne morale, le délai fixé pour la demande d’immatriculation n’est pas le même. Pour les personnes morales, la demande d’immatriculation doit se faire dans les 15 jours après l’ouverture du siège. L’immatriculation atteste l’existence juridique de la société et permet d’obtenir l’extrait Kbis.

Alternatives et justificatifs gratuits

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit parfois de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (registre national des entreprises). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

MonIdenum : obtenir son Kbis numérique

Tableau récapitulatif des moyens d'obtenir un Kbis

Moyen	Gratuit pour le dirigeant	Coût approximatif pour tiers	Disponibilité immédiate
MonIdenum.fr	Oui (dirigeant)	-	Oui (PDF téléchargeable)
Infogreffe.fr	Non	≈ 3,20 € électronique / 3,97 € courrier	Oui (après paiement)
LegaDrive / autres abonnements	Non	Selon abonnement	Oui (abonné)
Greffe du Tribunal de Commerce	Oui (paiement selon greffe possible)	Variable	Sur place ou délai postal

La première personne à pouvoir obtenir son Kbis est le fondateur de l'entreprise. Cependant, il est possible pour tous d'obtenir le Kbis d'une société. Certains sites web semblent promettre un Kbis gratuitement. Il y a aussi des systèmes qui permettent d’acquérir un extrait K-Bis gratuitement, en échange des données personnelles concernant le demandeur : vigilance requise.

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