L'extrait Kbis : Informations Essentielles et Procédures d'Obtention

Dans le monde des affaires, l'extrait Kbis est un document essentiel. Sa fiabilité en matière d'informations sur une entreprise le rend indispensable. Délivré par les greffes, il certifie l'exactitude des données qu'il contient.

Cet article explore en détail ce qu'est un extrait Kbis, son contenu, qui peut l'obtenir et comment il peut être obtenu.

Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par les greffes des tribunaux de commerce. Il sert de véritable carte d'identité juridique pour une entreprise.

Le Kbis atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale et qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L'inscription au RCS est obligatoire pour les personnes physiques (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Les informations qu'il contient proviennent de la déclaration d'immatriculation réalisée sur le guichet unique. Chaque entreprise a l'obligation de s'immatriculer sur le guichet unique des entreprises. La plateforme administrée par l'INPI est la plateforme centrale qui enregistre la création de toutes les entreprises.

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Si l'emploi de l'expression Kbis peut être utilisée pour toutes les entreprises exploitées dans le cadre d'une personne morale, il faut savoir que le terme approprié pour une entreprise individuelle est extrait K. L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Comment télécharer un extrait Kbis gratuitement ?

Le Rôle et le Contenu de l'Extrait Kbis

L'objet de l'extrait Kbis est de donner des informations fiables sur une entreprise. Issues du registre du commerce et des sociétés (RCS), le Kbis reprend les informations contenues dans les statuts juridiques de la société. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document.

Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Informations Indiquées sur un KBIS

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société. Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française).
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée.
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignements sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Cette partie du Kbis donne un premier niveau d'information sur chaque entreprise. Par exemple, le montant du capital social montre la solidité de l'entreprise. C'est dans cette partie que vous pouvez identifier l'identité du représentant légal de la société : le président d'une SAS, SASU, SA, SELAS… ou le gérant d'une SARL, EURL, SCI, SELARL...

Lire aussi: Le guide complet de l'extrait Kbis

Qui Doit Avoir un KBIS ?

L'extrait KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

Un extrait Kbis n'est pas une donnée accessible librement. Pour être certain d'avoir un document valable juridiquement, il est préférable de consulter un site officiel comme celui du GIE Infogreffe.

Si vous prévoyez de travailler avec une entreprise, en tant que fournisseur ou en tant que client, vous pouvez aussi lui demander directement son extrait Kbis. En effet, la demande de son propre extrait Kbis est gratuite. Il suffit de se connecter sur le site Monidenum.

Demander un Extrait Kbis en Ligne

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum.

Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant. Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.

Souscrire un Envoi Périodique d'Extrait Kbis

C’est pourquoi il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite.

Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois. Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix.

Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Comment Demander un Extrait Kbis à Jour ?

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr.

Vous trouverez cette option lors du processus de la commande. Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente.

En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Les Sanctions en l'Absence de KBIS

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Différences entre Kbis et Autres Documents

Il est crucial de comprendre les différences entre l'extrait Kbis et d'autres documents similaires :

Extrait K vs Extrait Kbis : L'extrait K concerne les entrepreneurs individuels, tandis que l'extrait Kbis est destiné aux personnes morales (sociétés).
Kbis vs MonIdenum : MonIdenum est un identifiant numérique unique qui remplace les documents papier traditionnels comme l’extrait Kbis, facilitant les démarches administratives.

Kbis de Radiation : Qu'est-ce que C'est ?

C’est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce qui atteste de la radiation d’une entreprise du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). La radiation signifie que l’entreprise a cessé son activité et n’existe plus juridiquement. Ce document marque donc la fin de l’existence légale de l’entreprise.

Le Kbis de radiation contient des informations similaires à celles d’un extrait Kbis standard, mais avec une mention supplémentaire concernant la radiation :

La raison sociale de l’entreprise.
Le numéro SIREN.
La forme juridique de l’entreprise.
L’adresse du siège social.
Les noms des anciens dirigeants.
La date et les motifs de la radiation (par exemple, liquidation judiciaire, cessation volontaire d’activité, etc.).

Le Kbis de radiation est un document nécessaire pour formaliser la clôture d’une entreprise.

Tableau Récapitulatif des Coûts de l'Extrait Kbis

Type de Demande	Coût
Demande en ligne (MonIdenum) pour sa propre entreprise	Gratuit
Demande par courrier ou retrait sur place pour sa propre entreprise	3,85 euros par exemplaire
Demande pour une autre société	Payant (variable selon le mode de demande)

Un arrêté du 29 juillet 2024 en a précisé les modalités de délivrance, les informations qui doivent y figurer et sa valeur probante. Comme l’extrait Kbis, l’attestation RNE peut être téléchargée en ligne. A la différence de l’extrait Kbis, son obtention est gratuite. Il permet donc d’avoir une série d’informations semblable à celle de l’extrait Kbis.

Document essentiel à de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales, l’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement des entreprises. Il peut être délivré à toute personne intéressée, qu’elle dispose ou non d’un lien avec la société.

Si vous demandez à une entreprise de vous fournir un extrait Kbis, il doit avoir été émis dans les 3 derniers mois. Par exemple, si l’entreprise a des difficultés, une décision du tribunal de commerce y sera mentionnée. Cela concerne les procédures collectives comme les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation.

Théoriquement, toute modification d’une entreprise doit être enregistrée par le greffe et le RCS dans les 30 jours suivants la date de la décision.

L'extrait KBIS fait, en quelque sorte, office de carte d'identité pour ces sociétés. Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

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