Le Livre des Recettes Auto-Entrepreneur : Obligations, Méthodes et Modèle Excel
Le livre des recettes auto-entrepreneur est un document essentiel dans la gestion administrative d’une micro-entreprise. Il répertorie de manière chronologique tous les montants encaissés et leurs justifications dans le cadre de votre activité. ClicFacture décortique les obligations et les usages autour de ce tableau de suivi pour vos déclarations d’encaissements de chiffre d’affaires.
Le Livre des Recettes Auto-Entrepreneur est-il Obligatoire ?
La tenue d’un livre des recettes chronologiques est obligatoire dans la gestion d’une activité d’auto-entrepreneur (micro-entreprise au sens fiscal et social). En effet, la loi impose qu'un micro-entrepreneur tienne ce livre à jour afin de pouvoir suivre les achats effectués.
Les entrepreneurs qui bénéficient du régime fiscal de la micro-entreprise ont une comptabilité dite allégée, avec notamment l’absence de présentation annuelle d’un bilan. L’absence de tenue comptable et de recours à un professionnel de l’expertise comptable n’exclue pas certaines obligations de suivi en cas de contrôle fiscal.
En cas de contrôle fiscal de l'URSSAF, le livre des recettes permet de faire le rapprochement entre les entrées d'argent et les déclarations de chiffre d'affaires effectuées par l'auto-entrepreneur. Bien que les contrôles fiscaux soient plutôt rares, vous devez être en mesure de fournir un livre de recettes à jour, si l’Urssaf vous en fait par exemple la demande. Si ce document comporte de fausses informations, vous risquez jusqu’à 45 000 € d’amende.
Conformément à l’article L123-22 du Code de commerce, vous devez conserver ce livre de recettes durant 10 ans. Il en est de même pour tous vos autres documents comptables (factures, registre des achats, bordereau, etc.).
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Qu’est-ce qu’une Recette pour un Auto-Entrepreneur ?
Une recette est la réception d’un paiement en contrepartie d’une facture qui a été émise pour la vente de biens ou de prestations.
IMPORTANT : Une recette est enregistrée au moment où vous percevez le paiement (et non pas au moment où vous la facturez). Sans cela, vous risquez de faire l’avance à l’État de prélèvements fiscaux obligatoires de façon prématurée. De surcroit vous n’êtes pas encore payé par votre client et votre trésorerie risque d’être pénalisée.
Comment Tenir un Livre de Recettes Auto-Entrepreneur ?
Le livre des recettes inventorie de façon chronologique tous les montants encaissés et leurs justifications dans le cadre de votre activité d’auto-entrepreneur. Afin d’éviter les erreurs et oublis, vous devez tenir le livre des recettes le plus régulièrement possible. Dès que vous encaissez l’argent d’une facture, vous devez obligatoirement penser à reporter cet encaissement dans votre livre des recettes.
Chaque ligne de recette doit préciser :
- La date de l’encaissement chronologique : on affiche les plus anciennes aux plus récentes.
- Le numéro de la facture
- Le nom du client (nom et prénom s’il s’agit d’un particulier, raison sociale ci c’est une entreprise)
- Le type d’opération (biens ou services)
- Le montant encaissé (montant HT de la recette encaissée)
- Le mode de règlement : en prenant soin de bien faire ressortir les paiements en espèce (chèques, espèces, virement, etc.)
Si vous êtes en micro-entreprise et que vous êtes redevable de la TVA, nous vous recommandons de faire une colonne pour le montant HT et une autre pour le montant TTC. Notez également que vous devez calculer le total de vos recettes tous les 3 mois puis au 31 décembre. Il est recommandé d’éditer un livre par année.
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Plus les opérations sont fréquentes et à bas prix, plus la tenue journalière du livre des recettes est fastidieuse, c’est pour cette raison que le régime de la micro entreprise a mis en place une simplification : Selon le BOI-CF-CPF-10-20160907 « Les entreprises peuvent additionner et noter globalement les recettes d’une même journée à condition qu’elle ne dépasse pas le montant unitaire de 76€ TTC. »
Il est possible, en cas de remise en banque simultanée de plusieurs chèques de clients, de n’inscrire sur le livre de recettes que le total du bordereau de remise.
Les Supports Possibles
Le livre des recettes auto-entrepreneur peut être tenu sur un registre papier, un tableau Excel et bien entendu dans un logiciel de facturation en ligne. La loi n’impose pas de format pour votre livre de recettes : sur papier, via un tableur Excel ou un outil de gestion en ligne, c’est à vous de choisir.
Néanmoins, ne perdez pas de vue que vous devez respecter un certain formalisme et que votre support ne doit pas être modifiable. Vous devez en effet pouvoir en prouver l’intégrité.
Option 1 : le faire sur un support papier
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Première possibilité donc : tenir le livre de recettes de sa micro-entreprise sur un simple cahier ou sur papier libre. Il vous suffira alors de créer un tableau à 6 colonnes comme celui-ci.
Vous pouvez également :
- acheter un livre de recettes dans le commerce ;
- télécharger un modèle gratuit sur internet au format PDF ou Excel.
Cette solution est certes simple et rapide, mais reste déconseillée. On vous le disait, depuis la loi Antifraude de 2016 (dite loi Sapin 2), le livre de recettes ne doit pas être modifiable. Si vous utilisez un format papier ou Excel, vous pouvez donc avoir du mal à prouver que vos écritures n’ont subi aucune modification.
Néanmoins, si vous décidez de faire un livre de recettes au format papier, vous devez absolument respecter les recommandations suivantes :
- Ne pas utiliser un crayon papier ;
- Ne sauter aucune ligne ;
- Ne pas utiliser de blanco ;
- Ne faire aucune rature.
N’attendez pas trop pour remplir votre livre de recettes. Mettez-le à jour à chaque encaissement. Cela vous évitera des oublis.
Enfin, si votre activité est mixte (vente de marchandises et prestations de service), pensez à ventiler vos recettes, surtout si vous facturez les deux à un même client. Pour cela, vous devez distinguer la nature de vos encaissements (ventes ou prestations). N’oubliez pas en effet que les plafonds de CA ne sont pas les mêmes pour ces deux catégories d’activité.
Option 2 : utiliser un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur
Pour garantir l’authenticité et l’intégrité de vos écritures, vous avez tout intérêt à utiliser un logiciel de gestion. Il vous permettra d’éditer automatiquement votre livre de recettes. Vous gagnerez ainsi du temps, éviterez toute erreur et aurez un document fiable à présenter en cas de contrôle.
Comment tenir un livre de recettes autoentrepreneur gratuit ?
Exemple de Livre de Recette Auto-Entrepreneur :
Par principe une recette renseignée ne peut plus être modifiée, sauf bien sûr par un avoir dans le cas d’une erreur. Pour rappel toutes les factures doivent être conservées au moins 10 ans.
Voici un exemple de tableau que vous pouvez utiliser :
| Date de l'encaissement | Numéro de la facture | Nom du client | Type d'opération | Montant encaissé (€) | Mode de règlement |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2024 | FA2024-001 | Dupont | Vente de marchandises | 100,00 | Chèque |
| 05/01/2024 | FA2024-002 | Martin | Prestation de service | 50,00 | Espèces |
| 10/01/2024 | FA2024-003 | Société ABC | Vente de marchandises | 200,00 | Virement bancaire |
Livre de Recettes Auto-Entrepreneur Gratuit à Télécharger au Format Excel
Il vous est possible de télécharger cet exemple de livre des recettes Excel, vous permettant de saisir vos recettes avec les colonnes indiquées précédemment. Il faut reporter les informations (les montants, numéros et dates) de vos factures précédemment établies.
Livre de recettes à télécharger
Il est aussi possible de s’appuyer sur un modèle officiel à télécharger gratuitement sur le site de l’autoentrepreneur.fr.
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Suivre son livre de recettes de façon manuelle peut convenir tant que le volume de factures reste modeste. Si votre activité génère plus de factures, l’exercice risque de vite devenir fastidieux et source d’erreurs.
L’usage d’un logiciel gratuit ou payant de facturation vous procurera un confort évident dans la gestion de votre entreprise. ClicFacture est une solution simple et efficace pour vous permettre de suivre votre facturation en temps réel.
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