Les Livres Comptables Obligatoires pour une SARL : Guide Complet

La tenue de livres comptables est une obligation pour toute Société à Responsabilité Limitée (SARL) en France. Ces documents permettent de suivre l'activité financière de l'entreprise, de justifier ses opérations et de faciliter le contrôle par l'administration fiscale. Voici un aperçu des principaux livres comptables obligatoires pour une SARL, ainsi que des informations essentielles pour les tenir correctement.

Les Livres Comptables Essentiels

Plusieurs livres comptables sont obligatoires pour une SARL, chacun ayant une fonction spécifique :

Le Livre-Journal

Le livre-journal enregistre, de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour, sans blanc ni altération d'aucune sorte. Tout enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante. Il peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce. Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique, à condition qu'il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Entreprises concernées: Obligatoire pour les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d'imposition, les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU, etc.), et les professionnels libéraux soumis au régime de la déclaration contrôlée.
Précision : Les professionnels libéraux doivent en outre y préciser l'identité de leur client, le montant, la date et la forme du versement des honoraires. Conseillé pour les autres.
Sanctions : Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre journal, mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

✅ Fonctionnement du livre-journal en comptabilité (cours n° 21)

Le Grand Livre

Le grand livre reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal. Il classe donc par nature de compte les informations saisies dans l'ordre chronologique par le livre-journal. Il n'est soumis à aucune forme particulière.

Entreprises concernées: Obligatoire pour les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d'imposition, et les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU, etc.).
Sanctions : Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de grand livre, mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

Le Livre d'Inventaire

L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif de l'entreprise. Ce document mentionne obligatoirement l’ensemble des éléments actifs et passifs de l’entreprise.

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Depuis le 1er janvier 2016, l’obligation de tenir le livre d’inventaire a fait l’objet d’une suppression. En revanche, elle doit obligatoirement tenir un inventaire annuel de tous ses éléments d'actif et de passif. C'est pourquoi le livre inventaire reste fortement recommandé.

Autres Registres Obligatoires

En plus des livres comptables, une SARL peut être tenue de tenir d'autres registres, notamment :

Le registre unique du personnel : Quel que soit l'effectif de l'entreprise, il doit être tenu à jour dans chaque établissement. Les noms et prénoms de tous les salariés doivent y être inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile.
Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) : Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques.
Registre des procès-verbaux : Dans une société à responsabilité limitée, les décisions prises par les associés doivent être constatées par procès-verbaux. Ils sont ensuite rangés dans le registre des procès-verbaux.

Comment Tenir les Livres Comptables ?

Les livres comptables doivent être tenus sans altération, ni rature, ni blanc. En cas d'erreur, il est interdit de gommer ou de barrer : il faut contrepasser l'écriture ou opérer une comptabilisation en négatif. Ces livres comptables peuvent être tenus sous format papier ou numérique. Il ne doit y avoir aucun blanc et aucune altération afin de garantir le caractère définitif de ces livres comptables.

Aujourd’hui bien sûr, l’ensemble de ces documents est généré informatiquement par des logiciels comptables où il suffit de saisir les écritures dans le livre journal afin que les autres livres soient calculés.

Il faut que les opérations de vente et d’achat soient classées de manière chronologique. Afin d’assurer une meilleure lisibilité, un certain formalisme doit être respecté également lors de la facturation. Tous les mouvements qui s’opèrent dans le patrimoine de la SAS doivent être traçables. Le service administratif et comptable de la société se charge de s’en assurer.

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Les Comptes Annuels

À la fin de chaque exercice comptable, la société doit établir ses comptes annuels. Les comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe.

Le bilan présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat rassemble les produits et charges, et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice.
L'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat.

Après avoir établi ses comptes annuels, la société doit les déposer en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou directement au greffe du tribunal de commerce sur support papier.

Sanctions en Cas de Non-Respect des Obligations Comptables

Bien que le fait de ne pas tenir le livre journal, le grand livre ou le livre inventaire ne soit pas sanctionné en soi, le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. En cas d'omission volontaire dans votre facturation (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis l'omission risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et 500 000 € d'amende.

Tableau Récapitulatif des Livres Comptables Obligatoires pour une SARL

Livre Comptable	Obligatoire ?	Description
Livre-Journal	Oui	Enregistrement chronologique de toutes les opérations.
Grand Livre	Oui	Reprend les écritures du livre-journal classées par compte.
Livre d'Inventaire	Non (fortement recommandé)	Relevé de tous les éléments d'actif et de passif.

Externaliser ou Non la Comptabilité ?

Une SARL ne doit pas obligatoirement avoir un expert-comptable pour sa comptabilité. Faire la comptabilité de la SAS soi-même, c’est possible et avantageux en matière de coût. Mais le président de la société aura fort à faire. Soulignons qu’il peut envisager l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour lui simplifier la tâche. L’outil garantit un énorme gain de temps, ainsi qu’une mise à jour régulière des comptes.

Si le chef de l’entreprise n’a pas le temps de s’en charger ou ne dispose pas des compétences dans le domaine, il peut le confier à un comptable interne. En outre, disposant de tous les pouvoirs en termes de direction interne, rien n’empêche le président de la SAS d’engager un expert-comptable pour l’aider dans la tenue de la comptabilité de la société. Il aura ainsi la possibilité de se focaliser entièrement sur son cœur de métier.

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