Mentions obligatoires sur une facture et règles TVA en France

Avec l'avènement de la facturation électronique, la facture est devenue un sujet central de discussion. Elle remplit plusieurs fonctions essentielles, notamment en tant qu'élément de preuve juridique pour les transactions commerciales. Elle sert notamment de justificatif comptable et support pour l'exercice des droits liés à la TVA (collecte et déduction).

Pourquoi respecter les mentions obligatoires ?

En France, afin de respecter la législation en vigueur, de nombreuses mentions doivent obligatoirement figurer sur les factures. L'omission de ces mentions peut avoir des conséquences financières désastreuses. Il est donc primordial de les connaître et de les inclure systématiquement dans vos factures.

Forme et format de la facture

La facture doit impérativement être rédigée en langue française et établie en deux exemplaires, dont l'original pour le client. La facture peut être émise par voie électronique, sous réserve que l'acheteur formalise son acceptation. Avec la facturation électronique, l’exemplaire destiné au client sera disponible soit sur le Portail Public de Facturation, soit sur une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. La facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires mais devra également comporter la nature de l'opération (Bien, Service, Mixte).

Numérotation et dates

Chaque facture doit posséder un numéro unique apparaissant sur chaque page. Ce numéro doit être basé sur une chronologie continue et sans rupture. Le numéro de la facture doit être un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaître sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La date d’émission de la facture doit figurer ainsi que la date de la vente ou de la prestation de service. Les dates d’émission de la facture, de livraisons des biens ou de fin de l’exécution de la prestation de service (date d’achèvement) doivent apparaître.

Identité des parties contractantes

L’identité complète du vendeur ou du prestataire de service doit figurer :

Dénomination sociale,
Adresse du siège social et adresse de facturation si différente,
Numéro d’immatriculation : SIREN / SIRET / RCS / RM (Répertoire des métiers),
Ville du greffe d’immatriculation (commerçants) ou département d’immatriculation (artisans),
Forme juridique : EI, EURL, SARL, SA, SAS, SNC, SCOP…,
Montant du capital social.

Pour les entrepreneurs individuels, la mention « Entrepreneur individuel » ou les initiales « EI » doivent précéder ou suivre le nom de l’entrepreneur sur les factures et tous les documents commerciaux. Le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur doit être indiqué. La mention du numéro de TVA du client reste facultative pour les opérations réalisées en France, mais le numéro SIREN ou SIRET du client deviendra obligatoire lors de l’entrée en vigueur de l’e-facture.

Identité de l'acheteur

L’identité de l’acheteur doit être indiquée : dénomination sociale ou nom pour un particulier, adresse de facturation et adresse de livraison ou de réalisation de la prestation. Pour un client professionnel : SIREN/SIRET et numéro d’identification à la TVA (si redevable).

Informations sur les biens et services

Pour que la facture puisse constituer une preuve juridique cohérente, il faut qu’elle décrive en détail l’objet de la vente ou de la prestation et contienne :

Une désignation précise des biens commercialisés ou des prestations exécutées,
La nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte,
Le prix unitaire hors taxes des produits ou services facturés,
La quantité fournie pour chaque ligne,
Les réductions appliquées (hors escompte et réductions différées),
Les majorations appliquées (frais de transport, d’emballage, etc.).

Sur chaque ligne de la facture doivent également figurer la date de réalisation de la vente, de la prestation de services ou du versement de l'acompte lorsque cette date est différente de la date d'émission de la facture ; pour chacun des biens livrés ou services rendus : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA applicable ou, le cas échéant, la mention du bénéfice d'exonération.

Totaux, TVA et informations de paiement

Certaines informations relatives aux totaux, à la TVA, au règlement doivent apparaître :

Le ou les taux de TVA applicables (sauf cas de franchise de TVA pour le EI). Si plusieurs taux s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire et par ligne (récapitulatif pour chaque taux de TVA),
Le montant total HT et TTC,
La date de paiement ou délai de règlement (ex. : immédiat, 30j, 60j, etc.),
Les moyens de paiement acceptés,
Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Si pas d’acceptation de l’escompte, l’indiquer aussi,
Le taux de pénalités en cas de non-paiement ou de retard de paiement,
Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ en cas de retard de paiement.

Mentions particulières selon situations

Outre les mentions générales, certaines situations imposent des inscriptions spécifiques :

Si la facture a été générée suite à une commande, le numéro du bon de commande émis préalablement doit apparaître,
Si vous bénéficiez d’un régime de franchise de TVA parce que vous êtes autoentrepreneur (EI, microentreprise) indiquez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » et facturez en HT. Aucune TVA ne doit apparaître sur vos factures,
Si vous êtes sous-traitant dans le secteur du BTP et que l’autoliquidation s’applique, indiquer la mention « Autoliquidation de la TVA » et indiquer uniquement le montant hors taxe,
Si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée, indiquer la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté »,
Pour les artisans ou micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire, mentionner l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, et la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
Si vous vendez certains biens comme de l’électroménager, des équipements informatiques ou électroniques, indiquer l’existence et la durée de garantie légale de conformité de 2 ans minimum,
Si vous vendez certains produits ou équipements, indiquer le montant de l’éco-participation « Eco-participation DEEE »,
Si vous mettez sur le marché ou produisez des déchets dans le domaine du Bâtiment, indiquer le montant de l’éco-contribution (REP Bâtiment),
En cas de vente sur internet, indiquer le délai de rétractation et les modalités d’application de ce droit,
Si vous êtes locataire-gérant, gérant mandataire ou franchisé, indiquer votre qualité.

Cas particuliers : avoirs et factures pro forma

L’avoir matérialise une somme d’argent qu’un vendeur doit à son client pour diverses raisons : retour de marchandises, trop-perçu à cause d’une erreur de facture, geste commercial, escompte pour paiement anticipé. Les mentions obligatoires seront les mêmes que sur une facture, mais vous devrez ajouter aussi la mention « Avoir », les références de la facture initiale, le montant HT de la remise accordée et le montant de la TVA correspondante.

La facture pro forma n’a pas de valeur de facturation. Il s’agit d’un document provisoire sans valeur comptable tenant lieu d’offre commerciale, de devis. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.

Règles spécifiques liées à la TVA

Les mentions TVA varient selon votre régime fiscal. En cas d’exonération, une mention spécifique doit apparaître, par exemple : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les auto-entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base de TVA. La facture B2B inclut également la référence à l’autoliquidation en cas de vente intracommunautaire entre professionnels. La mention « Auto-liquidation » doit figurer lorsqu'il s'agit d'opérations pour lesquelles le preneur est redevable de la taxe.

La mention de la TVA sur une facture délivrée à un redevable de ladite taxe ouvre droit, chez ce dernier, à une déduction d'un égal montant. La facture doit comporter le numéro d'identification à la TVA du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur lorsque la réglementation l'impose. La réalisation de prestations entraînant l'obligation d'autoliquidation entraîne l'obligation de faire figurer sur les factures le numéro d'identification à la TVA du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur.

Lire aussi: Factures et TVA Intracommunautaire

Facturation électronique : attention à la stricte conformité

La facturation électronique sera plus stricte et ne tolérera aucun oubli. En cas de non-conformité, votre facture pourra être rejetée automatiquement. Le paiement sera donc compromis, car le client ne pourra pas récupérer votre facture. Vous ne pourrez plus compter sur votre bonne étoile… La mise en place de la facturation électronique est donc l’occasion de vérifier si vos factures sont totalement conformes. La conformité des factures constitue un enjeu important pour les entreprises, notamment dans le contexte de la réforme de la facturation électronique.

Tout savoir sur la facturation électronique

Sanctions en cas d'omission

Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s'exposent à de lourdes amendes en cas de contrôle : une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois, le montant de l'amende ne peut excéder le quart du montant de la facture. Le professionnel risque aussi une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, de factures de complaisance, de factures fictives et de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables.

Obligations pratiques et recommandations

La facture est un document écrit qui détaille la vente d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation de service. Elle est aussi un mode de preuve du contrat commercial. Pour produire des factures conformes, de nombreuses informations doivent être indiquées. En fonction de votre activité et de votre statut, certaines mentions devront être ajoutées. Il est de votre responsabilité de vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes.

Les entreprises utilisent de plus en plus des logiciels de gestion et de facturation conformes pour sécuriser leurs processus. Pour éviter des erreurs, il est recommandé d’adopter une solution professionnelle et évolutive qui automatise la génération d’un modèle de facture conforme et applique les bonnes mentions selon votre statut.

Tableau récapitulatif : mentions générales obligatoires

Mentions	Précisions
Date d’émission	Date à laquelle la facture est émise
Numéro unique	Numéro unique à chaque facture, basé sur une séquence chronologique et continue
Date de la vente/prestation	Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation
Identité vendeur	Nom/raison sociale, adresse, SIREN/SIRET, forme juridique, capital social
Identité acheteur	Nom/raison sociale, adresse, SIREN/SIRET pour professionnels
Désignation des produits/services	Quantité, désignation précise, prix unitaire HT, taux de TVA
Totaux et TVA	Total HT, montant de la TVA par taux, Total TTC
Règlement	Délai de paiement, moyens acceptés, pénalités, indemnité forfaitaire 40€

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