Mise à jour obligatoire du Kbis : procédures, délais et conséquences pour l’entreprise

Le Kbis est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une société commerciale (immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS)). Il atteste de l’immatriculation de la société au Registre du commerce et des sociétés. L’extrait Kbis, quant à lui est la véritable carte d’identité actualisée de l’entreprise. Il atteste de l’existence juridique et de la légalité de toute entreprise inscrite au RCS, et apporte une information vérifiée, à sa date de délivrance.

Pourquoi la mise à jour du Kbis est-elle indispensable ?

Toute modification affectant une information figurant sur le Kbis doit faire l’objet d’une déclaration officielle. Dans tous ces cas, la mise à jour du Kbis est indispensable pour assurer la validité des informations légales de l’entreprise. Modifier un Kbis n’est pas une formalité secondaire, mais une obligation légale essentielle pour garantir la conformité juridique de l’entreprise. Le Kbis prouve l’existence juridique de la société.

Il permet aux partenaires financiers d’être tenus informés de l’état actuel de l’entreprise. Ainsi, est-il exigé pour l’ouverture d’un compte bancaire, comme pour une candidature à un appel d’offres public, comme pour l’achat de matériel professionnel. Toute personne qui le souhaite peut demander un extrait Kbis de votre société, gage de confiance dans le cadre de partenariats, ou de vente de produits, entre autres.

Quelles mentions figurent sur le Kbis ?

On y retrouve les informations essentielles d’une entreprise : dénomination sociale, capital, dirigeants, activité, etc. Concrètement, il contient de précieux renseignements sur la raison sociale de l’entreprise, le code NAF, le numéro SIREN, le nom et le sigle du greffe de son immatriculation, ainsi que son numéro d’identification. La première information que vous trouverez sur le Kbis est le numéro d'identification de l'entreprise, appelé aussi numéro SIREN.

Il mentionne la forme juridique de l'entreprise, que ce soit une SARL, une SAS, une EURL, etc. Le document détaille également des aspects plus personnels liés à la direction de l'entreprise. Vous y trouverez le nom du directeur ou du président, ainsi que celui des associés et des autres dirigeants. Enfin, le Kbis révèle des informations sur l'établissement et son activité.

Dans quels cas faut-il modifier le Kbis ?

Tout déménagement doit être suivi par un changement du siège social mentionné sur le Kbis.
Toute modification de la forme juridique, ou augmentation du capital social, de l’objet social, bref, toute modification affectant les informations mentionnées dans l’extrait Kbis se doit être mise à jour.
Le changement de dirigeant entraîne obligatoirement une modification du Kbis.
Le changement d'adresse du dirigeant doit être déclaré sur le Guichet unique lorsque cette adresse figure sur le Kbis.
La modification d'activité correspond à un changement d'objet social.

La modification du Kbis s’impose dès qu’une mention figurant sur le document ne correspond plus à la situation de l’entreprise. Le changement étant à portée de main dans toute vie sociétale, il est important de modifier son Kbis en conséquence, sous un mois, en vertu des articles R. 123-45 et R. 123-46 du Code de commerce.

Les étapes à suivre pour mettre à jour le Kbis

Identifier précisément la modification à effectuer et réunir les justificatifs nécessaires.
Pour certains changements, convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée.
Publier une annonce légale de modification dans un journal d'annonces légales (JAL) habilité.
Constituer le dossier de modification et le déposer via le Guichet unique de l’INPI (dépôt en ligne obligatoire depuis 2023).
Le greffe procède à l’examen, à l’enregistrement de la modification, puis à la mise à jour du RCS et à l’édition du nouveau Kbis.

La première étape consiste à identifier précisément la modification à effectuer et à réunir les justificatifs nécessaires. Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée. Par la suite, il faudra faire en sorte que ces changements apportés soient publiés au journal d'annonces légales ou JAL.

La parution d'une annonce légale de modification est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe. Une fois l'annonce légale publiée dans le journal, vous recevez une attestation de publication à joindre à votre demande de modification de Kbis. Attention, dans le cas d'un transfert de siège social dans un autre département, vous devez publier deux annonces légales : l'une dans le département où déménage l'entreprise, l'une dans le département où siégeait jusqu'alors la société.

Le Guichet unique et la dématérialisation des formalités

En effet, depuis la généralisation du guichet unique des entreprises, la procédure pour modifier un Kbis est désormais centralisée et entièrement dématérialisée. Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises. Le dépôt du dossier sur le Guichet unique de l’INPI constitue la dernière étape de la modification du Kbis. La plateforme transmet ensuite le dossier au greffe compétent.

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Le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard. L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel.

Déclaration début d'activité VDI sur le guichet unique INPI

Traitement par le greffe, délais et coûts

Une fois la déclaration de modification du Kbis validée et le dossier transmis, les informations sont transmises automatiquement au greffe du tribunal de commerce, qui procède à l’examen et à l’enregistrement de la modification, puis à la mise à jour du RCS et à l’édition du nouveau Kbis. Les délais pour modifier un Kbis sont encadrés par la loi.

Le traitement du dossier par le greffe intervient généralement dans un délai de quelques jours ouvrés, sous réserve que le dossier soit complet et conforme. Vous disposez d’un mois à compter de la décision pour déclarer la modification du Kbis. Une fois le dossier déposé en ligne, le greffe traite la demande en deux à cinq jours ouvrés en moyenne, parfois davantage selon le tribunal et la complexité du dossier.

Modifier un Kbis n’est pas gratuit. Les tarifs applicables sont fixés par les greffes et peuvent être consultés sur Infogreffe. En France, conformément aux articles R.123-150 et R.123-152 du Code de commerce, seuls les greffiers des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis. Les extraits Kbis délivrés directement par les greffes sont soumis à un tarif réglementé fixé par l'arrêté du 28 février 2024 relatif aux tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce. Ce tarif est de 3,85 € TTC pour un envoi par courrier et de 3,20 € TTC pour une transmission par voie électronique.

Le coût d’une modification de Kbis dépend de la nature du changement et de la forme de l’entreprise. Aux frais de greffe s’ajoute le coût de l’annonce légale lorsque la modification touche les statuts. Le coût combine les frais de greffe, qui vont de 42,90 € à 230,79 € selon la modification, et l’annonce légale.

Exemples chiffrés

Type de formalité	Frais de greffe (ex.)	Annonce légale (ex.)
Modification d'activité (objet social)	42,90 €	≈ 136 €
Déménagement dans même ressort	Variable (ex. 188,81 €)	Ex. 109 €

Pièces à joindre au dossier de modification

Vous devez constituer un dossier comprenant notamment les pièces justificatives suivantes : Un exemplaire de la décision de modification (dans le cas où il s'agit d'une décision prise lors d'une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés) ; Le formulaire Cerfa M2 (ou M3 pour un changement de gérant) rempli, daté et signé ; L'attestation de parution de l'annonce légale de modification, transmise par le journal d'annonces légales habilité ; Un exemplaire des statuts juridiques de l'entreprise si la modification concerne les statuts de la société ; Lorsque le changement cible la direction de l'entreprise : une copie de la carte d’identité du nouveau dirigeant ainsi qu’une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

La correction d’une erreur sur le Kbis dépend de l’origine de cette erreur. L’erreur sur le Kbis déclarée par l’entreprise se corrige par une demande de rectification sur le Guichet unique de l’INPI. Cette situation concerne une information inexacte transmise lors de l’immatriculation ou d’une modification. L’erreur imputable au greffe se corrige gratuitement.

Certaines erreurs reviennent fréquemment lors des démarches visant à modifier un Kbis. Pour sécuriser la démarche, il est indispensable d’identifier précisément les changements à déclarer, de respecter les délais légaux et de fournir des justificatifs conformes.

Sanctions en cas de non-immatriculation ou de non-conformité

En vertu de l’article L. 8221-3 du Code du Travail, une dissimulation d’activité pourra être retenue en cas de non-immatriculation au RCS. Cette dernière est sanctionnée, pour les personnes morales, par une amende de 225 000 euros, une dissolution, une interdiction de 5 ans ou définitive d’exercer son activité sociale ou professionnelle, un placement sous surveillance judiciaire, et bien d’autres complémentarités consultables à l’article L. 8221-5 du Code du Travail.

Pour les personnes physiques, il s’agit de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, avec des peines complémentaires telles que la confiscation des biens meubles et immeubles servant à l’infraction, prévues à l’article L. Vous l’aurez compris, quelle que soit la nature de leurs activités, toutes les sociétés ont l’obligation d’être immatriculées au RCS.

Accès à l’historique et aux extraits Kbis

Obtenir l'historique des modifications au RCS, c'est commander un document récapitulant toutes les informations qui ont un jour été mentionnées sur l'extrait Kbis d'une entreprise. Avec Infogreffe, les chefs d’entreprises peuvent y accéder à toute l’information légale issue du registre du commerce et des sociétés. 100 000 mises à jour sont effectuées quotidiennement par les 141 greffes de tribunal de commerce de métropole et d'outre-mer et sont immédiatement accessibles sur Infogreffe.fr.

Les informations contenues dans le RCS sont publiques, la dénomination sociale suffit pour y avoir accès, mais la démarche est payante. Mis à part les entreprises dont le siège social est en Alsace ou en Moselle, pour récupérer votre extrait Kbis nul besoin de vous rendre directement auprès du greffe du tribunal de commerce de l’entreprise, nous vous assistons dans cette démarche en ligne.

La demande en ligne est généralement plus pratique. Le coût de la demande est de 3,12 euros en ligne et de 4,41 euros par courrier. La version numérique effectuée auprès d'infogreffe coûte 3,37 euros. Non affilié au gouvernement, le site Kbis.services propose aux utilisateurs un service d’intermédiaire avec les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels, permettant d’obtenir un extrait d'immatriculation ... sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné ou autres organismes officiels et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros.

Bonnes pratiques pour les dirigeants

Conserver un Kbis récent et l’avoir constamment en sa possession.
Anticiper les modifications et respecter le délai d’un mois pour les déclarer.
Consulter ses statuts avant tout vote de modification du Kbis.
Se rapprocher d’un professionnel si la démarche vous semble complexe afin d’éviter un rejet du dossier par le greffe.

Il est donc intéressant d’avoir constamment en sa possession cet extrait Kbis à jour. Beaucoup de dirigeants confient toutefois la formalité à un professionnel pour éviter un rejet du dossier par le greffe. Vos statuts doivent être consultés avant tout vote de modification du Kbis.

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