La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) en Finance : Définition, Fonctionnement et Avantages

La Reconnaissance Optique de Caractères, souvent appelée « reconnaissance de texte », est une technologie qui permet d’extraire et de réaffecter les données à partir de documents numérisés, d’images prises avec un appareil photo et de fichiers PDF contenant uniquement des images. Parfois appelé « reconnaissance de texte », l’OCR permet d’extraire et de réaffecter les données à partir de documents numérisés, d’images prises avec un appareil photo et de fichiers PDF contenant uniquement des images.

Les systèmes OCR associent matériel et logiciel pour convertir les documents imprimés sur supports physiques en texte lisible par les machines. Le logiciel OCR distingue les lettres figurant dans les images, forme des mots, puis des phrases pour permettre l’accès au contenu d’origine, ainsi que sa modification.

Aujourd’hui, les services OCR sont largement accessibles au public. La technologie OCR s’est popularisée au début des années 1990, avec la numérisation des journaux historiques. Depuis lors, cette technologie ne cesse de s’améliorer. Aujourd’hui, les produits offrent une précision OCR proche de la perfection. Avant l’arrivée de la technologie OCR, la seule option pour formater numériquement les documents était de saisir les textes manuellement.

En plus d’être répétitive et chronophage, cette tâche entraîne inévitablement des inexactitudes et des erreurs de frappe. Les entreprises font souvent appel à l’OCR pour convertir les documents juridiques ou historiques imprimés au format PDF.

Exemple de fonctionnement de l'OCR.

Comment Fonctionne l'OCR ?

Le logiciel OCR utilise un scanner pour retraiter la forme physique d’un document en texte numérique modifiable. Voici les étapes clés du processus :

Acquisition d’images : Toutes les pages du document sont copiées, puis le moteur OCR convertit le document numérique en version bicolore ou noir et blanc. L’image numérisée ou le bitmap est analysé pour déterminer les parties claires et foncées.
Prétraitement : L’image numérique est nettoyée pour éliminer les pixels superflus.
Reconnaissance de texte : Les parties sombres sont traitées pour identifier les lettres, les chiffres ou les symboles. Cette étape consiste généralement à cibler un caractère, un mot ou un bloc de texte à la fois.
Reconnaissance de motifs (ou correspondance de motifs) : Le programme OCR a été entraîné au préalable sur des exemples de texte dans différents formats et polices pour reconnaître les caractères en les comparant à un modèle présent dans le document numérisé ou dans le fichier image. Chaque combinaison de formes, d’échelles et de polices est appelée glyphe. Pour que cela fonctionne, les caractères doivent afficher la police sur laquelle le programme OCR a été entraîné.
Reconnaissance des caractéristiques (détection ou extraction) : Fonctionnalité utilisée lorsque le programme OCR analyse une police sur laquelle il n’a pas été entraîné. L’OCR applique les règles associées aux caractéristiques d’une lettre ou d’un chiffre donnés pour reconnaître les caractères dans le document numérisé. Ces caractéristiques comprennent le nombre de lignes angulaires, d’intersections de lignes, de boucles ou de courbes présentes dans un caractère.
Reconnaissance de la mise en page : Les programmes OCR plus complets analysent également la structure des images contenues dans le document. Ils divisent la page en éléments (par exemple, blocs de texte, tableaux ou images). Les lignes sont divisées en mots, puis en caractères. Une fois les caractères isolés, le programme les compare avec un ensemble d’images de motifs.
Post-traitement : Les informations recueillies sont stockées au format numérique : fichier modifiable ou PDF.

Types de Reconnaissance OCR

Il existe différents types de reconnaissance OCR, chacun ayant ses propres applications :

OCR simple : L’analyse consiste à mettre en correspondance les modèles caractère par caractère, en comparant les caractères numérisés aux glyphes stockés.
Reconnaissance optique de marques (OMR) : Ce type de programme permet d’identifier les cases cochées, ainsi que d’autres marques comme les bulles dans les sondages ou une signature sur un formulaire, mais aussi les logos, les symboles et les filigranes.
Reconnaissance intelligente de caractères (ICR) : Comme mentionné précédemment, l’ICR exploite la puissance de l’IA. Grâce au ML ou à l’apprentissage profond, le programme OCR apprend à lire comme un humain, grâce à une pratique et à un entraînement continus.

L'OCR et les Factures

L’acronyme signifie « Optical Character Regognition » que l’on peut traduire par reconnaissance optique de caractères. Le logiciel permet de convertir automatiquement et de manière numérique un document papier. Cette technologie est donc particulièrement utile dans le but de traiter différentes factures et d’analyser les données inscrites. Cependant, l’avantage d’un OCR ne s’arrête pas là. Vous allez pouvoir automatiser de très nombreux processus liés à la facturation et à la comptabilité. De ce fait en tant que professionnel, vous vous orientez vers une solution qui vous fera gagner énormément de temps.

D’un point de vue théorique, la technologie n’est pas exclusivement réservée à la reconnaissance des factures. Néanmoins, son usage reste particulièrement redoutable dans ce domaine. Chaque élément textuel est ainsi fidèlement retranscrit dans une base de données dans un processus de conversion numérique automatique.

Cette reconnaissance permet de distinguer l’ensemble des éléments tels que des images, des chiffres, des lettres et des tableaux. Ensuite dans un processus spécifique, les éléments textuels sont ensuite convertis numériquement. La courbure de chaque lettre est identifiée par le logiciel et repose sur un ensemble d’hypothèses pour effectuer une numérisation complète de la facture.

Numérisation des factures grâce à la reconnaissance optique de caractères OCR

Les Avantages de l'OCR

L’avantage principal de la Reconnaissance Optique de Caractères réside dans le gain de temps que celle-ci occasionne au niveau de la saisie de données. D’autre part, l’OCR reconnaît de façon automatique l’ensemble des caractères supprimant ainsi la saisie manuelle des données, et par conséquent le risque d’erreurs. De plus, la recherche des documents est rendue plus efficace grâce aux mots-clés et métadonnées.

Voici les différentes étapes du processus d’océrisation :

amélioration de la qualité de l'image pour permettre au logiciel OCR de fonctionner efficacement ;
analyse du document pixel par pixel ;
reconnaissance de chaque caractère isolé ;
génération d'un texte au format souhaité.

En mettant en place l’océrisation comptable, il n’est plus nécessaire de passer des heures à retranscrire les données des documents à la main. L'océrisation des documents simplifie la vie quotidienne des professionnels. Ils ou elles peuvent extraire facilement les données, les transférer et mieux gérer les pièces comptables. C’est un gain de temps considérable ! Les pros peuvent mieux optimiser leur temps de travail et le consacrer à des missions stratégiques.

L’océrisation permet d’éviter les erreurs telles que l'inversion de chiffres, l’oubli de report ou l'enregistrement en doublon de données. Cette technique offre d'excellents résultats en réduisant, voire en éliminant, le risque d'erreurs. L'océrisation permet de scanner les documents et de traiter de manière sécurisée les données qu'ils contiennent.

Avantages du Traitement des Factures avec l'OCR

L’utilisation de l’OCR pour le traitement des factures présente les avantages suivants :

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Moins de travail manuel : Grâce à l'OCR, les employés n'ont plus besoin de saisir manuellement les données des factures dans les systèmes comptables, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les coûts de main-d'œuvre et de recentrer le personnel sur des tâches plus stratégiques.
Moins d’erreurs : L’OCR réduit également la probabilité d’erreurs associées à la saisie manuelle, telles que des fautes de frappe et des transpositions. En évitant ces fautes, vous évitez des erreurs coûteuses telles que des paiements incorrects ou des réductions manquées.
Traitement plus rapide : L’OCR accélère considérablement le traitement des factures. Il en résulte des cycles de paiement plus courts et les entreprises peuvent ainsi traiter un plus grand volume de factures avec les mêmes ressources et tirer parti des réductions pour paiement anticipé des fournisseurs.
Conformité simplifiée : Des données exactes sont nécessaires pour assurer la conformité aux réglementations financières et fiscales. L’OCR aide les entreprises à tenir des registres exacts et réduit le risque de non-conformité.
Gestion des factures : L’OCR numérise les factures, ce qui les rend facilement consultables et accessibles.

Tableau Comparatif : OCR vs Saisie Manuelle des Données

Caractéristique	OCR	Saisie Manuelle
Vitesse	Rapide	Lente
Précision	Élevée (avec validation)	Variable (sujet aux erreurs humaines)
Coût	Réduction des coûts à long terme	Coûts de main-d'œuvre élevés
Automatisation	Entièrement automatisé	Manuel
Scalabilité	Facilement scalable	Difficilement scalable

Comment Intégrer l'OCR dans Votre Flux de Travail Comptable ?

Voici comment intégrer le traitement OCR dans votre flux de travail existant:

Choisir le bon logiciel OCR:
- OCR conçue pour les factures : Choisissez un logiciel OCR spécialement conçu ou optimisé pour le traitement des factures.
- Fonctionnalités particulières Recherchez des fonctionnalités telles que l’extraction automatique des données, la reconnaissance des postes de facture, le rapprochement des bons de commande, les suggestions de codage du grand livre (GL) et les capacités d’intégration avec votre logiciel de comptabilité ou ERP existant.
- Options de déploiement : Décidez si vous avez besoin d’un logiciel OCR basé sur le cloud ou sur site.
Préparer vos factures:
- Format standardisé : Pour faciliter le traitement OCR, demandez à vos fournisseurs d’envoyer leurs factures dans un format standardisé (par exemple des PDF).
- Numérisations claires : Produisez des scans ou des images numériques de qualité à partir des factures papier.
- Référentiel centralisé : Créez un emplacement centralisé (par exemple, un dossier partagé, un stockage dans le cloud) pour stocker toutes les factures afin d’y accéder facilement par le logiciel OCR.
Configurer le flux OCR:
- Extraction des données : Configurez le logiciel OCR de manière à extraire les champs de données pertinents tels que le numéro de facture, le nom du fournisseur, la date, les postes, les montants et les taxes.
- Règles de validation : Mettez en œuvre des règles de validation pour vérifier les éventuelles incohérences et signaler les erreurs potentielles dans les données extraites (par exemple, des totaux non concordants, des dates non valides).
- Flux d’approbation : Intégrez le logiciel OCR à votre flux d’approbation existant pour acheminer automatiquement les factures vers les approbateurs appropriés en fonction de règles prédéfinies.
- Exportation des données : Configurez le logiciel OCR pour exporter automatiquement les données extraites vers votre système comptable ou ERP.
Entraîner et affiner le modèle OCR:
- Formation initiale : Entraînez le logiciel OCR sur un échantillon de vos factures afin qu’il puisse reconnaître la mise en page et la terminologie spécifiques de vos factures.
- Apprentissage continu : Vérifiez et corrigez régulièrement toute erreur dans les données extraites pour aider le modèle OCR à apprendre et à s’améliorer au fil du temps.
Mettre en place un processus de vérification:
- Vérification humaine : Même avec la meilleure technologie OCR, un certain niveau de vérification humaine est recommandé pour vérifier les données extraites, en particulier pour les factures de montant élevé ou celles comportant des postes complexes.
- Gestion des exceptions : Établissez un processus de traitement des exceptions et des erreurs signalées par le logiciel OCR.

La Reconnaissance Optique de Caractères est une technologie de Lecture Automatique de Documents (LAD) consistant à numériser des documents. Il s’agit de transformer un document scanné en texte. Pour ce faire, le logiciel OCR détecte les formes, les compare dans des bibliothèques de formes afin de les faire coïncider. Les documents en question peuvent alors être édités et stockés dans une base de données.

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