Organisation et gestion du service comptabilité dans une petite entreprise

Organiser le service comptable de votre entreprise est une disposition indispensable. La raison en est que cela engendre plusieurs bénéfices sur toute votre activité. Une bonne organisation de la comptabilité de votre activité permet en premier lieu d'être en conformité avec les obligations légales de votre entreprise, à commencer par le dépôt des comptes annuels.

Pourquoi organiser la comptabilité interne ?

Toutes les entreprises sont tenues d’établir leur comptabilité. Certaines peuvent le faire de manière simplifiée, mais l’enregistrement des flux financiers est impératif. Pour respecter ses obligations, la société doit mettre en place une organisation comptable. Une entreprise qui ne fait pas en sorte d'organiser correctement son service comptable ne peut satisfaire à de telles obligations. De plus, une bonne organisation comptable offre par ailleurs plusieurs avantages en lien avec le bon déroulé et la pérennité de son activité.

Les informations issues de la comptabilité, au-delà d’un aspect réglementaire, sont indispensables pour gérer une entreprise, même petite. La comptabilité générale est un système d’organisation de l’information financière ayant pour objectif de traduire en termes chiffrés les différents échanges d’une entreprise avec son environnement et de fournir une synthèse concernant ces derniers.

Modes d’organisation : interne, externalisation partielle ou totale

Une entreprise peut faire le choix de s’occuper de sa comptabilité. C’est en général le cas des grandes entreprises. Celles-ci disposent du personnel nécessaire et compétent pour se partager toutes les tâches administratives. La société maîtrise et gère la totalité du processus comptable.

C’est un choix plus compliqué pour les TPE et les PME. En effet, c’est souvent le dirigeant qui assume cette charge et cela nécessite de parfaitement connaître la législation en matière comptable. Lorsque le dirigeant tient lui-même la comptabilité de son entreprise sans être spécialisé dans ce domaine, il néglige parfois un temps précieux : celui qu’il consacrerait en temps normal à son activité opérationnelle et au développement de ses affaires.

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L’organisation comptable de l’entreprise requiert le respect de la réglementation en vigueur. Celle-ci évolue et nécessite de se maintenir à jour. Cela peut être un travail trop important pour un dirigeant. Dans ce cas, il peut envisager l’externalisation de la comptabilité. Il délègue sa gestion comptable en totalité ou en partie à un expert-comptable ou à un cabinet.

Lorsque la comptabilité est externalisée, l’entreprise s’approprie les services d’un expert-comptable pour effectuer tout ou partie de ses travaux comptables. L’étendue de la mission confiée à l’expert-comptable, qui sera consignée dans un document appelé lettre de mission, va dépendre des besoins formulés par l’entreprise. L’expert-comptable conseille l'entreprise sur le meilleur process à mettre en place pour une bonne organisation comptable. Aussi, il réalise les opérations les plus techniques, celles qui nécessitent de l’expertise : réalisation du bilan comptable, du compte de résultat, tenue de la comptabilité, gestion de la paie, déclarations sociales et fiscales...

Externalisation partielle

L’externalisation partielle de la comptabilité de l’entreprise : c’est le cas des petites et moyennes entreprises. Elles font souvent appel à un expert-comptable. Le dirigeant décide des tâches qu’il souhaite lui confier. La comptabilité courante (client, fournisseur, trésorerie…) est alors gérée en interne par le personnel de l’entreprise. Les données comptables sont transmises au cabinet d’expertise comptable. L’intervention de l’expert-comptable apparaît lorsque la comptabilité devient plus pointue : déclaration fiscale, révisions des comptes, travaux de fin d’exercice, gestions des immobilisations, bilan comptable, liasse fiscale...

Externalisation totale

Confier l’organisation comptable à un expert-comptable extérieur à l’entreprise : dans ce cas, l’expert-comptable se charge de toute la comptabilité de l’entreprise. Il s’occupe de la saisie comptable, des pièces justificatives (elles sont souvent numérisées et conservées dans le logiciel comptable), de différents documents, d’établir le bilan, etc. Le dirigeant s’appuie entièrement sur l’expert-comptable pour gérer sa comptabilité. Il est important qu’une relation de confiance, ainsi qu’une bonne communication s’instaurent.

Avoir recours à un expert-comptable présente de nombreux avantages et permet tout d’abord de sécuriser la gestion de la comptabilité au sein d’une entreprise. En effet, ce professionnel du chiffre s’assure que la comptabilité soit conforme aux lois et aux règlements et que l’entreprise soit à jour de ses obligations fiscales. Avoir recours à un expert-comptable permet de bénéficier du savoir-faire et des conseils d’un expert qui maîtrise tout l’environnement légal et réglementaire. Pour une petite entreprise qui ne dispose pas en interne de ressources en comptabilité ou en fiscalité, cette solution permet d’éviter des erreurs coûteuses, d’anticiper des évolutions nécessaires.

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Deuxième avantage conféré par l’externalisation : la centralisation des informations financières au sein d’un seul et unique interlocuteur. Enfin, la récupération de certaines informations peut parfois s’avérer longue, surtout lorsque le professionnel est peu disponible (en période fiscale par exemple). Confier l’organisation comptable de son entreprise à un tiers a un coût supplémentaire pour l’entreprise, puisqu’elle doit s’acquitter des honoraires de l’expert-comptable.

Organisation interne : procédures, outils et hygiène comptable

L’organisation comptable en interne nécessite qu’un comptable interne ou un service de comptabilité soit créé au sein de la structure dans le but de réaliser les différents travaux comptables : comptabilité générale, déclarations fiscales et sociales, établissement des comptes annuels, révisions des comptes, comptabilité analytique (réalisée à partir du compte de résultat), travaux d’inventaire (amortissements, dépréciations…).

Pour bien démarrer l'organisation de votre comptabilité d'entreprise, nous vous suggérons d'établir un plan comptable (aussi appelé charte comptable ou charte de comptes). Le plan comptable est un système de cueillette ordonnée de l’information financière. Il est l’outil de base nécessaire à la préparation des états financiers que vous aurez à produire à la fin de l’année fiscale. Le plan comptable permet de classer les opérations comptables en fonction d'un standard de présentation.

L’ouverture d’un compte professionnel vous permet de différencier vos opérations privées et professionnelles. Cette séparation va grandement simplifier la gestion de votre trésorerie. Cela vous permettra aussi de faciliter les éventuelles opérations de contrôle fiscal.

La régularité est indispensable pour rester à jour dans vos écritures. En planifiant des créneaux fixes pour émettre vos factures, relancer les factures impayées, déclarer vos charges (URSSAF, CFE…) et régler vos cotisations, vous évitez les oublis et les pénalités. La tenue de la comptabilité se fait tout au long de l’année et pas simplement lors de l’établissement du bilan. Elle doit s’acquitter de différentes tâches. Elles peuvent être journalières, mensuelles ou trimestrielles.

L’enregistrement de toutes les opérations comptables doit se faire régulièrement. Chaque flux entrant et sortant doit être retrouvé. L’entreprise doit établir un chemin de révision. En effet, toute l’organisation comptable doit être transparente et pouvoir être retracée. Par exemple, pour la rendre plus lisible, l’entreprise peut faire le choix de mettre en place une comptabilité auxiliaire. Elle consiste à diviser un compte général du plan en plusieurs sous-comptes. Elle concerne essentiellement les comptes de tiers (fournisseurs et clients).

La comptabilité d’une entreprise se prouve par des pièces comptables. En effet, toutes les opérations comptables inscrites dans le livre journal doivent avoir leurs pièces justificatives. Cela signifie qu’à chaque ligne inscrite correspond une pièce comptable justificative. Ces obligations concernent également les documents comptables. D’autres ne sont pas obligatoires, mais sont utiles pour la gestion de l’activité de l’entreprise telle que la balance comptable.

Les entreprises doivent les conserver pendant un délai de 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable. En revanche, la loi n’impose pas le format de conservation. La numérisation des pièces comptables est soumise à une procédure très stricte.

Bonnes pratiques et contrôles

Maintenir un ordre chronologique strict dans la collecte et le traitement des documents.
Enregistrement flux réel et flux monétaire à la date exacte.
Vérification des montants avant les opérations comptables.
Lier les enregistrements aux pièces comptables puis archivés chronologiquement.
Permanence des méthodes lors des écritures comptables.
La mise en place d’un contrôle interne peut-être envisageable selon la taille de l'entreprise.

Le pointage comptable constitue votre système de contrôle qualité. La finalité de cette organisation comptable permet d’éviter de courir après les justificatifs et les données importantes. La sincérité et l’image fidèle de votre comptabilité est donc essentielle.

Outils numériques et automatisation

En effet l’évolution des logiciels de comptabilité, notamment dans le cloud offre des facilités pour suivre la comptabilité au jour le jour. Avec ces outils, la comptabilité courante peut ainsi être automatisée et traitée par le dirigeant ou un membre du personnel sans qualifications particulières. Sous réserve de traiter sa comptabilité régulièrement, l’entreprise dispose ainsi d’information parfaitement à jour sur sa situation de trésorerie, ses créances, ses dettes, ses résultats et cela sans intervention externe.

Le mode cloud permet à l’expert-comptable un gain de temps important, une meilleure réactivité avec un accès à tout moment à la comptabilité sans se déplacer. Cette nouvelle répartition est gagnante pour tous : l’entreprise dispose d’une information comptable à jour et au meilleur coût. Les éditeurs de ces solutions s’appellent Sage, Zefyr, Quickbooks ou encore macompta.fr. Leur principal inconvénient : ils ne remplacent pas la supervision d’un professionnel de la comptabilité. Certaines écritures de fin d’année ne peuvent être automatisées. Elles nécessitent une réelle compétence comptable.

Des solutions spécialisées facilitent la gestion des dépenses professionnelles : du paiement à la numérisation des justificatifs avec archivage à valeur probante en passant par l'écriture comptable sans ressaisie. La solution Mooncard est compatible avec l'ensemble des logiciels de gestion comptable. Kiwili offre une option COMPTABILITÉ+ qui permet d'être plus autonome et d'avoir une bonne vue sur vos finances à tout moment. Avec un logiciel tout-en-un comme Facture.net, qui combine facturation et CRM, vous simplifiez la gestion de votre entreprise tout en assurant une comptabilité conforme et claire.

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Dimensionnement du service comptable

Avant de mettre en place votre organisation comptable, une analyse approfondie de votre entreprise s’impose. Forme juridique et obligations : votre statut juridique (SARL, EURL, SPA, SNC..) détermine vos obligations comptables et fiscales spécifiques. Dimensionnement de l’activité : évaluez votre entreprise selon trois critères essentiels : le chiffre d’affaires annuel, l’effectif salarié et le volume de transactions mensuelles. Capital humain : analysez l’effectif dédié aux fonctions comptables et financières.

La totalité de la comptabilité est réalisée en interne uniquement pour les grandes entreprises qui disposent d’un service comptable complet et de personnel suffisant pour gérer la totalité de ce processus. Le service comptable de ce type d’organisation permet au chef d’entreprise d’être suffisamment accompagné et conseillé, permettant une bonne gestion d’entreprise. En effet, on peut retrouver des spécialistes en comptabilité : chef comptable, contrôleur de gestion, responsable comptable, directeur administratif et financier, commissaire aux comptes…

Coûts, risques et arbitrages

Le principal inconvénient de la gestion en interne de la comptabilité a longtemps été le coût d’un comptable salarié, budget difficile à financer pour une petite entreprise. Par ailleurs, les logiciels de comptabilité ne permettaient pas une utilisation par le personnel opérationnel de l’entreprise ou les dirigeants. Cet inconvénient a tendance à disparaître. La solution externalisée est coûteuse car des honoraires devront être payés en contrepartie, avec un taux horaire supérieur à celui d’un salarié.

Parmi les inconvénients liés à l'externalisation de la comptabilité, il faut citer le budget lié à l’intervention extérieure. Autre inconvénient de l’externalisation, l’entreprise ne dispose pas en interne d’une comptabilité à jour en permanence. Un expert-comptable intervient pour le compte de quelques dizaines à quelques centaines de petites entreprises. Il faudra attendre la mise à jour de votre dossier pour connaître votre situation de trésorerie, de vos comptes clients ou fournisseurs.

Checklist pratique pour organiser votre service comptable

Établir un plan comptable adapté à votre activité.
Ouvrir un compte professionnel dédié.
Choisir entre gestion interne, externalisation partielle ou totale.
Mettre en place un calendrier comptable avec échéances mensuelles, trimestrielles et annuelles.
Numériser et archiver chronologiquement toutes les pièces justificatives selon les règles en vigueur.
Sélectionner un logiciel adapté (cloud recommandé) et former les utilisateurs.
Définir des procédures de contrôle et de révision (pointage, lettrage, rapprochement bancaire).
Maintenir une relation de confiance et une communication régulière avec votre expert-comptable si vous en avez un.

Pour aller plus loin, consultez notre article qui relève 8 erreurs comptables qu’une entreprise doit absolument éviter. Kiwili est un ERP en ligne tout-en-un, conçu pour simplifier la gestion complète de votre entreprise.

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