Frais déductibles en SASU pour les chauffeurs VTC : Guide complet

La Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) est une forme juridique prisée des entrepreneurs, notamment des chauffeurs VTC, pour sa flexibilité et ses avantages fiscaux. Pour un président de SASU, comme un chauffeur VTC, il est essentiel de bien comprendre quels frais peuvent être déduits des résultats de la société afin d’optimiser la fiscalité et la rentabilité de son activité professionnelle.

Qu’est-ce qu’un frais professionnel en SASU ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées dans l’exercice d’une mission pour l’entreprise. Chez SASU, ces dépenses peuvent être avancées par le président ou un salarié, puis remboursées par la société. Au niveau fiscal, ces frais représentent des charges déductibles qui minoreront le bénéfice imposable de la société.

Conditions de déductibilité :

• La dépense doit être nécessaire à l’activité professionnelle.
• Son montant doit être raisonnable et proportionné.
• La dépense doit être justifiée par une facture ou une note de frais.

Une dépense non justifiée ou excessive pourrait être requalifiée en fraude fiscale ou en détournement de biens sociaux.

Les types de frais déductibles pour un président de SASU VTC

1. Frais de déplacement et véhicule

En tant que chauffeur VTC, le véhicule est l’outil de travail principal. Plusieurs dépenses en rapport avec le véhicule peuvent être déduites :

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• Carburant, entretien, assurance, réparations : Ces frais sont déductibles si le véhicule est utilisé dans le cadre de l’activité professionnelle.
• Amortissement du véhicule : Pour un véhicule inscrit à l’actif de l’entreprise, l’amortissement est déductible mais plafonné fiscalement selon les émissions de CO2 (entre 9 900 € et 30 000 € selon le cas).
• Location / Leasing : Les loyers sont déductibles dans les mêmes limites que l’amortissement.
• Indemnités kilométriques : Si le véhicule est au nom du président, il peut déduire des indemnités calculées selon un barème officiel prenant en compte les kilomètres professionnels parcourus.
• Péages, parking et lavage : Ces frais sont considérés comme des charges déductibles nécessaires à l’activité.

Important : Le barème kilométrique officiel diffère selon la puissance fiscale et la distance parcourue. Il existe une majoration pour les véhicules électriques.

2. Frais de restauration

Deux catégories de frais de restauration sont déductibles :

• Repas professionnels (repas d’affaires) : Repas pris avec des clients ou partenaires, entièrement déductibles sur justificatif, à condition qu’ils soient liés à l’activité professionnelle.
• Repas pris lors de déplacements : Frais de repas déductibles uniquement s’il est impossible de rentrer à domicile pour déjeuner. Le montant maximal déductible est fixé à 15,90 € par repas en 2026.

Exemple : Pour un repas à 30 €, la déduction possible est de 15,90 €, le reste reste à la charge du président.

3. Frais de domiciliation et charges mixtes

Si la SASU est domiciliée au domicile du président, certaines charges peuvent être partiellement déduites au prorata de la surface utilisée pour l’activité :

• Loyer
• Électricité, chauffage, eau
• Internet, téléphone
• Assurances

Ce calcul se base sur le ratio entre la surface professionnelle et la surface totale du logement, par exemple, 10 m² sur 80 m² équivaut à une déduction de 12,5% sur les charges concernées.

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4. Autres dépenses professionnelles

• Achat de matériel (ordinateurs, mobilier, outils informatiques).
• Frais de publicité et de communication.
• Frais de formation professionnelle : indispensables pour développer les compétences liées à l’activité.
• Cadeaux d’affaires, avec un plafond raisonnable (environ 73 € TTC par bénéficiaire par an).

5. Frais engagés avant la création de la SASU

Le président peut obtenir le remboursement de frais engagés avant la création officielle de la SASU (frais de constitution, accompagnement juridique, élaboration du business plan). Pour cela, les dépenses doivent être nécessaires à la création et apparaître dans les statuts de la société, avec un délai raisonnable avant la création.

Précautions à prendre pour gérer les frais déductibles en SASU

Pour justifier les frais professionnels, le président de SASU doit établir une note de frais accompagnée de pièces justificatives valides (factures, tickets de caisse), précisant clairement le montant HT, TTC, la TVA, la date, la nature et l’objet de la dépense.

Toutes ces pièces doivent être conservées au minimum 6 ans (jusqu’à 10 ans en cas de contrôle fiscal), sous peine de redressement. La tenue rigoureuse d’une comptabilité claire et distinguant les dépenses professionnelles des dépenses personnelles est indispensable. Le compte bancaire professionnel doit être séparé du compte personnel.

Aspect fiscal et choix du régime

En SASU, les dépenses engagées réduisent le bénéfice imposable soumis à l’Impôt sur les Sociétés (IS), dont le taux normal est de 25%. La déduction des frais professionnels permet ainsi de réduire l’imposition de la société.

Le président peut opter pour :

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• La déduction des frais au réel : déduction précise des dépenses effectivement engagées sur présentation des justificatifs.
• La déduction forfaitaire : pour certains frais (ex : frais kilométriques), permettant une simplification.
• La déduction forfaitaire de 10% appliquée par l’administration sur la rémunération pour frais professionnels, si aucune déduction au réel n’est faite.

Le choix entre ces options dépend du montant réel des frais engagés.

Spécificités pour les chauffeurs VTC en SASU

Pour un chauffeur VTC au régime réel ou en SASU à l’IS, la gestion des frais est un levier majeur pour optimiser la rentabilité :

• Le véhicule est principal poste de dépense: possibilité de déduire amortissement, carburant (TVA récupérable à 80 % pour le diesel, 100 % pour l’électrique), assurance, entretien, péages et stationnement.
• Les dépenses liées aux commissions des plateformes (Uber, Bolt) sont déductibles.
• Les frais téléphoniques professionnels (ligne dédiée) sont déductibles à 100%.
• Les formations obligatoires pour la profession sont des charges déductibles.
• La récupération de la TVA sur la plupart des dépenses professionnelles est possible, ce qui améliore la trésorerie.

Ce qui n’est pas déductible

• Frais personnels, loisirs, vêtements non spécifiques à la profession.
• Repas pris à domicile sans déplacement professionnel.
• Dépenses somptuaires ou excessives.
• Intérêts sur emprunts personnels sauf si liés spécifiquement à l’entreprise.
• Amendes et pénalités financières.

Bonnes pratiques pour maîtriser la déduction des frais en SASU VTC

• Séparer clairement les comptes professionnel et personnel.
• Tenir un registre précis des notes de frais avec annexes justificatives.
• Utiliser des modèles de notes de frais adaptés à la SASU.
• Consulter un expert-comptable pour optimiser la fiscalité et vérifier les plafonds.
• Respecter les plafonds fixés par l’administration fiscale (ex : repas plafonnés à 15,90 € en 2026).

Tableau récapitulatif des principaux frais déductibles en SASU VTC

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