Qu'est-ce que le Kbis : Définition et Utilité pour les Entreprises en France

L'extrait Kbis est un document officiel attestant de l'immatriculation d'une entreprise ou d'une société commerciale. Il s'agit en quelque sorte de la carte d'identité de cette dernière, délivrée par le greffe du tribunal de commerce.

Définition et Importance du Kbis

Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...). Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale. Le Kbis est un document public. Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire.

L'extrait Kbis est un document officiel qui permet d’attester l'existence d'une entreprise. Lorsque vous créez votre structure, vous recevez un certificat de constitution KBIS. Celui-ci peut être électronique ou vous pouvez choisir d'en faire imprimer un original officiel que vous pourrez encadrer et accrocher dans vos locaux.

Il contient plusieurs données essentielles sur l'entreprise : sa dénomination sociale, son sigle, son logo, la forme juridique (SA, SAS, SARL, etc.), le montant de son capital social, l'adresse de son siège social, la durée de la société et la date de clôture de son exercice social.

Le Kbis concerne exclusivement les entreprises commerciales. À noter : Si votre société a une activité commerciale, alors vous devez obligatoirement vous immatriculer auprès du RCS. Vous ne faites pas partie d’une société ni d’une entreprise commerciale ? Dans ce cas, si vous êtes artisan, vous devrez fournir un formulaire D1.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Extrait K et L : les spécificités

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Lire aussi: Disponibilité nom entreprise France

En bref, on parle :

D’extrait Kbis pour une société
D’extrait K pour une entreprise individuelle / un auto-entrepreneur
D’extrait L bis pour un établissement secondaire de l’entreprise

Utilité du Kbis dans le Contexte Commercial Actuel

Dans le contexte commercial actuel, l'extrait Kbis joue un rôle clé. C'est un document officiel attestant qu'une entreprise commerciale ou une société existe légitimement. En effet, avec la digitalisation croissante des échanges commerciaux, la nécessité de garantir la transparence et la sécurité des transactions est devenue primordiale. En tant que document officiel et authentifié par le greffier du tribunal de commerce, ce dernier répond à cette exigence de fiabilité.

En effet, il donne accès à des données vérifiées sur l'entreprise, telles que son nom, son adresse, sa forme juridique, le montant de son capital social, le nom de son dirigeant principal, etc. De plus, dans le cadre des nouvelles réglementations qui visent à lutter contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, l'extrait Kbis joue un rôle clé.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Celui-ci est nécessaire et souvent demandé lors de plusieurs démarches administratives et commerciales. Par exemple, pour ouvrir un compte bancaire professionnel, établir un contrat avec des fournisseurs, participer à des appels d'offres publics, ou encore vendre sur certaines plateformes de commerce en ligne.

Lire aussi: Opportunités Freelance Informatique

En bref, il s'agit d'un outil indispensable dans le contexte commercial actuel. Il est le reflet de la bonne santé de l'entreprise et garantit sa fiabilité.

L’extrait Kbis, en version originale, est le document justifiant de l'existence légale d'une entreprise. la réalisation de son inscription est obligatoire au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe. Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

D’une candidature à un appel d’offres public
D’une ouverture de compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
De démarches administratives variées...

Chaque société commerciale doit fournir un extrait de K ou Kbis pour toute démarche administrative. Ce document vous permet de prouver que votre inscription au registre du commerce (RCS) est valable et de certifier votre identité légale. C’est la carte de la structure, elle représente l'état civil à jour de l'activité.

L’extrait Kbis mentionne les informations essentielles, telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)

L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective

Dans le cadre des transactions commerciales, l'extrait Kbis joue un rôle essentiel :

Lors de l'ouverture d'un compte bancaire professionnel, la plupart des banques en exigent un pour vérifier la légitimité de l'existence de l'entreprise et son représentant légal.
Lors de la signature de contrats commerciaux ou de partenariats, il est souvent requis pour prouver que l'entreprise existe et est solvable.
Lors de la participation à des appels d'offres, les entreprises doivent en fournir un pour prouver leur éligibilité et leur capacité à mener à bien le projet.
Lors de la souscription à certaines assurances professionnelles, il est souvent demandé pour prouver la légitimité de l'entreprise et évaluer son niveau de risque.
Il est également indispensable lors de l'achat ou la vente d'un fonds de commerce, car il permet de vérifier le nom du vendeur et d'assurer la transparence de la transaction.

Tableau récapitulatif des coûts pour obtenir un extrait Kbis :

Méthode d'obtention	Coût (2022)
Demande directement au greffe	2,69€
Envoi par courrier	4,18€
Envoi électronique	3,37€

À noter : les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par le Kbis. On parle d’extrait K, soit un avis de situation de l’entreprise qui n’est pas signé par le greffier du tribunal de commerce.

Attention : le Kbis n’est pas un document confidentiel, n’importe qui peut en demander sa consultation. Vous pourrez l’obtenir auprès du greffe du tribunal de commerce dont votre entreprise dépend. À noter : concernant les personnes morales, vous pouvez souscrire à une liste afin de vous faire envoyer régulièrement cet extrait.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité

En effet, l’équivalent en Belgique du K-bis est un extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). L'identifiant de la société est composé d'un nombre unique de 10 chiffres dont le premier correspond à 0 ou 1.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Lors de la création de votre société ou de votre entreprise, vous passez par l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce passage sera marqué par la délivrance d’un Kbis par le tribunal de commerce. Si votre activité a un but commercial, alors vous êtes sujet au Kbis, quelle que soit la nature de la personne (morale ou physique).

Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d'immatriculer sa société auprès du greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation. Cependant, depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique.

Tout le monde est en droit de demander un exemplaire d’extrait kbis même les personnes extérieures à l’activité. Vous pouvez vous adresser au greffier du tribunal de commerce pour recevoir un extrait Kbis. Leur site est disponible en ligne sur www.infogreffe.fr. Vous devez renseigner la dénomination ou le Siren/Siret pour sélectionner l’entreprise recherchée. Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Ainsi, le dirigeant devra régulièrement re-commander un extrait Kbis en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce, car ce document officiel n'a qu'une durée valable pendant trois mois pour les demandeurs.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

Les personnes extérieures à l’entreprise peuvent :

effectuer une demande d’extrait de Kbis sur le site infogreffe.fr.
contacter le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Dans le cadre de l’Alsace ou de la Moselle, il faut s’adresser à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.

Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

Monidenum, Pappers pour Kbis de moins de 3 mois :

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée. Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un Kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

Un gérant de société peut trouver son extrait de Kbis en ligne sur le site Monideum, géré par les greffes des tribunaux de commerce.

Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle. Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises. Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Durée de validité et actualisation du Kbis

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique. La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait.

Il n’y a pas de durée de validité pour un Kbis. Cependant, dans la majorité des cas, il est exigé de fournir un exemplaire de moins de 3 mois.

Comment faire pour actualiser un Kbis ?

Kbis Association : Qu'en est-il ?

Un extrait Kbis est un document qui vient attester de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’une personne tierce. Les associations loi 1901 n’ont pas un but commercial et ne sont donc pas inscrites au RCS. Dans ce cas, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis association, et ce, même si elles exercent une activité économique.

Il existe une exception pour certaines associations qui peuvent être immatriculées au RCS et donc avoir le Kbis association. Dans ce cas, pour avoir un Kbis association, elles doivent être une :

Association émettant des obligations ou des titres associatifs après deux années d’existence d’une activité économique
Association réalisant régulièrement du change manuel immédiat de monnaies et billets

L’extrait Kbis association, dans ce cas, peut être demandé de la même façon que pour les sociétés sur le site en ligne infogreffe.fr.

Attention aux Faux Kbis

Attention aux faux Kbis. Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit. Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés.

balises: #Entreprise #Kbis