Récupération de la TVA sur les Notes de Frais des Salariés : Conditions et Guide Pratique
Lorsque vous dépensez de l'argent pour le compte de votre entreprise, vous devez créer une note de frais dans le but de vous faire rembourser. Celle-ci comprend généralement une part de TVA. Si vous êtes assujetti·e à cette taxe, vous pouvez aussi la récupérer sur vos dépenses. Ce guide vous explique comment récupérer la TVA sur les notes de frais.
Principes Fondamentaux de la Récupération de la TVA
La récupération de la TVA sur les notes de frais est guidée par des règles spécifiques. Pour que votre entreprise puisse déduire la TVA, plusieurs critères doivent être respectés :
- Les dépenses engagées doivent servir les intérêts de l'entreprise.
- Elles doivent être justifiées par des factures conformes, indiquant clairement la TVA payée.
- La facture doit être libellée au nom de l'entreprise, et la TVA doit être exigible chez le fournisseur.
🚨Seules les entreprises assujetties à la TVA sont en mesure de récupérer celle-ci sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA (micro-entreprise en dessous des seuils de CA), la récupération est impossible.
Conditions Générales pour la Récupération de la TVA
Pour que l'employeur puisse récupérer la TVA sur les dépenses engagées par ses collaborateurs, il faut que ces dépenses soient bien des notes de frais. En effet, tous les frais contractés par les salariés ne sont pas nécessairement à la charge de l'entreprise.
En respectant les conditions de déductibilité, votre entreprise peut optimiser ses dépenses et améliorer sa gestion financière. Les conditions suivantes doivent être remplies :
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- Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
- Il faut posséder une facture au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
- La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
Rappel : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes.
Attention : Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.
Cas Pratiques sur Différents Types de Dépenses
Chaque type de dépense implique des conditions spécifiques pour la récupération de la TVA. Une gestion minutieuse vous permet d’optimiser votre trésorerie.
TVA sur les Frais de Déplacement et de Transport
La TVA n'est pas récupérable sur les dépenses de transport comme les notes de frais d'avion, de train ou de bateau. Même chose pour les indemnités kilométriques et certaines dépenses de stationnement (sauf celles destinées aux client·es ou au personnel). Seule la TVA sur les péages est généralement récupérable.
Concernant les frais de déplacement, les dépenses relatives aux voyages en avion, en bateau et en train ne sont pas assujetties à la TVA. Il n’y a donc pas lieu de la récupérer. Il en est de même des indemnités kilométriques pour un véhicule.
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Enfin, la TVA grevant les dépenses de stationnement ne peut être récupérée que pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel.
- Taxi : La TVA sur les frais de taxi est généralement non récupérable.
- Train, avion, bus : Pour les déplacements en train, avion ou bus, la TVA n’est pas récupérable, sauf cas particuliers où le fournisseur est assujetti à la TVA française et l’indique sur la facture.
- Parking : La TVA sur les frais de parking est récupérable à condition qu’elle figure sur le ticket de parking.
- Péage : Le ticket de péage fait office de justificatif, et la TVA est récupérable si l’objet du déplacement est précisé.
TVA sur les Frais de Restauration et d’Hébergement
Vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais de repas, même sans la présence de client·es, à condition que les repas soient pris dans un cadre professionnel. Pour l'hébergement, la récupération n’est pas applicable pour les frais liés au logement des dirigeant·es ou employé·es.
En revanche, la TVA liquidée sur les repas pris au sein des structures d’hébergement est déductible.
La TVA sur les frais de logement ne donne pas lieu à récupération pour la partie qui concerne les salariés ou le dirigeant (seulement la TVA qui concernent les partenaires de l’entreprise ou ses prospects).
La TVA sur les frais d’hébergement pour les salariés ou les dirigeants est généralement non récupérable. Cela inclut les nuits d’hôtel, même si elles sont nécessaires pour un déplacement professionnel.
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Exceptions :
- Hébergement des partenaires de l’entreprise : Lorsque l’entreprise prend en charge l’hébergement de partenaires commerciaux (comme des clients ou des fournisseurs), la TVA peut être déduite.
- Hébergement du personnel de sécurité ou de gardiennage : Si l’entreprise doit héberger du personnel de sécurité dans ses locaux, la TVA sur ces frais est récupérable.
- Repas et petits déjeuners à l’hôtel : La TVA sur les repas et petits déjeuners pris à l’hôtel peut être récupérée, sous les mêmes conditions que les repas pris au restaurant.
TVA sur les Frais Divers (Matériel, Fournitures, etc.)
Vous souhaitez acheter un ordinateur professionnel ou des fournitures de bureau ? La récupération de la TVA est possible si les factures sont correctement libellées au nom de l’entreprise.
Pour une comptabilisation précise, chaque facture doit détailler :
- le montant HT ;
- le taux et le montant de la TVA ;
- le montant TTC.
TVA sur les Carburants
Les règles de récupération de la TVA sur les carburants ont été harmonisées en 2022 pour simplifier les démarches administratives des entreprises.
- Véhicules de tourisme : La TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%.
- Véhicules utilitaires : Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%.
Quant au GPL (gaz de pétrole liquéfié), au propane et butanes liquéfiés ou au GNC (gaz naturel comprimé), la TVA est récupérable à 100 %.
La récupération de TVA sur le carburant concerne aussi bien les véhicules professionnels (appartenant à l'entreprise) que ceux personnels.
TVA sur les Frais de Réception
La TVA peut être récupérable sur les dépenses de restauration et autres dépenses de réception. Pour des dépenses de restauration d'un montant supérieur à 150€, une facture, au nom de l'entreprise, sera exigée. Elle devra renseigner plusieurs informations essentielles, telles que le nom et l'adresse du restaurateur, ainsi que son numéro de TVA intracommunautaire. Le détail de la TVA par taux et son montant devront, bien sûr, être indiqués également, tout comme les montants HT et TTC.
Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises :
- Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
- Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
- Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.
Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas.
Astuce : Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.
La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants, même si aucun client n’est invité, est récupérable.
Gestion des Notes de Frais pour Faciliter la Récupération de la TVA
Voici quelques conseils pour faciliter la récupération de la TVA sur vos notes de frais.
Premier point à avoir à l’esprit : soyez très rigoureux sur les documents à fournir pour justifier vos dépenses et celles de vos collaborateurs. Les factures doivent ainsi disposer de différentes mentions obligatoires : le détail des biens ou prestations, l’identification des différentes parties, la date, le total HT, le montant de la TVA et son pourcentage.
Une exception est à noter : pour les frais de restaurant inférieurs à 150 euros, un ticket de caisse suffit.
Pensez par ailleurs à détailler les différentes prestations sur une même facture, afin que les éléments donnant droit à une restitution de TVA puissent être distingués (le petit-déjeuner lors d’un hébergement par exemple).
Une fois les différents justificatifs rassemblés et le total de la TVA récupérable calculé, ce montant pourra être précisé lors de la déclaration de TVA. Il sera déduit de la TVA collectée par votre entreprise.
Si la TVA déductible est supérieure aux taxes collectées, vous pourrez bénéficier d’un crédit de TVA.
Outils pour la Gestion des Notes de Frais
L'utilisation d’outils transforme la gestion des notes de frais. Ces outils permettent l'enregistrement, le traitement, et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via son smartphone. C'est notamment le cas avec notre solution Jenji. En effet, nous mettons à disposition, pour les entreprises, la possibilité de configurer des règles comptables. Elles permettent notamment d'indiquer la déductibilité de la TVA sur certaines catégories de dépenses (telles que le carburant).
Au regard de la complexité de ces opérations relatives à la TVA, l’entreprise a intérêt à investir dans un logiciel de comptabilité performant pour la gestion et le traitement optimaux des notes de frais. Vous l’aurez compris, grâce à un logiciel de comptabilité, les risques de commettre une erreur sont limités !
Conformité et Contrôles Internes
Assurer la conformité des notes de frais avec les normes fiscales est crucial. Un logiciel intégré aide à stocker les données de manière sécurisée et à maintenir l'ordre et la précision nécessaire pour les audits. Les différentes données doivent être bien classées et facilement accessibles. La coordination entre les équipes RH et comptables est essentielle.
Lors des contrôles de l’URSSAF sur les notes de frais, les contrôleurs attachent une importance particulière au respect des règles relatives à la complétude des informations.
Tableau Récapitulatif de la Déductibilité de la TVA par Type de Dépense
| Type de Dépense | TVA Déductible | Conditions |
|---|---|---|
| Frais de repas | Oui | Repas pris dans un cadre professionnel (mission, repas d'affaires, etc.) |
| Péages | Oui | Justificatif de péage avec l'objet du déplacement précisé |
| Parking | Oui | Ticket de parking mentionnant la TVA |
| Carburant (Véhicules de Tourisme) | 80% | Utilisation professionnelle du véhicule |
| Carburant (Véhicules Utilitaires) | 100% | Utilisation professionnelle du véhicule |
| Hébergement (Salariés/Dirigeants) | Non | Exception : Personnel de sécurité/gardiennage |
| Hébergement (Partenaires) | Oui | Hébergement pris en charge par l'entreprise |
| Transport (Avion, Train, Bus) | Non | - |
| Taxi | Non | - |
Trucs et astuces de gestion - Comment gérer les notes de frais ?
Procédures de Déduction et Remboursement de la TVA
L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.
Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.
L'entreprise a 2 options :
- Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
- Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.
Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.
Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.
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