Devenir Secrétaire Administratif Freelance : Missions et Avantages

La vie en entreprise nécessite le traitement de multiples tâches de gestion administrative, toutes plus fastidieuses les unes que les autres, mais au caractère obligatoire. Pour être certain de n’en oublier aucune, découvrez les tâches administratives à confier d’urgence à une secrétaire indépendante pour une plus grande tranquillité d’esprit.

Une secrétaire indépendante est une professionnelle du secrétariat exerçant en freelance. Contrairement à une assistante salariée, elle intervient ponctuellement ou de façon récurrente sans contrat de travail classique. Enregistrée comme micro entreprise ou via un autre statut juridique, elle propose ses services à la carte : gestion administrative, support RH, comptabilité légère, service client… selon ses compétences et votre secteur d’activité.

Recourir à une secrétaire freelance, c’est faire le choix d’un secrétariat externalisé. Cette solution est particulièrement fréquente et adaptée aux structures qui n’ont ni le besoin ni les ressources pour embaucher une personne à temps plein.

Les missions principales d’une secrétaire externe

Les tâches d’un assistant administratif externe, appelé aussi secrétaire virtuelle, varient selon le profil mais aussi selon vos priorités. L’objectif est de vous faire gagner du temps et de réduire votre charge mentale.

Voici une liste non exhaustive des missions que vous pouvez confier à une secrétaire administrative freelance :

Lire aussi: Secrétaire Auto-Entrepreneur : Prix

La gestion de vos appels téléphoniques
Le suivi de votre pré-comptabilité
La gestion du recouvrement
La production de documents (devis, facture...)
L'agencement du planning et des événements
La gestion de vos campagnes de recrutement
Des tâches de commande (ex : fournitures)
La gestion des réseaux sociaux
La mise à jour de votre site web d’entreprise
La gestion des déplacements professionnels
La gestion des relations presse

N°1 : La gestion de vos appels téléphoniques

Afin de ne plus avoir à vous soucier de la mise en place d'un standard téléphonique, vous pouvez confier cette tâche à votre secrétaire administrative. Elle se chargera de répondre à vos clients et de hiérarchiser les demandes par ordre de priorité. Une secrétaire est capable de tenir un standard de plusieurs lignes, ce qui est régulièrement le cas au sein de call-center et de cabinets médicaux.

Votre secrétaire indépendante peut, même à distance, se charger de prendre vos messages et de vous les notifier. Il est important d’engager quelqu’un sachant s’exprimer avec clarté, et disposant de bonnes capacités d'élocution. Choisissez un profil avec des facilités de compréhension et un esprit de synthèse affûté !

N°2 : Le suivi de votre pré-comptabilité

Votre secrétaire dispose de compétences en comptabilité lui permettant d’assurer la liaison avec le cabinet d’expert comptable. Elle sera capable, entre autres, de :

établir vos rapprochements bancaires
réaliser un lettrage comptable
assurer la récupération de la TVA
faire vos déclarations fiscales
réaliser la dématérialisation de vos factures
rassembler les différentes pièces comptables dans des dossiers d’archives.

Il est important de bien les tenir à jour, notamment en cas de contrôle URSSAF et pour toutes vos déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Si vos process de comptabilité ne sont pas encore automatisés, et afin d’être certain de garder le contrôle sur le suivi de votre trésorerie, vous pouvez demander à votre secrétaire de vous tenir informé à chaque mise à jour des registres de données. Il est cependant important de collaborer avec un partenaire de confiance.

Enfin, elle saura se coordonner avec votre cabinet comptable afin de disposer de données fiables, à jour, et de tableaux de bords de gestion mensuels.

Lire aussi: Le Secrétaire Général

N°3 : La gestion du recouvrement

En cas de dettes clients, de retards de règlements, sachez que votre secrétaire indépendante peut se charger des relances auprès des différents créanciers afin de vous soulager de cette lourde tâche ingrate. Du recouvrement amiable jusqu’au recouvrement judiciaire, votre assistante fera son possible pour recouvrer vos impayés sans malmener vos relations commerciales.

Elle saura mettre en place différents types de relances et jusqu'au contentieux et l'injonction à payer. Elle s’assurera que vous êtes toujours dans les délais de prescription (jusqu’à 5 ans pour un contrat auprès d’un professionnel contre 2 ans auprès d’un particulier) pour pouvoir monter le dossier de recouvrement de créance. Il convient également de vérifier si vos clients sont dans l’illégalité et ont dépassé le cadre de vos conditions générales de vente (dépassement du délai de paiement) avant d’engager une procédure exécutoire.

N°4 : La production de documents (devis, facture...)

Le risque est grand de retrouver son bureau enseveli sous une montagne de papiers administratifs dès les premières années de l’entreprise. Saviez-vous que les entreprises passent en moyenne 132 heures par an juste à la gestion de leur administratif ? Du temps qui pourrait être bien mieux employé ailleurs…

Une secrétaire administrative freelance peut vous permettre de faire du tri en archivant proprement vos documents. Chemises, classeurs, portes-vues… Des factures et devis bien rangés sont les clés d’un esprit serein en route vers la productivité ! Un plan de classement électronique bien organisé c'est un temps précieux gagné. Une secrétaire est formée aux différentes techniques d’archivage et de numérisation. Elle maîtrise le scan et pourra même procéder à la création de bases de données pour l’organisation de vos documents digitaux.

N°8 : L'agencement du planning et des événements

Un voyage d’affaires qui s’organise à la dernière minute et c’est la débandade. Pour tous vos rendez-vous clients, une secrétaire indépendante pour prendre en charge la gestion de votre planning et gérer vos disponibilités. En déléguant cette tâche relative à votre organisation, vous vous libérez là encore du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Lire aussi: Devenir Secrétaire Auto-Entrepreneur

N°9 : La gestion de vos campagnes de recrutement

Quoi de plus fastidieux que de prendre le temps d’organiser sa campagne de recrutement lorsque l’on sait d’avance les tâches que cela implique ? Poster une annonce, répondre aux candidats, fixer des dates d’entretiens d’embauche puis réussir l’onboarding de vos salariés une fois la sélection effectuée. Faire le tour des job boards et surveiller les réponses, vous prendre des rdv n'a aucun secret pour votre assistante.

En fonction des compétences recherchées, une secrétaire administrative peut vous seconder dans cette tâche, voire se substituer à vous en fonction de l’offre à pourvoir. Dégagez-vous d’une contrainte supplémentaire grâce à l’externalisation de vos process de recrutement.

N°10 : Des tâches de commande (ex : fournitures)

L’imprimante ne produit plus d’encre, les tiroirs sont vides et vos collaborateurs réclament des agrafes ? Vous n’avez probablement pas eu le temps de faire des courses… Laissez quelqu’un d’autre gérer la commande de vos fournitures de bureau et ne passez plus une seule journée à courir derrière un rouleau de scotch ! Votre gestion du stock office est désormais entièrement sous contrôle.

N°11 : La gestion des réseaux sociaux

La présence sur les réseaux sociaux est impérative au 21è siècle. Travailler la visibilité de son entreprise prend néanmoins beaucoup de temps. Une secrétaire indépendante peut s'occuper des contrats, éventuellement de la préparation des commandes au sein des petites entreprises et du suivi des livraisons. Elle pourra aussi intervenir dans la gestion des litiges et assurer que les paiements sont effectués en temps voulu.

N°15 : La mise à jour de votre site web d’entreprise

Les sites web nécessitent une mise à jour régulière pour rester pertinents et attractifs. Une secrétaire indépendante peut : gérer les mises à jour de contenu, ajouter de nouveaux articles de blog, mettre à jour les informations sur les produits et services, veiller à ce que le site reste fonctionnel et à jour. Elle peut également coordonner avec les développeurs pour des modifications plus techniques.

N°16 : La gestion des déplacements professionnels

Organiser des voyages d'affaires peut être très chronophage. Une secrétaire indépendante peut prendre en charge la réservation des billets d'avion ou de train, la réservation des hôtels, la planification des itinéraires et la coordination des moyens de transport locaux. Elle peut également gérer les imprévus et les changements de dernière minute, assurant ainsi des déplacements sans stress.

📍Lire aussi : 7 conseils pour améliorer la gestion des déplacements

N°17 : La gestion des relations presse

Au même titre que l’entretien de vos réseaux sociaux, maintenir une bonne relation avec les médias aura des retombées en termes de visibilité. Une secrétaire indépendante peut gérer les relations presse, rédiger et diffuser des communiqués de presse, organiser des conférences de presse et répondre aux demandes des journalistes. Elle peut également suivre les retombées médiatiques et gérer les archives de presse.

Compétences et qualifications requises d’une secrétaire virtuelle

Aucun diplôme n’est requis pour se lancer, mais des certifications (secrétariat, gestion PME, etc.) renforcent la crédibilité et la confiance. Une bonne secrétaire indépendante est avant tout une professionnelle expérimentée. Elle justifie souvent d’un parcours en entreprise avant de se lancer en freelance.

Les qualités attendues :

Excellente maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier (CRM, facturation, etc.)
Capacités d’organisation et de priorisation
Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles
Sens de la confidentialité et de la discrétion
Autonomie, rigueur et capacité à s’adapter à différents secteurs

Pour trouver des secrétaires indépendantes qualifiées, n’hésitez pas à consulter ces plateformes spécialisées.

Comment devenir secrétaire freelance ?

Les entreprises qui recrutent des secrétaires indépendantes recherchent presque systématiquement des titulaires d’un BTS, voire plus (licence professionnelle). Le cas échéant ils recherchent l’expérience.

Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciés.

Niveau bac

Bac pro gestion-administration
Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)

Niveau bac + 2

BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen)
BTS support à l’action managériale (ex BTS AM - assistant de manager)
BTS ATI - assistance technique d’ingénieur
BTS CG - gestion comptable
BTS MCO - management commercial opérationnel
BTS CI - commerce international
DUT GEA - gestion des entreprises et des administrations
DUT GACO - gestion administrative et commerciale

Pour devenir secrétaire indépendante (freelance) et se mettre à son compte il est recommandé d’avoir une première approche de la gestion administrative (expérience, formations…). Se lancer dans l’entrepreneuriat c’est bien, mais se lancer en étant préparé c’est mieux ! Pour devenir secrétaire indépendante sereinement, n’hésitez pas a suivre une formation spécialisée.

Quel statut juridique pour s’installer en tant que secrétaire indépendante ?

La plupart des secrétaires indépendantes adoptent le statut de micro-entrepreneur (ex auto- entrepreneur) car c’est une procédure très simple pour se lancer et peu coûteuse (il n’y a pas d’investissements à réaliser). Il suffit de se rendre sur le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprise) pour se déclarer en ligne en tant que micro-entrepreneur.

Même si la création en micro-entreprise est la solution privilégiée par les acteurs du secrétariat externalisé, sachez qu’il existe d’autres possibilités telles que la création en Entreprise Individuelle ou société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA). Toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients. C’est pourquoi il est important de se faire accompagner et conseiller par un professionnel afin de bien les arbitrer et ne pas se tromper dans son choix.

Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?

Le plus difficile lorsque l’on se lance dans le secrétariat externalisé indépendant, c’est d’être en capacité de développer son portefeuille, bref de trouver des dirigeants d’entreprise susceptibles d’avoir besoin de sous-traiter sa gestion administrative. Cependant la recherche est souvent compliqué.

Plusieurs moyens de prospection sont à votre disposition tels que le bouche à oreille, la prospection directe, la communication via un site web, le porte à porte ou encore intégrer des réseaux de professionnels. Attention, cela nécessite de maîtriser sa présentation commerciale, sa prestation de services ainsi que son argumentaire de vente.

La relation de confiance se construit progressivement, du premier contact, appel téléphonique ou rendez-vous physique, à l’établissement du devis et à la réalisation du travail demandé. La qualité du service délivré passe aussi par un respect de la confidentialité des éléments qui vous sont confiés. Afficher des avis positifs et de belles références est donc essentiel.

Tarif d'une secrétaire indépendante : combien ça coûte ?

Les tarifs d’externalisation administrative varient en fonction de l’expérience de la personne, sa spécialisation, de sa localisation et de son mode de facturation. À la différence d’une embauche classique, vous ne payez que le temps réellement travaillé, sans charges sociales ni engagement à long terme.

En général les tarifs des prestations administratives externalisées proposées par les secrétaires qui travaillent à distance varient entre 15 et 30 € de l’heure. La moyenne se situe aux alentours de 20 € de l’heure. Mais les devis que vous établirez doivent aussi prendre en compte votre expérience, votre savoir-faire, les garanties que vous apportez et votre valeur ajoutée intrinsèque.

Voici une estimation des tarifs :

Type de Tarification	Tarif Horaire Moyen (HT)
Tarif horaire	20 € - 50 €
Tarif à la mission ou au forfait	Variable
Modèle d’abonnement	Variable

Bon à savoir : Renseignez-vous sur la tarification avant de conclure un contrat et discutez des tarifs et des modalités de paiement directement avec la secrétaire indépendante pour éviter les confusions. En comparant les devis, vous trouverez la solution qui convient le mieux à votre entreprise et à votre budget.

Les avantages de faire appel à une secrétaire freelance

Faire appel à une secrétaire indépendante présente 5 grands avantages :

Flexibilité : vous adaptez sa charge de travail en fonction de vos besoins du moment.
Gain de temps : les tâches administratives sont chronophages. En déléguant vous vous recentrez sur votre cœur de métier.
Réduction des coûts : pas de fiche de paie, pas de bureau à fournir, pas d’équipement à acheter ; vous ne payez que pour les heures de travail effectuées.
Accès à une expertise pointue : de nombreuses indépendantes sont spécialisées (juridique, médical, BTP…) et vous n’avez pas à consacrer du temps à leur formation.
Réactivité et polyvalence : habituées à gérer plusieurs clients, les assistantes virtuelles sont autonomes et efficaces.

Bon à savoir : Passez du temps sur le brief à fournir. Un bon brief, c'est l’assurance de collaborer rapidement et d’éviter les erreurs et les allers-retours pour modification.

Les défis du métier et perspectives d’avenir

Le métier de secrétaire indépendante implique quelques défis :

Instabilité de la demande : certaines périodes peuvent être creuses.
Solitude professionnelle : pas de collègues au quotidien.
Polyvalence exigée : elle doit jongler entre plusieurs outils, secteurs et méthodes de travail.

Mais avec la digitalisation, le développement du télétravail et l’essor des entreprises à taille humaine, les perspectives restent très positives, boostant la profession. De plus en plus d’entreprises externalisent leur administratif pour gagner en agilité, ouvrant la voie à des spécialisations : assistante virtuelle, office manager freelance, support administratif en ligne...

Outils essentiels d'une secrétaire indépendante

Pour assurer ses missions à distance et gagner en efficacité, elle s’appuie sur des outils numériques comme :

Agenda et gestion de temps : Google Calendar, Calendly
Communication : Slack, Zoom, Teams
Productivité : Notion, Trello, ClickUp
Facturation : Pennylane, Qonto, Freebe, Henrri, QuickBooks
Gestion documentaire : Google Drive, Dropbox, DocuSign
CRM et gestion client : Hubspot, Salesforce, Monday.com

La maîtrise de ces outils est un vrai plus pour optimiser le travail collaboratif, surtout à distance.

Déléguez pour rester concentré·e :

Une secrétaire indépendante vous permet de vous recentrer sur votre core business en intervenant sur de nombreux aspects de la gestion interne de votre entreprise.
Vous gagnez du temps et êtes enfin bien entouré sans prendre le risque d'un recrutement en CDI qui pèserait sur vos charges fixes.

Le guide complet pour devenir Secrétaire Indépendante

balises: #Freelance