Secrétaire Externalisée : Avantages et Inconvénients pour les PME et PMI

Dans un environnement économique en constante évolution, les petites et moyennes entreprises (PME) et les petites et moyennes industries (PMI) sont constamment à la recherche de solutions pour optimiser leurs opérations et réduire leurs coûts. L'une de ces solutions est le recours à une secrétaire externalisée, également appelée secrétaire indépendante ou télésecrétaire. Cet article explore en détail les avantages et les inconvénients de cette option, en mettant en lumière les missions, les compétences requises, les tarifs et les aspects juridiques à prendre en compte.

Qu'est-ce qu'une Secrétaire Indépendante ?

Une secrétaire indépendante est une personne qui, comme son nom l'indique, est indépendante ou freelance, souvent sous le statut de micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur). Elle propose ses services administratifs à des entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative. En résumé, c'est une personne qui exerce le métier de secrétaire, mais qui n'est pas salariée de l'entreprise. Elle travaille à son compte et a plusieurs clients, généralement des petites entreprises.

Les avantages sont nombreux : indépendance dans les horaires, rémunération potentiellement plus élevée, et valorisation des compétences. De nombreux assistants de gestion choisissent de se lancer en freelance avec l'expérience. Cela leur permet de proposer leurs compétences à plusieurs clients, souvent à distance, et de gagner en liberté dans leur organisation.

Missions d'une Secrétaire Indépendante

Une secrétaire indépendante réalise des missions en lien avec la gestion administrative d'une entreprise classique. Elle propose aux TPE les mêmes missions administratives qu'une secrétaire salariée pourrait réaliser, dont l'embauche est impossible à cause d'un volume de travail trop faible ou d'un coût trop élevé.

Ses missions peuvent varier de la prise en charge de tâches administratives simples, telles que l'ouverture du courrier, le classement de documents, le télésecrétariat et les travaux de saisie, à des tâches administratives classiques comme la gestion des achats, la facturation, le recouvrement de créances, la gestion comptable ou encore un accompagnement dans la gestion des ressources humaines. Elle peut également répondre à d'autres besoins exprimés par le chef d'entreprise et remplir alors le rôle d'une véritable assistante polyvalente.

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Au cœur de chaque petite et moyenne entreprise dynamique se trouve l’assistant de gestion PME, un pilier clé pour la bonne marche des opérations quotidiennes. Sous la supervision de la direction, l’assistant de gestion prend en charge des tâches cruciales comme la gestion administrative du personnel, le suivi des relations avec les clients et les fournisseurs, ainsi que la gestion de la trésorerie. Véritable couteau suisse de l’entreprise, l’assistant de gestion PME endosse un large éventail de responsabilités essentielles.

Comment Devenir Secrétaire Indépendante ?

Devenir secrétaire indépendante (freelance) et se mettre à son compte nécessite une première approche de la gestion administrative (expérience, formations…). Pour devenir secrétaire indépendante sereinement, n’hésitez pas à suivre une formation spécialisée.

Les entreprises qui recrutent des secrétaires indépendantes recherchent presque systématiquement des titulaires d'un BTS, voire plus (licence professionnelle). Le cas échéant, ils recherchent l'expérience. Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétés par une formation en secrétariat sont appréciés.

Niveau bac :

• Bac pro gestion-administration
• Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)

Niveau bac + 2 :

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• BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen)
• BTS support à l’action managériale (ex BTS AM - assistant de manager)
• BTS ATI - assistance technique d’ingénieur
• BTS CG - gestion comptable
• BTS MCO - management commercial opérationnel
• BTS CI - commerce international
• DUT GEA - gestion des entreprises et des administrations
• DUT GACO - gestion administrative et commerciale

Pour choisir votre implantation, vous allez devoir réaliser une étude de marché, analyser la concurrence et bâtir un business plan. Ce business plan est directement lié au choix du mode de financement que vous aurez retenu : emprunt, apport en fonds propres, autres solutions d’accompagnement (ADIE, BGE…). Dans le cadre d’une création d’entreprise, vous avez potentiellement droit à des aides. Il faudra donc déterminer les aides à débloquer (ACRE, ARE, ARCE) pour faciliter votre création d’entreprise.

Il faut également choisir un statut juridique, ce qui représente une étape très importante du processus de création ! Enfin d’un point de vue savoir-faire et marketing, il faut définir sa proposition de valeur (offre et tarifs), soit “quelles prestations je sais faire et je peux faire pour mes futurs clients sur le plan administratif, et à quel prix ?”. Pour finir, vous devrez bâtir un plan d’action commercial afin d’avoir une feuille de route pour développer votre activité, ce qui veut dire trouver des clients et réaliser du chiffre d’affaires.

Statut Juridique pour une Secrétaire Indépendante

La plupart des secrétaires indépendantes adoptent le statut de micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur) car c'est une procédure très simple pour se lancer et peu coûteuse (il n'y a pas d'investissements à réaliser). Il suffit de se rendre sur le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprise) pour se déclarer en ligne en tant que micro-entrepreneur.

Même si la création en micro-entreprise est la solution privilégiée par les acteurs du secrétariat externalisé, sachez qu'il existe d'autres possibilités telles que la création en Entreprise Individuelle ou société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA). Toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients. C'est pourquoi il est important de se faire accompagner et conseiller par un professionnel afin de bien les arbitrer et ne pas se tromper dans son choix.

Tarifs Pratiqués par une Secrétaire Indépendante

En général, les tarifs des prestations administratives externalisées proposées par les secrétaires qui travaillent à distance varient entre 15 et 30 € de l'heure. La moyenne se situe aux alentours de 20 € de l'heure. Mais les devis que vous établirez doivent aussi prendre en compte votre expérience, votre savoir-faire, les garanties que vous apportez et votre valeur ajoutée intrinsèque.

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Le Réseau Aadprox quant à lui facture environ 40 € de l'heure. C'est plus cher que la moyenne, mais c'est un parti pris afin de garantir la qualité de la prestation administrative au chef d'entreprise. D'autre part, cela permet à l'Aadprox de se verser un salaire décent et de pouvoir vivre de son activité de secrétaire indépendante.

Différences entre Secrétaire Indépendante et Secrétaire à Domicile

Il n'y a pas vraiment de différences entre secrétaire indépendant et secrétaire à domicile. Les deux ont un statut d'indépendant et proposent un service administratif aux chefs d'entreprises qui peut être réalisé à distance, donc en télétravail. En revanche, à l'inverse du secrétaire à domicile, le ou la secrétaire indépendante peut être amenée à se déplacer dans les locaux, si nécessaire, pour remplir sa mission. Elle peut également gérer les tâches administratives des particuliers.

La sous-traitance ou externalisation administrative connaît encore un potentiel inexploité, notamment auprès des commerçants, artisans et professions libérales.

Comment Trouver des Clients en Tant que Secrétaire Indépendante ?

Le plus difficile lorsque l'on se lance dans le secrétariat externalisé indépendant, c'est d'être en capacité de développer son portefeuille, bref de trouver des dirigeants d'entreprise susceptibles d'avoir besoin de sous-traiter sa gestion administrative. Cependant la recherche est souvent compliquée.

Plusieurs moyens de prospection sont à votre disposition tels que le bouche à oreille, la prospection directe, la communication via un site web, le porte à porte ou encore intégrer des réseaux de professionnels. Attention, cela nécessite de maîtriser sa présentation commerciale, sa prestation de services ainsi que son argumentaire de vente.

Afficher des avis positifs et de belles références est donc essentiel. Plusieurs moyens de prospection sont à votre disposition tels que le bouche à oreille, la prospection directe, la communication via un site web, le porte à porte ou encore intégrer des réseaux de professionnels.

Pourquoi Externaliser ?

Les entreprises ont recours à l'externalisation afin de bénéficier d'une expertise spécialisée, réduire leurs coûts et se concentrer sur leur cœur de métier. Les raisons d'économies d'échelle et de réduction des coûts sont fortement ancrées dans les motivations des décideurs en entreprise.

Certains secteurs industriels sont plus ou moins concernés que d'autres par l'externalisation, notamment lorsque des compétences très spécifiques sont impliquées, comme les technologies de l'information ou dans des secteurs concurrentiels. Les fonctions dites « périphériques » d'une entreprise sont plus généralement considérées. Citons par exemple les services de gardiennage, de nettoyage ou de restauration, qui peuvent faire l'objet d'une sous-traitance.

Une entreprise peut faire le choix d'une externalisation d'exploitation. Elle demande à un prestataire de service de gérer par exemple un parc d'ordinateurs et d'en assurer la maintenance. Avec une externalisation applicative, l'entreprise confie à un prestataire l'ensemble d'un service et ses applications pour se concentrer son activité principale. Ceci survient quand l'entreprise donneuse d'ordre souhaite entièrement se décharger de cette gérance.

Dans beaucoup de situations, soit l'entreprise a mal identifié les objectifs, ou n'a pas su trouver le bon fournisseur et les bénéfices attendus n'ont pas été atteints. Il est impératif de suivre au quotidien le travail des prestataires. Cette vigilance doit être redoublée quand l'entreprise est de petite taille, car le rapport de force n'est pas toujours de son côté.

Avantages et Inconvénients de l'Externalisation

L'externalisation de la production présente également des défis potentiels. Il est important de noter que l'externalisation de la production présente également des défis potentiels.

Avantages :

• Bénéficier d'une expertise spécialisée
• Réduire les coûts
• Se concentrer sur le cœur de métier

Inconvénients :

• Manque de préparation
• Mauvaise identification des objectifs
• Difficulté à trouver le bon fournisseur

Les Outils Utilisés par les Secrétaires à Distance

Les outils utilisés par les secrétaires à distance varient beaucoup d’une indépendante à l’autre. En général, elles utilisent un ordinateur avec Pack Office pour la rédaction de courriers, un téléphone et des logiciels basiques type Word et Excel afin de pouvoir répondre aux besoins les plus simples de l’assistance administrative.

Du côté du Réseau Aadprox, nous avons choisi de nous tourner vers les innovations digitales. Notre plateforme accessible via support numérique et simple connexion internet permet à nos Aadprox d’avoir accès à l’ensemble de leurs outils (ERP, pack office, agenda…) à tout moment, depuis n’importe quel endroit. Le plus, les chefs d’entreprise qui ont recours aux prestations d’assistance administrative bénéficient également de ces outils numériques.

Réglementation d'une Secrétaire à Domicile

Secrétaire à domicile n'est pas soumis à une réglementation particulière, car ce n'est pas une profession réglementée. Cependant, ce métier est difficilement assurable par les compagnies d'assurance, car il s'agit d'un rôle parfois transversal, qui n'entre pas dans un cadre bien défini. D'autant plus que certaines télésecrétaires se mettent parfois dans l'illégalité en pratiquant de la comptabilité pour leurs clients.

Difficile donc de bâtir une Responsabilité Civile Professionnelle sur mesure puisqu'il y a autant de prestations possibles que de secrétaires indépendantes.

Tableau Récapitulatif : Avantages et Inconvénients

En conclusion, le recours à une secrétaire externalisée peut être une solution avantageuse pour les PME et PMI, à condition de bien évaluer les besoins, de choisir le bon prestataire et de mettre en place un suivi régulier. Les avantages en termes de coûts, de flexibilité et d'expertise sont indéniables, mais il est essentiel de prendre en compte les défis potentiels et de s'assurer d'une bonne gestion de la relation avec le prestataire.

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