Signatures électroniques conformes aux dépôts INPI

Dans un contexte de digitalisation croissante, la signature électronique s’impose comme une solution essentielle pour simplifier et sécuriser les démarches administratives en ligne. C’est notamment le cas auprès de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle facilite les formalités liées à la création, la protection et la gestion des droits de propriété industrielle.

Le Guichet Unique de l’INPI : point d’entrée unique

Le Guichet Unique est accessible et fonctionnel à 100% depuis le 30 juin 2023 sur inpi.fr. Dans le cadre de la simplification et de la dématérialisation des actes administratifs d’entreprise, le Guichet Unique de l’INPI devient, à partir du 1er janvier 2023, le guichet électronique des formalités d’entreprise : création / modification / ou cessation d’une activité. Le Guichet Unique de l’INPI remplace un système complexe et obsolète, composé de 6 portails opérés par différents organismes (Chambres de Commerce et d’Industrie, Greffes, URSSAF…). Il met fin également à l’utilisation de plus de 50 formulaires Cerfa différents, utilisés pour les formalités papier.

Demain, grâce à ce portail e-procédures unique faisant l’interface avec les administrations compétentes, les formalités d’entreprises seront plus simples à réaliser pour les déclarants. Lors de sa première connexion au Guichet Unique (portail e-procédures), le déclarant doit commencer par créer un compte utilisateur. Une fois connecté, il peut procéder aux différentes formalités et procédures INPI, en suivant les étapes pas-à-pas.

Processus de signature pour une formalité INPI

En fin de parcours, le déclarant doit télécharger un récapitulatif au format PDF, le signer électroniquement avec le logiciel de son choix, puis l’importer en retour sur le portail du Guichet Unique. Pour les formalités de création d’entreprise, le Guichet Unique de l’INPI n’exige qu’une signature « simple ». Pour toute formalité de modification ou de cessation d’activité, le portail e-procédures exige un niveau de signature plus élevé.

Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique. Le Guichet Unique génère une synthèse non modifiable.

Les trois niveaux de signature électronique (règlement eIDAS)

Conformément au règlement européen eIDAS, il existe trois niveaux de signature électronique :

Signature électronique simple : pour des échanges sans exigences juridiques fortes.
Signature électronique avancée : offre un niveau de sécurité plus élevé, notamment grâce à l’identification du signataire.
Signature électronique qualifiée : la plus sécurisée, juridiquement équivalente à une signature manuscrite.

Il convient d’abord de savoir que la signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. Il existe trois niveaux de signature électronique, reconnus par le règlement eIDAS. La signature électronique permet de signer un document numérique avec la même valeur juridique qu’une signature manuscrite - à condition de respecter certains critères.

Signature avancée avec certificat qualifié : définition et usage

La signature électronique avancée avec certificat qualifié représente un niveau intermédiaire entre la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ). Elle combine la souplesse de la SEA avec le haut niveau de sécurité de la SEQ. Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié, reconnu au niveau européen. Ce certificat doit respecter les exigences strictes définies dans l’annexe I du règlement eIDAS, garantissant une identification fiable du signataire.

Bon à savoir : Ce type de signature est particulièrement adapté aux démarches juridiques et administratives nécessitant une sécurité renforcée, comme celles réalisées auprès de l’INPI.

Réglementation applicable en France et en Europe

En France, comme dans le reste de l’Union européenne, l’usage de la signature électronique est strictement encadré par des textes juridiques visant à garantir la sécurité et la fiabilité des transactions numériques. Deux cadres réglementaires principaux s’appliquent :

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Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) : il constitue le texte de référence au niveau européen.
Le Référentiel Général de Sécurité (RGS) : en France, ce référentiel précise les exigences techniques et organisationnelles que doivent respecter les outils de signature électronique pour être reconnus comme fiables par l'administration.

Objectif commun : garantir la confiance numérique pour toutes les parties prenantes - entreprises, particuliers, administrations - notamment dans des procédures sensibles comme celles de l’INPI, d’Infogreffe, ou d’autres plateformes officielles.

Évolutions récentes : eIDAS 2.0 et portefeuille d’identité

Le règlement eIDAS 2.0, adopté en 2025, marque une étape clé dans le développement de l’identité numérique européenne et dans la modernisation des services de confiance au sein de l’UE. La nouveauté majeure d’eIDAS 2.0 est l’introduction du portefeuille d’identité numérique. Il permettra à chaque citoyen européen de stocker des documents officiels : carte d’identité, permis de conduire, diplômes, etc., et d’utiliser ces documents pour s’identifier en ligne ou dans des contextes physiques.

eIDAS 2.0 intègre également l’archivage électronique qualifié dans la liste des services de confiance. Les documents archivés bénéficient désormais d’une présomption d’intégrité et de valeur juridique dans tous les pays de l’Union européenne. eIDAS 2.0 met l’accent sur une meilleure harmonisation technique à travers l’UE et l’obligation pour les prestataires de services de confiance de se conformer aux nouvelles exigences techniques et de sécurité.

FranceConnect, FranceConnect+ et leur rôle avec l’INPI

FranceConnect est une solution développée par l’État français pour faciliter l’accès aux services publics en ligne. Elle permet à chaque citoyen de se connecter à des plateformes administratives, comme celle de l’INPI, en utilisant des identifiants déjà existants, par exemple : impots.gouv.fr (fisc), ameli.fr (Assurance Maladie), laposte.fr (La Poste). Grâce à l’intégration de FranceConnect sur le site de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), les utilisateurs peuvent accéder à leur espace personnel sans créer de nouveaux identifiants.

FranceConnect+ est la version sécurisée et renforcée de FranceConnect, conçue pour les transactions en ligne à haut niveau de confiance. FranceConnect+ repose sur des méthodes d’authentification avancées, telles que l’utilisation de certificats numériques qualifiés et des dispositifs de sécurité comme l’authentification à double facteur. Cette solution est indispensable pour accéder à certains services en ligne sensibles, comme les formalités via le Guichet unique de l’INPI (création ou modification d’entreprise) ; le dépôt de documents juridiques ou comptables nécessitant une signature électronique qualifiée.

Service	FranceConnect	FranceConnect+
Authentification	Standard	Renforcée
Usage typique	Démarches courantes	Démarches sensibles (INPI, signatures qualifiées)
Nécessite certificats qualifiés	Non	Oui

Solutions de prestataires qualifiés pour signer vos formalités INPI

Il est important de passer par un partenaire de confiance pour vous accompagner dans vos formalités d’entreprise. Pour vous accompagner dans cette transition vers le Guichet Unique de l’INPI, CertEurope - An InfoCert Company vous fait bénéficier d’une solution complète, pleinement compatible avec tous les types de formalités. Cliquez ici pour commander votre certificat électronique qualifié (RGS**/eIDAS), pour une signature qualifiée de vos démarches INPI.

Mes procédures INPI : certificat qualifié, signature avancée, signature qualifiée... C'est facile via le logiciel de signature électronique infocert-sign Desktop !

Avec Goodflag, obtenez votre certificat qualifié en 5 minutes et déposez immédiatement au Guichet Unique. Le tout, sans rupture dans le parcours de signature. Nos signatures électroniques Goodflag utilisent des technologies de cryptographie avancées, garantissant l'authenticité et l'intégrité de vos documents. À chaque signature, un dossier de preuve est généré. Une utilisation simple depuis n’importe quel appareil, à tout moment.

CertEurope propose désormais une signature électronique qualifiée spécialement conçue pour les démarches ponctuelles sur le portail du Guichet unique de l'INPI. Que vous ayez besoin de créer, modifier ou fermer votre entreprise, cette solution 100 % en ligne vous permet de signer toutes vos formalités pour un prix clair et fixe de 30 € HT. Conforme au règlement eIDAS, ce service garantit sécurité, fiabilité et rapidité, sans frais supplémentaires.

Youtrust : la solution idéale pour signer vos formalités auprès de l’INPI. Avec Youtrust, vous disposez d’une solution conforme, sécurisée et simple d’utilisation pour signer vos documents en ligne dans le cadre des démarches administratives sur le Guichet Unique de l’INPI. Youtrust est un prestataire de services de confiance qualifié, reconnu au niveau européen. Sa solution de signature est parfaitement adaptée aux exigences de l’INPI et aux normes du règlement eIDAS. Un dossier de preuve est automatiquement généré pour chaque signature, garantissant la valeur légale de vos documents.

Étapes pratiques pour signer vos formalités INPI (mode opératoire)

Authentification : Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect. Si votre démarche exige une signature avancée/qualifiée, connectez-vous au Guichet Unique avec FranceConnect+ (le bouton avec le +).
Téléchargement de la synthèse : Téléchargez le fichier PDF récapitulatif de votre formalité. Vérifiez bien les informations contenues dans ce document, qui ne pourra pas être modifié par la suite.
Signature électronique : Signez électroniquement le fichier PDF en utilisant un prestataire de services de confiance qualifié (Youtrust, CertEurope, Goodflag, SignerSynthèse.fr, etc.). La procédure de signature est 100 % en ligne pour la plupart des solutions.
Réimportation : Une fois signé, réimportez le fichier PDF dans votre espace sur le Guichet Unique.
Validation : Cliquez sur le bouton correspondant à l’action à valider : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels ».

Points à vérifier si la signature ne fonctionne pas

Vérifiez que vous utilisez une signature électronique conforme, basée sur un certificat qualifié. L’INPI n’accepte pas les signatures simples pour certaines démarches.
Assurez-vous que vous êtes connecté via FranceConnect ou INPIConnect avec un profil autorisé à signer (mandataire, représentant légal...).
Un certificat de signature au nom d'une personne morale (la société elle-même) sera systématiquement rejeté par l'INPI. Le certificat doit être au nom de la personne physique qui signe (gérant, président).
La confusion vient souvent d'une méprise entre s'authentifier et signer. FranceConnect+ prouve qui vous êtes. La signature électronique prouve votre consentement sur un document.
Si vous ne parvenez pas à signer un document sur le Guichet unique de l’INPI, vérifiez que l’application Identité Numérique est à jour, que les notifications sont activées, et que vous avez une connexion internet stable.

Services spécialisés et cas particuliers

Depuis le Guichet Unique, toutes les formalités d'entreprise INPI doivent être validées par une signature électronique qualifiée. Notre service spécialisé SignerSynthèse.fr, créé par Securit Expert, est conçu pour les formalités INPI ponctuelles. Avec notre service spécialisé SignerSynthèse.fr (créé par Securit Expert), votre synthèse INPI est signée en 2 minutes. Tout se fait en ligne, depuis notre plateforme sécurisée sur signersynthese.fr.

Pour la cessation de mon auto-entreprise, je dois signer un documents électroniquement. Il est indiqué qu'il est possible de signer avec FranceConnect+ mais impossible de trouver comment. Pour signer électroniquement votre document, vous devez commencer par vous connecter sur le site de l’INPI avec le bouton FranceConnect+ (il s’agit du bouton avec davantage de sécurité, attention à ne pas le confondre avec le bouton FranceConnect). Ensuite vous complétez votre démarche. A la fin de la démarche, une case à cocher apparaît pour vous permettre de signer électroniquement le document.

Le mandataire doit être expressément désigné et disposer de sa propre signature électronique qualifiée - un certificat au nom du mandataire, pas au nom de la société. Oui, notre solution est compatible avec les signatures pour le compte de tiers, dans le respect de la législation.

Avantages concrets de la signature électronique pour l’INPI

Simplification des démarches : Plus besoin de vous déplacer ou d’imprimer vos documents. Tout se fait 100 % en ligne.
Sécurité renforcée : Chaque signature est associée à un certificat numérique qualifié et à un dossier de preuve garantissant l’intégrité du document.
Traçabilité des documents : Vous pouvez suivre chaque étape du processus de signature et conserver une preuve horodatée pour chaque formalité.
Gain de temps : Un processus 100 % à distance et en ligne permet d’obtenir son certificat qualifié rapidement et de déposer immédiatement au Guichet Unique.

La signature électronique complète parfaitement l’authentification centralisée apportée par FranceConnect et FranceConnect+ en garantissant que les documents soumis à l’INPI sont : Authents, Intègres, Légalement valides.

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