Financement de Projet : Définition et Rôle du Sponsor

Êtes-vous aux prises avec un projet majeur pour votre entreprise, incertain de comment le piloter vers le succès ? Vous interrogez-vous sur la personne à même de définir les objectifs, mobiliser les ressources nécessaires, résoudre les éventuels problèmes et garantir la haute qualité du projet ? Essentiel à la réussite d’un projet, le sponsor joue un rôle pivot souvent sous-estimé ou mal interprété. En plus, nous vous offrirons des exemples concrets et des recommandations éprouvées sur le sponsoring de projet.

Le sponsor de projet joue un rôle crucial dans la réussite d'un projet, agissant en tant que responsable ultime. À la différence d’autres rôles clés de la gestion de projet, le sponsor se distingue par sa position hiérarchique élevée, son engagement et son influence. Occupant généralement un poste de cadre supérieur, il dispose d’un pouvoir décisionnel et d’un accès aux ressources vitales. Il joue un rôle influent auprès du chef de projet, de l’équipe et des parties prenantes, les ralliant autour du projet grâce à sa capacité à les convaincre, les motiver et les unir.

Le chef de projet, responsable de la mise en œuvre opérationnelle, collabore étroitement avec le sponsor, le tenant informé de la progression et sollicitant son soutien en cas d’obstacle. Le sponsor de projet joue un rôle crucial, se dévouant pleinement au projet et le promouvant auprès de la direction. En tant que porte-parole, il défend le projet contre les critiques et cherche à obtenir le soutien des autres membres de la direction, en soulignant les enjeux, avantages et risques associés.

Une communication efficace et transparente avec toutes les parties prenantes est cruciale. Le sponsor doit identifier ces acteurs clés, évaluer leur influence et intérêt dans le projet, et les tenir informés de son évolution, réussites comme difficultés. Le sponsor doit être activement impliqué dans toutes les étapes clés du cycle de vie du projet, incluant l’initialisation, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture. Il valide la charte du projet, approuve le plan du projet, soutient le chef de projet dans l’exécution des tâches, et aide à résoudre les problèmes et gérer les changements.

Définition du rôle du sponsoring de projet

Les missions d’un Sponsor sont variées : aider au financement, s’assurer du bon cap du projet ou encore faciliter les relations avec les parties prenantes clés. Son temps est habituellement précieux. Il entre rarement dans les détails sauf en situation critique et doit s’assurer avant tout que le projet est sur la bonne voie par rapports aux objectifs business qui ont justifié le lancement de celui-ci. Vérifie si les bénéfices se réalisent comme prévu.

Lire aussi: Participez au Projet Odyssée

Le sponsor s’assure également que le projet répond aux attentes des clients et génère de la valeur. Il joue un rôle de gouvernance en participant à l’organisation, au cadrage, à l’acquisition de ressources, à la gestion des risques, aux ajustements nécessaires et à l’évaluation des performances.

L’existence d’un sponsor est vitale pour un projet pour diverses raisons. Ce sponsor est responsable de garantir que toutes les ressources nécessaires - humaines, financières, matérielles et techniques - sont disponibles pour le projet. Il est chargé de négocier et de distribuer le budget, assurant son suivi rigoureux.

Décomposons ces trois catégories afin de mieux appréhender les différentes responsabilités d’un sponsor de projet :

Choisir le responsable le plus adapté pour le projet et l’accompagner tout au long du cheminement.
Négocier des financements et agir en tant que porte-parole auprès de la direction au nom du chef de projet.
Participer à la planification initiale du projet, à l’élaboration des chartes de projet et à la définition du périmètre du projet.
Définir les critères de réussite du projet et obtenir l’adhésion des parties prenantes.
Mettre en avant l’intérêt du projet et s’assurer que l’équipe dispose de toutes les ressources nécessaires à sa réussite.
Soutenir le chef de projet en partageant ses connaissances et en prodiguant des conseils.
Assurer la liaison entre le chef de projet, l’équipe et les parties prenantes.
Examiner les modifications apportées à l’environnement du projet (par exemple, les calendriers, les tâches, les priorités, etc.) et gérer les risques à mesure qu’ils se présentent.

DOSSIER DE SPONSORING - Comment plaire aux entreprises + erreurs à ne pas commettre

Un sponsor de projet a trois responsabilités principales :

Vision du projet : veiller à ce que le projet soit en accord avec les objectifs et la stratégie de l’entreprise.
Gouvernance : s’assurer que le projet est lancé et réalisé dans les meilleures conditions.
Valeur et avantages : mener de front la gestion des risques et des changements, et garantir la qualité du projet.

Cycle de vie d'un projet et rôle du sponsor

Le sponsor de projet est impliqué dans un projet de A à Z, ce qui signifie que de nombreuses tâches et responsabilités lui incombent tout au long du cycle de vie du projet. Le chef de projet et le sponsor doivent tous deux être conscients des responsabilités du sponsor afin que chacun reste à sa place et se concentre sur ce qui lui est demandé.

Lire aussi: Guide Crowdfunding SAS

Durant la phase de lancement

Désigner un chef de projet et un comité de pilotage.
Définir la réussite du projet et les livrables.
Organiser et faire apparaître les tâches dans une source unique de référence.
Surveiller les activités de lancement et apporter son soutien si nécessaire.
Donner son point de vue sur les documents de lancement du projet.
Vérifier la portée du projet afin de s’assurer que les objectifs sont réalistes et éviter une dérive des objectifs.
Promouvoir le projet lors de la réunion de lancement et être prêt à soutenir le chef de projet si l’équipe pose des questions.

Durant la phase de planification

Observer et ajuster les plans du projet pour garantir des dates de livraison réalistes.
Agir en tant que personne référente pour le chef de projet en ce qui concerne les obstacles et les problématiques rencontrés.
Suivre l’efficacité de l’équipe projet et la dynamique de groupe, et communiquer les réussites et les opportunités au chef de projet.
Vérifier le journal RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes et dépendances).
Vérifier que le plan de projet contient des exigences en matière de qualité, des livrables clairs et des jalons correctement planifiés.

Durant la phase d’exécution

Travailler avec le chef de projet pour établir des limites saines entre le chef de projet et le sponsor, et entre le sponsor et la direction, et éviter ainsi toute microgestion.
Être attentif aux besoins du projet pour soutenir l’équipe et le chef de projet.
Veiller à ce que les dirigeants aient accès aux rapports sur l’état d’avancement du projet pour se tenir informés si nécessaire.
Mettre en place des processus de contrôle des changements si nécessaire, pour réduire les risques de dérive des objectifs.

Durant la phase de performance

Évaluer l’avancement du projet et faire part de commentaires si nécessaire.
Encourager le chef de projet et l’équipe à trouver leurs propres solutions aux problèmes qui se présentent.
Identifier, aborder et résoudre les causes profondes des problèmes qui surviennent.
Mettre régulièrement à jour le journal RAID pour tenir compte des modifications apportées au projet tout au long de son cycle de vie.
Saluer l’achèvement des principaux jalons du projet.

Durant la phase de clôture

Évaluer les résultats du projet sur la base des critères de réussite préalablement définis.
Assurer la bonne livraison du projet au client.
Diriger ou participer à une réunion post-mortem afin d’évoquer les réussites et les échecs du projet.
Clôturer officiellement le projet.

À noter que ces tâches peuvent varier selon la complexité du projet en cours mais, quoi qu’il en soit, l’implication et l’importance d’un sponsor de projet ne doivent pas être sous-estimées.

Différences entre parties prenantes et sponsors de projet

Bien que ces deux termes soient proches, les sponsors et les parties prenantes jouent deux rôles bien distincts.

Une partie prenante désigne toute personne concernée par le projet, qu’il s’agisse de membres de l’équipe projet ou de personnes qui ne participent pas activement au processus du projet. Les parties prenantes peuvent être des investisseurs, des pairs, des clients ou des supérieurs.

Le sponsor du projet, quant à lui, fait non seulement partie de l’entreprise, mais est aussi responsable du projet. Il est ainsi responsable de la réussite globale du projet, et le plus souvent, définit et garantit cette réussite. En fonction du projet, le sponsor fait souvent office de mentor pour le chef de projet.

La relation entre le sponsor et le chef de projet

Le sponsor et le chef de projet sont tous deux fortement impliqués dans le projet et sont responsables de ses résultats et de sa réussite. Le sponsor du projet est le point de contact entre l’équipe de direction de l’entreprise et le chef de projet ; le chef de projet est le point de contact entre le sponsor du projet et l’équipe projet. Le rôle du chef de projet est d’organiser, de suivre et donc de diriger son équipe pour qu’elle exécute son travail dans le cadre d’un projet. Le chef de projet est le chef d’équipe au quotidien. Il est chargé de contrôler les ressources et la charge de travail, de superviser l’achèvement des tâches et d’informer les parties prenantes de l’avancement du projet. Le cas échéant, le chef de projet peut demander de l’aide au sponsor du projet. Son rôle est également de garder un œil sur les objectifs et les attentes afin d’alerter le sponsor du projet en cas de décalage entre le calendrier réel et les dates estimées.

La relation entre le sponsor du projet et le chef de projet peut déterminer le résultat final du projet. Des attentes clairement définies, une communication régulière et une confiance mutuelle sont des prérequis qui conditionnent la réussite d’un projet.

En fonction de la complexité du projet et de l’expérience du chef de projet, le sponsor choisira de déléguer un certain nombre de tâches au chef de projet et de lui confier les rênes ou, au contraire, décidera de s’impliquer davantage et d’apporter son soutien, en guidant le chef de projet et l’équipe à travers les différentes étapes et tâches du projet. Idéalement, le sponsor du projet endosse le rôle de mentor auprès du chef de projet.

Financement de projet : structure et risques

Les grands projets d’infrastructures ne sont pas toujours structurés en financement de projet :

Une levée de fonds faite directement par le promoteur afin d’assurer le développement du projet qui sera incorporé dans son bilan.
La création d’un SPV (Special purpose vehicule) à partir duquel se fera la levée de fonds pour financer un projet d’infrastructure.

Dans la première option (financement d’entreprise), le remboursement du prêt est lié à la capacité du promoteur à générer des flux de trésorerie, sachant que le prêteur n’est pas obligatoirement prioritaire par rapport aux autres créanciers du promoteur. Cela signifie que le prêt est remboursable tant que le sponsor reste solvable indépendamment du succès ou de l’échec du projet. Dans la seconde option (financement de projet), le remboursement de la dette levée par le SPV est uniquement basé sur les flux de trésorerie générés par le projet. Le prêteur n’a aucun recours sur les autres actifs du sponsor. Ce dernier est confronté à un risque lié au projet.

Chaque méthode de financement présente son propre ensemble d’avantages et convient à différentes situations. Les entreprises choisissent souvent la méthode qui s’aligne le mieux avec leur stratégie financière, leur profil de risque et les besoins spécifiques du projet. Le financement de projet est particulièrement utile pour les projets d’infrastructure et industriels à grande échelle où les risques et les investissements sont substantiels et distincts de l’activité principale du promoteur.

Avantages de l'utilisation d'un SPV pour le financement de projet:

Isolement des risques : Pour le sponsor, l’utilisation d’une structure de financement de projet avec un SPV permet de transférer tous les risques juridiques et financiers. Le SPV est établi de sorte que la responsabilité de l’actionnaire est limitée à son apport en capital. En d’autres termes, si le projet échoue, le sponsor n’est pas tenu de rembourser la dette contractée par le SPV.
Optimisation de l’effet de levier financier : L’utilisation d’une structure de financement de projet est le meilleur moyen d’augmenter le montant total de la dette contracté. En effet, dans ce cas de figure, le prêteur évalue le crédit en fonction des flux de trésorerie générés par le projet. Dans le cas du financement d’entreprise (Corporate Finance), en plus des flux générés par le projet, la banque analyse l’ensemble des revenues du promoteur.
Large maturité de la dette : Lorsqu’un projet offre une trésorerie suffisamment prévisible et régulière, les prêteurs peuvent généralement proposer des solutions de financement à très longue échéance, parfois pour des périodes dépassant les 20 ans.
Solution idéale pour les consortiums : La mise en place d’un SPV pour garantir la dette signifie que le coût de la dette sera lié à la solvabilité du projet. Par conséquent, le coût sera le même pour tous les actionnaires ou sponsors. Lorsque chaque co-sponsor lève une dette individuellement pour financer sa participation dans le projet, le coût dépendrait alors de leur cote de crédit individuelle.
Une solution pour les petites et moyennes entreprises : il n’est pas rare qu’un promoteur soit tout simplement trop petit pour accéder à des liquidités suffisantes à long terme pour un projet d’infrastructures. Dans cette situation, le financement de projets constitue la meilleure solution. Les producteurs indépendants d’électricités (IPP) spécialisées dans les énergies renouvelables entrent généralement dans cette catégorie. Ces entreprises développent des parcs éoliens et solaires et leur objectif est de construire une centrale électrique connectée au réseau et capable de produire de l’énergie. Ils le font généralement en signant des contrats à long terme avec des entités règlementés par l’État.

Exemples de sponsoring de projet réussis

L’importance du rôle de sponsor de projet est mise en évidence à travers des exemples significatifs.

Un des cas les plus remarquables est la construction du tunnel sous la Manche en 1994, reliant la France au Royaume-Uni.
Un autre exemple frappant est le lancement de Fenty Beauty par Rihanna en 2017, avec le soutien financier de LVMH.

Divers projets ont vu le jour grâce au soutien des sponsors. Par exemple, les grandes compétitions sportives telles que la Coupe du Monde ont pour principale source de financement les contrats de sponsoring qui permettent une diffusion mondiale.

Risques et limites du sponsoring de projet

L'efficacité de l'action du sponsor réside dans un équilibre à trouver entre un interventionnisme trop appuyé et une implication insuffisante. Un exercice difficile et pourtant central dans la réussite de cette mission.

Avec un sponsor trop envahissant, la conduite du projet risque d'être inefficace, car toute prise de décision devra être validée par le sponsor. Ce qui alourdit les processus et crée chez le chef de projet un sentiment de frustration nuisible à la bonne marche des travaux. Dans ce type de situation, le chef de projet est dépossédé de ses marges de manœuvre et dans des cas extrêmes, il demeure simple exécutant.
Avec un soutien inexistant, le sponsor ne joue pas son rôle alors que la situation l'exige puisqu'il a été nommé. Le chef de projet est laissé livré à lui-même et rencontre des difficultés pour accéder aux ressources nécessaires, perd beaucoup de temps en communication et négociation avec les parties prenantes ... Là aussi, l’efficacité de la gestion de projet est mise à mal.
Par ailleurs, le sponsor doit présenter une certaine neutralité vis-à-vis du comité de direction. Trop dépendant de sa hiérarchie, il ne saura pas prendre la distance nécessaire pour apprécier la bonne conduite d'un projet en toute objectivité et défendre les décisions judicieuses du chef de projet.

Équilibre dans l’action, équilibre dans les relations d'autorité, le sponsoring demande doigté et finesse pour exprimer toute sa valeur.

Les clés d'un tandem sponsor- chef de projet réussi

Un duo bien huilé est un facteur de performance. Quels sont les points clés pour une synergie optimale ?

une relation de confiance de l'un envers l'autre. Tout commence par une franchise en toute circonstance pour instaurer une relation seine. Pour cela, une bonne communication est importante : feedback régulier de la part du chef de projet pour informer le sponsor de la vie du projet, communication transparente par ce dernier, etc.
un mode de fonctionnement défini dès le départ : des règles et des modalités établies en amont afin de prévenir les malentendus, incompréhensions, tensions...
un engagement sans faille du sponsor dans le projet : comme nous l'avons vu précédemment, il est impératif que ce soutien s'engage aux côtés du chef de projet pour mener à bien la mission confiée. Il se doit d'assurer une disponibilité optimale et déployer toute l'énergie requise pour une réussite collective.

balises: #Financ