Filière EFI et EDI pour la TVA : explications et règles pratiques

Les modes EFI (Échange de Formulaires Informatisés) et EDI (Échange de Données Informatisées) sont deux modalités de transmission électronique des déclarations fiscales professionnelles, qui diffèrent par leur fonctionnement, leurs objectifs et leurs publics cibles. Il s’agit simplement de deux modes de transmissions électroniques de vos impôts professionnels. Vous avez recours à une télétransmission EFI si vous faites vos déclarations vous-même sur impot.gouv.fr et en EDI lorsque c’est votre expert-comptable qui s’en charge.

Principe général et avantages

La procédure EDI-TVA permet de transmettre la déclaration de TVA en utilisant une procédure d’échange de données informatisé analogue à EDI-TDFC et à DUCS-EDI en matière de télérèglement. Cette procédure rend les échanges plus souples, plus rapides et plus sûrs. Concrètement, la déclaration et les informations de paiement (liées aux moyens de paiements (TLR SEPA) ou la demande de remboursement d’un crédit de TVA sont envoyées dans le même message.

Le mode EDI présente des avantages certains : l’utilisation d’un dispositif éprouvé et fiable pour adresser des informations financières et comptables en toute sécurité. La connexion de l’EDI avec le logiciel comptable de l’entreprise élimine les risques d’erreurs de saisie. L’EDI assure le suivi des messages adressés à l’administration par le contrôle de la syntaxe des messages comme des accusés de réception.

EFI : fonctionnement, atouts et limites

L’EFI, ou Échange de Formulaires Informatisés, est un système qui permet de remplir et de transmettre manuellement des formulaires fiscaux en ligne via l’espace professionnel du site impots.gouv.fr. La déclaration relative à la liasse fiscale est effectuée en ligne. Cette opération consiste à saisir les informations comptables et financières sur un formulaire informatisé. Ce formulaire est accessible sur le site de l’administration fiscale dans l’espace professionnel de l’entreprise.

La création d’un espace abonné est nécessaire. Il suffit d’un numéro SIREN, d’une adresse électronique et d’un mot de passe. Le service est activé au moyen d’un code adressé par courrier ce qui permet de finaliser la procédure et renseigner les coordonnées bancaires. Il est possible de créer un espace abonné avec un accès simplifié en 2 étapes : à partir de la saisie du numéro Siren, adresse électronique et mot de passe, un code d'activation est alors adressé par voie postale qui permet de finaliser la création de l'espace abonné et saisir les coordonnées bancaires. La création de l'espace abonné est instantanée. L'espace abonné permet aux entreprises et aux professionnels d'accéder, avec ou sans certificat, aux démarches fiscales en ligne (mode EFI: consultation du compte fiscal de l'entreprise, déclaration et paiement de la TVA et des taxes assimilées, dépôt et suivi des demandes de remboursement de crédit de TVA, paiement de l'impôt sur les sociétés, etc.).

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Le mode EFI présente l’avantage d’être une solution gratuite et simple. Une connexion internet suffit pour recourir à cette modalité de transmission. De plus, les formulaires à remplir sont simplifiés. Ce mode de transmission requiert toutefois une intervention humaine qui peut être à l’origine d’erreurs. En EFI, les informations connues de la DGFiP seront préremplies et rendues modifiables par le déclarant. A la différence de la déclaration EDI, en EFI, vous pouvez faire votre déclaration tout seul, via des formulaires simplifiés.

EDI : automatisation, conformité et obligations

L’EDI, ou Échange de Données Informatisées, est une méthode automatisée permettant de transmettre directement des données fiscales depuis un logiciel ou un prestataire agréé à l’administration fiscale. Le mode de déclaration s’effectue par une transmission électronique des documents au SIE, sans qu’il soit nécessaire de saisir les informations. L’EDI nécessite l’utilisation d’un logiciel de comptabilité qui communique avec les serveurs des services fiscaux (la Direction générale des finances publiques ou DGFiP). Ce logiciel n’est pas accessible aux particuliers.

Le dispositif requiert la présence d’un expert ou l’habilitation de l’entreprise elle-même en tant que partenaire EDI de l’administration. L’expert peut être le cabinet d’expertise-comptable de l’entreprise qui peut être partenaire EDI ou qui travaille avec un partenaire EDI de l’administration. Par ailleurs, le partenaire EDI est tenu aux obligations qui sont celles des mandataires à leurs mandants.

Zoom sur le mode EDI-TDFC, seul format utilisable en mode EDI : afin de garantir la complète interopérabilité des fichiers échangés, la solution EDI-TDFC utilise la seule norme EDIFACT. Il existe en outre une obligation d’utiliser des logiciels dont la conformité est attestée par l’association EDIFICAS. La procédure d’attestation de conformité s’impose également aux logiciels de la DGFiP. Elle fait partie d’une démarche qualité des messages échangés.

Si l’entreprise réalise ses factures dématérialisées et tient elle-même sa comptabilité avec un logiciel compatible, elle devra contacter le partenaire EDI de son choix pour opérer le transfert des données. Il conviendra d’établir un contrat avec le partenaire ou le prestataire comptable de l’entreprise.

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Modalités techniques de télétransmission

Le partenaire EDI est tenu d’utiliser l’un des deux protocoles de transfert admis : le protocole CFT ou le protocole FTPS. À cet égard, la DGFiP a mis en place le guichet POSEIDON qui prend en charge ces protocoles. L’envoi par EDI-TDFC aux services fiscaux peut être réalisé selon plusieurs méthodes : par un logiciel comptable en mesure de produire de l’EDI-TDFC (dans ce cas l’entreprise doit disposer d’un accès à une plateforme EDI agréée par l’administration fiscale), par un expert-comptable ou un organisme de gestion agréé, ou par le service WEBEDI qui est proposé par un éditeur habilité par la DGFiP.

Comparaison pratique EFI vs EDI

• En EFI, vous remplissez des formulaires simplifiés vous-même via l’espace professionnel ; en EDI, la transmission est automatisée depuis un logiciel ou par un expert.
• La comparaison entre le système EFI ou EDI est assez simple : dans l’autre, c’est votre expert-comptable qui s’occupe de tout.
• Par exemple, pour la TVA, si vous êtes au régime réel simplifié, vous pouvez confier la déclaration CA12 récapitulative à votre expert-comptable (en EDI donc), tout en déclarant vous-même les acomptes de juillet et décembre en EFI pour limiter vos frais de comptabilité.
• La transmission en mode EDI de la liasse fiscale évite les risques d’erreurs de saisie et assure le suivi et le contrôle syntaxique des messages.

Liasse fiscale : obligations et modes de dépôt

La liasse fiscale est composée d’une déclaration de résultat, qui permet la liquidation de l’impôt dû par l’entreprise par le service des impôts des entreprises (SIE), et de tableaux annexes relatifs à l’exercice comptable (bilan, compte de résultat, etc.). Ces déclarations (bilan et déclaration de résultats) correspondent à la liasse fiscale. Cette dernière est télétransmise de façon annuelle à l’administration.

La date du dépôt de la liasse fiscale est le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai ou dans les 3 mois suivants la clôture de l’exercice. Le dépôt tardif de la liasse fiscale entraîne des sanctions : majoration de l’impôt dû au taux 0,20 % par mois de retard (art. 1727 du CGI) et une majoration de l’impôt (art.1728 du CGI).

Les procédures de télédéclaration s’établissent selon le mode EDI ou le mode EFI. Le dépôt de la liasse fiscale doit donc être distingué du dépôt annuel des comptes au tribunal de commerce et du dépôt de bilan en cas de cessation de paiement auprès du tribunal de commerce. Quelles sont les modalités de dépôt de la liasse fiscale ? Les modes EFI et EDI permettent de déposer son bilan et les autres informations comptables à l’administration fiscale.

Aspects réglementaires et conformité

La procédure EDI-TDFC concerne les entreprises soumises au régime réel d’imposition. Ces dernières ont l’obligation de télétransmettre leur déclaration de résultats et ses annexes (article 1649 quater B quater du CGI). Ainsi la DGFiP a conçu un dispositif juridique de téléprocédures applicable à toute déclaration professionnelle, notamment le décret n° 2000-1036 du 23 octobre 2000 relatif à la transmission des déclarations fiscales professionnelles par voie électronique.

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Depuis la mise en place de cette procédure, l'association EDIFICAS a mis en place une procédure d'attestation des fichiers EDIFACT issus des progiciels de comptabilité afin de maintenir un niveau de qualité suffisant pour réaliser un envoi conforme aux prescriptions de la DGFiP. Il existe en outre une obligation d’utiliser des logiciels dont la conformité est attestée par l’association EDIFICAS.

Spécificités TVA pour établissements publics et activités

Il est donné ci-après une liste non exhaustive des opérations imposables à la TVA, applicable aux universités et d'une manière générale à tous les établissements publics relevant des articles L. I. A. 1. Ainsi, les travaux d'études et de recherche sont imposables à la TVA lorsque ceux-ci se traduisent par la réalisation d'une prestation de services ou d'une livraison de biens directe au profit d'un tiers, y compris d'un autre organisme public juridiquement distinct (établissement public, autres collectivités publiques) et que celui-ci verse en contrepartie de cette opération une rémunération, sous quelque forme que ce soit.

L'existence d'une convention entre la partie versante et la partie réalisant l'opération de recherche ne saurait entraîner à elle seule l'imposition systématique des sommes dont ce contrat prévoit le versement. Par ailleurs, il est rappelé que les activités de formation initiale et continue prévues à l'article L. 123-3 du code de l'éducation constituent des activités économiques situées dans le champ d'application de la TVA. L' instruction n° 02-027-M9 du 27 mars 2002 publiée au Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique précise, dans une fiche annexée, « les universités et les autres établissements publics d'enseignement supérieur effectuent exclusivement des opérations situées dans le champ d'application de la TVA, certaines étant effectivement imposées à la TVA, les autres étant exonérées ».

Ces activités sont susceptibles, le cas échéant, de bénéficier de l'exonération prévue par les dispositions du 4-4°-a de l'article 261 du CGI. Les subventions, qui constituent la contrepartie d'une opération imposable réalisée par son bénéficiaire au profit de la partie versante, sont soumises à la TVA dans les conditions visées au I-A-1.

Dans les faits, certains établissements publics d'enseignement exploitent un musée, un monument historique. De telles activités sont considérées comme éducatives et culturelles lorsqu'elles sont exercées par une personne morale de droit public. Il s'agit alors d'activités au titre desquelles les établissements n'agissent pas, au sens des dispositions de l'article 256 B du CGI, en tant qu'assujettis à la TVA et il convient de regarder de telles activités comme placées en dehors du champ d'application de cet impôt. Par suite, les recettes provenant des droits d'entrée et celles qui peuvent y être assimilées (locations d'audio-guides, droits de réservation réclamés aux groupes de visiteurs, droits perçus pour photographier, filmer ou reproduire les collections ou objets exposés) échappent à la TVA.

Cas pratiques et précisions

En EDI, lors de la réception de la déclaration par la DGFiP, il y aura comparaison entre les données connues de la DGFiP et celles remplies par le déclarant dans la déclaration TVA. Si le déclarant estime que les montants qu’il a déclarés sont justes par rapport à ceux connus de la DGFiP (transmis par les Douanes), il pourra laisser en l’état et ne pas faire de déclaration rectificative.

Dans un souci de simplification, aucune déclaration ne doit être exigée si le montant de l'indemnité par vacation n'excède pas cinq fois le minimum garanti. L'enseignant, qui percevrait un salaire de son employeur, n'aurait pas à soumettre les sommes correspondantes à la TVA. Les professeurs salariés d'associations sportives, de maisons de jeunes, de comités d'entreprise ou de tous autres organismes, qui dispensent des cours de judo ne sont pas personnellement assujettis à la TVA. En revanche, lorsque les professeurs de judo exercent leur activité à titre indépendant, ils ont la qualité d'assujettis à la TVA. Demeurent donc seuls imposables à la TVA, dans les conditions de droit commun, les professeurs de judo qui exploitent un véritable établissement d'enseignement à l'aide de salariés.

Le yoga n'est pas reconnu en tant que discipline sportive par le ministère chargé des sports. Les personnes physiques ou morales qui exploitent un véritable établissement d'enseignement de la danse, à l'aide d'un ou plusieurs salariés sont imposables à la TVA. Ces dispositions sont également applicables aux leçons de musique. Par ailleurs, la location pure et simple de chevaux relève d'une activité commerciale entrant dans le champ d'application de la TVA.

Organisation pratique pour les entreprises

Les entreprises individuelles et les sociétés, imposées à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés, sont tenues d’établir leurs comptes annuels, dont le bilan, à la clôture de l’exercice comptable. Ces déclarations (bilan et déclaration de résultats) correspondent à la liasse fiscale. La liasse fiscale comprend également des tableaux annexes relatifs à l’exercice comptables (bilan, compte de résultat, etc.).

La déclaration en mode EDI s’effectue par une transmission électronique des documents au SIE, sans qu’il soit nécessaire de saisir les informations. Le dispositif requiert la présence d’un expert ou l’habilitation de l’entreprise elle-même en tant que partenaire EDI de l’administration. On parle alors du mode EDI-TDFC (transfert des données fiscales et comptables) pour la déclaration de résultats notamment. Le partenaire EDI peut être un cabinet d’expertise-comptable partenaire EDI ou un prestataire habilité.

Conseils pratiques

• Choisir l'EFI si vous êtes une PME ou TPE réalisant des déclarations simples et souhaitez une solution gratuite et accessible via internet.
• Privilégier l'EDI si vous disposez d'un logiciel comptable conforme EDIFICAS ou si vous externalisez à un expert-comptable partenaire EDI, notamment pour des déclarations complexes ou pour la liasse fiscale.
• Vérifier la conformité des logiciels et l’attestation EDIFICAS pour garantir l’interopérabilité et la qualité des échanges.
• Anticiper le dépôt de la liasse fiscale pour éviter les majorations pour retard (0,20 % par mois selon l'art. 1727 du CGI).

Pour les entreprises en croissance ou confrontées à des déclarations complexes, le mode EDI avec une solution telle que Teledec est souvent incontournable. Facilitez vos télétransmissions fiscales dès aujourd’hui, grâce à des formulaires informatisés ainsi qu’un accompagnement humain. Teledec deviendra votre partenaire, expert des télédéclarations conformes obligatoires. Inscrivez-vous gratuitement à notre service pour optimiser vos téléprocédures et gagner un temps précieux.

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