La TVA : Définition et Récupération Optimale pour Votre Entreprise
La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect récupéré par l’État par le biais des professionnels assujettis. Les entreprises collectent cet impôt et le reversent à l’administration fiscale.
La récupération de TVA peut engendrer des économies considérables et améliorer la trésorerie de votre entreprise.
TVA déductible et TVA collectée : quelle différence ?
- La TVA déductible est payée par l’entreprise lorsqu’elle achète des biens ou services à ses fournisseurs.
- La TVA collectée est perçue lorsque l’entreprise vend des biens ou services à ses clients.
La TVA récupérable équivaut à la part de TVA déductible réglée par l’entreprise lorsqu’elle achète un bien ou service, et qu’elle peut déduire de la TVA collectée au moment de l’encaissement des règlements clients.
Lorsqu’elle réalise une vente, l’entreprise affiche un prix HT (hors taxes) auquel elle applique le montant de la TVA. Le client consommateur paye le prix TTC (toutes taxes comprises), TVA comprise. Lorsque l’entreprise achète des biens ou des services pour ses besoins professionnels - investissements en équipement, repas d’affaires au restaurant… - elle paye également le prix TTC, TVA incluse.
Comment s'opère la récupération de TVA ?
Concrètement, la récupération de TVA s’opère par un jeu d’écritures au moment des déclarations :
Il peut arriver deux cas de figure :
- Le montant de la TVA à payer est nul : dans ce cas, l’entreprise ne paye rien ni ne se fait rembourser.
- Le montant de la TVA à payer est négatif : l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA.
A priori, l’entreprise bénéficie de la récupération de TVA dès lors qu’elle engage des dépenses dans le cadre de ses besoins professionnels. Achats de matériel, documentation, abonnements à des services… de nombreux investissements permettent de récupérer la TVA.
Les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, de même, peuvent générer de la TVA déductible. A noter que les biens ou services achetés par les salariés doivent entrer dans le cadre de l’activité de l’entreprise et ne pas faire l’objet d’une utilisation privative supérieure à 90 %.
Cependant, le remboursement de TVA n’est pas systématique, car la TVA non récupérable n’ouvre pas droit à déduction.
TVA récupérable et non récupérable : les types de dépenses concernés
Il existe aujourd’hui de nombreuses idées reçues sur la TVA déductible. En effet, certains entrepreneurs imaginent à tort que la TVA sur l’alcool n’est pas déductible. C’est faux. La TVA est récupérable au restaurant sur toute votre note.
Notez que pour une dépense inférieure à 150 euros, un ticket de caisse suffit : vous devez simplement le prendre en photo et l’ajouter dans votre solution de gestion de notes de frais, telle que N2F. Pour une dépense supérieure, pensez à demander au restaurateur une facture avec notamment les coordonnées (SIRET) de l’entreprise et le montant de la TVA récupérable.
Voici une liste des dépenses et leur statut concernant la récupération de la TVA :
| Type de dépense | TVA Récupérable |
|---|---|
| Frais de déplacement (hors transport) | Oui, sous conditions |
| Carburant (essence) | Oui, à hauteur de 60% |
| Dépenses de restauration | Oui, sur la totalité de la note |
| Hébergement | Non, sauf exceptions (hébergement de tiers, petit-déjeuner, soirée étape) |
| Parking | Oui, sauf emplacements sur la chaussée |
| Frais de transport (train, avion) | Non |
Frais d’hébergement
Le régime de récupération de TVA en matière de frais d’hébergement est strict : lorsque vous allez à l’hôtel, et ce même dans l’exercice de vos missions, il n’est pas possible a priori de récupérer la TVA. Une exception à ce principe : vous bénéficiez de la TVA récupérable si la dépense vise l’hébergement d’un tiers de l’entreprise (un client ou un fournisseur) que vous invitez, par exemple.
Une nuance utile à connaître : si vous prenez le petit-déjeuner à l’hôtel, cette dépense est pour sa part concernée par la TVA récupérable. Il en va de même si vous optez pour la soirée étape. En effet, l’hébergement dans ce cas inclut la nuit à l’hôtel ou en chambre d’hôte, ainsi que le dîner et le petit-déjeuner.
Là encore, soyez vigilant : seule la nuitée est exclue du bénéfice de la TVA récupérable, le dîner et le petit-déjeuner seront quant à eux bien pris en compte pour la récupération de TVA. Dans tous les cas, qu’il soit ou non possible de récupérer la TVA sur une dépense d’hôtel, justifier la charge d’un point de vue comptable est nécessaire. Pensez donc à demander et conserver une note de frais pour justifier des dépenses d’hébergement.
Frais de parking
À l’occasion de vos déplacements professionnels en voiture, naturellement, vous êtes confronté aux problèmes de parking.
Les emplacements sont achetés ou loués pour répondre aux besoins de l’entreprise (personnel, client) et se trouvent à proximité du lieu de travail ou de la mission ; Il s’agit de boxes, garages, parkings publics (aériens, souterrains ou de surface) fermés par des barrières.
Il est possible de récupérer la TVA sur tous les types de véhicule (utilitaire comme de tourisme), mais celle-ci est uniquement récupérable pour le personnel de l’entreprise, y compris les dirigeants, et ses clients.
La TVA n’est pas récupérable sur les emplacements de stationnement situés sur la chaussée. Si vos salariés réalisent des déplacements professionnels, il peut donc être plus intéressant pour vous de leur conseiller de se garer dans des parkings publics plutôt que dans la rue.
Carburant
En évoquant les déplacements, difficile de ne pas parler du carburant. Pour l’essence, la donne est différente. En effet, jusqu’en 2016, la TVA sur l’essence n’était pas récupérable. À présent vous bénéficiez de la TVA déductible, mais uniquement à hauteur de 60 % (que le véhicule soit utilitaire ou de tourisme). Le taux de récupération de TVA évolue chaque année par incrément de 20 %.
La location d’une voiture ouvre droit à récupération de TVA sous conditions. La TVA est également déductible pour tous les frais d’entretien sur ces voitures de société (hors véhicules de tourisme) : interventions de réparation, produits et consommables (remplacement d’un rétroviseur, huile de vidange…). Cf. Article 206 annexe II du CGI.
La minute de l'Expert - La déduction fiscale de la TVA sur l’essence - 2018
Frais de transport
Les voyages d’affaires ou tous autres déplacements professionnels donnent lieu à l’établissement de notes de frais. Si l’entreprise peut déduire la TVA sur de nombreux frais lors d’un déplacement professionnel (repas notamment), les frais de transport sont exclus. La TVA en effet n’est pas déductible des billets de train, ni des billets d’avion.
Conditions générales pour la récupération de TVA
Pour la récupération de TVA, veillez à respecter les règles applicables. Veillez à fournir une facture en bonne et due forme, avec mention du montant de la TVA déductible.
- Sachez que la TVA déductible suppose que le fournisseur soit assujetti à la TVA. Si le fournisseur doit verser la TVA à l’Etat alors son client pourra la déduire.
- A noter qu’une TVA qui a été facturée à tort, ne pourra pas être déductible.
La loi de finances pour 2022 précise également que la TVA sur les acomptes qui seront perçus à partir du 1er janvier 2023 sera exigible au moment de leur encaissement.
Pour les livraisons de biens, la date d’exigibilité de la TVA correspond à celle de la livraison ou celle de la facturation. Il s’agit en réalité de calculer le coefficient de déduction unique pour l’année.
La récupération de la TVA impose l’existence d’une facture mentionnant la TVA. Cela signifie que la déduction ne peut pas être acceptée si un bon de commande ou un devis sont présentés par l’entreprise.
Vous réalisez des dépenses dans un pays étranger ? La TVA étrangère récupérable peut représenter jusqu’à 5 % du budget voyage de votre entreprise. Si l’on se penche un peu plus sur les chiffres relatifs à la TVA étrangère, on s’aperçoit pourtant que dans la grande majorité des cas, elle ne sera pas souvent récupérée. Cela représente une perte de 5,5 milliards d’euros .
Comment faire si vous avez payé plus de TVA que vous n’en avez facturé ?
Si vous devez récupérer plus de TVA que vous n’en avez collecté, il est possible de faire une demande de remboursement. Il suffit pour cela de se rendre sur le site impots.gouv.fr et de faire une demande de remboursement de crédit de TVA si celui-ci dépasse 760 euros lorsque l’administration vous réclame un acompte trimestriel (si vous êtes au régime simplifié) ou un acompte mensuel (si vous êtes au régime réel). Pour cela vous devrez remplir le formulaire Cerfa n°3519.
Il existe toutefois une autre solution : le report de crédit de TVA. Cette fois, vous pouvez demander que ce crédit soit imputé sur un prochain solde de TVA à reverser.
Naturellement, avant toute demande de remboursement ou de report, assurez-vous bien du montant de votre TVA récupérable en fonction des informations que nous vous avons livrées ici. En cas de doute, n’hésitez pas à vous tourner vers votre expert-comptable qui saura vous conseiller en la matière.
N2F, solution de gestion de notes de frais réalise automatiquement ces calculs de récupération pour vous, y compris en cas de dépenses plafonnées par une politique de dépense d’entreprise. Notre logiciel de note de frais calcule également automatiquement la TVA récupérable dans les cas complexes de récupération de TVA qui dépendent de la classification du véhicule et de son énergie (et de l’année de la dépense pour le cas de l’essence).
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