À quoi ressemble un extrait Kbis ? Guide complet
L’extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés.
Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis. C’est votre cas ? Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document.
Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?
C'est l'unique document qui a une force juridique attestant l'immatriculation d'une entreprise commerciale. Le Kbis réunit toutes les informations d'identification de l'entreprise. Ces preuves sont vérifiées au jour de la délivrance du document.
L’extrait Kbis est obligatoire pour les activités commerciales. Si vous avez un projet de création d’entreprise artisanale comprenant un volet commercial, comme l’achat-vente de marchandises par exemple, vous devez avoir ce document officiel.
Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis prouve l’existence légale de votre activité et atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés.
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L'extrait Kbis (ou K-bis) constitue la carte d'identité de votre entreprise. Il regroupe toutes les mentions légales de votre société.
En outre, ce document reprend toutes les décisions du tribunal du commerce en termes de procédures collectives. Les éventuelles procédures en cours : redressement judiciaire, liquidation, procédure de sauvegarde…
Ces informations permettent à toute personne ou organisme intéressé de vérifier la légitimité de votre activité et de connaître les principales caractéristiques de votre entreprise.
Que contient un extrait Kbis ?
Votre extrait Kbis mentionnera toutes les informations relatives à votre société. On cite, entre autres :
- la raison sociale de la société et son activité,
- la forme juridique (SA, SAS, SARL, EURL, SASU, GIE, SCI),
- la date de création et la durée de vie telle qu'indiquée dans les statuts,
- le numéro d'identification et le code NAF,
- l'adresse du siège social et de l'établissement principal, s'il y a lieu,
- la fonction et l'identité du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse de résidence),
- le montant de son capital social,
- le ou les noms de domaine associés,
- les références des procédures collectives précédentes (redressement, procédure de sauvegarde ou liquidation judiciaire),
- le numéro d'identification (Siren, Siret),
- le nom du greffe d'immatriculation,
- les décisions du Tribunal de Commerce (TC) en matière de procédure collective le cas échéant (sauvegarde, redressement, liquidation).
Si vous êtes un avocat, un médecin ou un comptable, les références aux autorisations obligatoires en cas de profession réglementée viendront également s'ajouter à la liste.
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Ces informations complètes vont permettre une identification transparente et certifiée de l'entreprise concernée. Elles attestent également son immatriculation.
Quelle est la différence entre un extrait Kbis et un extrait K ?
Il existe bien plusieurs types d'extraits Kbis :
- le Kbis « habituel » sera délivré aux personnes morales, c'est-à-dire les SAS, les SARL, les SASU, les EURL et les SCI,
- l'extrait K, quant à lui, concerne les entreprises qui s'apparentent à une personne physique. On fait concrètement allusion aux entreprises individuelles et aux auto-entrepreneurs,
- l'extrait L et l'extrait L-bis (personnalité physique ou morale) représentent la carte d'identité des organismes secondaires,
- l'extrait D1 concerne les artisans. En effet, pour être inscrit dans le Répertoire des Métiers, les artisans doivent s'immatriculer. Il est possible de s'enregistrer en tant qu'entrepreneur, entreprise individuelle ou même une société. Après cela, la Chambre des métiers et de l'artisanat (CMA) vous délivrera votre extrait D1. Comme l'extrait Kbis, il comporte toutes les informations vous concernant. Cela inclut le nom, l'adresse, l'activité et le numéro SIREN.
Pour eux, il suffit d'obtenir une identification de l'URSSAF, un numéro SIREN et un SIRET.
En ce qui concerne les agents commerciaux et les EIRL, ils obtiennent un numéro d'identification spécial. Il s'agit d'un extrait du registre spécial dont ils dépendent.
À quoi sert un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :
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- Formalités administratives et bancaires : que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
- Attestation de légitimité : en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
- Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
- Obtention de financements et de subventions : l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.
L'extrait Kbis atteste que votre société existe et est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). On peut vous demander votre extrait Kbis pendant l'ouverture de compte bancaire professionnel. Même chose lorsque vous répondez à un appel d'offres public ou dans le cadre d'un achat de marchandises.
L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.
L’extrait Kbis permet de connaître l’activité d’une entreprise. Il renseigne effectivement les mentions portées au RNE. La dénomination sociale, ou raison sociale. La forme juridique.
Enfin, second point très important : l’extrait Kbis est un document d’une grande utilité pour vérifier des informations sur une entreprise (un prospect par exemple), et notamment si elle ne fait pas l’objet d’une procédure collective.
L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise. Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise. La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis. La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).
Le Kbis est un document authentifié et signé au niveau du greffe du tribunal de commerce. Il accuse et valide l'existence juridique de votre entreprise.
Il vous sera nécessaire dans les cas suivants : signature de contrat de bail, prêt bancaire, candidature à un appel d'offres…
Quelle est la durée de validité de l'extrait Kbis ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.). Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.
Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois.
Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise. Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande.
En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle.
Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original.
Il faut cependant préciser que ce document n'est valide que 3 mois à compter de sa date de délivrance. Ainsi, vous devrez faire une demande de Kbis valide chaque trimestre, surtout si des informations concernant votre entreprise ont changé. Plus explicitement, vous êtes toujours tenu de fournir un extrait Kbis parfaitement à jour.
Comment demander un extrait Kbis ?
Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Vous avez besoin d’aide ?
Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier.
Si vous avez besoin d’un extrait Kbis récent après le lancement de votre activité, faites la demande auprès du greffe. Par ailleurs, le document est accessible sur le site infogreffe.fr.
Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique.
Comme il s'agit d'un document public, tout le monde peut obtenir l'extrait kbis de votre entreprise. Par tout le monde, on sous-entend vos partenaires, vos fournisseurs et même vos concurrents.
Toutefois, ce document n'atteste pas l'état financier de l'entreprise. S'il leur faut ces informations, ils devront demander l'état d'endettement de la société.
Deux possibilités s'offrent à vous :
- le retrait sur place auprès du greffe du tribunal du commerce,
- la demande en ligne.
Cette solution consiste à se présenter personnellement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société afin de demander un extrait Kbis.
Il est également possible de réaliser cette demande directement en ligne.
Pour obtenir son propre extrait Kbis numérique, le chef de l’entreprise a la possibilité de se rendre sur le site internet monidenum.fr, géré par le greffe des tribunaux de commerce.
L’entrepreneur pourra par la suite se connecter à son espace personnel, sur monidenum.fr, grâce à un identifiant.
Autre élément à connaître, les entreprises de quatre départements sont exclues de ce service. En effet, la tenue de leurs registres légaux relève des tribunaux d’instance locaux. Ainsi, pour récupérer leur extrait Kbis, elles devront contacter le tribunal compétent.
La première est de s’adresser au greffe du tribunal du commerce auquel appartient l’entreprise.
Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.
Combien coûte un extrait Kbis ?
La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires.
Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :
- 2,56 € pour un retrait direct au greffe
- 3,20 € pour un envoi électronique
- 3,97 € pour un envoi postal
Depuis le 1er janvier 2020, le coût d'un extrait Kbis est fixé comme suit :
- sur place : 2,82 €,
- envoi par courrier : 4,08 €,
- par voie électronique : 3,53 €.
En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe.
Certains sites web proposent de délivrer un Kbis gratuitement contre des données personnelles (qui sont ensuite revendues), parfois en package avec d'autres documents qui sont quant à eux payants. En majorité, ces sites vont seulement vous envoyer un document qui reprend les informations officielles du Kbis, mais qui n'est pas certifié. Attention.
Télécharger un exemple de Kbis
Télécharger un exemple de Kbis est utile pour mieux comprendre ce document si capital pour les entreprises. Par exemple, accéder à un modèle de Kbis peut aider une compagnie à vérifier la validité du document d’un de ses partenaires ou fournisseurs, mais pas seulement.
En effet, le Kbis permet à un entrepreneur ou à une société de légitimer son inscription au Registre national des entreprises (RNE). Ce document est accessible, en ligne, à toute personne qui en fait la demande.
Le téléchargement d’un exemple de kbis permet également de vérifier la validité d’un Kbis. Dans le cas où le dirigeant recevrait un Kbis d’une entreprise avec laquelle il envisage de signer un contrat, il pourra vérifier sa validité en comparant le document reçu avec un exemple d’extrait Kbis.
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