Procédure en cas d'absence irrégulière d'un salarié dans une TPE

Lorsqu’un salarié cesse de se rendre sur son lieu de travail ou n’y revient pas après un arrêt, et ce sans fournir de justification, l’absence injustifiée est une situation sensible qui peut rapidement devenir problématique pour l’organisation de l’entreprise.

Qu’est‑ce qu’une absence injustifiée ?

Une absence est qualifiée d’injustifiée lorsqu’un salarié ne se présente pas à son poste sans autorisation préalable et sans transmettre de justificatif valable dans les délais requis.

L’absence injustifiée se distingue des absences légitimes, strictement encadrées par le Code du travail.

⚠️ Attention : certaines absences ne peuvent pas être considérées comme injustifiées, même sans autorisation préalable. C’est notamment le cas de l’exercice du droit de retrait en cas de danger grave et imminent, de la participation à un mouvement de grève légal, d’un accident du travail ou de trajet, ou d’un congé pour événement familial urgent (comme le décès d’un proche).

Premières réactions et vérifications immédiates

La première chose qu’il conviendra de faire en cas d’absence d’un salarié : déterminer si cette absence est justifiée ou non.

En premier lieu, l’employeur doit téléphoner au salarié pour lui demander la raison de son absence et lui rappeler son obligation de la justifier sous 48h.

Tant que les 48h ne sont pas passées, il est impossible pour l’employeur de savoir si l’absence est due à une maladie ou autre.

Il se peut que le salarié ne puisse pas prévenir son employeur dans l’immédiat, ou qu’il soit simplement en retard au travail.

En cas d'absence pour maladie ou accident, l'intéressé doit généralement en justifier dans les 48 heures auprès de l'entreprise.

En matière d’arrêt maladie : le salarié dispose de 48 heures pour adresser son arrêt de travail à son employeur ; en cas d’accident du travail ou d’accident de trajet : le salarié dispose d’un délai de 24 heures pour informer son employeur et transmettre les éléments nécessaires.

Avant de sanctionner l’absence injustifiée d’un salarié, l’employeur doit vérifier qu’il n’a pas reçu d’arrêt de travail ou tout autre justificatif d’absence, que le salarié n’est pas en congés, etc…

Recueil et conservation des preuves

Il faut par ailleurs garder une trace de ces tentatives.

La digitalisation des demandes d'absence via un logiciel de gestion RH permet de tracer toutes les demandes, de centraliser les justificatifs et d'alerter automatiquement l'employeur en cas d'absence non justifiée dans les délais.

Étapes de la procédure

Étape 1 : Recueillir et analyser les informations

Il s'agit d'une phase préalable d'audit consistant à identifier le contexte et appréhender les paramètres propres au salarié.

Chaque situation doit être analysée avec attention (difficultés personnelles, problèmes de santé, conditions de travail dégradées, ou encore harcèlement).

Compte tenu des dimensions de l'entreprise, le DRH n'est ni forcément, ni systématiquement tenu au courant des détails entourant, voire expliquant une absence.

Par ailleurs, certaines particularités tenant à la personne et / ou au statut du salarié peuvent conditionner le pouvoir décisionnel de l'entreprise. Il en va notamment ainsi lorsque l'intéressé est titulaire d'un mandat représentatif au moment où survient son absence.

Étape 2 : tenter un contact et laisser le délai légal

Votre premier réflexe en cas d'absence non justifiée de l'un de vos employés doit être de tenter de le joindre par téléphone ou tout autre moyen possible.

Le salarié informe immédiatement son employeur de son absence et la justifie au maximum dans les 48 heures.

Tant que les 48h ne sont pas passées, il est impossible pour l’employeur de savoir si l’absence est due à une maladie ou autre.

Étape 3 : mettre le salarié en demeure de justifier son absence

Si l’employeur est toujours sans nouvelles du salarié après 48 heures, il doit lui adresser par courrier recommandé avec accusé de réception une lettre de mise en demeure.

La mise en demeure a, pour le salarié, valeur d’injonction de justifier l’absence. Dans ce courrier, vous pouvez y indiquer les manquements constatés et informer le salarié qu’il encourt une sanction.

En pratique, l’envoi intervient généralement après quelques jours d’absence (souvent entre le 3ᵉ et le 5ᵉ jour), afin de laisser au salarié le temps de transmettre un éventuel justificatif, notamment en cas d’arrêt maladie ou d’accident.

Si le salarié ne répond pas à ce premier courrier, il est possible d’adresser une seconde mise en demeure, renforçant ainsi la démarche préalable à toute sanction.

La mise en demeure doit obligatoirement informer le salarié du délai accordé pour reprendre le travail (minimum 15 jours calendaires à compter de la présentation de la mise en demeure) et qu'il sera présumé démissionnaire s’il ne reprend pas le travail à l'expiration du délai lorsqu'on engage la procédure de présomption de démission.

Étape 4 : analyser la réponse ou l'absence de réponse

À la suite de l’envoi de la mise en demeure, plusieurs situations peuvent se présenter : le salarié transmet un justificatif valable (ex: certificat médical) : l’absence est régularisée et ne peut pas être considérée comme fautive ; le justificatif est incomplet ou non valable ; le salarié reste silencieux : il ne donne aucune suite au courrier. Cela constitue un élément supplémentaire en vue d’une éventuelle procédure disciplinaire.

Si le salarié justifie son absence après l’envoi de la mise en demeure, l’employeur peut envisager de sanctionner le salarié avec un avertissement ou une mise à pied disciplinaire.

Si la mise en demeure reste sans réponse, le salarié se trouve dans le cas d’une absence sans justificatif et donc injustifiée.

Étape 5 (options) : passer l’éponge, sanctionner, licencier ou présumer la démission

On peut se contenter pour certains salariés d'un simple rappel à l'ordre.

Si l'on veut davantage marquer le coup, on peut choisir d'infliger un avertissement au salarié, mesure qui, si elle constitue une sanction, peut apparaître assez clémente en pareil cas.

Si l'absence injustifiée se prolonge, si elle a eu des conséquences particulièrement préjudiciables pour l'entreprise, ou encore si l'intéressé n'en est pas à son coup d'essai, il faut alors se résoudre à se séparer de l'intéressé, soit après l'avoir présumé démissionnaire (depuis le 19 avril 2023), soit en le licenciant.

La présomption de démission (option spécifique)

Depuis la loi du 21 décembre 2022, l’abandon de poste peut être assimilé à une présomption de démission.

Cette procédure de présomption de démission repose sur deux conditions cumulatives : l’employeur doit mettre en demeure le salarié de justifier son absence et de reprendre son poste (par LRAR), en fixant un délai de reprise ; le salarié ne reprend pas son poste dans le délai imparti.

Le Code du travail indique simplement que « L'employeur qui constate que le salarié a abandonné son poste et entend faire valoir la présomption de démission le met en demeure… » mais ne fixe aucun délai à compter de l'abandon de poste pour faire partir le courrier.

Le décret a précisé que le délai est de 15 jours minimum, et court à compter de la date de présentation de la mise en demeure.

Pour tenir compte des délais postaux et de présentation, on peut prévoir de laisser au moins 19 ou 20 jours calendaires au salarié pour se manifester à compter de la date d'envoi de la lettre.

Si le délai expire sans reprise, l'employeur acte la démission et doit le signaler à France Travail (via la DSN), confirmant ainsi la privation des allocations chômage.

La mise en demeure doit préciser que l'employeur tiendra à disposition du salarié ses documents de fin de contrat : certificat de travail, solde de tout compte, attestation d'assurance-chômage sur laquelle il conviendra de mentionner comme type de rupture de contrat, le mot « Démission ».

Procédure disciplinaire (option alternative)

Si le salarié ne se manifeste toujours pas et ne fournit aucun justificatif de son absence à l’issue des courriers de mise en demeure, l’employeur peut sanctionner l’absence injustifiée, qui constitue une faute, par un avertissement, une mise à pied disciplinaire, voire un licenciement pour faute.

L’employeur souhaitant sanctionner un salarié pour cause d’absence non justifiée doit respecter la procédure disciplinaire applicable à toutes les sanctions, sauf en cas d'abandon de poste lorsque la présomption de démission est mise en œuvre.

Pour convoquer le salarié à un entretien préalable, l’employeur doit lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception précisant les détails du déroulement et l'objet de l’entretien.

Durant l’entretien préalable, l’employeur va expliquer au salarié la raison pour laquelle il envisage de le sanctionner, et recueillir les explications du salarié concernant son comportement.

L’employeur doit ensuite notifier au salarié la sanction prononcée à son égard dans un délai de 2 jours minimum à 1 mois maximum.

La loi prévoit que l’employeur a deux mois à compter de la constatation d’un fait fautif pour mettre en œuvre une sanction.

La sanction disciplinaire doit toujours être proportionnée et respecter la procédure applicable.

Retenue sur salaire et bulletin de paie

Le salarié absent sans justification n’accomplit pas son travail. L’employeur peut donc retenir la part de salaire correspondant au temps de l’absence.

La Cour de cassation exige d'utiliser la méthode de l'horaire réel. Le calcul consiste à diviser la paie mensuelle par le nombre d'heures de travail qui auraient dû être effectuées dans le mois, pour obtenir un taux horaire d'absence. Ce taux est ensuite multiplié par le nombre d'heures d'absence injustifiées.

La méthode du 1/30ème (ou du trentième) est à éviter, car elle est juridiquement risquée en cas de contentieux. La retenue sur le bulletin de paie doit en effet être strictement proportionnelle à la durée réelle de l’absence.

La retenue s’applique au salaire de base ainsi qu’aux éléments de rémunération directement liés au temps de présence. En revanche, les éléments calculés sur une base annuelle (comme le 13ᵉ mois ou certaines primes d’ancienneté) ne peuvent pas faire l'objet d'une retenue.

L’employeur doit être en mesure de justifier précisément le calcul effectué, celui-ci devant correspondre exactement au temps d’absence constaté.

Sanctions possibles et qualification de la faute

Les sanctions possibles vont de l'avertissement au licenciement, ou à la présomption de démission (délai minimum 15 jours pour reprise).

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