Guide pratique : accueil en secrétariat PME — bonnes pratiques et missions

L’accueil des nouveaux arrivants est un enjeu pour transmettre la culture d’entreprise, faire se sentir bienvenus les employés qui arrivent et assurer une mise en route optimale. Proposer un livret d’accueil en entreprise pour les nouveaux salariés est l’une des façons d’intégrer les nouveaux, de donner une bonne image de votre l’entreprise et aussi, très pragmatiquement, de se conformer à certaines obligations légales d'information.

Pourquoi soigner l’accueil en PME ?

Lors de son premier jour, le nouvel employé devra parcourir le livret, un peu comme le premier chapitre de sa formation à son nouveau poste. Dans un second temps, si certains points ne sont pas clairs, il pourra poser des questions aux Ressources humaines.

Le livret d’accueil est un peu la Bible du nouvel employé, pour toute question générale qu’il pourrait avoir sur l'entreprise. Le livret contient également des informations obligatoires, notamment sur la sécurité et le règlement intérieur.

Avantages pour le salarié

Des informations claires, auxquelles se référer en tout temps
Une adaptation et intégration du salarié plus rapides
Des renseignements pratiques
Un outil d'orientation

Avantages pour l’employeur et les RH

Une intégration efficace
Un gain de temps en formation
L’assurance que les valeurs sont transmises
Une communication uniforme
Une productivité accrue
La conformité légale
La sensibilisation à la sécurité au travail

Le livret d’accueil : qu’est-ce que c’est et que doit-il contenir ?

Un livret d'accueil des nouveaux employés, ou livret d’accueil en entreprise est un document distribué aux nouveaux arrivants afin de leur transmettre l’essentiel des informations nécessaires pour faciliter leur intégration. C’est un document de Ressources Humaines et de communication interne qui passe en revue des infos sur la culture d’entreprise, les questions administratives et pratiques.

Selon la taille de l'entreprise, le secteur d’activité et le poste, le contenu peut varier mais on retrouve généralement a minima une présentation de l’entreprise, les procédures, règlements et politiques, et les fiches de sécurité.

Les 5 contenus essentiels

Le contenu spécifique d'un livret d'accueil peut varier, puisqu’il n’est pas obligatoire. Toutefois, il sera organisé selon un sommaire assez classique :

Présentation de l'entreprise : Historique, mission et valeurs, organigramme.
Règlements internes : Politiques en matière de harcèlement, de discrimination et de respect au travail, politique de confidentialité, politique de congés, jours fériés, politiques de sécurité au travail.
Conditions d'emploi : Fiche de poste, type de contrat de travail, durée du travail, période d'essai, lieu de travail.
Avantages sociaux et formation : Avantages sociaux et compensations, opportunités de formation.
Santé et sécurité au travail : Consignes de sécurité, procédure d'évacuation, règles de prévention des accidents, informations sur les premiers secours.

Technologies et outils : accès aux systèmes informatiques, politiques d'utilisation des équipements, formation sur les logiciels. Site du CSE & communication : liste des activités du CSE et salariés.

Attention ; le livret d’accueil du salarié est un document confidentiel. Cela devrait être clairement précisé tout au long du document. Les salariés n’ont pas le droit de reproduire ou de diffuser son contenu.

Obligation légale et conformité

Hormis pour les établissements de soins de santé où le livret d'accueil du personnel est obligatoire, pour le reste des entreprises, il n’y a pas d'obligation légale spécifique imposant la création d'un livret d'accueil pour les nouveaux employés, mais l’employeur a l’obligation de communiquer aux nouveaux employés un certain nombre d’informations, tel que prévu aux dispositions du Code du travail (article L1221-3) : éléments du contrat de travail, convention collective applicable, période d'essai, dispositions en matière de durée du travail et de repos, coordonnées de la caisse de retraite complémentaire.

Le livret d’accueil peut donc constituer un excellent support pour remettre ces informations aux employés, avec une multitude d’autres informations indispensables. Par ailleurs, l’article L4141-2 du Code du travail prévoit explicitement que l’employeur doit organiser une formation sur la sécurité lors de l’embauche. Là encore, le livret d’accueil peut contenir les fiches d’information relatives à la sécurité et à la santé au travail. L’employeur adhère ainsi à son obligation légale.

Comment rédiger et diffuser un livret d’accueil : méthode et acteurs

La conception, la rédaction, la distribution et la mise à jour d'un livret d'accueil des salariés nécessitent une méthodologie et un effort collectif. Une seule personne ne peut pas être responsable de rédiger le contenu. Il faut que chaque chapitre du livret d'accueil soit rédigé par l’équipe compétente.

Le processus peut se dérouler comme suit :

Les RH ou la direction identifient le contenu essentiel et la table des matières, notamment selon les informations obligatoires.
Le public est déterminé, y compris les variations par poste (un livret d’accueil pour les employés, un pour les cadres).
L’équipe de rédaction est mise en place, en sollicitant le CSE, les personnes chargées de la sécurité et des secours…
Des consignes de rédaction sont distribuées.
Des supports visuels sont centralisés par les RH.
Le département de la communication se charge de la mise en page et de l’impression du livret.
Les RH se chargent de sa distribution aux nouveaux embauchés.
Une version numérique est mise à disposition sur le serveur général de l'entreprise.

Le livret d’accueil sera remis aux nouveaux employés le jour de leur arrivée, avant toute formation. Il leur sera accordé le temps de le passer soigneusement en revue. Un modèle livret d'accueil PowerPoint peut également être préparé pour le présenter en séance d’accueil des nouveaux, dans le cadre d’une embauche collective.

Il peut s'agir d’un bon moment pour recueillir les commentaires de nouveaux arrivants sur ce qu'ils ont pensé du livret d'accueil, les informations qu’ils auraient aimé y trouver… Régulièrement, les RH coordonnent une mise à jour du livret d’accueil en interrogeant les divers acteurs (CSE, médecine du travail etc.) sur les nouveautés ou modifications à intégrer.

Modèles et outils : versions papier, PDF ou digitales

Vous trouverez de nombreux modèles de livret d’accueil Word, sur des sites comme le site de modèles Microsoft Office Templates, sur Canva ou Smartsheet. Il vous suffit de personnaliser le contenu et d’utiliser votre charte graphique, mais ces sites proposent des mises en page dynamiques et attractives. Sur les forums et sites professionnels de RH ou de secteurs industriels, il est également possible de trouver des exemples de livrets d’accueil propres à chaque secteur.

Modèle de livret d'accueil : exemples et idées - EXEMPLE DE STRUCTURE D’UN LIVRET D’ACCUEIL D’ENTREPRISE (Source CSE-guide.fr) :

Page de couverture : logo, titre et message de bienvenue
Philosophie et valeurs de l'entreprise
Présentation de l'entreprise : histoire, organigramme
Informations pratiques : horaires, paie, télétravail
Guide du nouvel employé : processus d'intégration et de formation
Sécurité et santé au travail : règles et procédures
Vie de l'entreprise : calendrier des événements
FAQs et contacts utiles
Annexes : plan du site, formulaires

Modèle numérique : opter pour une application de livret d’accueil numérique. Le format application smartphone est très apprécié, en particulier chez les jeunes salariés ou dans l’univers des start-ups. On peut lister notamment : Applipro.fr : livret d'accueil numérique, StyQR.fr : livret d'accueil digital, Eurecia.com : outil d’onboarding. Attention : évitez d'utiliser des images génériques. Le livret d’accueil doit refléter l’image et la culture de votre entreprise. C’est par exemple le bon support pour utiliser un trombinoscope dans l’organigramme et aider les nouveaux salariés à savoir qui est qui.

Qui est responsable de la rédaction ?

Selon la taille de l’entreprise, la préparation du livret d’accueil peut être confiée à une seule personne, à un service de RH, ou à une équipe multiservices. Ce sont souvent les RH qui supervisent le projet de création d’un livret d’accueil en entreprise, même s'il peut être rédigé à plusieurs mains. Certaines entreprises choisissent d’impliquer les employés pour partager des avis sur l’entreprise ou des suggestions.

Attention : ultimement et légalement, c’est le chef d'entreprise qui est responsable du contenu.

Secrétariat en PME : rôle, missions et formation

Le rôle d'une secrétaire, aussi appelée assistante administrative, varie en fonction de l'organisation dans laquelle elle travaille. En règle général, son principal objectif est de fournir un soutien administratif et organisationnel. Le rôle d’une secrétaire d’entreprise est d’assurer, parfois depuis un centre d’appels, un lien entre la direction, les collaborateurs, les clients et les partenaires externes.

Missions principales

Gestion administrative courante : courriers, dossiers, agenda, prise de rendez-vous.
Accueil physique et téléphonique : réduire les temps d’attente et offrir un accueil digne de ce nom.
Communication interne et coordination entre services.
Soutien logistique : réservation de salles, organisation d’événements internes.
Gestion documentaire et confidentialité des informations.
Soutien à la paie et aux formalités administratives selon les entreprises.

Qualités et compétences

Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Sens de l’organisation et méthode.
Capacités relationnelles et maintien d’une langue française soignée.
Discrétion et respect de la confidentialité.

Formations et évolution

Pour exercer comme secrétaire, le baccalauréat n’est pas obligatoire. Il existe des voies diverses : BTS Secrétariat (Brevet de Technicien Supérieur d’une durée de 2 ans), formations courtes qualifiantes parfois accessibles en moins de 6 mois, et des formations professionnelles adaptées. Devenir secrétaire à distance au sein d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une ETI, est possible par différentes voies de formation.

Quand on entend le mot secrétaire, on pense tout de suite à un “bac pro” en secrétariat ! Mais d’autres formations et études peuvent s’avérer adaptées pour acquérir les compétences nécessaires. Certaines entreprises privilégient l'expérience et les compétences acquises sur le terrain plutôt que des diplômes spécifiques. Notez que le niveau de qualification des jeunes secrétaires a connu une nette progression ces dernières années : 6% ont atteint un niveau bac +3. Cette augmentation de qualification s'accompagne d'une évolution de leur rôle professionnel.

Salaire indicatif

Au début de sa carrière, ce travailleur peut bénéficier d’un montant compris entre le SMIC et 1.700 € bruts par mois. Au moment de la conclusion du contrat, il peut donc percevoir une somme de 1.300 € nets mensuels. Si vous êtes un travailleur senior, le montant du revenu peut atteindre 4.000 € de salaire mensuel brut. Le salaire dépend du nombre d’années d’expérience, du lieu d’exercice, du niveau de responsabilité, de la taille de l'entreprise et du secteur d'activité.

Conseils pratiques pour un secrétariat performant en PME

Formalisez un livret d’accueil adapté aux postes et aux niveaux (employés, cadres).
Assurez une coordination entre RH, communication, sécurité et CSE pour le contenu.
Privilégiez une version numérique pour un accès facilité et des mises à jour rapides.
Utilisez le livret pour centraliser informations légales et procédures de sécurité.
Formez régulièrement les secrétaires sur les outils bureautiques et les bonnes pratiques d’accueil.
Recueillez les retours des nouveaux arrivants et actualisez le document périodiquement.
Assurez la confidentialité du livret et rappelez les règles de diffusion.

Ressources et modèles

Vous trouverez de nombreux modèles de livret d’accueil Word et PowerPoint sur Microsoft Office Templates, Canva ou Smartsheet. Il est aussi possible d’opter pour des solutions numériques : Applipro.fr, StyQR.fr, Eurecia.com. Ces outils facilitent la personnalisation et la diffusion aux nouveaux employés.

Support	Avantages	À considérer
Papier (livret)	Facile à consulter lors du premier jour	Doit être mis à jour fréquemment
PDF	Facile à distribuer et archiver	Peut devenir obsolète si non révisé
Application mobile / intranet	Mise à jour en temps réel, accessible	Coût de déploiement et adoption

Besoin d'une formation CSE / SSCT ? Billetterie ? Compte rendu ? Site Web ? Assistance ou un besoin spécifique ? La coordination avec le CSE et la médecine du travail est essentielle pour assurer la conformité et la sécurité des nouveaux embauchés.

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