Comment rédiger un business plan pour un accueil de jour

Créer son entreprise quand on est aidant : l’idée surprend. Elle est pourtant de plus en plus fréquente - et souvent plus solide qu’elle n’y paraît. Mais alors, comment rédiger un business plan facile quand on est aidant entrepreneur ?

Pourquoi un business plan est crucial pour un accueil de jour

Un business plan désigne le document de pilotage stratégique et financier qui sert à structurer, chiffrer et défendre votre projet d’entreprise. C’est donc votre feuille de route pour prendre les bonnes décisions… et surtout convaincre banques, investisseurs ou partenaires. Dans les services à la personne, le business plan est un passage obligatoire. Pourquoi ? Car il vous permet de structurer votre offre, d’anticiper vos besoins, et d’attirer financeurs et partenaires. Et surtout, de poser des bases concrètes pour un projet rentable.

Le business plan est le document de référence avant de créer une entreprise qui va vous permettre, à vous, à votre entourage et aux futurs investisseurs, d’avoir une idée juste du projet. Le business plan a pour principal objectif de séduire le(s) investisseur(s) potentiel(s). C’est grâce à ce document qu’ils vont décider (ou non) d’aller plus loin avec vous.

Commencer par une synthèse : l’executive summary

Les banques et les grands investisseurs sont inondés au quotidien de dizaines de projets, et n’ont pas forcément le temps d’accorder toute l’attention voulue à votre propre dossier. C’est la raison pour laquelle tout bon modèle de business plan se doit de commencer par un « executive summary », c’est-à-dire une synthèse. En seulement une page (voire deux au maximum), il vous appartient de souligner les grandes lignes de votre projet avec suffisamment de précision pour donner au lecteur une idée exacte de votre société et des défis qu’elle s’apprête à relever.

Présenter le projet et le porteur

Une présentation du porteur du projet et des personnes clés de l’entreprise. Avec un résumé des CV. Cette partie a pour finalité de démontrer la capacité de l’entreprise à créer de la valeur par son activité, à générer un chiffre d’affaires important et une forte rentabilité.

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Avant de parler de méthode, nous tenons à exposer une vérité : les aidants ont un profil entrepreneurial naturellement élevé. Ils ont géré des ressources rares (temps, énergie, argent) sous contraintes. Ils ont pris des décisions risquées. Ils évoluent dans l’incertitude. Ils ont une connaissance aiguisée dans les domaines de la santé, du médico-social, du handicap, de l’accompagnement. Le problème n’est donc pas le profil mais la confiance en ce profil.

Éviter les erreurs classiques

Commençons par les 3 erreurs à éviter et abordons les 6 points cruciaux à aborder.

1. Sous-estimer le temps de réparation - Un business plan se construit sur des hypothèses réalistes de disponibilité. Beaucoup d’aidants, au moment de se lancer, surestiment leur capacité de travail immédiate. La fatigue physique, cognitive, émotionnelle ne disparaît pas, même quand la personne aidée disparait. Un plan qui ne prend pas en compte cette phase de reconstruction personnelle est un plan qui va planter les premières projections de chiffre d’affaires.
2. Ignorer l’expérience acquise - La plupart des business plans ne mentionnent pas l’expérience de l’aidant dans l’analyse de l’offre. C’est une erreur stratégique majeure. Dans les secteurs liés à l’accompagnement, au conseil, à la formation ou aux services à la personne, cette expérience est un élément différenciateur. Elle construit une crédibilité que les concurrents n’ont pas.
3. Construire un plan pour quelqu’un d’autre - Le business plan est souvent conçu pour convaincre un banquier ou un investisseur. Mais si vous n’avez pas besoin de financement bancaire - ce qui est fréquent pour des activités de service ou de conseil par exemple - le business plan de l’aidant entrepreneur reste un outil de gestion incontournable. Il est utile pour tester la cohérence de votre projet, sa viabilité et le fait de vous rémunérer.

Les points structurants d’un business plan adapté à un accueil de jour

Voici les points principaux auxquels les aidants en reconversion vers l’entrepreneuriat doivent penser.

1. L’offre et son histoire

Décrivez votre offre. Mais surtout, décrivez pourquoi vous êtes légitime pour la proposer. C’est ici que votre expérience d’aidant est à valoriser. C’est votre histoire et elle dit beaucoup de vous. Si votre activité est tournée vers l’accompagnement, le conseil, la formation, la médiation ou les services à la personne, votre vécu d’aidant est un différenciateur concurrentiel.

2. Les clients et leurs besoins (personas)

• Qui sont vos clients ?
• Quels besoins ont-ils ?
• Quels services vont résoudre leurs problématiques ?
• Sont-ils solvables ?
• Comment les atteignez-vous ? Quels réseaux sociaux utilisent-ils ?
• Quels sont leurs comportements d’achats ?
• Pourquoi feront-ils appel à vous ?

3. Tarification, heures et prévisionnel

Quel est votre tarif horaire ou forfaitaire qui vont vous permetre de « tenir » ? Combien d’heures par semaine allez-vous dédier à votre entreprise ? Comment ce volume d’heures va-t-il évoluer ? Prévoyez-vous des revenus récurrents ? Quelles sont vos offres de lancement ? Quelles sont vos dépenses ? Quels sont vos investissements ? Quelle est votre trésorerie de départ ? Quel est votre seuil de rentabilité ? Combien de mois pouvez-vous rester sans vous rémunérer ?

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Ce ne sont pas des contraintes. Ce sont des combinaisons à penser et à tester. Un scénario pessimiste qui est rentable est plus rassurant qu’un scénario optimiste.

4. Situation d’aidance et ressources temporelles

Êtes-vous encore en situation d’aidance ? Et dans quelles mesures ? Quels relais que vous n’avez pas encore sollicités reste possibles ? Quel est votre niveau d’énergie disponible en dehors de vos obligations ? Est-il possible d’être soutenus dans d’autres domaines ? Le facteur temps est un facteur important qu’il ne faut pas négliger. Au départ, n’hésitez pas à le quantifier pour vérifier que vos prévisions sont réalistes.

5. Le réseau et les ressources disponibles

Votre réseau a peut-être souffert pendant l’aidance. Mais il n’a pas disparu. Communiquez autour de vous, sur vous et votre nouvelle activité, activez votre réseau. Anciens collègues ou managers encore en activité, professionnels rencontrés (médecins, travailleurs sociaux, associations), communautés d’aidants qui peuvent devenir ambassadeurs et même clients. Le réseau constitué pendant l’aidance est souvent sous-évalué. Il peut être un canal d’acquisition direct.

6. Le prévisionnel dans le temps

Voir à 5 ans n’a pas toujours un sens réaliste. Les premiers mois sont fluctuants. Prévoir sur une période de 18 mois à 3 ans, c’est bien. De 0 à 6 mois. De 12 mois à un an. De 1 an à 18 mois + 2 ans.

7. Les aides et statuts

L’ARE (allocation chômage). Les aides régionales : beaucoup de régions financent des programmes d’accompagnement à la reconversion professionnelle. (La Région Île-de-France notamment.) France Travail. Les exonérations partielles de cotisations sociales. Le statut micro-entrepreneur qui est un régime de l’entreprise individuelle, appelée EI, idéale pour tester l’offre, en toute souplesse. L’ADIE, la BPI, les CAE …etc. Renseignez-vous bien, AVANT. Les cadres juridique et financier peuvent grandement influencer la viabilité de votre projet.

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Prenez en compte également les prestations dont vous êtes bénéficiaires (prestations sociales, PCH, AEEH,) et vérifiez leur cumul avec une quelconque rémunération, pour éviter les mauvaises surprises. (Comme par exemple, votre complément AEEH qui est calculé en fonction de votre réduction de temps de travail).

Étapes pratiques et outils pour rédiger le business plan

Le business plan est un véritable acte de foi du créateur d’entreprise, il doit démontrer la solidité de son initiative en exposant les différentes informations de manière très structurée. Nous illustrons pour vous un exemple de business plan, étape par étape. Le business plan est le document de référence avant de créer une entreprise qui va vous permettre, à vous, à votre entourage et aux futurs investisseurs, d’avoir une idée juste du projet.

Quels éléments inclure dans le business plan ? Chaque projet étant unique, il n’existe pas de business plan modèle qui conviendrait à tous les projets. Néanmoins, il y a un certain nombre de chapitres et éléments à intégrer dans le document. La présentation du projet, la description du produit/service, le modèle de vente ou de distribution, l’étude de marché et le plan d’action pour lancer et pérenniser le projet.

L’étude de marché est au cœur de votre business plan, et pourtant, de trop nombreux créateurs d’entreprise la bâclent, voire l’évacuent. C’est tragique. Car c’est l’étude de marché qui, en grande partie, légitime la pertinence de votre projet !

Outils en ligne et accompagnement

Mon-business-plan.com, ebusinessplan.com, plan2biz.com, liveplan.com, my2biz.com, etc. Les outils en ligne pour vous aider à élaborer votre business plan ne manquent pas. Le Pass Crea de la BPI vous donnes accès à une trame de Business Plan, utile pour démarrer !

Il existe en France plusieurs types d’organismes qui peuvent vous accompagner dans la construction de votre business plan. Les CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie), CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat), etc. ont pour rôle d’aider au développement économique du bassin dans lequel elles sont implantées. En premier lieu, bien évidemment, les formations. Toutes les CCI et CMA par exemple, proposent une formation, payante, à la réalisation de plans d’affaire. Par ailleurs, les chambres consulaires disposent de conseillers spécialisés dans la création ou la reprise d’entreprise.

Il existe en France plusieurs associations qui peuvent vous aider dans votre projet de création d’entreprise. La plus connue étant le réseau Initiative France qui dispose d’antennes locales dans toute la France. Vous avez aussi la possibilité, pour faire votre business plan, de vous faire accompagner par un expert dédié. Les experts comptables par exemple mais aussi des « coaches » spécialisés sauront vous accompagner au quotidien pour réaliser votre business plan dans les règles de l’art.

L’avantage d’un expert par rapport à une chambre consulaire, c’est qu’il vous est dédié et qu’il s’investira beaucoup plus dans votre projet. En effet, le principe des organismes d’accompagnement, c’est de mettre à l’épreuve la motivation et le travail personnel du créateur. Là où un expert dédié est payé pour s’assurer que le travail sera fait convenablement.

Forme, durée et bonnes pratiques

Eh oui : votre business plan doit être lu, compris et accepté par des tiers (investisseurs, banquiers, partenaires potentiels, etc.). La qualité de l’expression : quelques fautes sont acceptables, personne n’est parfait et un business plan se rédige dans une période clé de la création d’entreprise ; personne ne vous en tiendra rigueur. En revanche, des phrases qui ne veulent rien dire, des phrases de 10 lignes et des fautes à la pelle discréditeront considérablement votre projet !

La longueur du business plan : un business plan ne doit pas excéder 20/30 pages. Un business plan trop technique : votre business plan s’adresse à des professionnels de la gestion d’entreprise, pas des techniciens ou des ingénieurs spécialisés dans les objets connectés ! Évitez donc de vous lancer dans de longues explications techniques sur la valeur ajoutée de votre projet. Soyez pédagogue et clair pour qu’un néophyte puisse vous comprendre.

Prévisionnel financier et indicateurs clés

Il n’est pas possible d’établir un business plan solide sans passer par un prévisionnel financier précis, cohérent et complet. Cette partie démontre la rentabilité financière de l’entreprise. Point mort: Quand sera-t-il atteint ?

Il s’agit d’estimer vos charges, salaires et tarifs. Prévoyez un compte de résultat prévisionnel, un plan de financement et un plan de trésorerie. Anticipez vos charges et fixez des tarifs justes. Un business plan bien construit dans le SAP doit donc intégrer noir sur blanc l’impact de ces aides sur vos prévisions de CA et de rentabilité.

Spécificités pour un accueil de jour ou structure d’hébergement

Selon vos qualifications et vos objectifs, vous savez peut-être déjà quel type de structure ouvrir : médicalisée ou pas. Maintenant, vous devez affiner votre idée et valider la viabilité de votre projet. L'étude de marché consiste à valider la faisabilité de votre projet par le biais de l'analyse de plusieurs paramètres : la présence de clients potentiels sur la zone géographique visée ; les concurrents et leurs offres, leurs points forts et leurs points faibles ; les tendances du marché, les services les plus demandés par les aînés.

Vous devez aussi analyser la concurrence : combien d’acteurs sont déjà en place ? Quelles prestations proposent-ils ? À quels prix ? Avec quelle qualité de service ? Vous l’aurez compris, c’est bien ce diagnostic qui donnera toute sa crédibilité à votre business plan.

Autorisation, agréments et obligations

Les autorisations et conventions obligatoires : selon la nature de votre établissement, vous devrez obtenir des agréments et autres autorisations. Pour les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) ou les unités de soins de longue durée (USLD) : ces structures médicalisées doivent recevoir un agrément de l’agence régionale de santé (ARS) avec laquelle il faut signer une convention. Pour les établissements d’hébergement pour personnes âgées (EHPA) comme les résidences de services seniors ou les résidences-autonomie (ex-logements-foyers) : ces établissements ne sont pas médicalisés et donc, pas concernés par l'agrément.

Dans les deux cas, vous devez obtenir l’autorisation du président du conseil départemental en déposant un dossier détaillant : les prestations proposées ; le type de bénéficiaires visés ; la capacité de la structure ; la composition du personnel (selon les qualifications) ; les besoins matériels (travaux, équipements, etc.) ; le dossier financier avec business plan.

Investissement, financement et assurances

Ouvrir une maison de retraite ou un établissement d’hébergement demande un investissement élevé. Pour financer votre projet, vous pouvez solliciter plusieurs sources de financement : le prêt bancaire classique, les subventions régionales et départementales dédiées aux établissements médico-sociaux, le plan d’aide à l’investissement (PAI) immobilier du secteur médico-social, les investisseurs en fonds propres, les sociétés de crédit bail ou de location financière (pour le matériel).

Les assurances obligatoires : une assurance responsabilité civile professionnelle ; une assurance maison de retraite (des locaux et des équipements) ; une assurance multirisque ; une assurance de protection juridique.

Piloter et faire évoluer votre activité

Un business plan n’est pas seulement un document pour la création. C’est un outil de pilotage essentiel. Faire un business plan permet au chef d’entreprise de se projeter dans le temps. Le business plan sert d’abord au chef d’entreprise pour l’éclairer sur la faisabilité de son projet.

Plus vous allez vous y préparer, plus vous allez anticiper, plus vous avez des chances de réussir. Le conseil le plus important est de ne pas rester seuls et de bien vous entourer. C’est exactement pour cette raison que nous avons créé Prochaine Aire. Une équipe d’experts est là pour vous répondre et vous accompagner.

Les modèles sont souvent des cadres qu’on essaye d’imposer à tout le monde, alors que chaque projet d’entreprise est unique. Du coup, on se retrouve à compléter des sections dont on a pas toujours besoin et à faire des calculs qui ne nous correspondent pas. On ouvre un document Word et/ou Excel censé nous aider à calculer notre rentabilité, à créer nos états financiers, notre business plan… et on se retrouve avec une usine à gaz inexploitable. Viennent alors les outils du monde de la finance, souvent très chargés en fonctionnalités et pas toujours adaptés à la création de business plan.

Se faire accompagner

Il existe en France plusieurs types d’organismes qui peuvent vous accompagner, ainsi que des experts dédiés. L’APCE met à disposition un outil gratuit pour formaliser son business plan. Créez un compte sur le site de l’APCE et montez votre business plan pas à pas. Le Pass Crea de la BPI, des plateformes comme Angel qui automatisent certains calculs, ou des cabinets comme ADVYSE proposant un accompagnement stratégique sur-mesure sont autant d’options.

Un bon business plan, c’est comme un bon pitch : clair, fluide, percutant. Gardez à l’esprit que les investisseurs, peu importe leur profil, veulent avant tout des informations parfaitement organisées et transparentes, ce qui implique que votre business plan doit être logique et pertinent. Ne négligez pas non plus la forme : titres clairs, mise en page aérée, langage pro mais direct. Et surtout, adaptez votre ton à votre cible.

Vous l’avez compris ? Entreprendre est un retour à l’emploi possible qui présente des avantages (et des inconvénients tout comme dans le salariat). C’est une réflexion profonde sur ses aspirations professionnelles, sa quête de sens et d’équilibre de vie.

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