Procédure d’obtention du Kbis après le décès du dirigeant d’entreprise

Le décès d’un entrepreneur soulève de nombreuses questions concernant le sort de l’entreprise, ainsi que les actifs et les dettes afférents, en particulier si le défunt n’a pris aucune disposition relative à la transmission de celle‑ci. Il convient ainsi de préciser qu’une entreprise individuelle fait partie du patrimoine global du chef d’entreprise. De ce fait, les patrimoines privés et professionnels devront être partagés entre les héritiers. En revanche, le décès d’un dirigeant de société ne paralyse pas la poursuite de son activité. La personnalité morale de la société étant autonome, elle survit au décès de son dirigeant.

Constat du décès et formalités initiales

Le décès est constaté par un médecin qui doit établir un certificat de décès. Ce document est ensuite transmis auprès de la mairie de la commune par un membre de la famille du défunt ou un proche. Cette personne doit aussi prévenir les associés et leur fournir l’acte de décès. Le plus souvent, c’est l’un des proches du défunt qui déclare le décès auprès de la mairie de la commune dans laquelle le décès est survenu.

Impact immédiat sur la gestion et les comptes

L’entreprise se trouve donc temporairement sans dirigeant à sa tête et la situation peut rapidement devenir catastrophique. Les comptes bancaires et l’activité pourront se retrouver paralysés. Le blocage des comptes bancaires de l’entreprise induit la révocation des ordres de virement, le non‑paiement des dépenses tel que le loyer, les factures, les taxes et les cotisations sociales. Il vous sera en effet possible de demander au tribunal de commerce de désigner un administrateur provisoire.

Transmission des titres et droits des héritiers

Le décès du dirigeant entraîne sa radiation au registre du commerce et des sociétés (RCS), ce qui a pour effets de clore l’entreprise. En opposition à la disparition de l’entité, les héritiers peuvent procéder à la modification de l’inscription dans l’année suivant le décès, sinon la radiation intervient d’office. En cas de décès du gérant de la SARL, les fonctions de représentant légal ne sont plus assurées. Dans le cas d’une cogérance (la SARL avait plusieurs dirigeants) : les fonctions du gérant décédé peuvent être réattribuées au gérant survivant. Dans le cas d’un gérant unique : une assemblée générale extraordinaire doit être organisée par les associés pour nommer un nouveau gérant. Si les associés ne parviennent pas à se mettre d’accord, ils pourront saisir le tribunal de commerce pour nommer un mandataire ad hoc.

En cas de décès du dirigeant de l’entreprise, et à défaut de clauses d’agrément, les parts sociales sont détenues par les héritiers en indivision. Ces derniers doivent être représentés par un mandataire unique chargé de voter pour le compte de l’indivision et choisi parmi les indivisaires ou en dehors d'eux. En cas de désaccord entre les indivisaires sur la désignation du représentant, il sera nommé par le président du tribunal judiciaire à la demande du copropriétaire le plus diligent.

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Un gérant de SARL ne possède des parts sociales que s’il est également associé de l’entreprise. Si c’est le cas, ses héritiers, qu’ils soient ascendants ou descendants, peuvent recevoir ses parts sociales, sauf en cas de clause d’agrément spécifiée dans les statuts. Dans ce cas, les associés doivent donner leur agrément avant que les héritiers ne deviennent associés. Si les associés accordent l’agrément, les héritiers peuvent rejoindre le capital social de la SARL. Si l’agrément est refusé, ces derniers perçoivent une contrepartie financière équivalente au montant des parts sociales.

Au moment du décès d'un associé de la SARL, les héritiers peuvent revendiquer de plein droit la qualité d'associé. Cependant, les statuts de la société peuvent prévoir une clause d'agrément. Si les associés n’ont pas prévu de dispositions spécifiques dans les statuts : c’est l'article 1870 du Code civil. Si les associés ont prévu une clause d’agrément : les héritiers ne deviennent pas automatiquement associés de la SARL.

Lecture des statuts et rôle de l’assemblée générale

Les statuts peuvent effectivement indiquer la marche à suivre en cas de décès du dirigeant de l’entreprise. Lors de la lecture des statuts, pensez à vérifier ce qu’il advient des parts sociales. Entre autres, les statuts peuvent prévoir que celles‑ci reviennent à des personnes autres que les héritiers. En outre, le droit successoral peut évoquer que les parts sociales reviennent automatiquement à ces derniers. Si les statuts prévoient la fermeture de la SARL suite au décès du dirigeant, les associés devront procéder à une dissolution‑liquidation. Réunir une assemblée générale extraordinaire pour constater le décès, prévoir la dissolution anticipée de la SARL et nommer un liquidateur amiable. Ensuite, la période de liquidation de la SARL peut débuter.

En l’absence de dispositions statutaires, les associés doivent se réunir dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire. Elle a pour but de s’accorder sur la suite de la gestion de l’entreprise. S’il n’y a pas de clause statutaire, les associés doivent se rassembler en assemblée générale extraordinaire pour désigner un nouveau gérant. Au terme de l'AG faisant suite au décès du gérant, un PV est rédigé pour formaliser officiellement la décision de l’assemblée.

Démarches pour obtenir un Kbis à jour après changement de dirigeant

La société doit informer les tiers de la nomination d'un nouveau dirigeant. Dès l’instant où les associés actent le remplacement du dirigeant partant, ils doivent en informer les tiers. Cette obligation se matérialise par la rédaction et la diffusion d’une annonce légale. La publication d’une annonce légale de changement de dirigeant ne peut s’effectuer que dans un journal détenant une habilitation spéciale.

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Quoiqu’il en soit, des formalités doivent être accomplies auprès d’un journal d’annonces légales et du greffe du tribunal de commerce. Les décisions doivent être retranscrites sur un document écrit appelé un procès‑verbal. Si les statuts prévoient la modification, le changement va nécessiter une modification de ces derniers. Dans le cas contraire, l’établissement d’un simple procès‑verbal suffit.

Par la suite, il convient de déposer un dossier de modification auprès du Greffe du tribunal de commerce ou auprès du Centre des Formalités des Entreprises (CFE) compétent. Et ce, dans le mois qui suit l’AG. Ces démarches permettront une inscription modificative auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS) avec l’émission d’un Kbis à jour avec l’identité du nouveau dirigeant. La modification auprès du RCS est d’autant plus importante si les héritiers acquièrent le statut d’associé. Ce n’est seulement qu’après ces démarches administratives que l’entreprise pourra poursuivre son activité après le décès de son dirigeant.

Extrait Kbis : rôle et cas d'usage

L'extrait Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est‑à‑dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est‑à‑dire les personnes physiques; il concerne donc aussi les micro‑entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

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Quand faire la demande et quelles pièces joindre

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. Dès que l’assemblée générale sera effectuée, le nouveau dirigeant devra réaliser certaines démarches administratives. Dès la modification enregistrée au greffe, la société doit demander au greffe du tribunal de commerce qu’il procède à la modification des informations figurant sur son extrait Kbis. Pour cela, elle à l’obligation de déposer une « demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés ».

Mécanismes d’anticipation pour éviter la paralysie

Le dirigeant qui a un rôle clé dans la gestion de l’entreprise a le devoir et la responsabilité d’anticiper et de prévoir sa disparition prématurée ou son incapacité dans l’objectif de pérenniser la gestion de son entreprise. Il doit formaliser et mettre en œuvre un plan de succession selon plusieurs axes. Le premier axe consiste en un plan de continuité de gestion et des activités de l’entreprise en organisant la transmission de la « gouvernance » et de ses pouvoirs de « mandataire social » pour minimiser les interruptions opérationnelles de l’entreprise. A cette fin, il devra prévoir un aménagement des statuts pour mettre en place des mécanismes de gouvernance sur mesure et notamment la nomination d’un nouveau mandataire social, via les mandants de protection future ou à effet posthume.

Le deuxième axe consiste à prévoir un plan de transmission du capital de l’entreprise et des droits de vote attachés à la « qualité d’associé » du dirigeant. En ce sens, il peut procéder à un aménagement des statuts et intégrera des clauses de préemption ou des clauses de sortie conjointe pour gérer des situations post‑succession. Il pourra aussi inclure un pacte d’associés et intégrer des clauses de rachat d’actions ou de parts pour permettre un transfert ordonné des actions ou parts détenues par le dirigeant décédé. Il peut aussi prévoir une donation et/ou un testament pour flécher la transmission des parts à coupler avec des techniques assurantielles et/ou de family buy out. Enfin, il peut avoir recours au pacte Dutreil pour, sous conditions, faire bénéficier la transmission d’une entreprise familiale d’une exonération de droits de mutation à titre gratuit à concurrence des trois quarts de sa valeur.

Le dernier axe consiste à prévoir la protection financière du dirigeant ou de son entreprise via la mise en place d’un système d’assurance notamment pour fournir les fonds nécessaires à la transition et couvrir les coûts associés, voire le coût de la transmission elle‑même ! Ainsi, pour éviter que l’entreprise ne sombre au décès du dirigeant, celui‑ci a tout intérêt à souscrire une assurance homme‑clé. Ainsi, un capital sera versé afin de compenser une baisse brutale du chiffre d'affaires, de faire face aux charges et aux dettes de salaire, de répondre aux engagements financiers, sociaux et économiques de l'entreprise, etc.

Mandat de protection future et mandat à effet posthume

C’est un outil d’anticipation du dirigeant d’entreprise qui désigne sans intervention judiciaire, une ou plusieurs personnes en charge de la protection de sa personne, de son patrimoine privé et de son patrimoine professionnel. Son intérêt réside surtout dans le fait de mettre en place une protection juridique sur‑mesure mais aussi de fixer librement son périmètre d’action et de choisir la personne la plus à même de gérer l’entreprise en qui il a toute confiance avec une compétence particulière liée à l’activité de l’entreprise.

La régularisation d’un mandat de protection future par acte notarié permet de confier au mandataire des pouvoirs étendus, puisque celui‑ci pourra faire des actes patrimoniaux importants, comme vendre des actifs de l’entreprise si le pouvoir lui en a été conféré dans le mandat, ce qui n’est pas possible en cas de signature d’un mandat sous seing privé. Le mandataire pourra alors représenter le mandant à toutes les assemblées générales et décisions collectives des associés. Il participera au vote en assemblées ordinaires et extraordinaires, et, selon les cas, participera aux décisions recueillies par consultation écrite ou par acte contenant décisions unanimes d’associés, le tout sous réserve des dispositions particulières des statuts.

Le mandat à effet posthume permet à un dirigeant de désigner un mandataire qui gérera ses biens pour le compte des héritiers après son décès. Le choix du mandataire est libre (sauf notaire chargé de la succession) et celui‑ci ne doit pas être frappé d’une interdiction de gérer. Avant l’acceptation de la succession par les héritiers et/ou légataires des biens successoraux faisant l’objet du mandat à effet posthume : le mandataire ne pourra accomplir que les actes purement conservatoires ou de surveillance et les actes d’administration provisoires concernant les titres sociaux et/ou leur droit de vote tels que recouvrer les sommes perçues lors d'une distribution de dividendes et les déposer chez le notaire, accomplir les opérations courantes nécessaires à la continuation à court terme de l'activité des sociétés dont il administre les titres sociaux ou encore mettre en œuvre les décisions d'administration ou de disposition engagées par le mandant, et nécessaires au bon fonctionnement des sociétés dont il gère les titres.

Après acceptation de la succession par les héritiers et/ou légataires : il y a lieu d’obtenir au préalable un accord du juge pour les mineurs qui contrôle que l’actif recueilli est supérieur au passif pour le légataire mineur. Retenez enfin que le mandataire sera investi d’un pouvoir d’administration et de gestion mais pas d’un pouvoir de disposition.

Testament et planification successorale

Si une donation n’a pas été prévue du vivant du dirigeant, le testament va permettre en cas de décès de prévoir une répartition volontaire du patrimoine successoral et/ou du patrimoine professionnel - notamment à qui sont dévolues les parts ou actions de la société - entre les héritiers. Pour être valable et surtout produire le résultat souhaité, la répartition volontaire prévue aux termes du testament doit tenir compte premièrement des contraintes législatives liées à l’existence d’une part successorale réservée c’est‑à‑dire un minimum qui doit revenir aux enfants (soit la 1/2 en présence d’un enfant, soit 1/3 en présence de deux enfants, soit 25% en présence de plus de trois enfants) et liées aux indivisions. En second lieu, des contraintes et obligations fiscales liées à la transmission de parts et/ou actions.

Cas particuliers et enjeux pour les PME

Les PME et ETI négligent trop souvent l’intérêt d’une planification formelle de la succession, les rendant ainsi plus vulnérables face aux perturbations en cas de décès ou d'incapacité d'un dirigeant. On l’explique facilement du fait que leur bon fonctionnement repose souvent exclusivement sur les compétences et l’expérience du dirigeant. Lorsque la détention du capital est très concentrée, l’activité repose en grande partie sur le dirigeant qui est généralement le fondateur de l’entreprise. S’il cumule son mandat social avec la qualité d’associé et qu’il devient incapable, les blocages sont multiples : plus de mandataire social, plus de majorité en assemblée des associés et plus de gestion possible des titres détenus par le dirigeant dans le capital de la société.

Conséquences fiscales et financières

Attention également à ne pas négliger l’aspect fiscal inhérent au décès d’un chef d’entreprise. En effet, une mauvaise gestion de la situation pourrait conduire au dépôt de bilan. Attention concernant les droits de succession, la valeur de la société est comprise dans l’actif successoral. Donc, les droits dus à l’État sont assez conséquents. Le décès du gérant de la SARL peut avoir des conséquences majeures pour la SARL. Les enjeux fiscaux sont très importants et finalement à la hauteur de la complexité du mécanisme !

Bonnes pratiques et recommandations

• Anticiper dès la création de l'entreprise en prévoyant des règles de répartition des titres sociaux et des pouvoirs dans les statuts.
• Mettre en place un mandat de protection future et/ou un mandat à effet posthume pour organiser la gestion transitoire.
• Prévoir des clauses d’agrément, de préemption ou de rachat dans les statuts ou via un pacte d’associés.
• Souscrire une assurance homme‑clé pour assurer la trésorerie en cas de disparition brutale du dirigeant.
• Faire intervenir rapidement l’AG, publier l’annonce légale et déposer la demande d’inscription modificative au greffe afin d’obtenir un Kbis à jour.

Tableau récapitulatif : principales étapes administratives

Dirigeant de société, chef d’entreprise, vous vous interrogez sur le devenir de votre structure en cas de décès ? Cette question est légitime ! Il faut notamment opérer une distinction selon qu’il s’agisse du décès d’un chef d’entreprise ou du dirigeant d’une société. Ne restez pas dans l’incertitude ! Avocats Picovschi, expert en droit des sociétés et en droit des successions, saura vous proposer des solutions adaptées à votre situation.

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