Rôle et responsabilités d’un administrateur figurant sur un extrait Kbis

Dans un monde économique de plus en plus complexe et en constante évolution, le rôle du Conseil d’Administration (CA) revêt une importance cruciale pour la stratégie et la gouvernance d’une entreprise. En tant que véritable gardien de la bonne conduite de l’entreprise, le CA assume des responsabilités juridiques considérables et est au cœur de nombreuses décisions stratégiques majeures. L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le registre du commerce et des sociétés (RCS). Il constitue la carte d’identité de l’entreprise, attestant son existence légale et contenant diverses informations relatives à sa situation juridique, administrative et financière.

Pourquoi l’extrait Kbis est essentiel pour l’administrateur

L’extrait Kbis joue un rôle majeur dans la mesure où il atteste officiellement de la qualité de dirigeant d’une entreprise. De ce fait, l’extrait Kbis constitue un moyen de preuve essentiel en cas de litige ou de contentieux impliquant la responsabilité des dirigeants. En outre, l’extrait Kbis permet également aux dirigeants de prouver leur qualité auprès des partenaires commerciaux, des banques ou encore des administrations publiques. L’extrait Kbis est un document indispensable pour les dirigeants d’entreprise, car il atteste de leur qualité et permet d’établir leur responsabilité en cas de litige ou de contentieux.

Principales responsabilités juridiques et obligations de l’administrateur

La responsabilité première de tout administrateur est d’assurer la gestion. Les administrateurs doivent exercer leurs fonctions et remplir les obligations qui leur sont imposées par les lois et les statuts avec la diligence d’un homme d’affaires prudent, en tenant compte de la nature de leur poste et des fonctions qui leur sont attribuées. Les administrateurs ont un devoir de conseil, de vigilance et de contrôle. Ils ont une obligation fiduciaire envers l’entreprise et ses actionnaires, impliquant l’exercice de leurs fonctions avec diligence, intégrité, loyauté et prudence.

Devoir d’agir avec prudence : La prudence est essentielle dans la gestion d'une entreprise. Les administrateurs doivent évaluer soigneusement les risques et les avantages de chaque décision, afin de s'assurer que l'entreprise ne prenne pas de risques inutiles ou injustifiés.
Devoir de surveillance et de contrôle interne : Les administrateurs sont responsables de la mise en place de systèmes de contrôle interne efficaces pour protéger les actifs de l'entreprise et garantir la transparence des opérations.
Devoir de confidentialité : Les administrateurs sont tenus de préserver la confidentialité des informations privilégiées de l'entreprise. Cela comprend les données financières, les stratégies commerciales et toute autre information sensible.
Devoir de rendre compte : Les membres du CA ont une obligation de rendre compte aux actionnaires. Ils sont responsables de la divulgation d’informations précises, complètes et opportunes sur la situation et les performances de l’entreprise.
Obligations de conformité : Les membres du CA sont responsables de la conformité de l’entreprise aux diverses réglementations qui lui sont applicables (droit du travail, droit de la concurrence, droit des sociétés, etc.).

Risques de responsabilité personnelle liés aux distributions d’actifs

Être administrateur d'une société peut vous engager personnellement. Si vous êtes administrateur d'une société qui est un mandataire ou un employeur, vous devez vous assurer que cette société nous remet certaines sommes. Dans le cadre de la vente des actifs appartenant à la société dont vous êtes administrateur, vous pourriez devenir personnellement responsable des sommes dues par la société si vous distribuez ses biens sans nous en aviser au préalable ou si vous consentez, acquiescez ou participez à cette distribution sans que nous l'ayons autorisée.

Vous pourriez ainsi être tenu de payer les sommes qui sont dues par la société (ou qui le deviendront dans les 12 mois suivants), soit les droits, les intérêts, les pénalités et les autres frais, jusqu'à concurrence de la valeur des biens ainsi distribués, si les conditions suivantes sont remplies :

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la société a liquidé ses actifs, c'est-à-dire qu'elle a vendu la totalité ou une partie importante de ses actifs autrement que dans le cours normal de ses activités courantes;
le produit de la vente des biens de la société a été distribué à l'un ou plusieurs des créanciers de la société.

Dans ce contexte, vous devez donc être prudent et nous aviser de votre intention de distribuer les biens de la société avant de procéder à cette distribution.

Faute de gestion et conséquences en cas de faillite

En cas de faillite ou de liquidation de l’entreprise, le CA peut être tenu responsable si une faute de gestion est établie. Les administrateurs sont responsables individuellement ou solidairement des fautes commises dans l’exercice de leurs fonctions, qu’il s’agisse de violations législatives, réglementaires, statutaires, ou de fautes de gestion. Il est important de préciser que la responsabilité des dirigeants peut être engagée non seulement sur leurs biens personnels mais aussi sur ceux de l’entreprise.

Articulation des pouvoirs : administrateurs, président, direction générale

Le conseil d’administration est l’organe collégial chargé de la direction et de la supervision de la gestion de la société. Le président du CA organise et dirige les travaux de ce dernier et rend compte à l’Assemblée Générale. Les administrateurs participent activement à l’élaboration des grandes orientations de l’activité de la société et veillent à leur mise en œuvre. Ils ont le droit de participer et de voter aux séances du conseil d’administration tant qu’ils ne sont pas révoqués.

En principe, un administrateur d’une société a la liberté de voter comme il l’entend lors des décisions du conseil d’administration. Toutefois, dans le contexte d’un groupe de société, si cet administrateur appartient également à la société mère, il doit respecter un devoir de loyauté envers cette dernière. Cela signifie que si la société mère prend une décision, l’administrateur doit voter de la même manière au sein de la filiale, à moins que cette décision ne soit préjudiciable aux intérêts propres de la filiale.

Modalités pratiques liées à la nomination et à la modification du mandat d’administrateur

Les membres du CA sont nommés par les actionnaires lors de l’Assemblée Générale. Le Conseil d’Administration est composé de membres, aussi appelés administrateurs, dont le nombre est compris entre trois et dix-huit. En principe, les statuts d’une société peuvent librement fixer le nombre d’administrateurs, dans la limite de trois à dix-huit.

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Pour procéder à la nomination d’un nouvel administrateur ou au changement d’un administrateur, il convient de tenir une assemblée générale ordinaire ou un conseil d'administration et de publier un avis de modification dans un journal d'annonces légales. Un exemplaire du procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire ayant décidé la nomination du nouvel administrateur, ou un exemplaire des délibérations du conseil d'administration ayant coopté un nouvel administrateur, doit être produit et certifié conforme par le représentant légal ou par toute personne habilitée par les textes régissant la SA.

Documents et pièces justificatives à joindre au dossier :

Une attestation de parution d'un avis de modification paru dans un support d'annonces légales.
Pour un administrateur personne physique : une copie de la pièce d'identité ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, et une déclaration sur l'honneur de non-condamnation faisant apparaître la filiation, datée et signée en original par l'intéressé.
Pour une personne morale nommée administrateur : un exemplaire d'immatriculation au RCS datant de moins de trois mois ou, si non immatriculée ou relevant d'un pays non membre de l'Union Européenne, une copie de ses statuts en vigueur traduits en français et certifiés conformes par son représentant légal.
Une copie certifiée conforme de l'acte conférant la qualité de représentant permanent d'une personne morale nommée administrateur, le cas échéant.

Délais de décision du greffe et formalités de dépôt

Si un greffe de tribunal de commerce est compétent, il se prononce au plus tard le 31 janvier 2025. Si un greffe de tribunal judiciaire est compétent, il se prononce au plus tard le 28 février 2025. Le dépôt des comptes annuels au format numérique peut être réalisé sur le site guichet unique mis en œuvre par l’INPI, ou au format papier en adressant votre dossier en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Rémunération, mandat et révocation

Rémunération fixe annuelle : prévue par l’article L.225-45 du Code de commerce. Cette rémunération relève du pouvoir de l’assemblée générale. Les administrateurs peuvent participer au vote sur la résolution déterminant le montant global de leur rémunération. Rémunérations exceptionnelles : pour des missions ou mandats spécifiques confiés à certains administrateurs, établies sous l’article L. Il est important de noter que toute rémunération attribuée en dehors de ces cadres légaux est considérée comme nulle.

La révocation des administrateurs peut intervenir à tout moment « ad nutum » par l’assemblée générale, sans motif, ni inscription préalable à l’ordre du jour. Aucun préavis n’est exigé. Toutefois, la procédure de révocation ne doit pas être abusive. Ainsi, les administrateurs révoqués abusivement peuvent obtenir des dommages-intérêts.

Éthique, gouvernance et responsabilité sociale

Au-delà des dispositions légales et réglementaires, l’éthique constitue une pierre angulaire de la gouvernance d’entreprise. Elle instaure un cadre de conduite professionnelle fondé sur l’intégrité, la transparence et le respect des droits des parties prenantes. Le CA joue un rôle déterminant dans la promotion d’une culture d’entreprise éthique. Il définit et supervise la mise en œuvre d’une politique d’éthique corporative, veille à la conformité des actions de l’entreprise avec cette politique, et sanctionne les manquements éventuels.

Dans le cadre de la RSE, le CA a pour mission d’intégrer les enjeux sociaux, environnementaux et sociétaux dans la stratégie et l’activité de l’entreprise. Le succès et la pérennité d’une entreprise dépendent en grande partie de la qualité de sa gouvernance, et donc de l’efficacité de son CA. À l’ère du numérique et de la RSE, le rôle du CA est appelé à évoluer pour intégrer ces nouvelles dimensions.

Bonnes pratiques pour les administrateurs figurant sur le Kbis

Tenir à jour l’extrait Kbis et s’en procurer régulièrement une copie auprès du RCS.
Assurer une information préalable et écrite aux administrateurs avant les réunions pour faciliter la preuve et la prise de décision éclairée.
S’abstenir de participer aux délibérations et au vote sur les accords ou décisions dans lesquels existe un conflit d’intérêts direct ou indirect.
Mettre en place des systèmes de contrôle interne et solliciter des conseils professionnels juridiques et fiscaux en cas de doute.
Ne pas distribuer les biens de la société sans avoir avisé les créanciers ou les autorités compétentes lorsque des sommes sont dues.

48| Quel est le rôle des administrateurs dans une fondation?

Ressources et appui

Les obligations précédemment mentionnées et exigées par la loi peuvent être remplies en comptant sur conseils de professionnels. Que ce soit en interne ou en externe, nous vous offrons des conseils juridiques et fiscaux. Chez RRYP Global, nous sommes experts en droit des sociétés. Vous pouvez compter sur nous.

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