Adresse de Correspondance INPI : Définition et Importance
L’Institut national de la propriété industrielle (INPI) est un acteur incontournable de la vie des entreprises françaises. Cet établissement public à caractère administratif, affilié au Ministère de l’Économie et des Finances, est doté de plusieurs missions fondamentales. Dépôt de marque, de brevet, de dessins et modèles, centralisation d’informations sur les entreprises, opérateur du Guichet unique de formalités des entreprises : il est crucial de bien comprendre l’importance de l’INPI dans le paysage entrepreneurial et économique français.
Afin d’y voir plus clair, cet article se penche sur le rôle et le fonctionnement de l’INPI, en particulier concernant l'adresse de correspondance.
L'adresse de l'entreprise est un élément fondamental. Il s'agit de donner une adresse administrative et juridique à votre entreprise. Selon votre adresse, vous dépendez géographiquement de tribunaux et d'administrations différentes.
Cette adresse apparaît dans tous les documents de votre entreprise (factures, contrats, formalités, déclarations, etc.). C'est là que les clients peuvent vous envoyer leur courrier. Si vous avez un site internet, l'adresse fait partie des mentions obligatoires à inscrire dessus. Elle doit être aussi précisée dans votre business plan. Elle représente l'image de votre entreprise auprès de vos clients et de vos partenaires.
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Options de Domiciliation d'Entreprise
Vous pouvez domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle d'habitation. Cette adresse peut être soit simplement administrative, soit aussi le lieu où vous travaillez.
Lire aussi: Comment joindre l'INPI
Domiciliation à l'Adresse Personnelle
Vous pouvez domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle d'habitation. Cette domiciliation chez vous peut durer autant de temps que vous le souhaitez.
Conditions à Respecter
- Vous devez être propriétaire ou locataire de votre logement.
- Votre logement doit être votre résidence principale.
- Vous devez vérifier qu'aucune mention ne s'oppose à cette domiciliation dans :
- Bail d'habitation
- Règlement de copropriété
- Règles d'urbanisme
Pour accéder aux règles d'urbanisme concernant votre commune, vous devez demander à votre mairie.
Vous devez faire figurer le nom de votre entreprise sur tous vos documents, dont les factures EDF, eau, téléphone, etc. Ces documents serviront de justificatifs de domiciliation pour réaliser l'immatriculation de votre entreprise individuelle.
Si vous êtes locataire, il est conseillé mais pas obligatoire de prévenir votre bailleur de l'existence de votre entreprise individuelle dans votre local d'habitation.
Il est conseillé de revoir votre contrat d'assurance "habitation" avec votre assureur. Il s'agit de le compléter par une assurance professionnelle. Du matériel professionnel peut être détruit ou volé, etc.
Lire aussi: Comment mettre à jour l'adresse de votre micro-entreprise ?
Lieu de Travail à Domicile
Si vous travaillez là où est domiciliée votre entreprise, les formalités sont différentes selon si vous êtes seul ou plusieurs à travailler dans votre entreprise (salarié, associé, apprenti, etc.).
Seul Actif, Sans Réception de Marchandises ni de Clients
Vous souhaitez exercer votre activité professionnelle à votre domicile personnel. Il ne s'agit pas seulement de domicilier votre entreprise mais aussi d'utiliser votre habitation comme lieu de travail. Vous devez prévenir les impôts de ce changement d'usage dans les 3 mois suivant le début d'activité.
Conditions
- Habiter dans une ville de moins de 200 000 habitants ou dans une ZFU-TE.
- Habiter dans votre résidence principale.
- Être le seul actif de votre entreprise.
- Ne pas recevoir de clients ni de marchandises à votre domicile.
- Pas d'opposition dans le contrat de bail (en tant que locataire) et les règles d'urbanisme.
Si vous êtes en rez-de-chaussée : votre activité ne doit pas faire subir de nuisances sonores aux habitants. Vous n'avez pas d'autorisation à demander pour exercer votre activité à votre domicile.
Si vous habitez Paris, le département des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) ou du Val-de-Marne (94), ou toute commune de plus de 200 000 habitants, vous devez demander une autorisation pour changement l'usage de votre habitation.
Plusieurs Actifs Avec Réception de Clients et de Marchandises
Vous souhaitez exercer votre activité professionnelle à votre domicile personnel. Il ne s'agit pas seulement de domicilier votre entreprise mais aussi d'utiliser votre habitation comme lieu de travail. Vous changez donc l'usage de votre domicile. Vous devez prévenir les impôts de ce changement d'usage dans les 3 mois suivant le début d'activité.
Lire aussi: Choisir son Adresse Professionnelle en Auto-Entreprise
Conditions
Pour exercer votre activité à votre domicile, vous devez en transformer l'usage : passer d'un usage privé à un usage professionnel. Pour cela, vous devez demander les autorisations suivantes :
- Autorisation auprès de votre bailleur si vous louez ou de votre syndicat de copropriété si vous vivez en copropriété
- Autorisation auprès de votre mairie
- Permis de construire ou déclaration à transmettre à votre mairie en cas de travaux
Location d'un Local
Vous pouvez louer un local pour en faire l'adresse de votre entreprise. Si vous possédez déjà un local autre que votre lieu d'habitation, vous pouvez décider d'en faire l'adresse de votre entreprise. Vous pouvez aussi choisir de louer un local dédié et conclure un bail commercial ou professionnel.
Avantages et inconvénients
- Vous préservez votre logement personnel de votre vie professionnelle.
- Vous gérez indépendamment votre adresse professionnelle.
Ce choix est cependant plus coûteux que celui de la domiciliation dans votre logement personnel. Il demande aussi plus de temps de gestion.
Choisir un Local Dédié à Votre Activité
Votre local commercial ou votre local professionnel peut correspondre à l'adresse de domiciliation votre entreprise. Le choix de votre emplacement est crucial pour la réussite de votre activité. Vous devez aussi connaître et suivre les obligations et formalités liées aux ERP.
Il est conseillé d'avoir un loyer annuel qui ne représente pas plus de 8 % de votre chiffre d'affaires hors taxe.
Les critères pour choisir votre emplacement sont les suivants :
- Environnement commercial immédiat : plus votre local sera entouré d'autres commerces, plus il y aura de clients potentiels
- Nature des commerces environnants : une rue de commerces "de bouche" (alimentaires) sera moins fréquentée l'après-midi
- Accès à votre local : largeur du trottoir, proximité de places de parking, sens de circulation, rue piétonne, etc.
- Visibilité : y a-t-il des obstacles (mobiliers urbains) devant le local, la vitrine est-elle bien visible depuis le trottoir ?
- Historique du lieu : à vérifier auprès des commerces environnants.
Bail Commercial
Vous souhaitez exercer une activité commerciale ou artisanale. Vous choisissez de louer un local et d'en faire votre adresse professionnelle. Le bail commercial sera alors le contrat de location qui vous permet d'exploiter le local pour votre activité. Vous devez connaître les caractéristiques d'un bail commercial.
Achat de Fonds de Commerce
Si vous achetez un fonds de commerce, il comprend un droit au bail qui vous permet de louer les murs pendant la durée du bail. Vous pouvez aussi acheter les murs. Vous pouvez utiliser cette adresse pour domicilier votre entreprise. Vous devez connaître les formalités liées à la reprise d'un fonds de commerce.
Location-Gérance d'un Fonds de Commerce
Vous souhaitez avoir une activité commerciale. Vous choisissez de louer un fonds de commerce et d'en faire votre adresse professionnelle. C'est possible dans le cas où le propriétaire du fonds de commerce n'exploite pas celui-ci et qu'il choisit de le mettre en location-gérance. Il signe alors un contrat de location gérance (ou gérance libre) avec vous. Vous exploitez son local et vous payez une redevance au propriétaire.
Cabinet de Domiciliation
Un cabinet (ou société) de domiciliation est un centre d'affaires dont l'activité est de fournir une adresse à des entreprises. Il doit posséder un agrément préfectoral, ce qui garantit la qualité de ses services.
À quoi sert un cabinet de domiciliation ?
En plus de fournir une adresse, le cabinet de domiciliation gère les tâches administratives liées à l'adresse de votre entreprise. Vous pouvez choisir à la carte parmi les prestations suivantes :
- Gestion du courrier : réception, réexpédition, numérisation
- Standard téléphonique
- Accès à des espaces de travail : bureaux, espaces de réunions, coworking
- Rédaction de devis et factures, etc.
C'est une façon de déléguer la gestion de votre siège social à un fournisseur de services.
Comment faire ?
Vous choisissez le cabinet. Vous pouvez pour cela vous rapprocher du syndicat des cabinets de domiciliation (Synaphe), qui fournit une liste des centres d'affaires officiellement reconnus. Vous trouvez sur leur site internet une liste des cabinets adhérents par nom, par ville ou par département. Vous signez avec le cabinet de votre choix un contrat de domiciliation. Ce contrat doit être d'une durée de 3 mois minimum. Vous pouvez ensuite immatriculer votre entreprise. Vous devez informer ce cabinet de tout changement concernant la vie de votre entreprise.
Avantages
C'est une solution économique qui a l'avantage de :
- Vous mettre en contact avec d'autres entrepreneurs
- Séparer vie personnelle et vie professionnelle
- Vous libérer du temps
Dans la pratique, les cabinets de domiciliation acceptent les professions libérales (non réglementées) seulement si ce sont des sociétés (SAS, SASU, etc.). Ils refusent les entreprises individuelles (EI), y compris les micro-entrepreneurs qui exercent une activité libérale (coach, conseiller, moniteur, formateur guide conférencier, etc.).
Coworking
On parle de coworking lorsque des entreprises partagent en colocation un local professionnel. Vous pouvez choisir de prendre cette adresse pour votre entreprise et d'y exercer votre activité. Ce choix peut s'appliquer à tous les types d'activités (commerciale, artisanale ou libérale).
La plupart des espaces de coworking n'autorisent pas de stocker des marchandises ni de recevoir une clientèle régulière importante.
Avantages
- Vous pouvez échanger avec d'autres professionnels.
- Vous partagez les équipements (imprimantes, machines à café, etc.) avec les autres entrepreneurs.
- Vous pouvez choisir la plupart du temps différentes prestations payantes : courrier, secrétariat, location de bureaux, etc.
Pépinière d'Entreprises
La pépinière est une structure d'hébergement et d'accompagnement pour les jeunes entreprises. Votre entreprise doit être récente (immatriculée dans les 6 derniers mois). Vous pouvez intégrer une pépinière à différents stades de votre projet :
- Au début de votre idée : phase d'incubation
- Porteur de projet : phase d'étude de marché et du business plan
- Phase de création : sur le point d'être immatriculé au registre national des entreprises (RNE)
- Nouvelle entreprise récemment créée (6 mois maximum)
La durée maximale d'hébergement est de 48 mois. Certaines pépinières sont généralistes, mais la plupart ont une spécialité. Exemple : pépinières d'entreprises innovantes, de start-up.
À quoi sert une pépinière ?
Elle fournit un hébergement pour l'adresse de votre entreprise mais aussi pour votre travail (bureaux et réunions).
Procédures et Formalités avec l'INPI
L’INPI est l’interlocuteur unique des entrepreneurs pour le dépôt de marque, de brevets, de dessins et modèles, mais également la réalisation de diverses formalités en sa qualité d’opérateur du nouveau Guichet unique.
Dépôt de Marque
Le dépôt d’une marque auprès de l’INPI est soumis à une procédure bien particulière. Il convient tout d’abord d’effectuer une recherche d’antériorité afin de s’assurer que le signe qu’on cherche à protéger n’existe pas déjà. Il convient ensuite de déposer la marque pour des secteurs d’activités déterminés (on parle de classes de produits et services). Si cette marque existe déjà pour les classes en question, il ne sera pas possible d’obtenir de protection. Après examen de la validité de la demande, l’INPI publie le dépôt au Bulletin officiel de la propriété industrielle (BOPI) et la marque est enregistrée.
Pour une recherche d’antériorité portant sur 3 classes et 3 GAS, le prix à l’INPI est de 60 euros.
Guichet Unique de l'INPI
L’INPI a été désigné comme opérateur du nouveau Guichet Unique. Il s’agit d’un nouveau portail sécurisé en ligne dont l’objectif est de faciliter la centralisation et la diffusion des informations économiques et juridiques des entreprises. C’est la loi PACTE du 22 mai 2019 qui prévoit la création de cet organisme numérique unique afin de remplacer les multiples CFE.
Suite à la création de cette plateforme par l’INPI dite Guichet Unique, l’intégralité des 3 millions de formalités effectuées en France chaque année (créations d’entreprise, modifications de situation, cessations d’activité etc…) devront être réalisées en ligne sur cette plateforme.
Comment Utiliser le Guichet Unique de l’INPI ?
- Je crée mon compte sur le Guichet Unique Lors de la première utilisation, il est nécessaire de créer un compte utilisateur, qui permet d’accéder à l’environnement sécurisé de dépôt des pièces et de gestion des formalités. Lors des connexions ultérieures, il sera simplement nécessaire de se connecter.
- J’accède à mon espace personnalisé et je réalise mes formalités L’utilisateur saisit en ligne les informations requises et joint les pièces nécessaires à la réalisation de la formalité. Les informations saisies ainsi que le dossier de demande de formalité sont automatiquement transmis par l’INPI aux autorités compétentes pour validation. Tout échange avec les déclarants (éventuelles demandes de pièces ou de renseignements supplémentaires) se fait également via le site du Guichet Unique.
Une fois ses démarches effectuées, le déclarant peut suivre l’avancée de sa demande en accédant à son espace personnalisé via ses identifiants.
L’INPI est également chargé de la tenue du Registre national des entreprises (RNE). Ce fichier centralise et diffuse l’ensemble des informations sur les sociétés immatriculées en France, afin de les porter à la connaissance du public. Il est directement alimenté par le Guichet Unique des formalités d’entreprises, également opéré par l’INPI.
À partir du 1er janvier 2023, toute personne exerçant une activité de nature commerciale, artisanale, agricole ou indépendante devra être enregistrée au RNE. Cette plateforme se substitue alors aux registres existants :
- Le registre du commerce et des sociétés (RCS)
- Le répertoire des métiers (RM)
- Le registre des actifs agricoles (RAA).
Les données renseignées par les déclarants lors de la réalisation de leurs formalités d’entreprises seront automatiquement transmises au RNE.
Dès cette même date, les informations du RNE seront diffusées gratuitement sur DATA INPI.
Rôle de la Propriété Industrielle
La propriété industrielle est essentiellement un système de protection et de valorisation des inventions, des innovations et des créations industrielles ou commerciales. Elle s’articule autour de titres comme les dessins et modèles, les marques, les brevets ou les indications géographiques. Il est impératif de déposer ces titres auprès de l’INPI.
La propriété intellectuelle a pour objectif la protection des intérêts des créateurs (au sens large) en leur conférant des droits sur leurs œuvres. Il s’agit donc d’une notion relativement large, qui est constituée de deux composantes principales :
- Le droit d’auteur, qui confère une protection aux auteurs d’œuvres artistiques ou littéraires
- La propriété industrielle, qui protège les inventions, les innovations et les créations industrielles et commerciales
La propriété industrielle représente donc un versant de la propriété intellectuelle.
Le nom d’une entreprise le distingue de ses concurrents. Il possède donc une forte valeur commerciale. À ce titre, il est clair que le nom d’une entreprise représente un enjeu stratégique ; dans certains cas, il doit donc être protégé. Afin de déposer sa marque, il est indispensable de suivre une procédure spécifique.
Étapes pour Déposer le Nom de son Entreprise en Tant que Marque
- Comprendre le rôle des classes de produits et choisir ses classes Il convient tout d’abord de déterminer les produits et services pour lesquels vous souhaitez déposer et utiliser une marque. En effet, la protection obtenue dépendra des classes de produits contenues dans le dépôt. Une fois les produits et services déterminés, il convient de les ordonner en fonction de la classification internationale (ou classification de Nice), qui fixe plusieurs catégories.
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