Comment rédiger une lettre professionnelle à l'attention d'une personne dans une entreprise

Sans atteindre évidemment le degré de sophistication d’une cour royale, la vie en entreprise suppose malgré tout le respect d’une certaine étiquette. Écrire une lettre soignée serait-il un art qui se perd ? Pas tant que ça dans de nombreuses entreprises, où le choix de la bonne formulation ne manquera pas d’être remarqué favorablement.

Avant de commencer : identifier le destinataire

Si le destinataire est identifié et déterminé, il est important de reprendre son titre : « Monsieur le Directeur » est ainsi une formule appropriée aussi bien pour le directeur général lui-même que pour l’un de ses délégués. Si on ne connaît pas le nom de la personne, on s’adresse à la fonction de cette personne : Mme la Directrice, M. le Chargé de Mission. Une lettre professionnelle s’adresse à une personne au sein d’une organisation.

L'en-tête : éléments essentiels et erreurs à éviter

L’en-tête d’une lettre est la partie supérieure d’un courrier qui contient des informations essentielles sur l’expéditeur. Votre en-tête doit comporter les informations relatives à l'expéditeur en haut à gauche et les informations relatives au destinataire en haut à droite. L’en-tête d’une lettre est souvent la première chose que l’on remarque dans un courrier. Il reflète l’identité de l’expéditeur et pose les bases de la communication.

Pour être complet, l’en-tête d’un courrier doit inclure les informations suivantes : le nom ou la raison sociale, l'adresse et les coordonnées. Votre en-tête doit ensuite indiquer le lieu et la date en dessous du bloc correspondant au destinataire. Vos informations doivent être correctes et actualisées : révérifiez-les.

Formule correcte pour adresser le destinataire

Tu hésites toujours entre « à l’attention de » et « à l’intention de » quand tu rédiges un courrier professionnel ? Tu n’es pas seul face à cette question ! Cette expression désigne précisément la personne à qui tu destines ton message. « À l’intention de » au lieu de « à l’attention de » : attention, c’est bien cette deuxième formule qui est la bonne. « À l’attention de » porte un document, un message ou une information à la connaissance d’une personne spécifique. Ne confondez pas "À l’attention de" avec "À l’intention de". Ne commettez pas l’erreur d’utiliser l’expression "Je vous serais gré", grammaticalement incorrecte.

Structure et contenu d'une lettre professionnelle

La mise en page classique commence par les coordonnées de l'expéditeur en haut à gauche, suivies des coordonnées du destinataire plus bas à droite. Le lieu et la date de rédaction se placent également en haut, à droite. Ne sautez surtout pas cette étape ; une présentation soignée fait déjà bonne impression. La mise en page d'une lettre est importante, une bonne mise en forme étant gage de sérieux. Les courriers établis sur papier libre sont, dans leur quasi-totalité, au format A4, c'est-à-dire 21 x 29,7 cm.

Votre lettre doit généralement comporter un objet. Il s'agit d'une sorte de titre résumant l'idée principale de votre courrier. Exemples : Demande de restitution de mon dépôt de garantie, Rétractation suite à un achat sur votre site... Au besoin, vous pouvez sur la ligne d'en dessous indiquer des références, telles qu'un numéro d'allocataire, un numéro d'assuré ou un numéro de contrat.

Le corps du texte doit être aligné à gauche et espacé en plusieurs paragraphes. Ceux-ci doivent être aérés et équilibrés : si votre texte est relativement long, évitez les gros blocs de texte. Optez autant que possible pour des paragraphes courts afin que votre lettre soit agréable à lire. Commencez par une phrase introductive qui explique la raison d'être de votre lettre. Rédigez ensuite en paragraphes distincts chaque point important que vous souhaitez aborder. L’introduction permet de situer le contexte, de rappeler les faits et de préparer le lecteur au contenu du message. Le développement expose les différents points relatifs au problème exposé. C’est le cœur de votre message.

Forme et présentation

De façon générale, il est préférable de taper votre lettre sur Word puis de l'imprimer ou de l'envoyer en ligne. La police choisie sur Word ne doit être ni trop petite ni trop grande. En général, opter pour une taille de police comprise entre 10 et 12. En matière de choix de police, mieux vaut ne pas tenter l'originalité : une police trop fantaisiste révélerait un manque de sérieux.

Le ton, le registre et la hiérarchie des idées

Adaptez le ton et le registre de langue en fonction du contexte et du destinataire. Pour une communication avec une entreprise ou une administration, le ton formel est de rigueur. En revanche, pour une lettre à un ami ou un collègue, un ton plus léger et moins rigide est approprié. Les idées sont hiérarchisées de façon logique (si besoin chronologique) pour que le lecteur ait les informations nécessaires à la bonne compréhension de votre message.

Un message répond à un but précis (un enjeu). Ainsi, en tant que rédacteur, vous avez quelque chose à demander, à proposer, à rapporter, à expliquer à un destinataire. Parfois, ces objectifs sont combinés. On peut s’aider pour cela du questionnement de Quintilien : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ?

Formules de politesse : ouverture et clôture

Pour ouvrir votre lettre, commencez par un simple et efficace « Monsieur » ou « Madame » selon le cas. Si vous connaissez le nom de la personne, mentionnez-le suivi d’un titre approprié, comme « Mademoiselle Dupont ». N'oubliez pas, une touche de personnalisation est toujours appréciée.

Les formules qui clôturent une correspondance sont d’une richesse étonnante en français, avec d’infinies nuances selon que l’on s’adresse à un supérieur hiérarchique ou un subordonné, un membre du même sexe ou du sexe opposé, une connaissance ou un parfait inconnu… Dans le cadre d’une communication formelle avec un chef d’entreprise, la meilleure stratégie consiste à vous en tenir à certaines valeurs sûres :

« Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. »
« Je vous prie de croire, Monsieur, à l’assurance de ma considération distinguée. »
« Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments respectueux. »

Cette expression relativement neutre est, en principe, réservée à un échange entre personnes d’un rang proche ou équivalent. Dans la pratique, le « Cordialement » ou « Bien cordialement » glissé en fin de message est cependant devenu une variante largement acceptée, même pour communiquer avec un supérieur hiérarchique. La seule faute de goût, en la matière, consisterait à utiliser une abréviation du type « Cdt », qui manifeste un manque de considération pour le destinataire. Évitez également le « Bien à vous », que beaucoup jugent trop familier.

Orthographe, grammaire et outils d'amélioration

L'orthographe et la grammaire jouent un rôle crucial dans la qualité de votre lettre. En effet, elles mettent en valeur l'attention que vous portez à votre destinataire. Une lettre truffée de fautes peut donner une mauvaise impression, alors qu'une lettre bien rédigée montre votre considération et votre respect.

Plusieurs outils sont à votre disposition pour garantir une lettre exempte de fautes. Par exemple, le Correcteur orthographique et grammatical de Scribens est extrêmement utile. D'autre part, l'application Antidote est réputée pour ses nombreux dictionnaires et guides. Le Projet Voltaire est l'un des outils les plus populaires en France pour apprendre et améliorer l'orthographe et la grammaire française.

Voici quelques précautions pour éviter des erreurs courantes : relisez-vous à voix haute, faites appel à un tiers, prenez votre temps. Éviter les phrases trop longues : il est conseillé de fractionner de longues idées en plusieurs phrases courtes et précises pour faciliter la compréhension.

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Exemples concrets et bonnes pratiques

Exemple : Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués. Plusieurs formules de politesse sont possibles pour démarrer une lettre de motivation, mais celle-ci est sans doute la plus indiquée : "À l’attention de Madame / Monsieur X" toujours avec une majuscule.

Lettre professionnelle type : Une lettre professionnelle doit traiter d’un sujet spécifique. Ainsi, elle comprend uniquement les informations nécessaires au traitement de ce sujet. La conclusion intervient quand le message à faire passer est terminé. Elle est brève et s’articule autour d’une phrase de transition de type « nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire » puis de la formule de politesse. Être signataire d’une lettre professionnelle en dit long sur votre image, ou celle de l’entreprise que vous représentez.

Modèles et envois

De façon générale, il est préférable de taper votre lettre sur Word puis de l'imprimer ou de l'envoyer en ligne. Avec Merci Facteur vous pouvez envoyer votre lettre à son employeur en lettre verte, avec ou sans suivi, ou encore en recommandé avec avis de réception. La lettre recommandée (lrar) ayant une valeur légale, cela peut être très utile pour certaines lettres à son employeur.

Élément	Conseil pratique
Police	Taille 10-12, sobre (Arial, Times New Roman)
Format	A4, marges standard, alignement à gauche
Objet	Précis, ligne sous les coordonnées
Formule d’ouverture	« Monsieur », « Madame » ou « À l’attention de Madame/Monsieur X »
Formule de clôture	Formules classiques : salutations distinguées, etc.

Erreurs à éviter

Ne confondez pas "À l’attention de" avec "À l’intention de". Ne commettez pas l’erreur d’utiliser l’expression "Je vous serais gré", grammaticalement incorrecte. Évitez les formulations hybrides comme « à l’intention et à l’attention de ». Associe « attention » à « adresse ». Attention aux formulations trop familières : « Cher Monsieur, » ou « Chère Madame, » : ces formulations peuvent sembler trop familières, ou bien commerciales. À utiliser uniquement si vous connaissez bien la personne. « Monsieur Dupont, » : accoler le nom de votre destinataire à « Monsieur » ou « Madame » donne une formulation un peu trop pompeuse. Préférez la simplicité.

Tendances et personnalisation

La personnalisation des courriers : pour se démarquer, il est souvent conseillé d'inclure des éléments personnalisés dans son courrier. Parler de centres d'intérêt communs ou de références culturelles spécifiques à la région du destinataire peut rendre une lettre beaucoup plus engageante et mémorable. Le retour des manuscrits : une touche personnelle. Avec l'ère digitale, on pourrait penser que les lettres manuscrites ont disparu. Pourtant, elles font un retour en force. Elles apportent une touche de sincérité et de personnalisation qu'il est difficile d'atteindre avec un courriel.

En résumé, bien écrire une lettre professionnelle est essentiel dans le monde du travail. Respecter la forme, soigner le fond, éviter les fautes et choisir les formules de politesse adaptées constituent les piliers d'une correspondance efficace et respectueuse.

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