AG, vote et cotisation : principe et fonctionnement au sein d'une association

La cotisation est une somme d'argent versée par les membres d'une association pour participer à son fonctionnement. Par cette contribution, les membres participent aux dépenses courantes et assurent la pérennité des activités. Une association supporte de nombreuses charges pour le bon déroulement de ses activités. La cotisation au sein d’une association représente une part non négligeable du budget de fonctionnement.

La somme est prévue par les statuts. En principe, l'ensemble des membres décident du montant de la cotisation d'association. En règle générale, il appartient aux instances dirigeantes (conseil d’administration ou bureau exécutif) de fixer le montant de la cotisation. Toutefois, les adhérents auront le dernier mot puisque toute décision concernant cette question doit naturellement être validée au cours d’une assemblée générale. Les statuts de l'association prévoient, en principe, l'instance compétente (bureau, conseil d'administration, assemblée générale,...) pour fixer le montant de la cotisation. Les statuts peuvent, par exemple, fixer : un montant de cotisation identique pour tous les membres ou un montant variable par catégories de membres et/ou un montant de cotisation fixe ou proportionnel à un indice.

Comme cité précédemment, il est déconseillé d’indiquer dans les statuts le montant de la cotisation d’association. Si les dirigeants fixent le montant des cotisations dans les statuts et qu'ils décident de le changer, ils doivent modifier les statuts comme pour tout changement. Pour se simplifier la tâche, il vaut mieux laisser les instances dirigeantes fixer ce montant. Le conseil d’administration ou le bureau devra alors tout simplement notifier les membres en cas d’augmentation des cotisations. Il est également possible de prévoir le montant des cotisations dans le règlement intérieur, dont les modalités de modification sont généralement plus souples que celles des statuts.

Périodicité, échéance et modes de paiement

La périodicité et l'échéance des versements sont prévues par les statuts (ou par le règlement intérieur). Le versement d'une cotisation n'est pas forcément annuel, ni obligatoirement effectué en début d'année civile: cela peut être calé sur l'exercice ou scolaire. Les associations préconisent habituellement un versement annuel en laissant la possibilité aux adhérents de s'acquitter de la somme en plusieurs fois.

Il est conseillé de prévoir un délai de convocation dans les statuts. Toujours est-il que dans la pratique, ces organismes demandent généralement que les cotisations soient payées avant la fin du premier semestre de l'année civile. En temps normal, la date butoir pour le versement de ses cotisations apparaîtra les statuts ou le règlement intérieur. Les adhérents s'engagent à s’acquitter de la somme demandée à leur adhésion, mais il est tout à fait envisageable de verser un montant supérieur à ce qui a été demandé.

Quoi qu’il en soit, mettre en place un prélèvement automatique sur le compte courant des adhérents reste la solution la plus prisée. Pour instaurer ce mode de paiement, il faudra cependant régler certaines formalités au préalable.

Droit d'entrée vs cotisation

Il convient de distinguer la cotisation du droit d’entrée. Ce dernier correspond à une somme d'argent que l'on verse durant la première année suivant son adhésion. Les nouveaux membres sont amenés à s'acquitter du droit d’entrée lors de leur inscription ou tout au long de leur première année d'adhésion grâce à des paiements échelonnés. Par ailleurs, la cotisation est une somme d'argent qu'il faudra verser chaque année. Elle assure surtout l'équilibre financier de l'association surtout si celle-ci ne poursuit aucun but lucratif.

Absence de paiement et sanctions

Si une personne omet de s’acquitter de ses cotisations, elle peut s’exposer à des sanctions. Ne pas payer sa cotisation au sein d’une association expose le principal concerné à des sanctions. Il ne lui sera alors plus autorisé de siéger en assemblée générale. Les statuts peuvent indiquer la procédure d'exclusion. Si les statuts ne prévoient rien, une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception vous est adressée. Il vous sera demandé de payer la cotisation dans un délai raisonnable.

Le courrier doit également vous indiquer que le non paiement de votre cotisation entraînera votre exclusion de l'association. Si, après cette mise en demeure, vous ne payez pas votre cotisation, un nouveau courrier en recommandé avec accusé de réception vous est adressé. Vous serez alors informé de votre exclusion et des motifs. Les statuts doivent préciser ces sanctions.

Remboursement et exonérations

Les adhérents peuvent bénéficier d’un remboursement total ou partiel dans certaines circonstances. Bien entendu, il faut que le règlement intérieur ou bien les statuts prévoient un tel dispositif. Un remboursement partiel ou total des cotisations peut être prévu dans les statuts ou le règlement intérieur. Notamment dans les cas suivants : déménagement, perte de revenus, décès du membre.

Avantage fiscal

Si vous versez une cotisation à un organisme d'intérêt général, vous pouvez avoir droit à une réduction d’impôt. Pour ce faire, l'organisme doit remplir l'un des 2 critères suivants : avoir un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ; ou concourir à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.

Attention: si le versement de la cotisation vous permet de bénéficier d'une contrepartie directe ou indirecte, sous forme d'un bien ou d'une prestation de services, vous n'aurez pas droit à la réduction d'impôt. Un adhérent n'aura pas droit à la réduction d'impôt cité précédemment dès lors qu'il bénéficie d'une contrepartie réelle. Il perdra ce droit si l’association agit de près ou de loin pour son intérêt.

Le montant de la réduction d'impôt est différent selon que vous êtes un particulier ou une entreprise : pour les particuliers, 66 % du montant des cotisations ; la réduction s'applique dans la limite de 20 % du revenu imposable. Pour une entreprise, le montant de la réduction d'impôt est égal à 60 % du montant des cotisations dans la limite de 20 000 € ou de 5 ‰ du chiffre d'affaires lorsque ce dernier montant est plus élevé. L'association vous remet un reçu fiscal.

Rôle de l'assemblée générale et règles de convocation

Organe essentiel de l’association, l’assemblée générale réunit tous ceux qu’unit le contrat d’association et détient, en fin de compte, tous les pouvoirs. L’assemblée générale ordinaire se réunit aux époques fixées par les statuts. Elle est en principe convoquée par le président ou par les administrateurs. L’assemblée se prononce sur toutes les questions qui n’ont pas été attribuées par les statuts au conseil d’administration. Elle entend le rapport moral et le rapport financier sur la situation de l’association. Elle élit et procède, s’il y a lieu, au renouvellement des membres du conseil d’administration ; elle peut aussi les révoquer, même si cette question n’est pas à l’ordre du jour.

Les statuts déterminent la composition, la convocation et la tenue des assemblées. La convocation à l’assemblée générale de l’association doit être préparée et envoyée par la personne ou l’organe désigné par les statuts (président, secrétaire, bureau, conseil d’administration, voire, plus rarement, une certaine proportion de sociétaires). Peu importe le mode de convocation dès lors qu’il est prévu par les statuts, voire par le règlement intérieur. Toutefois le mode choisi doit être adapté à la situation de l’association en permettant à tous les membres concernés d’être effectivement informés de la tenue de l’assemblée générale.

Le délai de convocation à l’assemblée générale doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion, en particulier de prendre connaissance de l’ordre du jour ainsi que des documents qui y sont joints. Il est en général compris entre quinze jours et un mois.

Ordre du jour, quorum, majorité et déroulement du vote

L’ordre du jour a un caractère impératif. L’assemblée ne peut délibérer que sur l’ordre du jour communiqué aux adhérents, sous peine de nullité. Toutefois, l’assemblée peut délibérer sur une mesure non insérée dans l’ordre du jour lorsque cette mesure provient d’un incident né pendant l’assemblée générale. Le quorum est le nombre minimum de membres présents ou représentés lors d'une assemblée nécessaire pour qu'elle puisse valablement délibérer. Aucune obligation relative au quorum n’est imposée par la loi du 1er juillet 1901, ni par son décret d’application. Mais si les statuts ont institué des règles de quorum, leur respect constitue alors une condition substantielle de validité des délibérations adoptées.

En l'absence de règle statutaire, la majorité simple des membres présents ou représentés, quel que soit leur nombre, est suffisante pour la prise de décision. En principe, les statuts ayant été acceptés par tous les associés, l’unanimité devrait être requise pour leur modification, s’ils n’ont pas eux-mêmes fixé d’autre règle. Cependant, par analogie avec le droit des sociétés, la jurisprudence semble admettre les modifications statutaires adoptées à la majorité, lorsqu’elles ne portent pas atteinte aux droits intangibles des membres.

Il vaut mieux que l’exigence de l’unanimité ne soit prévue que pour des cas de délibérations très limités. Les statuts doivent indiquer clairement lorsqu’ils exigent l’unanimité pour la prise de décision, si cette unanimité s’entend de la totalité des membres de l’association ou seulement de ceux présents ou représentés à l’assemblée.

Participation, procurations et votes à distance

La représentation par un mandataire d’un sociétaire absent est, en cas de silence des statuts, de droit et illimitée. Pour éviter une telle pratique génératrice d’abus, les statuts peuvent fixer un plafond au nombre des mandats qu’une personne présente est susceptible de détenir ou interdire le vote par procuration. La représentation par un mandataire est encadrée par la jurisprudence et les statuts peuvent limiter le nombre des mandats. La convocation peut utiliser les réseaux informatiques Internet et intranet. La tenue d’une feuille de présence est recommandée, même si les statuts ne l’imposent pas, et il est conseillé de consigner le nombre de mandats utilisés dans la feuille de présence afin de prévenir toute contestation ultérieure éventuelle quant à la validité des décisions adoptées.

Il convient d’utiliser un logiciel dédié pour assurer la sécurité du processus de vote et la confidentialité des données traitées. L’intérêt de la formule en visioconférence réside dans le fait que le vote peut avoir lieu aussi bien avant, pendant et même après la tenue de l’assemblée.

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Validité des délibérations et formalisme

La convocation doit faire connaître l’objet de la réunion. La convocation ne doit pas être envoyée trop tard : une assemblée générale a été annulée, parce que la convocation avait été envoyée moins de 15 jours avant la date de la réunion. L’assemblée ne peut délibérer que sur l’ordre du jour communiqué aux adhérents, sous peine de nullité. Il est prudent de fixer les conditions de majorité pour la validité des délibérations de l’assemblée générale.

À défaut de convocation régulière prévue aux statuts, les membres de l’association peuvent demander au juge des référés la désignation d’un administrateur provisoire. En cas de carence des personnes qui ont statutairement le pouvoir de convoquer, les sociétaires doivent avoir recours au juge (en principe, lors d’une instance en référé devant le tribunal judiciaire). Le juge peut également accorder un délai supplémentaire aux dirigeants pour convoquer l’assemblée.

L’établissement d’un procès-verbal n’est en principe pas obligatoire. Il est pourtant fortement recommandé, notamment pour pouvoir prouver la teneur des résolutions votées et ainsi obtenir leur exécution. Sauf si les statuts l’imposent, le procès-verbal de l’assemblée générale n’a pas à être communiqué par écrit aux adhérents de l’association. Il est cependant généralement consultable sur place et sur simple demande par tout adhérent ; il peut alors en être délivré copie moyennant remboursement des frais occasionnés.

Conseils pratiques pour les dirigeants

Ne pas indiquer le montant de la cotisation dans les statuts si vous souhaitez une certaine souplesse : il est déconseillé d’indiquer dans les statuts le montant de la cotisation d’association.
Prévoir les modalités de convocation, le délai et l’ordre du jour dans les statuts ou le règlement intérieur : le délai de convocation à l’assemblée générale doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion.
Préciser les sanctions en cas de non-paiement dans les statuts : les statuts peuvent indiquer la procédure d'exclusion.
Prévoir les cas de remboursement dans le règlement intérieur : un remboursement partiel ou total des cotisations peut être prévu, notamment en cas de déménagement, perte de revenus ou décès.
Utiliser des outils sécurisés pour le vote à distance et conserver une feuille de présence pour prévenir toute contestation.

Question	Réponse synthétique
Qui fixe le montant ?	Instances dirigeantes et validation par l'assemblée générale selon statuts
Périodicité	Fixée par statuts ou règlement (annuelle fréquente, mais variable)
Sanctions non-paiement	Mise en demeure, exclusion, perte du droit de siéger
Réduction d'impôt	Possible si organisme d'intérêt général (66% pour particuliers, 60% pour entreprises)
Documentation	Convocation, ordre du jour, feuille de présence, procès-verbal recommandé

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