Règles du vote par correspondance à l’assemblée générale des SARL

Le vote par correspondance est un mode de participation aux assemblées générales qui permet aux associés ou actionnaires de voter avant la tenue de la réunion, sans y être physiquement présents. Cette modalité, désormais pérennisée, a été étendue aux sociétés à responsabilité limitée (SARL) par la loi n°2024-537 du 13 juin 2024, sous réserve que les statuts de la société le prévoient expressément.

Cadre légal et conditions générales

Jusqu’à récemment, le vote par correspondance n’était ouvert qu’aux sociétés anonymes (SA). L’évolution législative de 2024 a permis aux SARL d’introduire cette faculté dans leurs statuts, offrant ainsi aux associés la possibilité de voter par anticipation à une assemblée générale, afin de faciliter leur participation et accroître le taux de présence aux décisions collectives.

La réglementation impose que le formulaire de vote par correspondance doit permettre à chaque associé de s’exprimer sur chacune des résolutions proposées, dans l’ordre exact de présentation à l’assemblée générale. Pour chaque résolution, le bulletin doit offrir la possibilité d'un vote favorable, défavorable ou d’une abstention. Ces formulaires peuvent être transmis et renvoyés par voie électronique, ce qui facilite leur diffusion et réception.

Il convient de souligner que, conformément à l’article L.225-107 du Code de commerce modifié, toute abstention exprimée ou absence d’indication sur le bulletin est assimilée à un vote négatif.

Formalités liées au vote par correspondance en SARL

Pour que le vote par correspondance ait valeur légale, il doit être prévu dans les statuts de la société, car il ne s'agit pas d’un droit automatique. Le formulaire envoyé à chaque associé doit contenir au minimum :

Les noms, prénoms et adresse du domicile de l’associé ;
Le nombre de parts sociales détenues ;
La signature manuscrite ou électronique de l’associé ou de son représentant légal ;
Une indication claire de la date limite à laquelle le formulaire doit être retourné à la société.

Le formulaire doit accompagner l’ordre du jour de l’assemblée ainsi que le texte intégral des résolutions et les documents informatifs nécessaires à la prise de décision (rapport de gestion, comptes annuels, etc.). Ces documents doivent être envoyés au moins 15 jours avant la date de tenue de l’assemblée, conformément aux règles générales de convocation des associés.

Les associés qui choisissent de voter par correspondance doivent retourner le formulaire complété, en utilisant soit un envoi postal, soit une transmission électronique, dans le délai imparti. Si plusieurs votes sont envoyés, le dernier formulaires reçu dans les délais remplace et annule les précédents.

Délais et recevabilité des bulletins

La date limite de réception des bulletins par la société doit être clairement indiquée sur le formulaire. Généralement, cette date ne peut être antérieure de plus de trois jours à celle de la réunion de l’assemblée. Pour le calcul des délais, les jours francs sont pris en compte, c’est-à-dire qu'il doit s’écouler trois jours pleins entre l'envoi et la date limite.

Les votes reçus hors délai ne sont pas pris en compte, et le syndic ou le gérant n’a pas le droit d’écarter injustement un bulletin reçu dans les temps ni de modifier ou compléter un formulaire, que ce soit par rature ou commentaires. Toutefois, un bulletin contenant des ratures invalidant la clarté du vote sur une résolution annule uniquement le vote pour cette résolution et non pour l’ensemble des autres.

Précisions sur les bulletins modifiés

Une rature ou inscription rendant impossible la compréhension claire de la volonté du votant entraîne l’annulation du vote pour la résolution concernée.
Des commentaires ne rendant pas claire l’intention du vote sont assimilés à une rature.
Des réserves émises par l’associé ne rendent pas invalide son vote s’il est compréhensible (exemple : vote « Oui » avec une observation).

Limites du vote par correspondance et alternatives

Le vote par correspondance est une solution rigide, qui ne s’adapte pas aux débats et modifications en cours d’assemblée générale. Certaines résolutions nécessitent souvent d’être complétées ou modifiées lors de la réunion (montant exact des honoraires, élection de membres, etc.). Il est alors quasi impossible de voter efficacement par correspondance à ces points.

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En cas de modification substantielles d’une résolution, le vote par correspondance exprimé avant l’assemblée peut devenir caduc pour cette résolution et être comptabilisé comme défaillant.

Par conséquent, il est souvent conseillé de donner un mandat à une personne de confiance présente à l’assemblée générale. Ce mandataire pourra voter en adéquation avec les débats et défendre au mieux les intérêts de l’associé.

Présence en assemblée et changement de vote après envoi

Un associé peut malgré tout assister à l’assemblée, même après avoir voté par correspondance, ce qui annule alors automatiquement son vote par courrier ainsi que tout mandat donné. Ceci permet de conserver une flexibilité et adapte la participation aux besoins.

De plus, un associé peut, dans le respect des délais, modifier son vote en renvoyant un nouveau formulaire. Il est vivement recommandé d’envoyer ce formulaire par recommandé avec accusé de réception pour assurer la recevabilité.

Méthode de vote - majorité et formulaires

Les formulaires de vote doivent respecter la législation relative aux majorités. Par exemple, une résolution nécessitant différentes majorités successives (majorité simple puis majorités renforcées) doit être clairement présentée dans le formulaire avec plusieurs lignes de vote distinctes. Les votes par correspondance ne peuvent pas automatiquement passer à une autre majorité sans que cette possibilité soit expressément indiquée dans le formulaire.

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Restrictions pour le syndic et responsabilité

Le syndic ou le gérant ne peut pas :

Écarter des votes arrivés dans les délais pour des motifs insuffisants ;
Prendre en compte des formulaires reçus hors délai ;
Modifier ou compléter les formulaires reçus ;
Remplir des formulaires en blanc ou partiellement remplis ;
Se substituer à un associé pour voter.

Le GRECCO recommande, en cas de litige, d’envoyer son bulletin ou sa candidature par courrier recommandé.

Particularités liées aux candidatures au conseil syndical ou à d’autres fonctions

Un associé peut se porter candidat même s’il a voté par correspondance, à condition d’avoir préalablement informé le syndic de sa candidature pour qu’elle figure sur le formulaire de vote. Une candidature non inscrite dans le formulaire de vote peut être exclue des votes par correspondance et ne pourra être votée que lors de l’assemblée en présentiel.

Comparaison avec d’autres modes de vote dématérialisés

Il convient de différencier le vote par correspondance du vote électronique en temps réel, lequel permet aux participants de voter en ligne pendant l’assemblée via une plateforme sécurisée. Ce dernier facilite l’instantanéité et la prise en compte immédiate des votes, alors que le vote par correspondance repose sur l’envoi anticipé et l’enregistrement manuel des bulletins.

Recours aux assemblées générales dématérialisées

La loi Attractivité de juin 2024 et son décret d’application du 8 octobre 2024 favorisent la digitalisation des assemblées générales pour les SA et étendent certains outils aux SARL. Par exemple :

L’organisation d’assemblées hybrides (présentiel et distanciel) sans nécessité d’amender les statuts pour les SA non cotées ;
La consultation écrite par voie électronique pour les SARL et sociétés civiles, sous réserve de modification statutaire ;
Le vote par correspondance avec transmission électronique du formulaire pour les SARL, qui requiert également une modification des statuts.

L’objectif est de moderniser les procédures décisionnelles, d’améliorer la participation et de simplifier les formalités.

Procédures de convocation et déroulement des assemblées en SARL

Les assemblées générales ordinaires (AGO) et extraordinaires (AGE) doivent être convoquées par le gérant (ou par un tiers autorisé en cas d’empêchement), avec un délai minimum de 15 jours avant la réunion. La convocation doit transmettre l’ordre du jour et les documents nécessaires (rapports, projets de résolution, comptes), soit par lettre recommandée, soit par voie électronique si l’associé en a consenti.

Le lieu de l’assemblée est déterminé par les statuts ou choisi par le gérant à défaut. La présence aux assemblées peut se faire en présentiel ou par visioconférence, selon les possibilités statutaires.

L’associé ne pouvant assister peut se faire représenter par un mandataire, voter par correspondance ou par voie électronique lorsque les statuts le prévoient.

Décisions prises en assemblée et conditions de majorité

Pour être validées, les décisions doivent respecter les quorums et majorités statutaires ou légales, variables selon le type d’assemblée et la nature de la décision. En général :

AGO : majorité absolue à la première consultation, majorité relative à la seconde;
AGE : majorité des 3/4 des parts sociales présentes ou représentées pour les sociétés créées avant 2005, quorum et majorité spécifiques pour les plus récentes.

Les statuts peuvent prévoir des règles plus strictes mais pas plus souples que la loi.

Maintien des documents officiels

Un procès-verbal doit être rédigé à l’issue de l’assemblée générale, résumant les décisions prises. Il constitue la preuve des délibérations et doit être conservé. Certaines décisions importantes, notamment celles modifiant les statuts, doivent être déposées au greffe du tribunal de commerce pour publicité.

Honoraires et coûts supplémentaires

Les syndics ou gérants ne peuvent pas facturer de frais supplémentaires pour la gestion des votes par correspondance, même en cas d’assemblée 100 % dématérialisée. Les honoraires doivent rester dans le cadre des prestations habituelles liées à la tenue des assemblées générales.

Recommandations

Le vote par correspondance doit être considéré comme un moyen de vote de dernier recours en raison de sa rigidité ; privilégiez la participation en présentiel ou la remise d’un mandat à une personne de confiance.
Veiller à la conformité des statuts en la matière pour permettre la mise en place du vote par correspondance.
Envoyer les votes par recommandée avec accusé de réception en cas de doute sur la bonne prise en compte.
Définir clairement les modalités dans le formulaire de vote et fournir tous les documents nécessaires aux associés.
Éviter d’envoyer des pouvoirs en blanc à la société, préférer le vote formel par correspondance dûment complété ou la désignation d’un mandataire.

Le système de vote par correspondance en vidéo !

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