Comment ajouter une mention au Kbis : guide pratique et étapes détaillées

L’extrait Kbis constitue la carte d'identité officielle d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Véritable preuve légale, il atteste de l’existence juridique de la société et récapitule l’ensemble des informations essentielles la concernant. Utilisé quotidiennement par les établissements bancaires, les administrations publiques, les partenaires commerciaux ou les clients, ce document fixe un socle solide de confiance.

La modification d'une mention sur l'extrait Kbis s’impose dès qu’une mention figurant sur le document ne correspond plus à la situation de l’entreprise. Au cours de l’existence de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de modifier votre Kbis. Dans quels cas devez-vous effectuer cette modification ? Comment procéder pour effectuer un changement de Kbis ?

Pourquoi et quand modifier le Kbis

Tout changement au cours de la vie de l'entreprise demande une ou des modifications du Kbis. Chacun de ces changements peut impliquer une modification des statuts et doit apparaître sur votre extrait Kbis, sous peine de présenter à vos partenaires un document qui ne reflète plus la réalité. La modification du Kbis consiste à signaler officiellement tout changement affectant l’identité de l’entreprise, comme le siège, le dirigeant ou l’activité.

La modification du Kbis s’impose dès qu’une mention figurant sur le document ne correspond plus à la situation de l’entreprise. La modification du Kbis passe par une inscription modificative déclarée au Guichet unique. Certaines formalités ne peuvent pas être déclarées simultanément.

Base juridique et acteurs compétents

Les mentions figurant sur un extrait Kbis s’appuient sur un socle de textes réglementaires stricts et évolutifs. C’est principalement le Code de commerce qui définit les obligations d’immatriculation, avec l’article L123-10 et ses suivants détaillant la liste exhaustive des informations devant être déclarées au RCS. Plusieurs décrets d’application, notamment le décret R123-20 et ses articles satellites, précisent les modalités de dépôt et de mise à jour des données.

En France, conformément aux articles R.123-150 et R.123-152 du Code de commerce, seuls les greffiers des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis. Depuis 2023, toutes les démarches de modification de la société passent par le Guichet unique de l’INPI. Le Guichet unique de l'INPI constitue la plateforme en ligne pour déposer les demandes de modification ; la plateforme transmet ensuite le dossier au greffe compétent.

Cas fréquents de modifications

Changement de dirigeant (nomination, démission, remplacement) ;
Transfert du siège social ;
Modification de l’objet social (adjonction ou suppression d’activité) ;
Variation du capital social (augmentation, réduction) ;
Changement de dénomination sociale ou de forme juridique ;
Corrections d’erreurs matérielles inscrites sur le Kbis.

Un simple changement de dirigeant met à jour le Kbis sans toucher aux statuts, dès lors que l’acte de nomination est à part des statuts. À l'inverse, un changement de siège, de dénomination, de capital ou d'objet social suppose une modification des statuts en parallèle de la mise à jour du Kbis.

Les trois étapes de la modification du Kbis

La démarche suit trois temps, la décision, l’annonce légale et le dépôt au greffe, et se réalise en ligne sur le Guichet unique de l'INPI depuis 2023.

1) La décision interne

La décision de modifier le Kbis part toujours d’un acte interne à la société. Selon la forme de l’entreprise, elle relève soit du seul dirigeant, soit d’un vote des associés réunis en assemblée générale extraordinaire. Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée.

Vous devez respecter scrupuleusement le procès-verbal et remplacer l’ancienne mention par la nouvelle. Les décisions extraordinaires (ce sont celles qui ont pour conséquence une modification des statuts) et les décisions ordinaires (toutes les autres) obéissent à des règles de majorité dépendant de la forme juridique.

2) La publication d’une annonce légale

La publication d'une annonce légale de modification est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe. Vous devez vous rapprocher d'un journal d'annonces légales (JAL) habilité dans le département où siège votre entreprise, pour publier dans leurs pages ou sur leur site une annonce légale de modification (statuts juridique, siège social, dirigeants, etc). Une fois l'annonce légale publiée dans le journal, vous recevez une attestation de publication à joindre à votre demande de modification de Kbis.

Attention, dans le cas d'un transfert de siège social dans un autre département, vous devez publier deux annonces légales : l'une dans le département où déménage l'entreprise, l'une dans le département où siégeait jusqu'alors la société.

3) Le dépôt du dossier au greffe via le Guichet unique

Le dépôt du dossier sur le Guichet unique de l’INPI constitue la dernière étape de la modification du Kbis. La plateforme transmet ensuite le dossier au greffe compétent. Le greffe du tribunal de commerce vérifie les changements déclarés, met à jour les registres, puis délivre le nouveau Kbis.

Le dépôt s’effectue en ligne : vous êtes maintenant connecté au portail e-procédures, votre formalité commence. Débutez votre création d’entreprise en cliquant sur « Créer, modifier ou cesser une entreprise » depuis la rubrique « Entreprises ». Dans la rubrique « Modification, cessation, dépôt d’actes, correction ou complétion », renseignez le numéro Siren de l’entreprise à modifier puis cliquez sur le nom de l’entreprise.

Une page « Informations de l’entreprise » s’ouvre. Cliquez ensuite sur « Modifier l’entreprise ». Une page « Préparez votre démarche » s’ouvre. Elle comprend les aides, informations et les étapes à suivre.

Pièces à joindre et formulaires

Le greffe du tribunal de commerce est seul habilité à effectuer la mise à jour de votre Kbis. Pour cela, vous devez constituer un dossier comprenant notamment les pièces justificatives suivantes :

Un exemplaire de la décision de modification (dans le cas où il s'agit d'une décision prise lors d'une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés) ;
Le formulaire Cerfa M2 (ou M3 pour un changement de gérant) rempli, daté et signé ;
L'attestation de parution de l'annonce légale de modification, transmise par le journal d'annonces légales habilité ;
Un exemplaire des statuts juridiques de l'entreprise si la modification concerne les statuts de la société ;
Lorsque le changement cible la direction de l'entreprise : une copie de la carte d’identité du nouveau dirigeant ainsi qu’une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation.

À l’étape « téléverser les pièces jointes », ajoutez les documents justificatifs en format PDF (10 Mo maximum par pièce jointe). Pour rappel l’INPI ne peut pas vous confirmer la conformité des pièces jointes téléversées. Le contenu des pièces jointes et leur validité sont du ressort des autorités compétentes.

Étapes pratiques sur le Guichet unique (mode opératoire)

Nommez votre brouillon (afin de retrouver votre formalité par la suite).
Vérifiez les informations qui apparaissent sur le formulaire. Renseignez les informations manquantes marquées d’un * si informations manquantes.
Ajoutez, modifiez ou supprimez les informations souhaitées via les rubriques situées sur le côté gauche de la page (« Identité de l’entreprise », « Gestion et direction », « Établissement »).
Ajoutez les pièces justificatives en format PDF ; vérifiez le dossier complété.
Payer la formalité : par carte bancaire via un module de paiement sécurisé ; par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI ; ou par délégation de paiement.
Suivez l’avancée du dossier depuis votre tableau de bord : « Suivi des formalités » puis « État d'avancement des formalités ». Si le dossier est incomplet ou présente des irrégularités, vous recevrez une notification par courriel vous invitant à consulter le tableau de bord dans le bloc « Formalité en attente de régularisation ».

Une fois validée, signée et payée, votre demande de modification d’entreprise est transmise aux autorités compétentes qui examineront votre dossier. Le greffe traite la demande en deux à cinq jours ouvrés en moyenne, parfois davantage selon le tribunal et la complexité du dossier.

Coûts et délais

Le coût d’une modification de Kbis dépend de la nature du changement et de la forme de l’entreprise. Aux frais de greffe s’ajoute le coût de l’annonce légale lorsque la modification touche les statuts. Le coût combine les frais de greffe, qui vont de 42,90 € à 230,79 € selon la modification, et l’annonce légale.

Les extraits Kbis délivrés directement par les greffes sont soumis à un tarif réglementé fixé par l'arrêté du 28 février 2024 relatif aux tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce. Ce tarif est de 3,85 € TTC pour un envoi par courrier et de 3,20 € TTC pour une transmission par voie électronique.

Correction d’erreurs et responsabilité

La correction d’une erreur sur le Kbis dépend de l’origine de cette erreur. L’erreur sur le Kbis déclarée par l’entreprise se corrige par une demande de rectification sur le Guichet unique de l’INPI. Cette situation concerne une information inexacte transmise lors de l’immatriculation ou d’une modification. L’erreur imputable au greffe se corrige gratuitement. Léa s’aperçoit que le greffe a mal orthographié la dénomination de sa société sur le Kbis. Comme l’erreur vient du greffe, elle contacte Infogreffe avec une copie de ses statuts pour preuve.

Le non-respect des obligations de mention engage la responsabilité civile et peut parfois entraîner des poursuites pénales. En cas d’erreur ou d’omission non corrigée d’un élément essentiel-par exemple la déclaration erronée du capital social ou l’absence de mention d’une procédure collective-l’acte juridique réalisé peut être attaqué pour nullité. Les dirigeants encourent des amendes administratives dont le montant peut atteindre plusieurs milliers d’euros, sans compter les dommages et intérêts exigibles par les tiers lésés.

Mentions à vérifier impérativement sur le Kbis

Dénomination sociale, forme juridique et enseigne ;
Numéros SIREN, SIRET et code NAF/APE ;
Siège social et domiciliation ;
Objet social et durée de la société ;
Montant du capital social et répartition des parts ;
Identité et pouvoirs des dirigeants ;
Mentions marginales (procédures collectives, oppositions, saisies, sûretés) ;
Date d’extraction et QR code de vérification en ligne.

Il convient de distinguer rigoureusement les mentions qui doivent obligatoirement figurer sous peine de sanction, celles qui relèvent du suivi administratif et celles qui sont purement informatives. Les mentions marginales, souvent mises à jour en temps réel, renseignent sur les procédures collectives ou les oppositions et peuvent influencer la portée des actes passés par l’entreprise.

Cas particulier : adjonction d’activité

L'adjonction d'activité consiste à ajouter une activité supplémentaire à celle(s) déjà exercée(s) par la société. Lorsque l'objet social est rédigé de manière suffisamment large pour que l'activité ajoutée rentre dans le champ de ce dernier, il n'y a pas besoin de modifier les statuts. Lorsque l'objet social n'est pas rédigé de manière suffisamment large, vous devez réaliser une modification de l'objet social de la société.

Lors de la déclaration, vous devez transmettre des pièces justificatives spécifiques : en cas d'adjonction d'une activité réglementée, document justifiant l'autorisation ou la demande d'exercer cette activité ; si l'adjonction d‘activité fait suite à un achat de fonds de commerce : copie de l'acte d'achat du fonds de commerce enregistré au service des impôts des entreprises (SIE).

Utilisations pratiques du Kbis et vérifications

L’extrait Kbis s’inscrit comme un outil quotidien pour de nombreuses démarches administratives, bancaires, commerciales et juridiques. Sa présentation, souvent exigeante en termes de validité et de fraîcheur, conditionne l’ouverture de comptes professionnels, la participation aux appels d’offres publics, la sous-traitance dans la construction ou l’assurance responsabilité civile. En travaillant avec un Kbis actualisé, les entreprises sécurisent leurs relations et gagnent en réactivité.

Pour l'ouverture d’un compte professionnel, la plupart des banques exigent un extrait Kbis de moins de trois mois. Les maîtres d’ouvrage, donneurs d’ordre et entreprises principales ont l’obligation de lutter contre le travail dissimulé en vérifiant que leurs sous-traitants sont bien immatriculés et à jour de leurs obligations légales. Un extrait Kbis récent permet de contrôler l’existence juridique du prestataire, son éventuelle inscription à une procédure collective ainsi que la concordance entre l’objet social et la prestation attendue.

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Optimisation du contrôle interne

La gestion rigoureuse des extraits Kbis nécessite la mise en place d’une procédure interne fiable, comprenant une checklist précise et un calendrier de vérification. Automatiser l’extraction et le suivi des données via des solutions numériques permet de réduire les risques d’oublis et d’anticiper les renouvellements de Kbis demandés par vos partenaires.

Le Registre National des Entreprises assure la mise à jour continue des informations, grâce aux remontées automatisées des greffes et aux déclarations statutaires obligatoires des sociétés. Cette centralisation permet aux administrations et aux partenaires commerciaux de disposer d’un référentiel synchronisé, limitant ainsi les risques de fraude ou d'usurpation d’identité d’entreprise.

Historique et documentation

Obtenir l'historique des modifications au RCS, c'est commander un document récapitulant toutes les informations qui ont un jour été mentionnées sur l'extrait Kbis d'une entreprise. Avec Infogreffe, les chefs d’entreprises peuvent y accéder à toute l’information légale issue du registre du commerce et des sociétés. 100 000 mises à jour sont effectuées quotidiennement par les 141 greffes de tribunal de commerce de métropole et d'outre-mer et sont immédiatement accessibles sur Infogreffe.fr.

Services et recours

Oui, la modification d'un Kbis peut se faire sans intermédiaire. La déclaration s'effectue directement sur le Guichet unique de l'INPI : le dirigeant renseigne la modification, joint les justificatifs et paie les frais de greffe. Beaucoup de dirigeants confient toutefois la formalité à un professionnel pour éviter un rejet du dossier par le greffe.

Non affilié au gouvernement, certains sites proposent un service d’intermédiaire avec les greffes, permettant d’obtenir un extrait d'immatriculation sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service peut être supérieur aux tarifs réglementés des greffes.

Étape	Durée indicative	Coût approximatif
Décision interne (AGE ou décision du dirigeant)	Variable (quelques jours à quelques semaines)	Frais internes
Annonce légale	Quelques jours	≈ 100-200 € selon annonce
Dépôt et traitement greffe	2-5 jours ouvrés	42,90 € à 230,79 € (selon modification) + frais Kbis

Vous disposez d’un mois à compter de la décision pour déclarer la modification du Kbis. Une fois le dossier déposé en ligne, le greffe traite la demande en deux à cinq jours ouvrés en moyenne, parfois davantage selon le tribunal et la complexité du dossier.

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