Qui délivre l'extrait Kbis et à quoi sert-il ?

Toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit posséder un extrait Kbis. L’extrait Kbis est un document juridique qui définit l’existence d’une entreprise commerciale en France. Il s’agit en quelque sorte de la carte d’identité d’une entreprise sans laquelle elle ne peut pas avoir la confiance de ses fournisseurs et clients.

Ce document officiel est l’équivalent d’une carte d’identité pour les entreprises. Il permet aux professionnels de prouver l’existence légale de leur compagnie. Les entreprises immatriculées au Registre national des entreprises doivent impérativement demander ce document, dès la création de leur activité.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis prouve l’existence légale de votre activité et atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale. Le Kbis est un document public. Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire.

Il s’agit du seul document officiel permettant de prouver qu’une société existe légalement. Lors d’une création d’entreprise, il est obligatoire de se procurer un extrait Kbis afin de prouver que son entreprise est bien enregistrée au RNE. Cela permet de démarrer son activité en toute légalité.

Quelle est l'utilité de l'extrait Kbis pour les entreprises ?

C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise. Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel.

L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :

Formalités administratives et bancaires : que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
Attestation de légitimité : en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
Obtention de financements et de subventions : l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée.

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À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité.

Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence.

Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.

Le Kbis d’une entreprise peut être demandé dans différents cas de figures. Par exemple, pour ouvrir un compte au nom de la société, la banque va demander à voir le kbis pour s’assurer que l’entreprise est dans la légalité. Dans le cas de marchés publics, la validation d’un contrat après un appel d’offres est souvent effective après la présentation d’un Kbis. Certains fournisseurs peuvent également faire la demande du Kbis pour vérifier les données fournies par un client. Pour un entrepreneur, il est souhaitable d’avoir à sa disposition un extrait Kbis pour le communiquer à tous les interlocuteurs qui le demandent.

Lors de la réalisation de certaines démarches, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’achat de produits pour son entreprise ou encore la réponse à un appel d’offres public.

Attention : Si vous avez un doute, vous pouvez vérifier votre immatriculation sur Infogreffe, en recherchant votre entreprise dans la base des sociétés immatriculées au RCS. Vous pouvez également consulter votre numéro SIREN.

Un extrait KBIS, c'est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Quelles entreprises sont concernées par l'extrait Kbis ?

Au vu de son utilité et des informations qu'il véhicule, il est logique que l'extrait Kbis soit requis uniquement pour les sociétés commerciales, c'est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il s'agit des entreprises de type SARL, SA, EURL, SASU, etc.

Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis.

Document officiel, cet extrait est obligatoire dès lors que l’entreprise mène une activité commerciale.

Les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales - SARL, SA, SAS, SASU, EURL, SCI, etc.

Cependant, toutes les entreprises ne sont pas enregistrées au RCS et ne sont donc pas considérées comme des personnes morales. Alors, lesquelles sont concernées par ce document ?

Toutefois, la demande d’obtention d’un extrait Kbis n’est pas réservée uniquement aux dirigeants d’entreprise. La demande de Kbis peut être faite par le dirigeant de l’entreprise ou par un tiers.

Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale.

En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

Les exceptions : extrait K, extrait D1 et numéro SIREN

Les micro-entreprises, les artisans et les professions libérales en sont d'office exclus, mais ces derniers possèdent plutôt des équivalents qu'ils peuvent obtenir via des démarches indépendantes de celles de l'obtention de l'extrait Kbis.

Chez les artisans, l'équivalent du Kbis est l'extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan) obtenu après immatriculation au répertoire des métiers (RM).

Il existait un équivalent de l’extrait Kbis pour les artisans. Il s'agissait de l’extrait D1, ou la déclaration d’activité obtenue suite à l’immatriculation au répertoire des métiers.

Pour les professions libérales, le numéro SIREN suffit pour attester de l'immatriculation de l'activité. Ce dernier s'obtient auprès de l'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf).

En ce qui concerne les micro-entreprises, il est important de faire certaines précisions : les micro-entreprises ont également l'obligation de s'inscrire au RCS. Cependant, n'étant pas des personnes morales, mais plutôt physiques, elles reçoivent à la place du Kbis un extrait K, qui possède à peu près les mêmes attributs que l'extrait Kbis.

Le Kbis des entreprises individuelles est l'extrait K. Il prouve lui aussi l'existence juridique de la micro-entreprise et présente ses caractéristiques. Cependant, le contenu diffère légèrement de celui du Kbis.

L'extrait K contient les informations sur l'entrepreneur (nom et prénom, nationalité, date de naissance, adresse), la date et le numéro d'identification de la micro-entreprise, une description de l'activité, la date de démarrage de l'activité, le nom de domaine du site web, etc.

Ainsi, n'ayant pas de siège, de statut, d'associés ou autres administrateurs, la micro-entreprise possède un extrait K avec moins d'informations, mais tout aussi important que l'extrait Kbis.

L'importance de l'extrait K se révèle au moment d'ouvrir des comptes professionnels, de louer un bien, de traiter avec des fournisseurs, de postuler pour un marché public, etc. D'ailleurs, pour l'obtenir, l'entrepreneur doit suivre les mêmes démarches qu'un dirigeant d'entreprise.

Les extraits K et Kbis diffèrent donc l’un de l’autre au niveau des personnes qu’ils concernent.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Bien qu'elles ne soient pas des entreprises, certaines associations sont concernées par l'extrait Kbis. Normalement, les associations ne relèvent pas du RCS, pour la simple raison qu'elles ne sont pas censées exercer une activité lucrative, encore moins une qui soit commerciale. Cependant, la loi peut autoriser une association à pratiquer une activité lucrative si elle est prête à partager les bénéfices.

Ainsi, il en existe qui se voient délivrer le Kbis après s'être inscrites au RCS, il s'agit de celles qui exercent des activités monétaires et financières. C'est le cas par exemple des associations qui ont la possibilité d'émettre des obligations ou titres de créance négociables. A celles-là, on peut ajouter les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel.

Ces organismes faisant face à des enjeux considérables, il est normal d'exiger de leur part un certain formalisme qui n'est pas habituellement demandé aux associations classiques.

Qui délivre l'extrait Kbis ?

Le Kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce. En 1986, Infogreffe a été créé. Son rôle est de diffuser l'information légale et officielle relatives aux entreprises en particulière celle appartenant au RCS. À partir de 2009, Infogreffe a récupéré le monopole accordé à l'Institut national de la propriété industrielle (INPI) concernant la délégation de service public. Auparavant, les citoyens avaient accès aux données de cet organisme grâce au Minitel, un service mis en place à partir de 1986.

Il est possible d’obtenir des extraits Kbis via Internet.

La question qui se pose est alors de savoir qui délivre le KBIS. Elle est importante pour toute personne désireuse d’entretenir des relations commerciales avec une entreprise et souhaitant vérifier l’existence réelle de celle-ci en sachant que l’extrait KBIS peut être demandé par quiconque manifeste la volonté de le consulter.

Comment obtenir son extrait K ou Kbis ?

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS.

Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur. Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.

Obtenir un extrait Kbis est simple ! Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Vous avez besoin d’aide ?

Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier. Si vous avez besoin d’un extrait Kbis récent après le lancement de votre activité, faites la demande auprès du greffe. Par ailleurs, le document est accessible sur le site infogreffe.fr. Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique.

Pour obtenir rapidement un Kbis, il suffit de connaître le numéro de Siret ou de Siren de l’entreprise. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez dans la barre de recherche donner des indications précises pour trouver la société dont vous rechercher le Kbis. Dans certains cas, des informations complémentaires peuvent vous êtes demandées pour faciliter la recherche, comme la famille d’activité, le numéro du département où la société est immatriculée ou encore le type d’entreprise (société, agent commercial, commerçant ou encore entrepreneur individuel à responsabilité limitée.

Il vous suffit de remplir un court questionnaire en ligne et de nous transmettre les pièces justificatives demandées.

Vous pouvez également faire votre demande de Kbis en vous rendant sur le site d’Infogreffe.

Bon à savoir : Grace à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE. Vous pouvez également faire votre demande de Kbis en vous rendant sur le site d’Infogreffe. Il faut noter que la démarche sur le site d’Infogreffe est payante.

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