Calcul amortissement véhicule professionnel et barème kilométrique URSSAF: guide complet pour indépendants et dirigeants

Si vous utilisez votre voiture personnelle pour vos déplacements professionnels, vous pouvez bénéficier d’indemnités kilométriques au même titre qu’un salarié. Comment intégrer les frais kilométriques d’un travailleur indépendant dans sa comptabilité ? Comment les calculer ? Comment les percevoir ? Blank fait le point sur le barème kilométrique 2025 et le calcul des indemnités kilométriques pour les indépendants.

Remboursement des frais kilométriques de l'indépendant : quelles sont les conditions ?

Les conditions à remplir pour bénéficier d’indemnités kilométriques sont les suivantes :

• Utiliser son véhicule personnel (voiture, deux-roues…) dont vous êtes le propriétaire (ou éventuellement votre conjoint).
• Réaliser un trajet pour un déplacement à des fins professionnelles.
• Ne pas avoir d’autres choix pour se déplacer que d’utiliser ce véhicule (limiter les « déplacements de convenance »).
• Justifier des dépenses effectuées à cette occasion, avec un ticket de caisse, par exemple.

Les indemnités kilométriques ne couvrent pas les trajets domicile-travail supérieurs à 40 km. Il existe toutefois des exceptions liées à des situations comme une mutation ou un déménagement d’entreprise.

Les indemnités kilométriques de l’indépendant à titre principal avec une entreprise individuelle se distinguent en trois types de déplacements: déplacements privés, déplacements domicile-travail et déplacements purement professionnels. Pour les déplacements domicile-travail, vous pouvez facturer vos frais de transport au client avec le forfait de 0,15 € par kilomètre. Pour les déplacements professionnels, vous avez droit à une indemnisation kilométrique calculée selon les coûts réels ou via le forfait.

Pour l’indépendant à titre complémentaire, il est conseillé de tenir un registre kilométrique et seuls certains frais peuvent faire l’objet d’une indemnité kilométrique, en respectant les montants forfaitaires et les règles applicables.

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Le dirigeant d’entreprise dans une société ne peut pas recevoir d’indemnités kilométriques pour des déplacements effectués avec une voiture de société, mais peut percevoir des indemnités pour des déplacements effectués avec sa voiture personnelle.

Ce que couvrent et ce qui est exclu des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques couvrent les frais usuels et les frais d’entretien, tels que :

• Carburant,
• Équipements et accessoires,
• Assurance véhicule,
• Révision / entretien / pneumatiques,
• Usure et dépréciation,
• Frais liés à l’assurance et au fonctionnement du véhicule.

En revanche, certains frais ne peuvent pas être passés en indemnités kilométriques :

• Frais de péages et frais de stationnement,
• Amendes.

Ces dépenses peuvent être remboursées sous forme de notes de frais séparées.

Comment obtenir le remboursement des frais kilométriques quand on est indépendant ?

Indépendants et dirigeants : vous avez le droit de facturer vos frais kilométriques à vos clients. Dans vos devis et factures, la TVA peut s’appliquer sur ces frais. Vous devez toutefois conserver des justificatifs et mentionner clairement vos indemnités kilométriques dès la rédaction du devis afin de vous mettre d’accord avec le client avant la facturation.

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Concrètement, pour chaque déplacement, vous devez compiler :

1. La distance parcourue,
2. La puissance fiscale du véhicule,
3. Le motif du déplacement professionnel,
4. La date du déplacement,
5. Le nom du client ou de l’entreprise,
6. Les justificatifs des frais engagés (essence, péage, parking, etc.).

Pour faciliter le calcul, des outils existent (IK Generator, IZIKA, IK Manager) afin d’estimer rapidement les frais kilométriques déclarés par les indépendants.

Les indemnités kilométriques versées par l’employeur ne sont pas imposables, mais doivent être mentionnées dans la comptabilité du salarié et dans les factures si versées au titre d’un déplacement professionnel. Attention: les indemnités kilométriques facturées au client doivent être indiquées dans les factures et dans la comptabilité.

Calcul des indemnités kilométriques en 2025 et 2026

Le calcul repose sur le barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale et adapté par l’URSSAF. Le barème prend en compte le type de véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue. Une majoration de 20 % est appliquée si le véhicule est électrique.

Exemple de calcul simple :

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1. Distance parcourue sur l’année: 6 750 km.
2. Puissance fiscale du véhicule: 5 CV.
3. Barème kilométrique applicable (exemple): 0,357 €/km pour 6 750 km avec 5 CV (ou selon le tableau en vigueur).
4. Indemnité brute calculée: 6 750 × 0,357 = 2 408,25 € (exemple; le montant réel dépend du barème en vigueur et de la tranche).

Cas pratique: si le véhicule est électrique, le montant est majoré de 20 %.

Pour les vélos et les deux-roues, le barème varie selon la puissance ou la catégorie, et pour les vélos, l’indemnité est fixée à 0,25 € par kilomètre, avec plafonnement éventuel à 200 € par an et par salarié dans le cadre de l’impôt sur le revenu.

Barème URSSAF des indemnités kilométriques

Le barème URSSAF des déplacements kilométriques calcule l’indemnité versée au salarié utilisant son véhicule personnel pour des missions professionnelles. Il distingue les déplacements professionnels des trajets domicile-travail. Le barème est mis à jour annuellement et tient compte du type de véhicule (voiture, moto, vélo) et de la distance annuelle.

Pour les trajets domicile-travail, le remboursement est soumis à des règles spécifiques et ne constitue pas une indemnité kilométrique professionnelle; toutefois, le salarié peut déduire les kilomètres domicile-travail dans sa déclaration d’impôt selon le régime des frais réels ou l’abattement de 10 %.

Exemples d’indemnités selon les cas:

• Voiture personnelle, 5 CV, 21 000 km annuels: indemnité calculée selon le barème URSSAF et majorations éventuelles pour véhicules électriques.
• Scooter ou moto selon les tranches de kilométrage et puissance, avec majoration éventuelle pour véhicule électrique.
• Vélo: indemnité forfaitaire de 0,25 € par km, plafonnée selon les règles fiscales.

Important: pour les trajets domicile-travail, certaines exonérations et règles spécifiques s’appliquent, et l’employeur doit justifier de la contrainte professionnelle et de l’absence d’option alternative viable en transport public ou autres modes.

Comment intégrer les indemnités kilométriques dans la comptabilité

Indépendants : vous pouvez déduire les indemnités kilométriques du résultat imposable de l’entreprise ou les faire apparaître comme frais remboursés si elles respectent le barème et les règles du fisc.

Notes importantes :

• Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à TVA ni à cotisations sociales lorsqu’elles respectent les plafonds et les conditions du barème.
• En micro-entreprise, certaines déductions peuvent être restreintes ou interdites; vérifiez votre statut fiscal.
• Les indemnités kilométriques versées au salarié doivent être justifiées par des documents et conservées sur la durée requise par le fisc et l’URSSAF (minimum 3 à 5 ans selon les règles fiscales et sociales).

L’intégration pratique dans les documents et les tableaux

Pour faciliter la gestion, vous pouvez inclure :

• Tableau récapitulatif des déplacements: distance, véhicule, puissance fiscale, motif, date, client, coût estimé.
• Notes de frais et facture client avec les indemnités kilométriques clairement indiquées et les pièces justificatives associées.
• Tableau des coûts réels si vous optez pour les frais réels: carburant, entretien, assurance, amortissement, etc. et comparaison avec le forfait kilométrique.

Tableaux et exemples utiles

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