Aspect entrepreneurial du poste : définition et caractéristiques

Pourquoi créer une nouvelle fonction dans l’entreprise ? Entrepreneurs et dirigeants sont des mathématiciens 🤓: ils sont spécialistes de la résolution d’équations à plusieurs inconnues ! Et la création d’une nouvelle fonction en est une. On ne parle pas d’ouvrir un nouveau poste sur une fonction déjà opérationnelle, sur laquelle on a déjà un certain nombre de repères. Il s’agit-là de créer le 1er poste sur une fonction nouvelle, sur laquelle on n’a que peu ou pas de repère.

Motifs de création d’une nouvelle fonction

Dans quels contextes est-on amené à le faire ?

La croissance de l’activité/de l’entreprise. Elle implique de créer de nouvelles fonctions structurantes/de coordination (du fait de l’augmentation de la charge et des flux, de la complexité), en particulier sur les fonctions supports et managériales. Par exemple : la création d’une fonction de Responsable RH lorsque l’effectif atteint 70 ou 80 personnes.
Une évolution de l’activité. Le développement d’une nouvelle activité, la diversification de l’offre, un repositionnement stratégique, etc. Ou même une évolution dans la manière de commercialiser/de réaliser l’activité. Par exemple : la création d’une fonction de webmarketeur pour ouvrir un canal web.
Une évolution d’organisation. Soit en termes de structure, avec la création d’un nouvel échelon managérial, ou en termes de méthode de travail : l’adoption de méthodes agiles, et donc la création d’une fonction de chef de projet agile ou de scrum master.
Un dysfonctionnement ou un échec dans la création d’une fonction. En effet, on peut vouloir remettre à plat une fonction qu’on a déjà essayé de mettre en place. Par exemple, repartir de zéro sur la création d’une fonction de business developer balbutiante et qui ne génère pas les résultats et la valeur attendus.

NB (et c’est vraiment à bien noter ^^) : ce n’est pas le recrutement qui crée la fonction. Autrement dit, recruter un profil expérimenté pour lui déléguer la création de la nouvelle fonction, c’est marcher sur la tête. Autrement dit encore : individualiser la (compétence de) création d’une nouvelle fonction, c’est davantage un facteur d’échec que de succès ! La création d’une nouvelle fonction est une démarche systémique. Elle est contextualisée à l’entreprise, et sa réussite est largement conditionnée avant le recrutement (ou la mobilité interne) du futur tenant de la fonction.

Délais de création d’une nouvelle fonction

Créer une nouvelle fonction et la rendre totalement opérationnelle, ça prend un certain temps. Comptez 7 à 9 mois pour aller au bout de la création d’une fonction cadre et/ou managériale. C’est le délai pour avoir une fonction performante et parfaitement intégrée à l’entreprise.

« Comptez 6 à 7 mois pour créer une fonction de A à Z. »

Qu’est-ce qu’on fait de ce temps-là ⌚:

On définit la fonction. Diagnostic, calibrage, planification… ce sont les 3 étapes fondamentales pour mettre la démarche sur les bons rails. Ces indispensables sont détaillées dans la deuxième partie de l’article. Avec méthode et efficience, ça peut prendre 2 à 3 jours/homme, et sinon, quelques jours de plus ^^.
On recrute sur la fonction. Par recruter, on entend recrutement externe ou mobilité interne d’un salarié que vous identifiez comme ayant le potentiel ET le projet/l’envie de prendre ces nouvelles responsabilités. Dans les deux cas, cela prendra en moyenne 1 à 3 mois.
On structure et on intègre la fonction (et son tenant). C’est une période de 6 mois durant laquelle - on pilote et on conduit les projets pour structurer et mettre en place la fonction (processus, méthodes, outils, etc.) ; - on fait monter en compétences (savoir-faire métier, compétences transversales, soft skills) le talent ; - on assure une intégration durable dans l’entreprise, par l’angle de la relation managériale, de la culture d’entreprise, etc.

« Ce sont les 6 premiers mois qui déterminent la performance court, moyen et long terme de la fonction… et la relation au salarié qui l’occupe. »

Créer un nouveau poste : les clés de la performance

1. Diagnostiquer la fonction

Afin de donner du relief à la fonction, diagnostiquez en 3 dimensions :

Les besoins - Pourquoi ai-je besoin de cette fonction ? Dans quelle mesure cette fonction est-elle connectée à la stratégie de l’entreprise de l’entreprise ? Quels besoins cette fonction doit-elle satisfaire ? D’une part, diagnostiquer le besoin permet de s’assurer que la fonction à créer est alignée avec les objectifs de l’entreprise. D’autre part, cela permet d’établir la vocation, la mission de la fonction, et déjà de lui donner une orientation prioritaire.
L’existant - On part rarement de zéro lorsqu’on veut créer une fonction. Il y a souvent un existant, des pratiques, des outils, des ressources, des actions déjà déployés. Cet existant, il faut en faire un bilan de maturité et en dresser une cartographie. Cela permet d’avoir une première évaluation de la réponse aux besoins, et d’évaluer l’effort et les priorités d’investissement sur la fonction.
Les dysfonctionnements - De la même manière, le diagnostic doit permettre d’évaluer les besoins non satisfaits, voire les dysfonctionnements actuels de la fonction = ce que l’on ne fait pas ou mal, ce qui fait prendre du retard, ce qui impacte négativement l’organisation, ce qui génère du risque, des problèmes, des conflits ou de l’insatisfaction. L’identification des dysfonctionnements est un préalable essentiel pour la construction du plan d’action. Un échange avec « les clients » de la fonction sera sans doute révélateur.

Une manière simple de diagnostiquer est d’établir un guide (ou plusieurs) pour questionner en entretien les 3 niveaux de parties prenantes de la fonction : les fournisseurs de la fonction, les clients de la fonction, et les acteurs de la fonction (ceux qui en détiennent une partie de responsabilité, dans l’animation et/ou la réalisation). La donnée ainsi récoltée peut être synthétisée et restituée clairement en vue des étapes suivantes.

2. Calibrer la fonction

Calibrer la fonction, c’est définir dans le détail 3 choses :

Le positionnement de la fonction. Comment la fonction s’intègre-t-elle dans l’entreprise ? Il s’agit de définir sa position dans l’organigramme hiérarchique et fonctionnel. Et également de cartographier l’environnement relationnel et la nature des relations connectées à la fonction (= un sociogramme) 🌐
Le périmètre de la fonction, c’est à dire les objectifs ainsi que les activités couvertes par la fonction. Une démarche de calibrage, c’est partir des besoins pour définir les objectifs de la fonction, et en identifier, quantifier, et prioriser les activités. La vocation de la fonction doit se retrouver dans 1 à 3 activités à enjeux.
Le poste associé, en traduisant la fonction en un poste, avec des modalités et des conditions d’exercice, des perspectives d’évolution, et des exigences traduites dans un profil. C’est ici que se fait le lien avec le recrutement (ou la mobilité interne).

3. Planifier la fonction

Les 6 premiers mois de la fonction sont cruciaux. Pour rajouter un peu plus de pression : ce sont les 6 premiers mois qui déterminent la performance court, moyen et long terme de la fonction… et la relation au salarié qui l’occupe. Que faut-il mettre dans le planning au juste ?

L’activité des 6 premiers mois. Oui, l’intégralité de l’activité ! Prendre en compte le contexte et l'environnement du poste/l'entreprise : secteur d'activité, historique, position sur le marché, évolution, les chiffres représentatifs... ; ses principaux interlocuteurs de l'entreprise : clients, fournisseurs, partenaires, concurrents... ; la place du poste dans l'organigramme.

Prendre en compte le profil de la fonction : les tâches quotidiennes ; les résultats à atteindre, les enjeux, les outils techniques et le cas échéant les moyens financiers pour les réaliser ; les principaux interlocuteurs en interne et à l'extérieur de l'entreprise ; est-ce une création de poste ?

Quelques astuces : mettre en scène l'entreprise en positionnant son activité sur le marché et en vantant par exemple les qualités d'un travail au sein d'une structure à taille humaine, etc. Vous pouvez choisir également d'inclure photos, logos ou images.

La fiche de poste : outil central pour formaliser la fonction

La plupart des entreprises proposent en marge du contrat de travail, une fiche de poste détaillée. Qu’est-ce que c’est ? À quoi ça sert ? Comment la construire ? Ou encore est-ce obligatoire pour recruter ? Autant de questions auxquelles notre organisme de formation vous répond.

C’est quoi une fiche de poste ? La fiche de poste, c’est un outil de communication qui décrit les éléments fondamentaux d'une situation professionnelle. Dans le jargon populaire, elle se confond parfois avec le profil de poste. Pourtant, la première détermine le périmètre d’actions du salarié et le second vérifie l’adéquation entre les aptitudes du salarié et les exigences du poste.

Pour l’employeur, la fiche de poste est un outil qui facilite le recrutement et l’intégration d’un salarié. Et pour ce dernier, elle permet une meilleure visibilité sur ce que l’entreprise attend de lui. Ce sont ces deux raisons qui expliquent essentiellement l’importance que revêt ce document pour ces personnes, quels que soient le statut et le contrat concerné.

La fiche de poste : informations à y faire figurer

l'intitulé du poste et le secteur d'activité
le département ou le service du poste auquel est rattaché le salarié
le nombre d'heures de travail hebdomadaire
les conditions statutaires
la place du salarié dans l’organigramme
la rémunération et les avantages
la description du poste (missions, responsabilités …)
les liens hiérarchiques
l’environnement de travail
les conditions d’exercice
les compétences nécessaires
le profil du candidat (soft-skills, aptitudes...)
les éventuels risques professionnels encourus
les moyens nécessaires à la réalisation des missions

Et selon les opportunités, la fiche de poste peut également inclure les évolutions possibles du poste.

Rôle et bénéfices de la fiche de poste

Un outil de recrutement : La fiche de poste demande à l'employeur de bien cerner ses besoins et ses attentes sur le poste ouvert. De plus, elle devient le vecteur de publication de la vacance du poste et représente un support pour l'entretien d'embauche.
Un outil de dialogue et de management entre un agent et son supérieur direct : lors de l’entretien professionnel annuel, la fiche de poste devient un outil de traçabilité du parcours professionnel du collaborateur et permet de confronter la description formelle du poste à la réalité des activités.
Un outil de connaissance : En formalisant les situations de travail de chaque collaborateur, et en favorisant une meilleure connaissance des contributions de chacun, la fiche de poste devient un outil de connaissance du travail dans sa structure.
Un outil d’information : pour une personne extérieure qui ne connaîtrait pas le rôle de l’un des agents de l’entreprise, la fiche de poste devient un outil d’information pertinent.

Qui participe à la création d’une fiche de poste ?

Pour la bonne construction d’une fiche de poste, la participation de plusieurs acteurs est nécessaire. En effet, l’employeur direct exprime ses besoins et rédige ou contribue à la rédaction de la fiche de poste. La DRH apporte son expertise dans l’élaboration de la fiche en vue de sa diffusion et de sa publication. Et chaque agent contribue à préciser le contenu de sa fiche de poste pour la faire évoluer.

Outils complémentaires : fiche de poste et profil métier

La fiche de poste est un outil pour définir l’existant : la fiche de poste est centrée sur l’entreprise, elle propose une vision objective et réelle des missions rattachée à un poste. Elle peut être renouvelée tous les ans à l’occasion de l’entretien annuel par exemple. Le titulaire et son supérieur hiérarchique doivent travailler ensemble à la description des missions, des enjeux et des liens de ce poste au sein de l’entreprise.

Le profil métier, construit à partir d’une fiche de poste ou créé pour un recrutement, s’adresse au candidat recherché. Il s’agit cette fois de décrire les compétences attendues pour un poste ainsi que le niveau de diplôme et d’expérience. Prendre le temps de décrire finement les compétences recherchées chez un candidat idéal, vous fera gagner beaucoup de temps.

Lorsque intervient un recrutement, la fiche de poste pourra aider à établir le profil de poste. Bien que différent, il sera plus simple de le réaliser à partir d’une image réelle de l’activité liée au poste. Il faudra pour cela traduire les missions en compétences.

Recrutement et risques : pourquoi s’organiser ?

Le recrutement est un processus stratégique aux enjeux capitaux pour le bon fonctionnement et la compétitivité des entreprises. Mais de la première identification du besoin à la rédaction d'une fiche de poste, en passant par le labyrinthe de l’organisation du recrutement et les tours de passe-passe de l'entretien d'embauche, le chemin est semé d'embûches. L'idée, c'est de s'organiser méthodiquement et de ne pas se fier uniquement à son instinct.

Car oui, recruter un collaborateur n'est pas une tâche facile ni sans risque pour un employeur. Le recrutement est un investissement de temps et de ressources pour l'entreprise, impliquant toutes les parties prenantes (l’employeur, le manager, l'équipe…), pas seulement les ressources humaines. Il est crucial d'éviter les mauvais choix pour limiter les coûts et obtenir un retour sur investissement rapide. Surtout quand on sait que le coût d’un recrutement raté oscille entre 30 000 € et 150 000 €, selon ManPower, HR Voice et Opensourcing.

Compétences entrepreneurs et évolutions

Un entrepreneur est une personne spécialisée dans un domaine professionnel et qui a décidé de devenir son propre patron et d'effectuer une création d’entreprise. À cette fin, cette catégorie de professionnel crée et apprend à gérer son entreprise afin d’en vivre sur le long terme. Un entrepreneur peut proposer une large gamme de services ou des produits en vente. Toutefois, un tel statut nécessite de posséder un certain panel de compétences liées à la gestion de ses affaires.

Hard skills, compétences techniques et professionnelles d’un entrepreneur : compétence en gestion financière, maîtrise des différentes stratégies commerciales, maîtrise en gestion de projet, compétence en négociation, compétence en gestion des ressources humaines, compétence en communication et marketing, veille technologique.

Soft skills, qualités personnelles et manières d’être d’un entrepreneur : leadership, créativité, capacité d'adaptation, esprit d'entreprise, sens de la communication, persévérance, gestion du temps.

J'ai créé mon entreprise en 2020 : Steel K, soudures et création de mobilier

Allier fiche de poste et stratégie RH pour performer

Définir les postes de l’entreprise est utile au moment du recrutement mais pas seulement ! Si vos postes sont définis vous disposerez d’un répertoire des savoirs, des missions et compétences nécessaires au bon fonctionnement de votre société. Ce référentiel est un outil de gestion des ressources humaines précieux qu’il faut entretenir de façon continue. Grâce à lui, vous pourrez anticiper les recrutements, les besoins en formation, les départs en retraite, etc. Vous interviendrez aussi plus facilement pour renforcer une équipe ou éviter les doublons, en fonction des profils de compétences de vos employé(e)s.

Enfin, nous vous conseillons de développer ces deux outils de façon complémentaire au sein de votre entreprise. Renouvelez de façon régulière (annuelle au minimum) les fiches de poste et comparez-les ponctuellement (lors des recrutements) aux profils métiers. Vous pourrez, par exemple, proposer des formations lorsque des écarts sont constatés entre la fiche de poste et le profil métier. La comparaison de ces deux outils, et de leur historique, peut également servir d’indicateur pour proposer des évolutions de carrière à vos collaborateurs.

Étape	Durée indicative	Actions clés
Diagnostic & calibrage	2-3 jours/homme (préparation)	Cartographie existant, identification besoins et dysfonctionnements, positionnement
Recrutement	1-3 mois	Annonce, tri, entretiens, choix externe ou mobilité interne
Structuration & intégration	6 mois	Mise en place processus, formation, intégration culturelle, pilotage

Besoin d’un plan de développement des compétences unique à vous et votre entreprise vous intéresse ? Le recrutement nécessite au préalable d’analyser précisément vos besoins. Cette analyse doit tenir compte du contexte économique, de vos projets de développement et aussi de l’organisation de votre entreprise. Embaucher un salarié est peut-être d’ailleurs l’occasion d’optimiser cette organisation et de procéder à quelques retouches : modification des fonctions de certains salariés en place, promotion d’un ou de plusieurs d’entre eux, utilisation différente des ressources internes…

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