Rôle et missions de l’assistant de comptabilité et d’administration en PME/TPE

Avec un marché du travail en pleine mutation et une digitalisation accrue, les métiers de l’assistanat évoluent, requérant polyvalence, agilité et parfaite maîtrise des nouveaux outils digitaux. L’assistant administratif et comptable joue un rôle clé, notamment dans les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE), où ses missions sont multiples et variées.

Le rôle de l’assistant administratif et comptable en PME/TPE

L’assistant administratif et comptable est un professionnel des chiffres effectuant essentiellement les travaux de base de la comptabilité sous le contrôle du comptable ou du chef comptable de l’entreprise. Il est chargé de l’exécution de diverses missions comptables et de l’enregistrement informatique des opérations comptables, ce qui contribue à assurer un suivi rigoureux des activités financières de l’entreprise.

Ses responsabilités incluent notamment le traitement comptable de toutes les opérations commerciales et diverses de la société. Il a un rôle important à jouer dans toutes les structures, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes. En PME/TPE, l’assistant comptable est souvent un acteur indispensable pour garantir la bonne tenue des comptes.

Les missions comptables précises

Actualiser les paramètres généraux du logiciel comptable selon les données réelles de la PME pour mettre à jour le dossier comptable.
Enregistrer quotidiennement, en utilisant le logiciel comptable, les écritures relatives aux documents commerciaux et fiscaux, que ceux-ci soient en format numérique ou papier.
Importer les factures digitalisées en ajustant les paramètres pour générer automatiquement les écritures d’achat et de vente dans les journaux appropriés.
Contrôler la saisie des opérations comptables et/ou l’importation des factures électroniques, en rapprochant journaux et comptes avec les pièces comptables originales afin de détecter les anomalies et en informer le comptable.
Lettrer les comptes de tiers en pointant les factures et les règlements pour repérer les paiements réalisés, les règlements en attente, ainsi que toute erreur éventuelle.
Établir des états de rapprochement bancaire en comparant le compte banque de la PME avec le relevé bancaire, préparant les écritures de régularisation nécessaires.
Déterminer la TVA à payer ou le crédit de TVA grâce à l’analyse des montants collectés et déductibles issus de la balance et des journaux comptables, pour procéder à la transmission numérique des déclarations périodiques CA3.
Calculer les dépréciations d’actif en complétant les tableaux extra-comptables pour la préparation des documents fiscaux de fin d’exercice.
Rattacher toutes les charges et produits à l’exercice comptable concerné, en identifiant les éléments relatifs à deux exercices pour proposer des révisions au responsable.
Passer les écritures de régularisation liées aux travaux d’inventaire pour établir le bilan et le compte de résultat.
Déterminer des indicateurs financiers comme le coût de revient, le seuil de rentabilité et le point mort du produit ou service.
Simuler graphiquement la variation de ces indicateurs pour aider à la prise de décisions stratégiques.

Les missions administratives et organisationnelles

Outre ses fonctions comptables, l’assistant assure également diverses missions d’administration :

Élaborer des documents de communication à destination des interlocuteurs internes et externes, en choisissant les supports adaptés (courriers, notes de service, formulaires).
Mettre en place des outils de relance auprès des clients ou prospects, notamment dans les cas d’impayés ou de pièces manquantes.
Coordonner l’organisation des réunions, rendez-vous et événements via les outils collaboratifs, en prenant en compte les contraintes liées aux nouvelles formes d’organisation du travail.
Classer les documents administratifs selon des règles précises d’archivage et en utilisant les applicatifs informatiques, afin de garantir un accès rapide et sécurisé à l’information.
Collecter et synthétiser les données chiffrées liées au recouvrement, à la qualité, à l’administration du personnel, ainsi qu’à l’assistance comptable et commerciale pour contribuer au pilotage de la PME.
Sélectionner les fournisseurs selon des critères économiques, sociaux et environnementaux, afin de présenter une sélection motivée au manager.

Formation et compétences requises

Pour exercer ce métier, un diplôme de niveau BAC+2 est souvent requis, comme un BTS Comptabilité et Gestion ou un DUT Gestion des Entreprises et des Administrations. La certification professionnelle ASCA, proposée depuis 2007, forme des assistants comptables spécialistes des PME/TPE, en développant des compétences polyvalentes adaptées aux réalités du terrain.

Les candidats doivent démontrer :

De bonnes capacités d’analyse et d’organisation, ainsi que des qualités relationnelles pour travailler en équipe.
Une maîtrise solide de la langue française, essentielle pour la lecture, la compréhension et la rédaction de documents administratifs et juridiques.
Un niveau B1 minimum en français pour les tâches rédactionnelles et la compréhension de textes administratifs.
Des compétences en raisonnement logique et en mathématiques, notamment la maîtrise des pourcentages et des calculs appliqués à la comptabilité.
Une bonne maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte, tableur), au moins à un niveau intermédiaire.

Une expérience en alternance au sein d’une PME est fortement valorisée, car elle permet d’acquérir une compréhension pratique indispensable à la profession.

Modalités d’évaluation et certification ASCA

La certification ASCA s’obtient par la validation de trois blocs de compétences et la présentation d’un Dossier d’Activité Professionnelle (DAP) devant un jury. Il existe une passerelle permettant d’accéder à d’autres certifications en valorisant les compétences déjà acquises. Cette certification est accessible à partir d’un diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) avec une expérience professionnelle d’environ 6 mois dans n’importe quel secteur.

Ce parcours propose un entretien individuel pour définir le profil de formation adapté, que ce soit un parcours standard, raccourci ou renforcé, et s’adapte également aux besoins spécifiques des candidats, y compris aux personnes en situation de handicap.

Rémunération et perspectives d’évolution

En sortie d’études, un(e) assistant(e) comptable en PME peut s’attendre à un salaire annuel brut compris entre 21 000 et 25 000 euros. Avec de l’expérience et le développement de compétences supplémentaires, ce salaire peut atteindre 30 000 à 35 000 euros pour un profil senior.

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Les possibilités d’évolution sont nombreuses :

Passer de l’assistanat comptable à un poste de comptable unique dans une petite structure.
Accéder à un poste de comptable général dans une entreprise de taille plus importante.
Avec une formation continue et une expérience solide, évoluer vers des postes tels que chef comptable ou directeur financier, responsables de la stratégie financière globale.
Se spécialiser dans des domaines comme le contrôle de gestion ou l’audit interne, ouvrant de nouvelles opportunités professionnelles.

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