Régime fiscal et social des frais de déplacement professionnel : définitions, règles d’exonération et barèmes

Tout salarié peut être amené à faire des déplacements professionnels de manière ponctuelle ou régulière dans le cadre de ses missions, et supporter en conséquence des frais de déplacement. Les frais de déplacement constituent un élément variable de paie et doivent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur sous certaines conditions.

Les frais de déplacement englobent transport, hébergement et nourriture lors de missions professionnelles, et se distinguent des frais domicile-travail remboursés à 50% par l'employeur. Les frais remboursés dans les limites des barèmes Urssaf sont exonérés de cotisations sociales, tandis que la fraction excédentaire doit être réintégrée dans l'assiette sociale.

Qu’est-ce que les frais de déplacement professionnels ?

Les frais de déplacement désignent les dépenses engagées par un salarié lors de déplacements effectués dans le cadre de ses missions professionnelles, dans l’intérêt de l’entreprise. Il peut s’agir : d’un grand déplacement, notamment un voyage de plusieurs jours dans un pays étranger ; d’un petit déplacement de courte durée dans un département limitrophe, dans le cadre d’un rendez-vous professionnel.

Les dépenses d’un salarié pouvant être assimilées à des frais de déplacement sont : les frais de transport et de parking (véhicule personnel, transport en commun, taxi, avion) ; les frais d’hébergement ; les frais de nourriture (achats alimentaires, frais de restaurant).

💡 Bon à savoir : la notion de frais de déplacement n'inclut pas les frais de transport quotidiens, nécessaires aux trajets entre le domicile et le lieu de travail, qui font l’objet d’un remboursement à hauteur de 50 % par l’employeur.

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Obligation de prise en charge et modalités de remboursement

L'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels, il ne peut pas les imputer sur la rémunération du salarié (notamment : Cass. soc. 12-12-2012 n° 11-26.585 FS-PB ).

Le remboursement des frais de déplacement d’un salarié par l’employeur peut prendre la forme : d’un remboursement des frais réels engagés, justificatifs à l’appui ; d’un remboursement des frais de déplacement au forfait dont le montant est fixé par les barèmes de l’Urssaf.

💡 Bon à savoir : le remboursement des frais réels engagés nécessité pour le salarié de transmettre à l’employeur une note de frais valide et les justificatifs associés.

L'employeur a en principe le choix du mode de prise en charge, sous réserve d'obligations particulières imposées par la convention collective, le contrat de travail ou les usages.

Notes de frais : quelles sont les règles ?

Régime social des remboursements : conditions générales d’exonération

Les sommes versées au salarié au titre des frais professionnels sont exonérées de cotisations et contributions sociales si les dépenses qu'elles indemnisent revêtent bien un caractère professionnel et si elles correspondent aux frais réellement exposés (Arrêté TSSS2523915A du 4-9-2025).

Remboursement des frais de déplacement au réel Lorsque l’employeur procède au remboursement des frais de déplacement au réel, ces frais sont exclus de l’assiette des cotisations sociales.

Remboursement des frais de déplacement au forfait Dans le cadre d’un remboursement au forfait, les frais de déplacements remboursés par l’employeur dans la limite des taux et barèmes fixés par l’Urssaf font l’objet d’une exonération de cotisations sociales. En revanche, lorsque les sommes remboursées par l’employeur sont supérieures aux limites d’exonération, la fraction excédentaire doit être réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales.

A défaut d’être justifiées par le remboursement de frais professionnels satisfaisant la définition rappelée ci-dessus, les indemnisations versées aux salariés doivent être regardées comme des éléments de salaire, quelle que soit la dénomination qui leur est donnée par convention collective ou par contrat et, de ce fait, être assujetties à cotisations et contributions sociales dans les conditions de droit commun.

Frais domicile-travail : prise en charge obligatoire et limites

En tant qu'employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des déplacements de vos salariés entre leur domicile et le lieu de travail. Vous devez participer au coût des abonnements des salariés à hauteur d'au moins 50 %.

Pour procéder à la prise en charge, les salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois.

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Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables. Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur. Elles peuvent être annuelles, mensuelles ou hebdomadaires.

Cas général La prise en charge s'effectue à hauteur de 50 % du tarif de 2e classe sur la base du trajet le plus court.

À noter En cas d'absence du salarié, la prise en charge s'effectue normalement à hauteur de 50 % pour les jours non travaillés, dès lors que le titre de transport a été utilisé au moins une fois dans le mois. Si le titre de transport n'a pas été utilisé au cours du mois, il n'y a pas de prise en charge.

Salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge en proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Indemnités kilométriques et véhicule personnel

L'indemnité kilométrique a pour but de rembourser le salarié lorsque l’utilisation de son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels est nécessaire.

Indemnités kilométriques, frais kilométriques ou barème kilométrique… Toutes ces terminologies désignent une seule et même réalité. En principe, les frais kilométriques doivent être remboursés par l’entreprise pour compenser les frais engagés par le salarié.

380Lorsqu’un salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, son employeur peut déduire l'indemnité forfaitaire kilométrique dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale.

390Les indemnités forfaitaires kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale. L’employeur doit cependant justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus.

Ainsi, l’utilisation de ces barèmes est réservée aux véhicules dont le salarié lui-même, ou le cas échéant son conjoint ou l'un des membres de son foyer fiscal, est propriétaire ou copropriétaire ou qu’il loue.

Précisions pratiques sur le barème kilométrique

Le barème kilométrique de l’administration pour l’usage des voitures et des véhicules à deux roues prend en compte notamment les éléments suivants : dépréciation du véhicule frais d’achat des casques et protections frais de réparation et d’entretien dépenses de pneumatiques consommation de carburant et primes d’assurances.

Si vous utilisez ces barèmes, vous n’avez aucune dépense à justifier. Vous devez seulement pouvoir justifier de la réalité des déplacements, du nombre de kilomètres parcourus pendant l’année et de la puissance de la voiture ou du deux-roues.

Certains frais ne sont pas pris en compte mais peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport évalués en fonction du barème : frais de garage, stationnement au sens large comme les parcmètres, les parkings de plus ou moins longue durée. frais de péage d’autoroute intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle.

Bon à savoir Les amendes pour infraction au code de la route (stationnement, excès de vitesse, etc.) ne sont en aucun cas déductibles.

Frais d’hébergement et de repas : petits et grands déplacements

Le calcul des frais d’hébergement et de repas qui font l’objet d’un remboursement par l’employeur diffère selon qu’il s’agisse de : petits déplacements : déplacements effectués par les salariés au cours de la journée, qui n’empêchent de regagner le domicile ; grands déplacements : déplacements caractérisés par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile en fin de journée en raison d’une distance égale ou supérieure à 50 km (trajet aller-retour) et lorsque les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 heure 30 (trajet aller-retour).

Petits déplacements (repas)

Au titre de l’année 2026, le remboursement des frais de repas engagés par le salarié dans le cadre des petits déplacements s’effectue dans la limite de : 10,40 € pour le salarié qui n’est pas contraint de prendre son repas dans un restaurant ; 21,40 € pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant.

Grands déplacements en France métropolitaine

Le remboursement des frais de déplacements engagés par le salarié au titre de l’année 2026, dans le cadre d’un grand déplacement en France métropolitaine s’effectue dans la limite de : 21,40 € pour les 3 premiers mois pour le repas, 76,60 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue*, et 56,10 € pour un logement dans un autre département ; 18,20 € entre 3 mois et 24 mois pour le repas, 65,10 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue*, et 47,70 € pour un logement dans un autre département ; 15,00 € au-delà de 24 mois pour le repas, 53,60 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue*, et 39,30 € pour un logement dans un autre département. * Seuls sont concernés les Hauts-de-Seine (92), la Seine-Saint-Denis (93) et le Val-de-Marne (94).

Grands déplacements en Outre-mer

Pour les grands déplacements en Outre-mer, le remboursement des frais de déplacements professionnels engagés par le salarié pour les 3 premiers mois s’effectue dans la limite de : 20 € pour le repas, et 120 €* pour un logement à la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, en Martinique, Guadeloupe, Guyane ; 24 € pour le repas, et 120 €* pour un logement à Wallis et Futuna, en Polynésie française ou en Nouvelle-Calédonie. *150 € pour un salarié en situation de mobilité réduite et reconnu travailleur handicapé (RQTH).

Tableau récapitulatif des plafonds 2026

Périmètre	Période	Repas	Hébergement (Paris/petite couronne)	Hébergement (autres départements)
Grand déplacement (métropole)	0 à 3 mois	21,40 €	76,60 €	56,10 €
Grand déplacement (métropole)	3 à 24 mois	18,20 €	65,10 €	47,70 €
Grand déplacement (métropole)	> 24 mois	15,00 €	53,60 €	39,30 €
Grand déplacement (Outre-mer)	0 à 3 mois	20,00 € / 24,00 €	120,00 €*	-

💡 Bon à savoir : les montants des remboursements par l’employeur des frais de déplacements à l’étranger sont consultables sur le site du ministère de l’Économie.

Frais de repas spécifiques et usages professionnels

Lorsque l’employeur est en mesure d’établir que le travailleur salarié ou assimilé est contraint de prendre une restauration sur son lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, il peut exclure de l’assiette des prélèvements sociaux l’allocation destinée à compenser les dépenses supplémentaires de restauration.

Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l'entreprise et lorsque les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas mais qu'il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession le conduisent à prendre ce repas au restaurant, l'employeur peut exclure de l’assiette des prélèvements sociaux l'indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas.

Les dépenses engagées par le salarié à l’occasion des repas d’affaires et dûment justifiées constituent des frais professionnels, sauf abus manifeste.

Dispositions particulières par métiers et situations

En ce qui concerne les frais de repas des chauffeurs routiers, le choix par l’employeur du mode d’indemnisation forfaitaire le dispense de la production systématique de factures de restauration.

Le salarié est réputé prendre son repas au restaurant sous la réserve que la durée du trajet implique un temps de pause pour ce repas, peu important que le repas soit pris pendant ce temps de pause ou avant ou après la fin du service.

Dans ce cas, l’indemnité versée par l’employeur à ce titre est exclue de l’assiette des cotisations dans la limite de 21,40 euros (valeur au 1er janvier 2026), dans la limite de deux indemnités de repas au restaurant par jour.

Notes de frais, justificatifs et contrôle

Le remboursement des frais réels engagés nécessité pour le salarié de transmettre à l’employeur une note de frais valide et les justificatifs associés.

Il revient à l’employeur d’établir que des frais ont été effectivement engagés et leur caractère professionnel.

Lorsque l’employeur n’établit pas la réalité de l’existence de frais professionnels en lien direct avec l’allocation, celle-ci constitue un complément de rémunération et est réintégrée dans l’assiette des prélèvements pour la totalité de son montant.

Les justifications doivent être produites sur demande de l’administration.

Particularités domicile-travail et mobilités durables

Attention Au cas particulier des frais de transport domicile-lieu de travail, l'employeur a l'obligation de prendre en charge 50 % de l'abonnement de transport en commun ou de service public de location de vélos, le cas échéant.

L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés. Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie.

Vos salariés utilisent les modes de transport dits « à mobilité douce » ou de « mobilité partagée » pour leurs trajets domicile - lieu de travail : vous pouvez leur verser une indemnité exonérée de cotisations sociales.

Fiscalité du salarié : frais réels et interactions

Les frais professionnels, et notamment les frais de déplacement, doivent être déclarés aux impôts par le salarié. Les sommes perçues par le salarié dans le cadre du remboursement de ses frais professionnels réels sont déductibles du montant du revenu à déclarer aux impôts.

Dans tous les cas, l'option pour la déduction des frais réels et justifiés entraîne pour le salarié l'obligation de rapporter à sa rémunération imposable les allocations pour frais d'emploi versées par l'employeur.

FAQ - points clés

Il existe une différence entre avantages en nature et frais professionnels. Les frais professionnels correspondent aux dépenses inhérentes au poste engagées par le salarié, tandis que les avantages en nature sont un élément du salaire.
Les frais de transport quotidien font référence aux frais engagés pour le déplacement quotidien entre le domicile et le lieu de travail. Les frais de déplacement concernent quant à eux les déplacements professionnels (petits ou grands) et font l’objet d’un remboursement, forfaitaire ou non.
Le remboursement des frais de déplacement au réel, justificatifs à l’appui, est exclu de l’assiette de cotisations sociales.
Dans le cadre d’un forfait dans les limites Urssaf, les remboursements sont exonérés ; la fraction excédentaire est réintégrée.
Le montant du remboursement par l’employeur varie selon que le déplacement est réalisé en France métropolitaine, en Outre-mer ou à l’étranger.

Exemples chiffrés synthétiques

A. 1. Les remboursements effectués par l’employeur au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le salarié ne sont susceptibles d’être exonérés que si les frais auxquels ils sont destinés à faire face sont appuyés de justifications suffisamment précises pour en établir la réalité et le montant, et s’il est clairement démontré que les frais en cause ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise et ne sont pas d’un niveau exagéré.

Pour procéder à la prise en charge, les salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport.

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