Assurance perte d'exploitation : définition, fonctionnement et garanties

L’assurance pertes d’exploitation protège les professionnels en cas de sinistre lorsque ce dernier endommage le local ou les équipements professionnels, entraînant une interruption ou une réduction d'activité. Lorsqu’une entreprise ou un professionnel est confronté(e) à un sinistre, son activité peut être impactée sur une durée parfois longue. Dans certains cas, l’activité peut même être totalement interrompue.

En quoi consiste la garantie perte d'exploitation ?

Par définition, l’assurance professionnelle perte d'exploitation compense la baisse ou l’arrêt de votre activité après un sinistre. Elle prend en charge les revenus que vous auriez dû générer et réduit ainsi l’impact financier de l’événement. L’indemnisation vise à replacer l’entreprise dans la situation financière où elle se trouvait avant le sinistre. L’assurance perte d’exploitation permet de compenser le manque à gagner et de couvrir certaines charges fixes pendant la période de reprise d’activité.

Quels sinistres sont pris en charge ?

Dans les contrats d’assurance pertes d’exploitation de base, les professionnels peuvent être couverts si les sinistres suivants impactent leur activité et leur chiffre d’affaires : incendie, explosion, foudre, fumées, dommage électrique, tempête, grêle, neige, gel, dégâts des eaux, inondations, catastrophes naturelles, attentats et actes terroristes. D’autres dommages peuvent être ajoutés dans la couverture prévue par l’assurance pertes d’exploitation, comme le vol, le bris de matériel ou de glace, notamment.

Pour que l’assurance pertes d’exploitation entre en jeu, il faut que l’entreprise ou le professionnel ait souscrit un contrat couvrant les dommages directement causés par les événements garantis (incendie, dégâts des eaux, etc.).

Garanties de base et garanties complémentaires

On distingue les garanties de base et les garanties complémentaires.

Garanties de base : la perte consécutive à la baisse du chiffre d’affaires causée par l’interruption ou la réduction de l’activité (perte de marge brute) ; les frais supplémentaires d’exploitation engagés après le sinistre pour en limiter les conséquences. La garantie de base permet aussi le remboursement des frais engagés par l’exploitation pour faire face audit sinistre : les frais exceptionnels, la location de matériel de remplacement, la location d’un nouveau local professionnel, les installations provisoires (électriques entre autres).
Garanties complémentaires : le remboursement des frais engagés suite au sinistre pour le maintien de la vente des produits et/ou de services de l’entreprise, dans le but d’éviter une perte de clientèle ; le remboursement d’éventuelles pénalités de retard que pourrait avoir l'entreprise vis-à-vis de ses clients ; la perte d’exploitation affectant un sous-traitant ou un fournisseur de l’entreprise (dépendance).

En plus de la garantie Pertes d’exploitation, certaines assurances peuvent proposer une garantie Perte de la Valeur vénale si, par exemple, la destruction du local professionnel sinistré entraîne l’arrêt définitif de l’activité.

Que couvre concrètement l'indemnisation ?

Généralement, votre assurance perte d’exploitation couvre :

Vos pertes de marge brute : nous indemnisons la perte de marge brute, évaluée par un expert, jusqu'à 100% de votre chiffre d'affaires annuel hors taxes.
Les frais supplémentaires d'exploitation : par exemple, location de matériel temporaire, locaux temporaires, communication pour informer les clients.
Des protections complémentaires possibles : impossibilité d'accès aux locaux, carence de vos fournisseurs, perte de loyers suite à un sinistre rendant vos locaux inutilisables.

La garantie perte d’exploitation vous permet de maintenir votre rentabilité et de couvrir vos frais fixes (salaires, loyers, charges) pendant la période de fermeture. L’indemnisation de la perte d’exploitation ne vous sera pas versée en cas d’interruption d’activité sans dommage, dû à un arrêt maladie ou une fermeture pour cause administrative.

Comment est fixée la période d’indemnisation ?

Pour contrer la baisse voire l’interruption de l’activité, l’assurance prend le relais sur une période donnée qui doit être définie par une expertise. La période d’indemnisation est fixée dans le contrat d’assurance perte d’exploitation. La durée d’indemnisation s’étend au minimum sur un an et peut atteindre jusqu’à trois ans, selon l’activité. La durée d’indemnisation : il faut qu’elle couvre le temps réellement nécessaire pour reprendre une activité normale, ce qui peut aller de 12 à 36 mois selon les secteurs.

Pour fixer la période d’indemnisation, il faut prendre en compte plusieurs paramètres : le temps nécessaire pour reconstruire les locaux ou le remplacement du matériel, le délai de fabrication des produits, si l’entreprise peut continuer à travailler partiellement ou non et si elle peut sous-traiter une partie de son activité, si le secteur dans lequel évolue l’entreprise est très concurrentiel ou non.

Comment se calcule l’indemnisation ?

Le plus souvent, les assureurs procèdent à l’indemnisation des pertes d’exploitation en utilisant une méthode de calcul au réel. Cela signifie que le montant que vous pourrez percevoir en cas de sinistre est déterminé en fonction des données financières réelles de votre entreprise, et non sur une estimation ou un montant forfaitaire.

Fourniture des éléments comptables : bilans financiers des exercices précédents, comptes de résultat, livres de comptes détaillant vos ventes, vos dépenses et vos marges bénéficiaires.
Analyse des données : une fois les documents comptables soumis, les experts réalisent une analyse approfondie pour déterminer votre indemnisation.
Chiffre d'affaires prévisionnel : l'indemnisation repose sur le chiffre d'affaires que vous auriez dû réaliser pendant la période de perte, déduction faite des charges fixes.
Évaluation des tendances : les experts prennent également en compte vos projets de développement pour ajuster le chiffre d'affaires prévisionnel en votre faveur.

Voici les différentes étapes de calcul technique :

Période d’indemnisation : la durée dépend du temps réel pendant lequel l’activité n’est pas exercée de façon “normale” et de la période prévue dans le contrat.
Calcul de la perte de chiffre d’affaires : il faut estimer le chiffre d’affaires prévisionnel perdu. Perte de CA = CA prévisionnel - CA réalisé.
Détermination de la marge brute : Marge brute (HT) = chiffre d’affaires (HT) - coût d’achat (HT).
Taux de marge brute = (Marge brute / Chiffre d’affaires) x 100.
Perte d’exploitation = Taux de marge brute x Perte de chiffre d’affaires prévisionnel.

L’indemnité versée au titre de la garantie des pertes d’exploitation permet de replacer l’entreprise dans la situation financière qui aurait été la sienne si le sinistre n’avait pas eu lieu.

Procédure pratique : déclaration et justification

Après le sinistre, l’assureur évalue les dommages matériels et leur impact sur l’activité. L'entrepreneur déclare rapidement le sinistre à l’assureur, avec des éléments factuels. Un expert-comptable mandaté par l'assureur évalue le taux de perte d’exploitation et la base d’indemnisation. L’expert-comptable analyse les données financières : revenus, dépenses, coûts fixes et variables, afin de calculer la marge brute perdue en comparant le chiffre d’affaires avant et après le sinistre.

La condition sine qua non pour que votre entreprise bénéficie d’une indemnité perte d’exploitation est d’avoir souscrit une garantie “perte d’exploitation”. Il ne s’agit pas d’une assurance obligatoire en entreprise, mais fortement recommandée.

Cas particuliers et exclusions

Il existe fréquemment des exclusions, des franchises, ainsi qu’un montant maximum indemnisable qui doit être vérifié. L’assurance perte d’exploitation n’est pas une garantie qui fonctionne en toutes circonstances. Certains sinistres ne sont pas tous couverts par défaut : cela dépend des garanties et dommages aux biens prévues dans votre contrat, certaines garanties étant automatiques et d’autres optionnelles.

Exemples particuliers :

Perte d'exploitation et pandémie : la plupart des assureurs ne proposent pas de garantie pertes d’exploitation dans le cas d'une pandémie ; certains contrats peuvent exclure l’indemnisation si plusieurs établissements ferment pour les mêmes raisons administratives.
Perte d'exploitation pour travaux : une assurance complémentaire peut couvrir une baisse d’activité due à des travaux de voirie ou à une fermeture liée à des travaux.
Perte d’exploitation anticipée (PEA) : concerne les maîtres d’ouvrage subissant des pertes à cause d’un retard dans la réalisation d’un ouvrage.

Risques en l'absence de couverture

Voici les principaux risques liés à une perte d’exploitation en l'absence d'assurance ou si l'assurance est inadaptée : perte de revenus, difficultés de trésorerie, détérioration de la réputation avec l’incapacité à répondre aux attentes et risques de fermeture avec une liquidation judiciaire. Pour limiter les risques, vous devez souscrire une assurance perte d’exploitation adaptée aux besoins de votre entreprise.

Coût et facteurs influençant la prime

Le coût de la cotisation annuelle de l’assurance pertes d’exploitation varie selon le niveau de risque global de la structure à assurer. Ce niveau diffère selon plusieurs paramètres, dont : la nature de l’activité de l’entreprise, la valeur des locaux et du matériel utilisé au quotidien, la durée d’indemnisation choisie. La taille de votre entreprise joue un rôle déterminant. Le chiffre d'affaires annuel est souvent le principal facteur. Le montant de la garantie tient compte de la marge brute du dernier exercice connu.

Comptabilité des indemnités

Une fois les dommages et l’indemnisation calculés par l’assurance, vous devez inscrire ces mouvements dans votre comptabilité. La comptabilisation d’une indemnité de perte d’exploitation intervient dès lors que trois conditions sont réunies : le droit à indemnisation est établi, la perception des fonds est certaine, et le montant peut être évalué de manière fiable.

Traitement comptable avant le 1er janvier 2025 : l’indemnité est enregistrée au crédit du compte 79 « Transferts de charges ». Cas particulier : indemnité perçue après la clôture : Débit : compte 4687 « Divers - produits à recevoir » ; Crédit : compte 79 « Transferts de charges ».

Traitement comptable à partir du 1er janvier 2025 : les indemnités versées au titre d’une assurance - dont celles couvrant les pertes d’exploitation - doivent être comptabilisées dans le compte 758700 « Indemnité d’assurance ». Si l’assurance paie plus tard, vous devez quand même enregistrer une « somme à recevoir » à la fin de l’année du sinistre.

La Perte d'Exploitation : Tout ce que Vous Devez Savoir - Aide BTS Assurance

Pour qui est-elle recommandée ?

L’assurance perte d’exploitation n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée pour tout commerçant dont l’activité et les revenus reposent sur l’ouverture de son établissement. Certaines entreprises sont plus exposées aux risques de pertes d’exploitation que d’autres : commerces de proximité (boulangeries, pharmacies, restaurants), industries et ateliers, prestataires de services implantés dans des locaux spécialisés (cabinets vétérinaires, dentaires).

De manière générale, toute entreprise qui craint qu’un sinistre majeur engendre une interruption, totale ou partielle, de son activité doit envisager cette assurance. Les entreprises travaillant avec des sous-traitants ou ayant d’importantes obligations contractuelles (délais, pénalités) bénéficient aussi de ce type d’assurance.

Questions clés à se poser au moment de la souscription

Quel est le délai nécessaire pour remplacer du matériel essentiel ?
L’entreprise devra-t-elle arrêter totalement son activité ou pourra-t-elle continuer partiellement ?
Le secteur d’activité est-il saisonnier ?
Pouvons-nous sous-traiter certaines tâches pendant la période de remise sur pied ?
Quelle durée d’indemnisation choisir (12 à 36 mois) ?

Exemples pratiques

Voici quelques exemples de garanties pertes d’exploitation : perte d'exploitation et coronavirus (fermeture administrative), perte d'exploitation pour travaux, perte d'exploitation en cas de sinistre (incendie, inondation, catastrophe naturelle, vandalisme, vol, acte terroriste). Par exemple, vous exploitez une fromagerie et une panne électrique endommage votre chambre froide, rendant impossible le stockage de vos produits. Le temps de procéder aux réparations, vous devez suspendre votre activité pendant 15 jours. La garantie perte d’exploitation vous indemnise alors à hauteur du chiffre d’affaires que vous auriez réalisé sur cette période.

Autre exemple : une fabrique de jouets assurée pour une période d’un an subit un sinistre ; il faut neuf mois pour remettre l’usine en marche et retrouver le niveau d’activité prévu. Pour maintenir l’activité, il a fallu louer des locaux temporaires et du matériel, recourir à des heures supplémentaires : le coût de ces frais supplémentaires s’est élevé à 138 000 euros.

Points de vigilance

Vérifier les exclusions, les franchises et les plafonds de la garantie.
Actualiser la marge brute déclarée au contrat en cas d’évolution importante de l’activité.
Choisir une période d’indemnisation adaptée au temps réel nécessaire pour reprendre une activité normale.
Conserver des documents comptables précis pour faciliter la justification et le calcul de l’indemnisation.

Il incombera au dirigeant, en fonction de la taille de son entreprise, de son secteur d’activité et de son analyse sur les risques de son entreprise, de déterminer le niveau de garanties à fixer dans son contrat perte d’exploitation.

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